Hướng dẫn xây dựng bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện chi tiết

Lập bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện là việc quan trọng mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng cần phải thực hiện khi lên kế hoạch tổ chức sự kiện cho công ty. Để hiểu rõ hơn về vai trò các cách thức thiết lập bảng dự trù kinh phí sự kiện, mọi người hãy xem ngay nội dung được Bizfly chia sẻ ngay sau đây từ đó tối ưu chi phí hiệu quả nhất cho mình.

Vai trò của bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện 

Trong quá trình vận hành doanh nghiệp, chi phí luôn là mối quan tâm hàng đầu trong mọi hoạt động của công ty. Bài toán giữa chi phí và lợi nhuận, chi tiêu sao cho hiệu quả và đúng mục đích luôn khiến chủ doanh nghiệp phải đau đầu. Tổ chức sự kiện là hoạt động diễn ra định kỳ hoặc thường xuyên của doanh nghiệp và luôn tốn một khoản chi phí không nhỏ.

Vì thế, xây dựng bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện là điều cần thiết để doanh nghiệp không rơi vào tình trạng thâm hụt ngân sách.

Bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện là nơi chứa đựng toàn bộ các khoản chi tiêu bắt buộc phải có hoặc dự kiến sẽ chi khi tổ chức hoạt động bất kì. Người lập bảng này không chỉ phải đưa ra chi phí tổng thể mà còn cần nêu chi tiết giá tiền của từng đầu mục công việc nhỏ và cả vấn đề phát sinh. Vì thế, bảng chi phí này cần được trình bày rõ ràng, chi tiết, minh bạch và đảm bảo không có bất cứ sai sót nào.

Vai trò của bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện 

Khi dự trù kinh phí trước khi tổ chức sự kiện, doanh nghiệp hoặc người tổ chức sẽ đạt được nhiều lợi ích như:

• Hạn chế tối đa những rủi ro thiếu hụt ngân sách tổ chức chương trình.
• Tăng tỷ lệ tổ chức thành công sự kiện, tránh xảy ra sai sót. Điều này sẽ giúp sự kiện để lại ấn tượng tốt trong mắt khách hàng, toàn thể nhân viên hoặc ban lãnh đạo công ty.
• Tránh lãng phí ngân sách doanh nghiệp và tiết kiệm chi phí khi không phải chi thêm những khoản không có trong kế hoạch ban đầu.
• Giúp người xét duyệt hình dung rõ hơn về kế hoạch tổ chức sự kiện.

Các bước lập bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện cần phải có

Event Proposal hiểu đơn giản là bản đề xuất, trình bày về ý tưởng của sự kiện. Nó bao gồm phong cách trang trí, số lượng khách mời, timeline sự kiện… Đây cũng là yếu tố quan trọng, nền tảng cốt lõi cho sự thành công và thu hút của chương trình. Tương tự như việc lập bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện thì soạn thảo proposal cũng tốn không ít thời gian.

Người viết cần diễn đạt, trình bày sao cho người đọc hiểu được ý tưởng mình muốn triển khai là gì. Về cơ bản, một proposal sẽ có bố cục bao gồm:

• Mục đích tổ chức sự kiện: Phần này cần trình bày ngắn gọn, bao quát mục đích diễn ra chương trình.
• Thông tin sự kiện: Cần nêu rõ địa điểm, thời gian tổ chức, số lượng người tham gia, yêu cầu trang phục…
• Kịch bản chương trình: Cần có nội dung chi tiết chương trình, vai trò của từng người trong ban tổ chức, thời gian của từng phần trong khung chương trình.
• Thiết kế: Một sự kiện thông thường sẽ có các ấn phẩm thiết kế như backdrop, banner, trang trí sân khấu, photobooth, hashtag, standee…
• Quá trình thực hiện: Proposal cũng cần chỉ rõ vị trí của từng người, kịch bản nói của MC, form mẫu nếu cần.
• Hình ảnh minh họa: Không nên chỉ trình bày proposal bằng text, người đọc sẽ rất khó có thể hình dung những gì người tổ chức chương trình sẽ triển khai. Sử dụng hình ảnh sẽ giúp ý tưởng trở nên cụ thể hóa và bất cứ ai xem cũng dễ dàng hiểu được.

Các bước lập bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện cần phải có

Thiết lập danh sách các hạng mục xây dựng sự kiện

Một sự kiện dù lớn hay nhỏ để hoàn thiện cũng cần rất nhiều hạng mục công việc nhỏ tạo thành. Với lẽ đó, không phải ai cũng có khả năng ghi nhớ, thực hiện hoàn hảo mà không cần nhắc nhở hay phạm lỗi dù là nhỏ nhất. Việc sử dụng checklist hay còn gọi là danh sách các hạng mục công việc là điều cần thiết để tránh những thiếu sót không đáng có.

Hãy chuẩn bị cho mình một quyển sổ hoặc ghi chú trên điện thoại các khoản chi phí cần có. Khi mọi người hoàn thiện hoặc ứng xong khoản chi phí nào hãy tick đã hoàn thành. Khi nhìn vào danh sách này, mọi người cũng hiểu rõ cái gì đã xong và chưa thực hiện để biết các bước cần làm tiếp theo của bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện.

Ước tính kinh phí phát sinh cho những rủi ro

Có một thực tế là, dù mọi người có chuẩn bị kĩ lưỡng đến đâu thì vẫn có khả năng mọi việc đi chệch hướng, dẫn đến những phát sinh không mong muốn. Với bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện, mọi người cần suy nghĩ và ước tính khoản chi phí phát sinh này. Theo thống kê, một sự kiện khi tổ chức, doanh nghiệp cần dự trù tối thiểu 5% cho chi phí phát sinh trên tổng số tiền cần chi. Với sự kiện lớn thậm chí số tiền cần chuẩn bị sẽ lớn hơn để đảm bảo có thể giải quyết được mọi vấn đề xảy ra.

Hoàn thành tổng kinh phí dự trù

Khi mọi người thực hiện đến bước này nghĩa là mọi việc đang dần hoàn tất. Việc cuối cùng cần làm đó là biến các số liệu đã tìm hiểu dưới dạng file mềm và trình bày khoa học, có sự liên kết để người kiểm duyệt theo dõi. Bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện này cần chứa đầy đủ những hạng mục công việc đã nêu ở trên.

Tùy doanh nghiệp mà sẽ có những form mẫu chi phí, đề nghị tạm ứng, kế hoạch, kịch bản khác nhau. Nếu công ty không có sẵn form, mọi người cần tham khảo thông tin trên internet và trình bày sao cho dễ hiểu, rõ ràng nhất.

Mọi người thể quan tâm: Tổ chức sự kiện cần những gì? 11 công việc cần làm khi tổ chức sự kiện

Mẫu bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện chi tiết

Với những người có kinh nghiệm lâu năm trong nghề tổ chức chương trình thì việc lên bảng dự trù chi phí tổ chức sự kiện không gặp khó khăn. Tuy nhiên, nếu là dân mới vào nghề, mọi người có thể cần một vài mẫu để tham khảo. Đừng bỏ qua những ví dụ sinh động được Bizfly tổng hợp ngay dưới đây:

Mẫu bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện chi tiết

Nhìn chung, tùy vào quy mô của sự kiện mà bảng dự trù kinh phí cần mức độ chi tiết khác nhau. Mọi người có thể xem đây là căn cứ và có sự chuẩn bị chu đáo hơn cho việc tổ chức sự kiện của công ty mình.

Những lưu ý và kinh nghiệm khi xây dựng bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện

Để sự kiện diễn ra suôn sẻ nhất, mọi người đừng quên lưu lại những điều cần nhớ. Đó sẽ là kinh nghiệm quý báu để xây dựng bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện cho những lần sau này:

• Thông thường, sự kiện thường được tổ chức ngoài trời. Mọi người cần chắc chắn dự báo thời tiết đẹp đủ để tổ chức chương trình. Nếu thời gian thực hiện trùng vào ngày thời tiết xấu cần có sự chuẩn bị phù hợp như dự trù thêm ô, quạt, phông bạt… 
• Suy nghĩ và lên phương án cho những tình huống xấu có thể xảy ra như: có vấn đề ở khâu kỹ thuật, thiếu người trong ban tổ chức, MC không đến, ấn phẩm truyền thông hỏng….
• Trong trường hợp mặc dù đã dự trù kinh phí những thực tế vẫn vượt ngân sách, mọi người cần xin ý kiến cấp trên và đề xuất phương án giải quyết.

Như vậy, Bizfly đã chia sẻ với doanh nghiệp những thông tin chi tiết và hữu ích về bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện. Hy vọng với tất cả những gì đã chia sẻ sẽ giúp mọi người không gặp những vấn đề phát sinh và tổ chức một chương trình thành công rực rỡ