6 yếu tố tạo nên một sự kiện thành công

Một sự kiện thành công là sự kiện không chỉ truyền tải được thông điệp nhà tổ chức mong muốn mà còn gây ấn tượng sâu sắc với khách hàng. Cùng Bizfly điểm qua 6 yếu tố tạo nên thành công của sự kiện mỹ mãn mà bất cứ đơn vị tổ chức sự kiện nào cũng cần lưu ý.

Chủ đề tổ chức sự kiện

Trong bất kỳ sự kiện nào chủ đề là yếu tố cốt lõi để định hình toàn bộ sự kiện. Việc lựa chọn 1 chủ đề “đắt giá” góp phần tạo nên thành công của sự kiện. Để tìm được chủ đề thành công, người tổ chức cần hiểu rõ khách hàng của mình như: họ muốn gì, sự kiện nhằm mục đích gì, khách mời là những ai, tâm lý khách mời là gì… để tạo chủ đề bám sát mục tiêu được đề ra.

Xác định concept sự kiện là gì?

Kịch bản hấp dẫn

Bên cạnh chủ đề, yếu tố tạo nên thành công của sự kiện mỹ mãn phải kể đến một kịch bản hấp dẫn.

Kịch bản hay và rõ ràng tạo nên thành công của sự kiện

Chất lượng nội dung là yếu tố tiên quyết đánh giá độ thành công của một sự kiện. Kịch bản tổ chức sự kiện hay, nội dung trình bày rõ ràng, hấp dẫn giúp không những truyền tải thông điệp sự kiện mà còn để lại ấn tượng sâu sắc cho người tham dự. Để làm được điều đó đòi hỏi khả năng dẫn dắt tốt, nắm bắt được tâm lý khách hàng, kỹ năng kiểm soát tình huống phát sinh..Tất cả tạo nên một sự kiện thành công.Trên thực tế nhiều khách hàng có khuynh hướng “an toàn” thường chọn cách gây ấn tượng bằng kịch bản thay vì các yếu tố khác vì họ lo sợ sự sáng tạo quá độ có thể dẫn đến rủi ro không kiểm soát được.

Thiết kế nhận diện sự kiện ấn tượng

Hình ảnh thiết kế là điểm “chạm” đầu tiên khi khách hàng tiếp xúc với sự kiện do đó cần phải được chuẩn bị kỹ lưỡng. Hình ảnh thiết kế độc đáo chuyên nghiệp tạo hiệu ứng mạnh về thị giác, đôi khi chúng còn có sức mạnh truyền tải to lớn hơn cả ngôn từ.Thông qua những thiết kế ấn tượng, khách hàng phần nào được truyền tải thông điệp của sự kiện. Do đó, hình ảnh, banner, backdrop sự kiện cần phải được chăm chút, thể hiện được ý tưởng, chủ đề của sự kiện nhằm gây ấn tượng với khách tham dự.

Thiết kế nhận diện thương hiệu phải truyền tải được ý nghĩa

Key moment” đắt giá”

Có thể nói key moment “đắt giá” là yếu tố tạo nên thành công của sự kiện mỹ mãn, tạo khoảnh khắc “vỡ òa” trong tâm trí người tham dự. Đây là điều mà những người tổ chức sự kiện luôn hướng đến khi lên kế hoạch cho sự kiện nhằm thu hút, gây bất ngờ cho khán giả, tạo điểm nhấn trong tâm trí khán giả. Một sự kiện không có khoảnh khắc ấn tượng dễ bị bão hòa, gây nhàm chán cho người xem.

Khoảnh khắc ấn tượng ghi dấu ấn trong tâm trí khách hàng

Địa điểm phù hợp

Địa điểm tổ chức đóng vai trò quan trọng tạo nên thành công của sự kiện. Trên thực tế nhiều sự kiện được thiết kế nội dung rất tốt nhưng dịch vụ tệ, không gian chật hẹp khiến khách mời có ấn tượng xấu về sự kiện. Ngược lại, nếu chọn địa điểm phù hợp, mang lại cảm giác thoải mái cho khách mời như không gian cao cấp, thức ăn ngon, dịch vụ hoàn hảo.. thứ đọng lại trong tâm trí họ lúc này chỉ là những khoảnh khắc ấn tượng của sự kiện mà dễ dàng bỏ qua những lỗi nhỏ nhặt trong suốt quá trình sự kiện diễn ra.

Địa điểm tổ chức phù hợp khiến khách mời dễ dàng bỏ qua lỗi nhỏ trong sự kiện

 Xem thêm:  Top công ty tổ chức sự kiện uy tín và chuyên nghiệp nhất tại Việt Nam

Đón tiếp khách mời chỉn chu

Việc đón tiếp khách mời chỉnh chu không chỉ là chào đón khách tại sảnh tiệc mà còn là quá trình chuẩn bị các điều kiện thuận lợi nhất cho khách mời để tham gia sự kiện.Những công việc này bao gồm việc làm thế nào để khách đến sự kiện một cách dễ dàng như đính kèm thiệp mời sơ đồ đường đi với các điểm mốc dễ nhận dạng, chỉ dẫn khu vực đỗ xe; bố trí nhân sự đón tiếp tại sảnh tiệc để chỉ dẫn, chào đón khách và giúp họ đến đúng chỗ. Việc đón tiếp khách chỉnh chu thể hiện sự chuyên nghiệp của người tổ chức, sự nồng nhiệt của chủ tiệc, từ đó gây ấn tượng với khách mời.

Đón tiếp khách mời chu đáo giúp sự kiện chuyên nghiệp hơn

Như vậy Bizfly đã chia sẻ bạn 6 yếu tố tạo nên thành công của sự kiện mỹ mãn mà bất kỳ người tổ chức nào cũng cần lưu ý để đảm bảo chất lượng của sự kiện, tạo được ấn tượng sâu sắc đối với khách tham dự. Kế hoạch càng được chuẩn bị kỹ lưỡng bao nhiêu thì càng hạn chế được sơ suất, sự kiện càng thành công bấy nhiêu.