Event Proposal là gì? Cách viết đề xuất Event Proposal chuyên nghiệp

Một trong những yếu tố đầu tiên của nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp là phải viết được Event Proposal hoàn chỉnh. Tuy nhiên, nếu còn đang loay hoay chưa biết phải hoạch định chiến lược và triển khai kế hoạch như thế nào, hãy cùng Bizfly khám phá trong bài viết dưới đây.

Event Proposal là gì?

Proposal được hiểu là đề xuất, Event Proposal là đề xuất sự kiện. Nghĩa là một bản kế hoạch trình bày đầy đủ ý tưởng, cách thực hiện một sự kiện bất kì. Với mẫu đề xuất sự kiện chuyên nghiệp và chuẩn xác, khách hàng hoặc đối tác sẽ hình dung được sự kiện sẽ diện ra như thế nào để đưa ra phản hồi. Event Proposal thường được trình bày dưới dạng words, excel hoặc powerpoint.

Event Proposal được trình bày dưới nhiều dạng khác nhau

Event Proposal đóng vai trò rất quan trọng đối với sự kiện. Nó được coi như nền móng và yếu tố chính giúp sự kiện thành công và ghi dấu ấn với khách mời. Để thực hiện Event Proposal cần có thời gian và công sức chuẩn bị kĩ càng.

Một bản đề xuất sự kiện thành công phụ thuộc vào nhiều yếu tố. Trong đó, nó cần phải phản ánh đúng thực tế sẽ diễn ra với những dẫn chứng cụ thể. Cách truyền tải nội dung cũng chiếm phần quan trọng bởi nó giúp người nghe hiểu được bạn đang triển khai cái gì.

Với người thực hiện Event Proposal, cần phải thực hiện qua nhiều công đoạn khác nhau. Bắt đầu từ việc tiếp nhận những yêu cầu mà khách hàng đưa ra, lắng nghe mục đích của sự kiện đồng thời thuyết phục được họ thực hiện theo mẫu đề xuất người viết đưa ra.

Chính bởi vì công việc này có ý nghĩa quan trọng, quyết định thành công của sự kiện mà một nhà Event Proposal cần đáp ứng những tiêu chuẩn khắt khe và những kĩ năng cần thiết. Họ phải là người có đầu óc nhạy bén, linh hoạt và am hiểu về tổ chức sự kiện.

>> Xem thêm: 6 yếu tố tạo nên một sự kiện thành công

Cách viết Event Proposal chuyên nghiệp hấp dẫn 

Để viết được một Event Proposal thành công, mọi người có thể tham khảo những lưu ý dưới đây:  

Kể một câu chuyện

Một câu chuyện có cách kể hấp dẫn, lôi cuốn sẽ hơn những gạch đầu dòng và hạng mục cứng nhắc, khô khan. Khi mọi người kể một câu chuyện, người nghe sẽ cảm nhận được tính chất nghệ thuật và sự đầu tư của Event Proposal. Từ đó, dễ dàng bị thuyết phục theo kế hoạch mà người tổ chức đưa ra.

Mọi người có thể lồng ghép các hạng mục có trong timeline một cách khéo léo trong câu chuyện và khiến khách hàng hiểu được thông điệp một cách tự nhiên.

Đặt mục tiêu rõ ràng

Mục tiêu rõ ràng là yêu cầu tiên quyết đối với một Event Proposal. Phần này, mọi người nên cân nhắc, dựa trên hiểu biết về mục đích tổ chức sự kiện và thông điệp khách hàng hướng tới. Trong trường hợp người đưa ra yêu cầu không biết thông điệp là gì thì người lập kế hoạch cần định hướng toàn bộ hoạt động của sự kiện.

Tuy nhiên, ban tổ chức cần đưa ra mẫu đề xuất phù hợp, dưới sự tham vấn của khách hàng để tránh lệch với yêu cầu ban đầu đề ra.

Đặt tên nhóm proposal

Giữ vô vàn các công việc mà người tổ chức sự kiện cần thực hiện và các khách hàng khác nhau, để đảm bảo không bị nhầm lẫn, mọi người cần đặt tên nhóm proposal. Điều này sẽ giảm thiểu tối đa sai lệch trong quá trình lập kế hoạch, gây mất thiện cảm với khách hàng. Đồng thời, cách sắp xếp này đảm bảo khoa học, rõ ràng để mọi người kiểm soát tốt hơn các công việc của mình.

Đặt mình vào vị trí của người đọc

Trong quá trình viết Event Proposal, mọi người cần đặt mình vào vị trí người đọc để có cách dẫn dắt, trình bày dễ hiểu, logic. Điều quan trọng là nội dung chương trình cần hướng đến khách hàng, lấy khách hàng làm trung tâm.

Khi làm được điều này thì nhà tổ chức sự kiện đã nắm chắc cơ hội được thực hiện theo ý tưởng của mình. Hãy cho khách hàng thấy, bạn đáp ứng được tất cả những gì họ muốn và cần.

Người viết Event Proposal cần hiểu rõ khách hàng

Viết về kinh nghiệm của bản thân

Đây là phần cuối thường có trong một Event Proposal, là nơi mọi người đưa ra tất cả thông tin của đơn vị tổ chức nhằm thuyết phục khách hàng lựa chọn. Để thực hiện được mục tiêu này, bạn cần hiểu khách hàng muốn gì, còn băn khoăn điều gì và thỏa mãn họ. Ngoài ra, đưa những đặc điểm của đơn vị mình nổi trội hơn so với đối thủ sẽ ghi điểm đáng kể trong mắt khách hàng.

Bố trí hậu cần

Trong các bộ phận tổ chức sự kiện thì hậu cần là đơn vị đóng vai trò rất quan trọng. Họ sẽ là người hỗ trợ cho tất cả các bộ phận khác hoàn thành trách nhiệm của mình đồng thời giải quyết những vấn đề phát sinh. Trong Event Proposal cần trình bày rõ cách sắp xếp hậu cần sao cho khoa học, hợp lý và sẵn sàng giải quyết mọi vấn đề có thể xảy ra.

Minh bạch về ngân sách

Ngân sách là vấn đề nhạy cảm và quyết định đến uy tín của đơn vị tổ chức sự kiện với khách hàng. Một điều tối kị khi tổ chức sự kiện là không minh bạch về các khoản chi phí, gây mất lòng tin với doanh nghiệp. Do vậy, trong Event Proposal cần kê khai rõ những khoản chi và con số dự trù so với thực tế không nên chênh lệch quá nhiều.

Mẫu đề xuất sự kiện

Về cơ bản, mẫu đề xuất sự kiện cần đảm bảo những phần sau:

• Phần 1: Giới thiệu

• Phần 2: Đặt khách hàng làm trung tâm

• Phần 3: Diễn tả chi tiết nội dung chương trình theo yêu cầu của khách hàng.

• Phần 4: Những thế mạnh chuyên môn và kinh nghiệm của đơn vị tổ chức.

Nội dung của Event Proposal có thể không cần quá dài nhưng phải đầy đủ các ý trên theo trình tự cho sẵn.

Mẫu Event Proposal

Ví dụ về đề xuất sự kiện

Vào năm 2015 - 2016, Cocacola từng đứng trước khủng hoảng khi nhiều đại lý rời bỏ và thị phần rơi vào tay đối thủ. Trong tình hình đó, ông chủ của hãng đồ uống nổi tiếng này đã tổ chức sự kiện với tên gọi “Thắp lửa niềm tin’”. Mục tiêu của Event Proposal này là kết nối lại niềm tin và thuyết phục các đại lý trở thành khách hàng của công ty. 

Lấy biểu tượng ngọn lửa làm hình ảnh xuyên suốt chương trình, Cocacola đã thành công trong việc truyền tải thông điệp và đánh vào tâm lý khách hàng, thuyết phục họ mở rộng thị phần công ty. Từ đó, Cocacola đã lấy lại thị phần và vượt qua nhiều đối thủ nặng ký khác.

Trên đây là các cách viết Event Proposal hấp dẫn và ví dụ minh họa để bạn đọc hiểu rõ hơn về khái niệm này. Hy vọng những thông tin trên là hữu ích và giúp mọi người tổ chức một sự kiện thành công, hấp dẫn.