11 cách chọn phần mềm CRM cho doanh nghiệp phù hợp và hiệu quả nhất

Nhiều yếu tố cần xem xét trong cách chọn phần mềm CRM cho doanh nghiệp đảm bảo sự phù hợp và hiệu quả. CRM là một phần mềm quan trọng giúp doanh nghiệp xây dựng mối quan hệ với khách hàng của mình. Bạn hãy cùng Bizfly khám phá chi tiết các yếu tố cần thiết thông qua bài viết dưới đây nhé!

1. Dựa vào nhu cầu kinh doanh

Khi lựa chọn phần mềm CRM, việc đáp ứng nhu cầu kinh doanh của doanh nghiệp là yếu tố quan trọng nhất,cần phải phù hợp với mục tiêu kinh doanh và đáp ứng được nhu cầu của công ty, cả trong ngắn hạn và dài hạn. Bạn có thể trả lời câu hỏi cơ bản như: 

• Quy trình bán hàng có khó khăn nào không? Cần cải thiện ở bước nào?
• Doanh nghiệp có đang gặp khó khăn trong quá trình thu thập và lưu trữ thông tin khách hàng không?
• Đội ngũ bán hàng của bạn đang gặp có khăn gì trong quá trình thấu hiểu khách hàng không? 

Nếu doanh nghiệp đang tìm phương pháp để giải quyết vấn đề gặp phải ở trên thì có thể chọn phần mềm CRM với những tính năng phù hợp với nhu cầu, mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp. Chẳng hạn, một công ty du lịch đang có nhu cầu tổng hợp dữ liệu khách hàng nhằm cung cấp các gói tour phù hợp với nhu cầu của từng nhóm đối tượng. Doanh nghiệp có thể lựa chọn phần CRM để hỗ trợ thu thập và quản lý thông tin chi tiết của khách hàng, từ đó nâng cao trải nghiệm của khách du lịch.

2. Khả năng mở rộng

Một yếu tố quan trọng khác cần xem xét trong cách chọn phần mềm CRM là khả năng mở rộng của công cụ. Mỗi giai đoạn, doanh nghiệp đều sẽ có những nhu cầu, mục tiêu kinh doanh khác nhau. Vì vậy, phần mềm CRM được chọn phải có khả năng thích ứng với những thay đổi này, từ việc quản lý một số lượng nhỏ khách hàng đến quản lý một cơ sở khách hàng lớn và quy trình bán hàng phức tạp hơn.

Bên cạnh đó, phần mềm CRM cần có khả năng mở rộng quy mô một cách dễ dàng, từ việc thêm mới người dùng cho đến việc mở rộng khả năng lưu trữ dữ liệu. Điều này giúp doanh nghiệp không gặp phải hạn chế trong quá trình phát triển và mở rộng hoạt động kinh doanh của mình.

Ưu tiên những phần mềm CRM có khả năng mở rộng

3. Ý kiến của những người sử dụng CRM

Lắng nghe người sử dụng CRM là bước đầu tiên để doanh nghiệp lựa chọn phần mềm phù hợp, hướng đến mục tiêu gia tăng sự hài lòng và gắn kết của khách hàng. Người sử dụng trực tiếp tương tác với phần mềm CRM đều có ảnh hưởng đến hiệu quả công việc và mức độ hài lòng của khách hàng.

Bạn có thể thu thập ý kiến của nhân viên ở bộ phận sale, marketing, chăm sóc khách hàng,... Đây là những đối tượng thường xuyên sử dụng CRM trong quá trình làm việc của mình. Những câu hỏi mà bạn có thể đặt ra như mức độ quen thuộc với công cụ CRM, mức độ sẵn sàng học hỏi phần mềm mới, ưu tiên về dữ liệu và tính trực quan, mong muốn và kỳ vọng về phần mềm CRM,... Từ đó, đưa ra lựa chọn phần mềm CRM đúng đắn và phù hợp hơn với doanh nghiệp mình.

4. Tương thích với hệ sinh thái

Một điều quan trọng tiếp theo cần ghi nhớ khi triển khai CRM là hệ sinh thái SaaS hiện tại của doanh nghiệp. SaaS (phần mềm dưới dạng dịch vụ) là một mô hình phân phối phần mềm hoặc dịch vụ. Trong đó nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ ứng dụng trên nền tảng đám mây và cung cấp chúng cho doanh nghiệp hoặc người dùng thông qua Internet. 

Bạn hãy xem xét các phần mềm mà doanh nghiệp đang sử dụng và đảm bảo rằng bất kỳ ứng dụng CRM cũng tương thích với nhau. Một cách tiếp cận để giải quyết vấn đề này là thông qua tích hợp. Rất nhiều phần mềm CRM có tích hợp với các ứng dụng khác thông qua tích hợp gốc hoặc qua ứng dụng kết nối bên thứ ba như Zapier. Đây là một công cụ trực tuyến giúp người dùng tự động hóa quy trình làm việc khi kết nối Trainerize với những ứng dụng web như: Gmail, Facebook, Dropbox, Slack,…

Ngoài ra, một cách chọn phần mềm CRM khác bạn có thể cân nhắc là mua CRM từ cùng một nhà cung cấp với các ứng dụng khác đang sử dụng nhưng phải phù hợp với hệ sinh thái. Điều này giúp tích hợp các chức năng của chúng dễ dàng hơn.

Doanh nghiệp cần đảm bảo phần mềm CRM tương thích với phần mềm đã sử dụng trước đó

5. Phù hợp với lĩnh vực kinh doanh

Mỗi ngành đều có các yêu cầu riêng về phần mềm CRM, vì vậy bạn cần hiểu rõ những đặc điểm và yêu cầu cụ thể của lĩnh vực mà công ty đang hoạt động. Chẳng hạn, trong lĩnh vực bất động sản, bạn có thể cần tính năng quản lý thông tin về bất động sản và quản lý tình trạng của các giao dịch mua bán.

Trong lĩnh vực dịch vụ y tế, tính năng quản lý lịch hẹn và hồ sơ bệnh nhân có thể là ưu tiên hàng đầu. 

Ngoài ra, khi chọn CRM bạn hãy xem xét khả năng tích hợp với các hệ thống khác mà doanh nghiệp của bạn đang sử dụng, như hệ thống quản lý tồn kho, hệ thống quản lý tài chính hay hệ thống marketing,... Bằng cách chọn một CRM có hướng ngành cụ thể, bạn có thể tận dụng tối đa các ưu điểm và tiện ích mà nó mang lại cho lĩnh vực kinh doanh của mình.

6. Dễ sử dụng

Một phần mềm CRM  dễ sử dụng sẽ giúp nhân viên dễ dàng áp dụng vào công việc hàng ngày một cách nhanh chóng và hiệu quả. Bên cạnh đó, người dùng có thể truy cập thông tin, tương tác và thực hiện các giao dịch mà không gặp nhiều khó khăn. Từ đó, giúp doanh nghiệp tạo ra một trải nghiệm tích cực và tăng cường mối quan hệ với khách hàng.

Tuy nhiên, bạn cần phải hiểu rằng việc "dễ sử dụng" không phải lúc nào cũng là yếu tố quyết định và áp dụng cho mọi trường hợp hoặc bối cảnh. Để đánh giá nhu cầu của doanh nghiệp về tính dễ sử dụng, việc quan sát khả năng sử dụng phần mềm tương tự từ phía nhân viên là một phương pháp hiệu quả.

7. Khả năng lưu trữ thông tin

Khi chọn phần mềm CRM, khả năng lưu trữ thông tin là một tiêu chí quan trọng mà các doanh nghiệp cần xem xét. Nếu doanh nghiệp chọn phần mềm CRM phù hợp thì việc quản lý thông tin, dữ liệu của khách hàng sẽ dễ dàng hơn. Bạn có thể tham khảo một số tiêu chí sau:

• Dung lượng lưu trữ: Phần mềm CRM cần phải có dung lượng đủ lớn để lưu trữ các thông tin của khách hàng như thông tin liên hệ, lịch sử tương tác, mua hàng,... 
• Sao lưu và phục hồi dữ liệu: Phần mềm CRM cần hỗ trợ tính năng sao lưu, phục hồi dữ liệu định kỳ để đảm bảo tính an toàn và khả năng phục hồi khi có sự cố xảy ra.
• Tính linh hoạt của cơ sở dữ liệu: Phần mềm bạn chọn nên cho phép tạo ra các trường dữ liệu tùy chỉnh để lưu trữ thông tin cụ thể và phù hợp với nhu cầu kinh doanh của doanh nghiệp.

Các phần mềm CRM hiện tại đều được xây dựng khả năng lưu trữ thông tin đám mây 

8. Chi phí

Ngân sách là một yếu tố quan trọng trong cách chọn phần mềm CRM. Việc triển khai một hệ thống CRM sẽ cần có chi phí và các tùy chọn giá cả phải chăng. Bạn cũng có thể tùy chọn các gói cơ bản hoặc miễn phí để thử nghiệm phần mềm trước khi đưa vào sử dụng chính thức.

Một số yếu tố có thể ảnh hưởng đến chi phí sử dụng phần mềm CRM như số lượng người dùng trên nền tảng, lượng công việc thực hiện hàng tháng, mức độ hỗ trợ khách hàng,... Bạn cũng có thể tiết kiệm tiền bằng cách thanh toán hàng năm thay vì hàng tháng. Đồng thời bạn cần tính toán cụ thể các chi phí phát sinh khác như chi phí lắp đặt, chi phí chuyển đổi dữ liệu,... để đưa ra mức ngân sách tối ưu nhất khi đầu tư vào phần mềm CRM.

9. Bảo mật

Việc tuân thủ quy tắc về bảo mật dữ liệu là một vấn đề quan trọng, đặc biệt khi bạn quản lý một lượng lớn dữ liệu khách hàng. Mỗi phần mềm CRM cung cấp đều có nhiều mức độ bảo mật khác nhau dựa trên gói đăng ký của doanh nghiệp. Vì vậy, bạn nên cân nhắc để chọn gói phù hợp, vừa đảm bảo tính bảo mật thông tin của người dùng, vừa đảm bảo ngân sách của doanh nghiệp.

10. Dùng thử để biết có phù hợp không

Có nhiều giải pháp CRM cung cấp phiên bản dùng thử miễn phí và một số nhà cung cấp cung cấp CRM miễn phí (thường có tùy chọn nâng cấp lên gói trả phí). Điều này giúp bạn có thể đánh giá tính dễ sử dụng của CRM xem liệu có phù hợp với doanh nghiệp hay không.

Một tùy chọn khác là kiểm tra một số CRM mã nguồn mở tốt nhất. Hiện nay, có một vài phần mềm nguồn mở được cung cấp miễn phí với những tiêu chí nhất định như CapsuleCRM, Really Simply Systems, vTiger, SugarCRM,... 

Doanh nghiệp có thể xem xét sử dụng các phiên bản CRM dùng thử

11. Phiên bản CRM phù hợp

Ngày nay, hầu hết các phần mềm CRM đều được cung cấp dưới dạng SaaS trên trình duyệt web. Điều này có nghĩa là bạn chỉ cần truy cập trang web của nhà cung cấp, đăng nhập và sử dụng các công cụ ngay trên trình duyệt web của bạn. 

Ngoài ra, bạn cần lựa chọn phần mềm CRM có tính năng, giao diện thân thiện và tương thích với cả thiết bị di động và máy tính. Điều này giúp người dùng dễ dàng truy cập và tương tác một cách thuận tiện, nhanh chóng hơn. 

Tìm hiểu thêm: Top phần mềm CRM giúp quản lý khách hàng tốt nhất hiện nay