Phần mềm CRM là gì? 10+ Phần mềm quản lý khách hàng tốt nhất

Việc lựa chọn phần mềm CRM phù hợp có thể mang lại những lợi thế vượt trội trong quản lý khách hàng và tăng trưởng doanh thu cho doanh nghiệp. Với những tính năng đặc biệt, các phần mềm CRM hàng đầu hiện nay không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình quản lý mà còn nâng cao trải nghiệm khách hàng. Hãy cùng Bizfly khám phá "Phần mềm CRM là gì? Top 10+ Phần mềm CRM tốt nhất hiện nay"

Phần mềm CRM là gì

Phần mềm CRM, hay gọi tắt là CRM (Customer Relationship Management) là viết tắt của quản trị quan hệ khách hàng. Phần mềm CRM là một hệ thống giúp doanh nghiệp kết nối, quản lý, lưu trữ, phân tích và tối ưu hóa toàn bộ quá trình tương tác với khách hàng bắt đầu từ giai đoạn mới tiếp cận đầu tiên, tư vấn, bán hàng cho đến chăm sóc sau bán.

Nói cách khác, phần mềm CRM được coi như là trung tâm lưu trữ dữ liệu khách hàng giúp doanh nghiệp:

• Ghi nhớ và truy cập nhanh thông tin khách hàng (họ tên, số điện thoại, lịch sử mua hàng…)
• Theo dõi quy trình bán hàng, hành vi mua sắm
• Giao tiếp hiệu quả hơn với khách hàng thông qua nhiều kênh (email, Zalo, Facebook…)

Đọc thêm: CRM là gì? Định nghĩa, lợi ích, chức năng CRM

Top 10+ Phần mềm CRM tốt nhất hiện nay

Phần mềm quản lý khách hàng BizCRM

BizCRM là phần mềm CRM được phát triển bởi Bizfly, với đáp ứng đầy đủ tính năng của phần mềm CRM hiện đại. Phần mềm CRM giúp quản lý khách hàng, tối ưu quy trình bán hàng và tăng trưởng doanh thu một cách hiệu quả. Với giao diện thân thiện, tính năng tự động hóa mạnh mẽ và khả năng tích hợp linh hoạt, BizCRM là giải pháp lý tưởng cho cả doanh nghiệp nhỏ, vừa và lớn đang muốn nâng cao hiệu suất chăm sóc khách hàng.

Tính năng nổi bật của phần mềm BizCRM - Giải pháp quản lý quan hệ khách hàng:

Quản lý thông tin khách hàng tập trung – cá nhân hóa theo hành vi

Phần mềm CRM BizCRM cho phép doanh nghiệp đồng bộ và quản lý tất cả thông tin khách hàng trên một nền tảng duy nhất – từ dữ liệu cá nhân, lịch sử giao dịch, tương tác qua nhiều kênh (web, fanpage, chatbot, email...) đến trạng thái và mức độ tiềm năng. Nhờ đó, sale – marketing – CSKH phối hợp chặt chẽ, xây dựng kịch bản cá nhân hóa đúng người – đúng thời điểm.

Tự động hóa toàn trình bán hàng & chăm sóc khách hàng

BizCRM giúp doanh nghiệp tiết kiệm hàng trăm giờ làm việc thủ công với và tăng tốc quy trình, giảm sai sót và hỗ trợ đội ngũ chốt sale đúng thời điểm vàng.

• Tự động thu lead từ mọi điểm chạm
• Gắn tag, phân luồng, gán kịch bản chăm sóc
• Tự động nhắc lịch gọi lại, gửi email, lên báo giá, đẩy tin nhắn Notify…

Phân tích & báo cáo thông minh, hỗ trợ AI

Hệ thống cung cấp báo cáo đa chiều, trực quan theo thời gian thực. BizCRM giúp nhà quản lý theo dõi hiệu suất, đánh giá chiến dịch marketing, phân tích hành vi khách hàng và xác định cơ hội bán hàng qua AI và phân loại tự động theo "độ ấm" của lead.

Tùy biến cao – Tích hợp linh hoạt với hệ sinh thái

BizCRM được thiết kế linh hoạt, dễ dàng tùy chỉnh để phù hợp đặc thù ngành, từ SMEs đến tập đoàn lớn. Hệ thống hỗ trợ tích hợp 2 chiều với email, tổng đài, ERP, marketing automation và các nền tảng của Bizfly như Chatbot, CDP, Website. Hình thành một hệ sinh thái dữ liệu hợp nhất – nhất quán – tiết kiệm chi phí và nhân lực.

Truy cập linh hoạt – Bảo mật đa tầng

Phần mềm BizCRM vận hành trên nền tảng cloud server mạnh mẽ, cho phép:

• Truy cập mọi lúc – mọi nơi trên điện thoại, tablet
• Phân quyền chi tiết theo vai trò
• Mã hóa dữ liệu, xác thực OTP, giới hạn theo IP
• Đáp ứng các chuẩn bảo mật quốc tế như ISO 27001, hỗ trợ audit log đầy đủ

Công cụ CRM CloudGO CRM

Tiếp theo, CloudGO CRM là công cụ CRM quản lý khách hàng do CloudGO Việt Nam phát triển, phần mềm giúp tối ưu hóa quy trình bán hàng và chăm sóc khách hàng cho doanh nghiệp tại Việt Nam.

Nổi bật với các tính năng quản lý dữ liệu khách hàng tập trung, theo dõi pipeline bán hàng theo từng giai đoạn, và tự động hóa lịch chăm sóc, nhắc việc, phần mềm CRM CouldGo giúp nâng cao hiệu suất đội ngũ kinh doanh và cải thiện trải nghiệm khách hàng.

Ngoài ra, CloudGO CRM còn hỗ trợ tích hợp SMS, email và tổng đài nội bộ, giúp doanh nghiệp giao tiếp đồng nhất trên một nền tảng duy nhất. Hệ thống báo cáo trực quan, dễ theo dõi theo thời gian thực cũng là điểm cộng lớn.

Phần mềm có giao diện hiện đại, dễ sử dụng, phù hợp với nhiều lĩnh vực như bất động sản, tài chính, giáo dục, bán lẻ,… Tuy nhiên, các tính năng nâng cao chỉ có ở gói cao cấp, và khả năng tích hợp với hệ sinh thái bên ngoài còn hạn chế so với một số nền tảng CRM quốc tế.

Phần mềm CRM Pipedrive

Phần mềm quản lý khách hàng Pipedrive CRM phù hợp với doanh nghiệp vừa và nhỏ, nổi bật với giao diện trực quan, dễ sử dụng. Phần mềm cung cấp các tính năng giúp giúp đội ngũ bán hàng dễ dàng theo dõi khách hàng tiềm năng, cập nhật giao dịch và kiểm soát lịch sử liên lạc trên một hệ thống duy nhất.

Với Pipedrive, doanh nghiệp có thể tự động hóa các công việc lặp lại, theo dõi email và cuộc gọi, đồng thời đưa ra báo cáo phân tích chi tiết theo từng mục tiêu kinh doanh. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể tùy chỉnh trường thông tin và theo dõi hiệu suất của từng nhân viên bán hàng.

Về khả năng tích hợp của Pipedrive với các phần mềm khác, Pipedrive hỗ trợ kết nối với hơn 350 ứng dụng phổ biến như Gmail, Slack, Trello, PandaDoc…, đồng thời cung cấp ứng dụng di động thuận tiện cho việc truy cập và cập nhật dữ liệu mọi lúc, mọi nơi.

Bên cạnh đó, phần mềm cung cấp gói dùng thử miễn phí 14 ngày, không yêu cầu thông tin thanh toán. Các gói trả phí có chi phí dao động từ 12 đến 79 USD/người dùng/tháng, phù hợp với nhiều quy mô và ngân sách khác nhau của doanh nghiệp.

Phần mềm CRM cho doanh nghiệp nhỏ CRMViet

Phần mềm CRM được phát triển từ năm 2010, là  nền tảng hỗ trợ tự động hóa marketing, bán hàng và vận hành hiệu quả. Công cụ quản lý dữ liệu khách hàng CRMViet tối ưu hóa quy trình quản lý và chăm sóc khách hàng cho doanh nghiệp. 

Các tính năng nổi bật của CRMViet:

• Hỗ trợ và chăm sóc khách hàng: Phần mềm CRM ghi nhận lịch sử tương tác khách hàng, hệ thống nhắc lịch chăm sóc, phân loại khách hàng tiềm năng
• Marketing Automation: Chăm sóc tự động với hệ thống email, và theo dõi hành vi khách hàng hiệu quả.
• Quản lý công việc: Giao việc, nhắc việc, theo dõi tiến độ trong một hệ thống tập trung
• Tích hợp đa kênh: Kết nối Zalo, SMS, Email, Tổng đài và mạng xã hội
• Phiên bản Mobile tiện lợi: Quản lý mọi lúc, mọi nơi ngay trên điện thoại

Chi phí sử dụng linh hoạt: Chỉ từ 7.000.000 VNĐ đến 20.000.000 VNĐ/năm, phù hợp với nhiều quy mô doanh nghiệp.

Phần mềm CRM NextXCRM

NextX CRM là phần mềm CRM hỗ trợ đầy đủ tính năng quản trị khách hàng, bán hàng và tự động hóa quy trình kinh doanh. Phần mềm cho phép doanh nghiệp phân loại và theo dõi chi tiết từng giai đoạn trong hành trình mua hàng với góc nhìn 360 độ về khách hàng, lưu trữ thông tin trò chuyện, hợp đồng, chiến dịch marketing và nhiều phân hệ liên quan khác.

Ngoài ra, phần mềm CRM NetX CRM giúp doanh nghiệp kết nối và liên thông dữ liệu các phòng ban marketing – bán hàng – chăm sóc khách hàng, nâng cao hiệu quả giao tiếp nội bộ và năng suất làm việc của nhân sự. Các dữ liệu lịch sử khách hàng được hệ thống quản lý tập trung và phân tích thông minh, qua đó nhà quản trị có thể dễ dàng ra quyết định dựa trên dữ liệu chắc chắn, tăng tỉ lệ thành công của chiến dịch hơn.

Phần mềm CRM Salesforce

Phần mềm CRM tiếp theo được kể tới là Salesforce CRM được phát triển bởi Saleforce, đơn vị hàng đầu thế giới, được hàng triệu doanh nghiệp tin dùng nhờ khả năng tùy biến mạnh mẽ, khả năng mở rộng linh hoạt và tích hợp đa nền tảng. Salesforce CRM được phát triển trên nền tảng điện toán đám mây (Cloud-based), cho phép doanh nghiệp quản lý khách hàng toàn diện – từ marketing, bán hàng, chăm sóc khách hàng đến phân tích và tự động hóa quy trình.

Sử dụng Salesforce, doanh nghiệp có thể tạo ra trải nghiệm khách hàng nhất quán trên tất cả các điểm chạm khách hàng, và dữ liệu theo thời gian thực giúp đội ngũ bán hàng và chăm sóc hiệu quả hơn.

Tính năng nổi bật của phần mềm CRM Salesforce:

• Cung cấp góc nhìn về 360 độ khách hàng trên 1 nền tảng duy nhất: Đầy đủ thông tin tương tác, lịch sử mua hàng, phản hồi và nhu cầu trên một nền tảng duy nhất.
• Tự động hóa quy trình bán hàng & marketing: Các phễu bán hàng, quản lý lead, gửi email tự động và nuôi dưỡng khách hàng tiềm năng hiệu quả.
• Dashboard Báo cáo & phân tích nâng cao: Số liệu báo cáo trực quan và theo thời gian thực, dự báo doanh thu, đo lường hiệu quả từng chiến dịch và hành vi khách hàng.
• Hỗ trợ tích hợp đa kênh: Dữ liệu từ email, điện thoại, mạng xã hội, website đến tổng đài chăm sóc khách hàng được đồng bộ và quản lý tập trung trên hệ thống.
• Khả năng tùy biến theo ngành: Phù hợp với doanh nghiệp trong nhiều lĩnh vực: tài chính, bất động sản, sản xuất, bán lẻ, giáo dục…

Phần mềm CRM Hubspot

HubSpot CRM là nền tảng quản lý quan hệ khách hàng toàn diện, được hơn 150.000 doanh nghiệp toàn cầu sử dụng. Với giao diện thân thiện, khả năng tự động hóa mạnh và tích hợp sẵn các công cụ Marketing – Bán hàng – CSKH, HubSpot giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình, nuôi dưỡng lead và nâng cao trải nghiệm khách hàng.

Điểm mạnh của HubSpot là cung cấp phiên bản miễn phí trọn đời, dễ triển khai, mở rộng linh hoạt theo nhu cầu. Tuy nhiên, chi phí sẽ tăng đáng kể khi nâng cấp lên các gói Pro, đồng thời hệ thống chủ yếu hỗ trợ tiếng Anh.

HubSpot CRM phù hợp với doanh nghiệp vừa và lớn, cần một giải pháp CRM chuẩn quốc tế, triển khai nhanh và tích hợp toàn diện trong hoạt động marketing – sales – dịch vụ khách hàng.

Phần mềm CRM SugarCRM

SugarCRM là nền tảng quản lý quan hệ khách hàng (CRM) linh hoạt và tùy biến cao, được thiết kế dành cho các doanh nghiệp vừa và lớn đang tìm kiếm một hệ thống CRM có khả năng điều chỉnh sâu theo quy trình vận hành nội bộ. Phần mềm này cung cấp đầy đủ các tính năng quản lý bán hàng, tiếp thị, dịch vụ khách hàng và báo cáo phân tích thông minh. Điểm mạnh của SugarCRM là khả năng tự động hóa quy trình toàn trình – từ thu thập và nuôi dưỡng lead, quản lý pipeline bán hàng, đến xử lý yêu cầu hỗ trợ và đo lường trải nghiệm khách hàng. Ngoài ra, hệ thống cho phép tùy chỉnh giao diện, quy trình làm việc, và dễ dàng tích hợp với các phần mềm doanh nghiệp khác như ERP, email, tổng đài,… giúp nâng cao tính linh hoạt và hiệu quả vận hành.

SugarCRM hiện cung cấp nhiều gói dịch vụ với chi phí từ $19 đến $135/người dùng/tháng (thanh toán theo năm), phù hợp với các mức độ nhu cầu khác nhau – từ đội ngũ bán hàng nhỏ đến các tổ chức cần hệ thống CRM nâng cao tích hợp AI và geo-mapping. Với khả năng mở rộng và kiểm soát dữ liệu mạnh mẽ, SugarCRM là lựa chọn phù hợp cho các doanh nghiệp có yêu cầu khắt khe về tính cá nhân hóa và quản trị phức tạp.

Phần mềm CRM Zoho

Zoho CRM là phần mềm quản lý quan hệ khách hàng được phát triển bởi tập đoàn Zoho (Ấn Độ), hiện đang phục vụ hơn 250.000 doanh nghiệp trên toàn cầu. Zoho CRM nổi bật với khả năng tùy chỉnh cao, giao diện thân thiện và chi phí hợp lý, đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ đang tìm kiếm một nền tảng CRM toàn diện để quản lý dữ liệu khách hàng, tự động hóa quy trình bán hàng và tối ưu hiệu suất kinh doanh.

Phần mềm hỗ trợ đầy đủ các chức năng quan trọng như quản lý liên hệ và pipeline, tự động hóa marketing, phân tích dữ liệu, chăm sóc khách hàng, tích hợp email và tổng đài. Ngoài ra, Zoho CRM còn tích hợp hệ sinh thái Zoho One gồm hơn 40 ứng dụng hỗ trợ doanh nghiệp vận hành toàn diện (SalesIQ, Campaigns, Desk, Analytics, Mail…).

Về chi phí, Zoho CRM cung cấp nhiều gói linh hoạt: từ gói Free (dành cho 3 người dùng) đến các gói trả phí như Standard ($14/user/tháng), Professional ($23), Enterprise ($40) và Ultimate ($52). Tất cả đều hỗ trợ trên nền tảng cloud, có ứng dụng di động và khả năng mở rộng dễ dàng theo quy mô doanh nghiệp.

Với sự cân bằng giữa tính năng, độ ổn định và chi phí, Zoho CRM là lựa chọn lý tưởng cho doanh nghiệp vừa và nhỏ, cần triển khai nhanh, dễ sử dụng và linh hoạt trong cấu hình.

Phần mềm CRM Sheet CRM

Sheet CRM là phần mềm quản lý khách hàng được xây dựng trên nền tảng Google Sheets hoặc Excel. Giải pháp này phù hợp với cá nhân, startup và các doanh nghiệp nhỏ đang tìm kiếm một công cụ CRM đơn giản, dễ dùng.

Với giao diện bảng tính quen thuộc, người dùng có thể dễ dàng quản lý thông tin khách hàng, theo dõi pipeline bán hàng, cập nhật trạng thái giao dịch và tạo báo cáo trực quan ngay trên cùng một file.

Ưu điểm nổi bật của Sheet CRM là dễ triển khai, không cần cài đặt phần mềm, chi phí thấp và linh hoạt tùy chỉnh theo nhu cầu sử dụng thực tế.

Tuy nhiên, phần mềm này chưa tích hợp automation hay tính năng phân quyền nâng cao. Do đó, nó sẽ không phù hợp với những doanh nghiệp có quy mô lớn hoặc cần hệ thống CRM chuyên sâu và tích hợp đa kênh.

Sai lầm cần tránh khi lựa chọn và triển khai phần mềm CRM cho doanh nghiệp

Hiện nay trên thị trường có rất nhiều nhà cung cấp công cụ CRM, để chọn đúng và đủ phần mềm đáp ứng nhu cầu doanh nghiệp rất quan trọng. Khi lựa chọn phần mềm, doanh nghiệp cần lưu ý và tránh những vấn đề sau:

Chọn phần mềm không phù hợp với quy mô và mô hình kinh doanh

Doanh nghiệp nhỏ chọn phần mềm quá phức tạp, doanh nghiệp lớn lại dùng phần mềm giới hạn tính năng hoặc khó mở rộng. Hệ quả là sẽ phát sinh chi phí, mất thời gian triển khai, hiệu quả thấp, khó mở rộng quy mô doanh nghiệp khi cần mở rộng.

Do đó, doanh nghiệp cần chọn phần mềm phù hợp với quy mô (hiện tại và tương lai định hướng, số lượng người dùng và khả năng tài chính của doanh nghiệp. Ưu tiên chọn nền tảng CRM cho phép tùy chỉnh, mở rộng linh hoạt hoặc dễ dàng tích hợp trong tương lai. Hiện nay, đa số phần mềm CRM hiện đại đã đáp ứng được nhu cầu này.

>> Xem thêm: Giá phần mềm CRM tốt nhất 2025

Không xác định rõ nhu cầu tính năng trước khi lựa chọn

Để tránh bị nhà cung cấp tư vấn hàng loạt những tính năng nâng cao mà quên mất nhu cầu hiện tại của doanh nghiệp, doanh nghiệp cần xây dựng danh sách cụ thể với những tính năng bắt buộc, tính năng ưu tiên, tập trung vào nhu cầu cốt lõi như quản lý lead, chăm sóc khách hàng, automation, báo cáo KPI bán hàng...

Lựa chọn phần mềm khó sử dụng hoặc khó triển khai

Khi tính toán không kỹ hoặc kiểm thử phần mềm quản lý khách hàng chưa đánh giá được hết, doanh nghiệp có thể chọn phần mềm có giao diện phức tạp, khó sử dụng với những người không chuyên. Dẫn đến nhân viên ngại sử dụng, tỉ lệ áp dụng thấp và hệ thống dễ bị bỏ quên, rơi vào tình trạng có mà không sử dụng được. 

Khi lựa chọn phần mềm CRM, doanh nghiệp cần ưu tiên những CRM có giao diện thân thiện, hướng dẫn sử dụng rõ ràng, hỗ trợ tiếng Việt và dễ dùng trên cả máy tính và điện thoại.

Đánh giá sai hoặc xem nhẹ chi phí triển khai CRM

Khi lựa chọn phần mềm CRM, doanh nghiệp chỉ so sánh bề nổi giá bản quyền phần mềm, không tính đến chi phí ẩn như đào tạo, bảo trì, tích hợp. Hậu quả là chi phí phát sinh gấp 2–3 lần ngân sách ban đầu, khó kiểm soát hiệu quả đầu tư (ROI).

Do đó, doanh nghiệp cần lập bảng tổng chi phí bao gồm mua phần mềm, tùy chỉnh, đào tạo, duy trì và hỗ trợ sau bán. Ngoài ra, để tránh những phát sinh chi phí không cần thiết, doanh nghiệp cần xem kỹ điều khoản hợp đồng, cơ chế thanh toán theo người dùng và theo gói, dịch vụ đi kèm.

Bỏ qua yếu tố tích hợp hệ thống và khả năng di động

Việc bỏ qua yếu tố tích hợp và kết nối hệ thống với các phần mềm khách sẽ gây khó khăn cho doanh nghiệp khi phát sinh nhu cầu hoặc mở rộng kinh doanh. Điều này dẫn đến dữ liệu lưu trữ rời rạc, nhân viên mất thời gian thao tác thủ công, trải nghiệm khách hàng bị gián đoạn.

Do đó, khi lựa chọn phần mềm CRM cần đặt tiêu chí ưu tiên phần mềm có khả năng tích hợp đa kênh, API mở hoặc có sẵn kết nối với hệ sinh thái doanh nghiệp. Và đảm bảo CRM hoạt động tốt trên smartphone, đặc biệt với đội sales, kỹ thuật và CSKH làm việc ngoài văn phòng.

Bỏ qua uy tín nhà cung cấp và chất lượng dịch vụ hỗ trợ

Nếu chọn nhà cung cấp phần mềm quản lý khách hàng thiếu kinh nghiệm, hỗ trợ chậm, không rõ SLA và không có quy trình xử lý sự cố chuyên nghiệp. Khi hệ thống có vấn đề đề lỗi xảy ra, sẽ gây ảnh hưởng tới doanh nghiệp và hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Để tránh những điều này, cần ưu tiên nhà cung cấp có kinh nghiệm ngành nghề tương tự, có đánh giá tốt từ khách hàng. Ngoài ra cần xem xét kỹ chính sách hỗ trợ kỹ thuật, đội ngũ support tiếng Việt, quy trình phản hồi rõ ràng.

Việc chọn và triển khai phần mềm CRM cần được chuẩn bị và lên kế hoạch chi tiết giúp doanh nghiệp chọn đúng phần mềm, tiết kiệm chi phí mà còn đảm bảo CRM giúp tăng trưởng doanh thu, nâng cao trải nghiệm khách hàng, và quản trị vận hành hiệu quả.

Việc lựa chọn và triển khai phần mềm CRM phù hợp giúp doanh nghiệp xây dựng nền tảng khách hàng bền vững, từ đó tạo lợi thế dài hạn trên thị trường. Hãy đầu tư đúng cách – từ khâu đánh giá, thử nghiệm đến triển khai và vận hành – để CRM không chỉ là phần mềm, mà là trợ thủ đắc lực trong sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.