Hướng dẫn các bước xây dựng quy trình làm việc tối ưu cho doanh nghiệp

Một quy trình vận hành doanh nghiệp phải được xây từ đầu và luôn cải tiến mỗi ngày đẻ tạo ra một hệ thống hoàn mỹ cho sự phát triển của tổ chức. Vậy làm thế nào để có thể xây dựng quy trình vận hành doanh nghiệp hiệu quả? Hãy cùng Bizfly tìm hiểu sâu hơn thông qua bài chia sẻ bổ ích dưới đây.

Các bước xây dựng quy trình làm việc tối ưu cho doanh nghiệp

Việc xây dựng một quy trình vận hành tốn rất nhiều công sức, nhưng sẽ dễ thở hơn nếu doanh nghiệp thực hiện 6 bước sau đây:

Bước 1: Xác định nhu cầu phát sinh khi làm việc

Đây là bước đặt nền móng đầu tiên cho một quy trình hoàn chỉnh, ở bước này nhà quản lý phải xác định đúng nhu cầu công việc, sau đó sẽ khảo sát, phân tích, đánh giá và điều chỉnh lại để đưa ra một quy trình kịp thời tạo tiền đề cho bước thứ hai. Các nhu cầu cơ bản mà doanh nghiệp thường xây dựng quy trình vận hành như thiết lập lại hệ thống để kiểm soát, cải tiến và nâng cấp các trang thiết bị, cơ cấu và tái tạo lại các bộ phận.

Bước 2: Xác định mục tiêu cho quy trình làm việc

Sau khi đã tìm được các nhu cầu sẽ thực hiện, nhà quản trị phải đề ra được mục tiêu cụ thể là gì, cần phải rõ ràng và minh bạch. Sau đó sẽ quy hoạch ra các hướng đi phù hợp, hoạch định lại một lần nữa với mục đích nhằm tạo ra một quy trình vận hành cuối cùng chuẩn nhất. Chỉ khi xác định được các yếu tố trên thì doanh nghiệp mới có thể nắm chắc được thời gian hoàn thành, năng suất hoạt động và giảm bớt các tác nhân gây trì hoãn ra khỏi công việc. 

Xác định mục tiêu là việc quan trọng khi xây dựng quy trình vận hành

Xem thêm: Hướng dẫn các bước xây dựng quy trình làm việc cho doanh nghiệp

Bước 3: Xác định quy mô của quy trình làm việc 

Hoàn thành chặt chẽ hai bước trên, doanh nghiệp cần phải xác định được phạm vi hoạt động của quy trình vận hành này sẽ như thế nào:

• Cán bộ hay nhân viên nào sẽ là người đảm nhiệm công việc trên, phụ trách một phần hay toàn bộ cả quá trình.
• Áp dụng cụ thể trong phạm vi như thế nào? (Áp dụng cho cả công ty, hay từng phòng ban, bộ phận hay chỉ định cá nhân nào đó).
• Quy trình này sẽ thực thi trong thời gian là bao lâu, và sau đó có được nâng cấp hay vẫn giữ lại.
• Khu vực nào thuộc công ty sẽ được áp dụng, địa lý, chi nhánh hay vùng kinh doanh? 

Bước 4: Xây dựng bản mô tả cho các bước trong quy trình

Hiện nay nhiều công thức khác nhau được nhiều công ty áp dụng để xây dựng một quy trình vận hành, nhưng phổ biến nhất vẫn là mô hình 5W - H - 5M. Đây là một công thức sẽ giúp công ty có thể điều hòa cả hệ thống, đưa ra được các giải pháp tối ưu, kết hợp các nguồn lực lại với nhau thật ăn ý. Các nhà quản lý sẽ dễ dàng nắm bắt được nhiệm vụ nào thuộc quyền hạn của ai, đốc thúc và đẩy nhanh tiến độ làm việc nâng cao chất lượng công việc.

• 5W: What: Công việc và nhiệm vụ ở đây là gì? Why: Vì sao phải thực hiện nó, mục tiêu cuối cùng là gì? Who: Ai sẽ là người chịu trách nhiệm và thực hiện chính? When: Thời gian bắt đầu thực hiện và hoàn thành đến khi nào? Where: Địa điểm cụ thể áp dụng ở đâu?
• H: How: Cách thức thực hiện sẽ như thế nào?
• 5M: Man: Nguồn lực nhân viên, Money: Nguồn lực tài chính, Material: Nguồn lực cung ứng, Machine: Cơ sở hạ tầng, các máy móc thiết bị, Method: Cách thức thực hiện

Bước 5: Xây dựng các quy tắc, hướng dẫn thực hiện quy trình làm việc

Sau khi đã xây dựng được bản thô, nhà quản lý cần tổng hợp và chỉnh sửa lại để đưa ra một bản quy trình vận hành hoàn chỉnh, áp dụng triển khai những nội quy, điều lệ và hướng dẫn cho toàn thể cán bộ nhân viên doanh nghiệp tuân theo.

Cần xây dựng những các quy tắc trong quy trình vận hành để mọi người làm theo

Bước 6: Lựa chọn phương pháp kiểm soát quy trình

Có nhiều phương pháp để các nhà quản trị dễ kiểm soát, quản lý phù hợp và chủ động linh hoạt theo từng đề mục như bảng tính excel hoặc thông qua người giám sát, khảo sát ý kiến của nhân viên và cần cập nhật thường xuyên để xem quy trình vận hành có hiệu quả không.

Quy trình trên có thể sẽ áp dụng cho các doanh nghiệp lớn khi họ có đầy đủ tiềm lực về con người, kinh tế vì tổ chức khảo sát nhân viên hay thông qua người giám sát sẽ tốn kém chi phí rất nhiều.

Việc xây dựng quy trình làm việc mang đến điều gì cho doanh nghiệp?

Xây dựng quy trình vận hành công việc chuyên nghiệp, chất lượng sẽ đẩy nhanh năng suất lao động và tiến độ làm việc hiệu quả mang đến cho doanh nghiệp nhiều lợi ích bất ngờ:

• Nhân viên dễ dàng thấy được trình tự công việc của mình như thế nào, từ đó họ sẽ tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng, năng động và tích cực hơn tăng hiệu quả làm việc.
• Tối ưu những hoạt động vận hành, cắt giảm các chi phí phát sinh nếu quy trình lủng củng, không có trật tự nhất định.
• Một quy trình vận hành doanh nghiệp mạch lạc, cấp quản lý sẽ dễ hơn trong quá trình phân công người lao động theo từng nhiệm vụ rõ ràng.
• Chuẩn hóa quy trình sẽ giảm thiểu rủi ro tiềm ẩn trong quá trình vận hành doanh nghiệp
• Nâng cấp quy trình mỗi giai đoạn sẽ góp phần đem đến sự hài lòng của khách hàng, nâng địa vị thương hiệu của doanh nghiệp lên một tầm cao mới.

Tự động hóa quy trình bằng phần mềm quản lý công việc

Với sự phát triển công nghệ mạnh mẽ như thời đại chúng ta đang sống, thì việc ra đời hàng trăm phần mềm quản lý công việc hiệu quả không còn xa lạ. Bizfly đã mang đến một hệ sinh thái cung cấp các giải pháp quản lý công việc, các quy trình vận hành tối ưu nhất. Ở đây vừa giúp các nhà quản trị nắm bắt, theo dõi sát sao tiến độ công việc vừa giúp nhân viên giải quyết được các khâu không cần thiết để tập trung vào các việc làm quan trọng hơn.

Đặc biệt với phần mềm CRM mà Bizfly cung cấp, việc quản lý và khai thác thông tin của khách hàng trở nên hiệu quả hơn bao giờ hết từ đó cải thiện tốt hiệu suất làm việc của phòng kinh doanh và Marketing. Điều này mở ra cơ hội rất lớn giúp doanh nghiệp có thể nâng cao khả năng bán hàng và phát triển doanh thu.

Mọi người có thể xem thêm về phần mềm CRM này của Bizfly tại đây: https://bizfly.vn/giai-phap/bizfly-crm.html

Qua đây, Bizfly đã chia sẻ về quy trình vận hành mà doanh nghiệp nào cũng có thể áp dụng, hy vọng với các thông tin trên sẽ giúp doanh nghiệp hoàn thiện các quy trình hiện tại, đạt nhiều kết quả tốt hơn trong tương lai