Hệ thống CRM: 7 giải pháp bảo mật dữ liệu hàng đầu

Dưới đây là những giải pháp bảo mật hàng đầu cho các doanh nghiệp sử dụng hệ thống CRM để quản lý, vận hành doanh nghiệp. Việc ứng dụng 7 giải pháp mà Bizfly chia sẻ trong bài viết này sẽ giúp dữ liệu của doanh nghiệp luôn được an toàn trong bối cảnh an ninh mạng đang ngày một diễn biến phức tạp.

Hạn chế quyền truy cập dữ liệu 

Giải pháp cơ bản đầu tiên là hạn chế quyền truy cập, người dùng chỉ được cấp quyền truy cập cần thiết để thực hiện các công việc của mình. Nguyên tắc này giúp giảm thiểu rủi ro từ các mối đe dọa nội bộ, dù là vô tình hay cố ý.

Kiểm soát truy cập dựa trên vai trò (RBAC) là một trong những phương pháp quản lý quyền truy cập hiệu quả, cho phép người dùng chỉ tiếp cận dữ liệu phù hợp với vai trò của họ và quyền truy cập có thể được điều chỉnh theo sự thay đổi trách nhiệm.

Chú ý đến hoạt động của người dùng

Quan tâm đến hoạt động của người dùng là điều cần thiết để nhận diện và ứng phó kịp thời với các mối đe dọa tiềm tàng. Bằng cách quan sát và thu thập dữ liệu hợp pháp về thói quen truy cập của từng cá nhân, các tổ chức sẽ có thể phát hiện sớm các hoạt động đáng ngờ như đăng nhập bất thường, truy cập vào lượng lớn dữ liệu nhạy cảm hay tải xuống dữ liệu mà không có sự cho phép.

Để nâng cao hiệu quả giám sát, các tổ chức có thể sử dụng công cụ Quản lý sự kiện và thông tin bảo mật (SIEM) hoặc các phân tích tích hợp trong hệ thống CRM. 

Kích hoạt nhật ký kiểm tra CRM 

Nhật ký kiểm tra ghi lại mọi hành động của người dùng trên hệ thống CRM, bao gồm truy cập, sửa đổi, xóa, bổ sung và xuất dữ liệu. Việc kích hoạt nhật ký kiểm tra trong phần mềm CRM đám mây là một bước cần thiết để bảo vệ dữ liệu của bạn.

Các bản ghi chi tiết này không chỉ giúp tổ chức phát hiện kịp thời những hoạt động đáng ngờ mà còn cung cấp thông tin cần thiết để xác định nguồn gốc của các rủi ro tiềm tàng.

Đối với nhiều ngành nghề, việc duy trì nhật ký CRM không chỉ là giải pháp bảo mật mà còn là yêu cầu bắt buộc. Để tăng cường hiệu quả, doanh nghiệp thường yêu cầu công cụ nhật ký kiểm tra phải ghi lại được đầy đủ những thông tin quan trọng như ID người dùng, thời gian, địa chỉ IP, yêu cầu đăng nhập cùng với các hành động cụ thể khác đã thực hiện.

Mã hóa dữ liệu CRM

Việc mã hóa dữ liệu trong CRM sẽ bảo vệ những thông tin nhạy cảm của người dùng ngay cả khi dữ liệu bị chặn hoặc truy cập trái phép. Mã hóa giúp đảm bảo rằng kẻ xâm nhập không thể đọc hoặc sử dụng được dữ liệu.

Bên cạnh đó, mã hóa cũng đóng vai trò quan trọng trong quá trình truyền tải dữ liệu. Những kẻ tấn công sẽ có thể chặn dữ liệu trong khi chúng di chuyển giữa hệ thống CRM và người dùng, lúc này mã hoá sẽ ngăn ngừa kẻ xấu thực hiện thành công hành vi này. Vậy làm thế nào để mã hoá dữ liệu một cách hiệu quả? 

Doanh nghiệp cần phải quản lý an toàn các khóa mã hóa, bao gồm việc thay đổi định kỳ và giới hạn quyền truy cập vào các khóa này chỉ cho những nhân viên đáng tin cậy.

Sao lưu dữ liệu định kỳ

Trong trường hợp xảy ra tấn công mạng, việc vô tình xóa dữ liệu hoặc sự cố hệ thống đều là điều không mong muốn. Giải pháp cho điều này là sao lưu dữ liệu - đường dây cứu sinh cho công tác khôi phục và tiếp tục duy trì hoạt động của doanh nghiệp. 

Các bản sao lưu đáng tin cậy sẽ cho phép tổ chức nhanh chóng khôi phục dữ liệu CRM, từ đó giảm thiểu thời gian ngừng hoạt động và thất thoát dữ liệu.

Đặc biệt, sao lưu còn có vai trò quan trọng trong việc phòng ngừa các cuộc tấn công ransomware. Bằng cách duy trì các bản sao lưu được cập nhật và lưu trữ ở nhiều địa điểm khác nhau, tổ chức sẽ có thể khôi phục hệ thống sau tấn công mà không phải chịu các yêu cầu bồi thường.

Thêm vào đó, việc tạo ra các bản sao lưu dự phòng cũng góp phần nâng cao mức độ an toàn cho thông tin, bởi bạn sẽ có nhiều lựa chọn khác nhau để khôi phục. Và để đảm bảo các bản sao lưu luôn hoạt động hiệu quả, doanh nghiệp cũng cần kiểm tra định kỳ tính toàn vẹn và khả năng khôi phục của chúng.

Thiết lập chính sách lưu trữ dữ liệu rõ ràng

Thiết lập chính sách lưu trữ dữ liệu không chỉ giúp giảm thiểu rủi ro rò rỉ thông tin mà còn tối ưu quá trình quản lý vòng đời dữ liệu. Một chính sách rõ ràng cần quy định cụ thể những loại dữ liệu nào được giữ lại, thời gian lưu trữ là bao lâu và khi nào cần xóa bỏ những dữ liệu không còn giá trị để giảm thiểu nguy cơ bị tấn công.

Ngoài ra, chính sách lưu trữ dữ liệu cũng nên bao gồm các cơ chế tự động hóa. Điều này giúp đảm bảo tính chính xác và hạn chế sai sót do con người, đồng thời nâng cao hiệu suất quản lý thông tin của tổ chức.

Lựa chọn nhà cung cấp đáng tin cậy

Cuối cùng, việc lựa chọn nhà cung cấp CRM sẽ quyết định mức độ an toàn cho dữ liệu khách hàng của bạn. Thông thường, một nhà cung cấp đáng tin cậy sẽ sở hữu các chứng nhận như ISO 27001 hoặc SOC 2, tuân thủ các quy định đặc thù trong ngành như GDPR, CCPA hoặc HIPAA.

Nhà cung cấp CRM uy tín sẽ trang bị cho nền tảng của họ những tính năng bảo mật toàn diện, đảm bảo rằng dữ liệu của bạn được bảo vệ trong mọi giai đoạn. Ngoài sự minh bạch trong chính sách bảo mật, những thành tích đã về độ tin cậy, khả năng hỗ trợ khách hàng hay xử lý sự cố bảo mật,... cũng là những chỉ số quan trọng để đánh giá một nhà cung cấp có đáng tin hay không.

An ninh mạng không chỉ là một thách thức mà còn là trách nhiệm lớn đối với mọi tổ chức sử dụng hệ thống CRM trên nền tảng đám mây. Việc áp dụng các biện pháp bảo mật toàn diện được đề cập trong bài viết trên của Bizfly - Giải pháp chuyển đổi số Marketing và bán hàng vận hành bởi VCCorp sẽ giúp bạn đảm bảo an toàn cho dữ liệu khách hàng, duy trì sự tin cậy và phát triển các mối quan hệ bền vững