Những tính năng của phần mềm quản lý đơn hàng chuyên nghiệp

Trong một ngày, trung bình một shop kinh doanh online có thể có đến từ hàng chục đến hàng trăm đơn hàng. Để giải quyết việc quản lý sát sao các đơn hàng, tránh những sự cố như sót đơn hay nhập-xuất hàng hóa không rõ ràng…, những phần mềm quản lý bán hàng đã ra đời. Cùng Bizfly tìm hiểu những tính năng của phần mềm quản lý đơn hàng thông qua bài viết dưới đây. 

Kết nối đa kênh mọi gian hàng trên nhiều sàn TMĐT

Tính năng của phần mềm quản lý đơn hàng đầu tiên chính là khả năng kết nối mọi gian hàng trên nhiều sàn thương mại điện tử (TMĐT). Nghĩa là, khi doanh nghiệp của bạn sử dụng phần mềm quản lý, bạn sẽ không mất nhiều thời gian điều phối nhân sự quản lý từng sàn thương mại điện tử riêng biệt, hay mỗi lần đối soát doanh thu, bạn phải đăng nhập vào từng sàn TMĐT. 

Giờ đây, chỉ trong một phần mềm quản lý, bạn có thể theo dõi đơn hàng từ Shopee, Lazada hay Tiktok Shop. Ngoài ra, với tính năng kết nối đa kênh, người bán còn có thể kiểm soát tin nhắn của khách hàng từ các kênh Facebook, Instagram… ngay trên phần mềm mà không phải mất thời gian đăng nhập từng kênh. 

Tính năng kết nối đa kênh giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý đơn hàng từ nhiều nền tảng chỉ tại một phần mềm

Đặt hàng theo mỗi đối tác giao hàng

Khi sản phẩm của bạn tiếp cận đến nhiều khách hàng hơn, không chỉ là khu vực nội thành, mà còn ở những tỉnh lân cận, việc quản lý các đơn vị vận chuyển là vô cùng quan trọng. Đôi khi, do xử lý quá nhiều thông tin từ các đối tác vận chuyển dễ khiến doanh nghiệp gặp những vấn đề như: mất thời gian truy cập vào các website/ ứng dụng bên giao hàng để tạo đơn, việc đối soát số tiền thu về đối với các đơn hàng COD trở nên phức tạp khi phải xem xét giữa nhiều bên… Vì thế, với tính năng đặt hàng theo mỗi đối tác giao nhận sẽ giúp chủ shop kiểm soát số lượng đối tác vận chuyển, cũng như theo dõi sát sao hoạt động giao hàng từ các bên. 

Kết nối tự động với bên vận chuyển 

Tính năng của phần mềm quản lý đơn hàng kế tiếp chính là kết nối tự động với bên vận chuyển, giúp nhà quản lý có thể lưu trữ các đơn vị vận chuyển, và từ đó sắp xếp giao-nhận hàng hóa nhanh chóng hơn. Như đã đề cập ở trên, khi một doanh nghiệp sử dụng nhiều hơn một đơn vị vận chuyển, bạn có thể sẽ mất thời gian để truy cập trực tiếp vào ứng dụng hoặc website để đối soát đơn hàng.

Vào mùa cao điểm, lượng đơn hàng đổ về nhiều, cùng tình trạng rà soát đơn riêng lẻ từ các đối tác giao nhận sẽ gây ra nhiều bất cập: sai sót trong quá trình quản lý chi phí giao hàng, cập nhật công nợ chậm, kiểm soát lượng đơn khó khăn và phức tạp… Để khắc phục tình trạng này, phần mềm quản lý đơn hàng của Bizfly sẽ tạo cho bạn danh sách các bên vận chuyển đang hợp tác và tích hợp vào giao diện khi bạn tiến hành tạo đơn hàng. Khi lên đơn, bạn chỉ cần lựa chọn đơn vị giao hàng phù hợp, và từ đó cũng có thể theo dõi tình trạng đơn hàng và quá trình thanh toán. 

Doanh nghiệp sẽ dễ dàng lựa chọn đơn vị vận chuyển phù hợp bằng tính năng tại phần mềm quản lý 

Cập nhật trạng thái đơn hàng 

Khi chưa sử dụng hệ thống quản lý, nếu bạn muốn theo dõi trạng thái của đơn hàng, thì cách đơn giản nhất chính là liên hệ các đơn vị vận chuyển, truy cập vào trang web hoặc ứng dụng để rà soát. Tuy nhiên, điều này lại khiến bạn mất nhiều thời gian khi phải nhập từng mã vận đơn. Vì vậy, có một tính năng của phần mềm quản lý đơn hàng được tạo ra đó chính là cập nhật trạng thái đơn hàng. Với phần mềm quản lý, sau khi bạn hoàn thành đơn hàng, mọi thông tin của khách hàng cho đến trạng thái của đơn hàng đều được hệ thống cập nhật tự động. Hơn thế, ở mỗi trạng thái như: đang xử lý, đang giao hàng hoặc chờ hoàn đơn… đều có các thao tác riêng như phân công nhân viên phụ trách hay ghi chú. Việc này sẽ giúp bạn quản lý đơn hàng chuyên nghiệp hơn và tiết kiệm thời gian hơn. 

Thống kê chi phí giao hàng 

Mỗi đơn hàng tùy vào khối lượng và khu vực giao nhận mà sẽ có mức phí ship khác nhau. Để có thể biết được chi phí giao hàng, thông thường các chủ shop vẫn sẽ rà soát từng đơn hàng theo danh sách từ các đơn vị vận chuyển, ghi chép và tổng kết dưới dạng báo cáo. Cách thức này tương đối đơn giản với các shop quy mô nhỏ vì lượng đơn hàng không nhiều. Tuy nhiên, nếu như bạn mở rộng việc kinh doanh, đón lượng lớn đơn hàng từ khắp nơi và với cách thức nói trên sẽ dễ xảy ra sai sót, từ đó dẫn đến việc chênh lệch các chi phí. 

Để khắc phục tình trạng này, phần mềm quản lý đơn hàng sẽ cập nhật toàn bộ chi phí giao hàng của các đơn, cũng như sắp xếp ứng theo từng đơn vị vận chuyển. Từ đó, nhà quản lý cũng sẽ dễ dàng theo dõi các chi phí theo từng đơn hàng, kiểm soát dòng tiền chuẩn xác hơn. 

Theo dõi nguồn thu chi

Tính năng của phần mềm quản lý đơn hàng không chỉ dừng lại ở việc giúp doanh nghiệp thống kê chi phí giao hàng như đã đề cập ở trên, mà còn giúp bạn theo dõi nguồn thu chi. Khi xuất-nhập hàng hóa, hoặc chi trả cho các hoạt động marketing, các doanh nghiệp thông thường sẽ lưu trữ các hóa đơn tại email và sẽ thống kê mỗi tháng. Với cách làm này, đôi khi sẽ xảy ra sự cố như thất lạc hóa đơn, hoặc có một số hoạt động thu-chi không kịp ghi chép ,hay không có hóa đơn. Và điều này sẽ dẫn đến việc doanh nghiệp dễ xảy ra tình trạng thất thoát về tài chính. 

Để giải quyết vấn đề này, doanh nghiệp có thể cập nhật hoạt động thu-chi tại phần mềm quản lý đơn hàng và mỗi tháng hệ thống sẽ tự động thống kê với các báo cáo rõ ràng, giúp bạn cân đối và kiểm soát tài chính dễ dàng hơn. 

Phần mềm quản lý đơn hàng giúp doanh nghiệp theo dõi và cân đối thu chi tỉ mỉ và chuyên nghiệp hơn 

Tìm kiếm và sắp xếp đơn hàng dễ dàng

Với phần mềm quản lý đơn hàng, bạn sẽ khắc phục được tình trạng phải rà soát từng hóa đơn trong ứng dụng giao nhận hoặc xem lại các tin nhắn từ nhiều khách hàng để tìm kiếm các đơn hàng cũ. Cụ thể, phần mềm quản lý đơn hàng sẽ giúp bạn làm điều đó với tính năng sắp xếp, tìm kiếm, cũng như lọc đơn hàng theo các tiêu chí như: tìm theo khu vực, tìm theo các sàn TMĐT… Từ đó, bạn hoàn toàn có thể theo dõi, cũng như tìm kiếm thông tin từ các đơn hàng cũ bằng thao tác cực kỳ đơn giản khi sử dụng phần mềm quản lý. 

Quản lý hàng tồn kho 

Tính năng kế tiếp của phần mềm quản lý đơn hàng đó chính là giúp chủ doanh nghiệp quản lý hàng tồn kho. Trước đây, quản lý tồn kho sẽ là ghi chép các hoạt động xuất-nhập, hoặc lập các bảng kiểm kê hàng hóa theo tuần/tháng và đối soát các con số với nhau. Với khối lượng đơn hàng càng nhiều, cách làm thông thường này sẽ dẫn đến một số sự cố như: sai sót trong thống kê, tiêu tốn nhân lực và thời gian để thực hiện kiểm kho…

Vì vậy, khi doanh nghiệp sử dụng phần mềm quản lý, mọi hoạt động xuất-nhập hàng hóa đều được cập nhật  tại hệ thống, cùng với danh sách hàng hóa tồn kho được trình bày rõ ràng. Việc này sẽ giúp nhà quản lý nắm được tình hình hàng hóa và đưa ra quyết định chuẩn xác hơn. 

Tính năng quản lý tồn kho tại phần mềm giúp doanh nghiệp kiểm soát lượng hàng hóa bằng các báo cáo và thống kê được cập nhật liên tục 

Vừa rồi, Bizfly đã cùng bạn điểm qua những tính năng của phần mềm quản lý đơn hàng. Hy vọng những thông tin trong bài viết sẽ giúp khách hàng hiểu thêm về cách hoạt động của một phần mềm bán hàng, cũng như có các đánh giá khách quan khi lựa chọn các giải pháp cho doanh nghiệp.

Bizfly cung cấp giải pháp quản lý bán hàng đa kênh online toàn diện BizShop giúp các chủ cửa hàng online và doanh nghiệp SMEs có thể tối ưu hoạt động bán hàng online của mình. Với khả năng tích hợp công nghệ trí tuệ nhân tạo AI, BizShop có thể lọc các tin nhắn spam, xác định tính tiêu cực trong đoạn hội thoại với khách hàng, cảnh báo số lượng hàng tồn và dự báo sản phẩm đang lên xu hướng...

Tìm hiểu thêm về Bizfly BizShop tại đây: https://bizfly.vn/giai-phap/giai-phap-quan-ly-ban-hang-bizshop.html