Event là gì và tầm quan trọng của tổ chức Event trong hoạt động Marketing

Là một trong những công cụ đắc lực và hiệu quả trong hoạt động marketing, event được biết đến rộng rãi và nhiều doanh nghiệp áp dụng để tình hình kinh doanh cải thiện mạnh mẽ. Vậy cụ thể, Event là gì? Và tầm quan trọng của tổ chức Event trong hoạt động Marketing đối với doanh nghiệp là như thế nào?

Để giải đáp vấn đề trên, hãy cùng Bizfly tìm hiểu ngay trong bài viết dưới đây.

Event là gì? 

Event hay còn được gọi là sự kiện, là hoạt động quy tụ nhiều người tham gia trong một mốc thời gian và không gian cụ thể được diễn ra trực tiếp hay hình thức online tuỳ theo mục đích và nhu cầu của người tổ chức sự kiện. Các marketer thường áp dụng event như một chiến lược kinh doanh để quảng bá thương hiệu, dịch vụ hay sản phẩm của họ với sự tham gia của khách hàng và các nhà tài trợ.

Các loại hình thức Event phổ biến hiện nay 

Để tìm hiểu về thuật ngữ "event là gì" thì bạn nên điểm qua một số hình thức event phổ biến nhất hiện nay.

• Event Khách hàng: Các sự kiện khách hàng được xem là một hoạt động marketing của doanh nghiệp, thường là những buổi tri ân, họp báo hoặc giới thiệu sản phẩm. Để có thể xây dựng được một event tốt thì nên có quảng cáo, các chương trình khuyến mãi và tặng quà cho khách hàng tham gia.
• Event Doanh nghiệp: Các sự kiện doanh nghiệp thường là các hội nghị, hội thảo hay lễ khai trương mang tính chất nội bộ nhưng có những tác động đến quảng cáo thương hiệu của doanh nghiệp.
• Event phi lợi nhuận: Là loại hình được tổ chức với mục đích quyên góp tiền, từ thiện hay những lễ hội để khơi dậy lòng nhân ái của người tham gia và quảng bá thương hiệu cho doanh nghiệp hoặc địa phương.

Bizfly Email - Giải pháp gửi Email Marketing tự động theo kịch bản có sẵn giúp doanh nghiệp tiếp cận khách hàng tối ưu

Đăng ký

Tổ chức Event là gì? 

Tổ chức event là cách mà bạn lên kế hoạch, xây dựng và triển khai một sự kiện hấp dẫn để thu hút lượng lớn người quan tâm và tham gia và biết đến doanh nghiệp theo mục đích của người tổ chức sự kiện. Ví dụ như quảng bá hình ảnh, sản phẩm, thương hiệu của doanh nghiệp và mở rộng lượng khách hàng tiềm năng giúp tăng doanh thu cho doanh nghiệp.

Tầm quan trọng của tổ chức Event trong hoạt động Marketing 

Hầu hết các doanh nghiệp đều ứng dụng event - chiến lược marketing hiệu quả trong các hoạt động quảng bá bởi họ hiểu được tầm quan trọng của nó.

• Tổ chức event trong hoạt động marketing chính là cách tốt nhất và hiệu quả nhất giúp các doanh nghiệp có thể đạt được mục đích và mục tiêu kinh doanh của mình.
• Tổ chức một kế hoạch event marketing sẽ giúp doanh nghiệp của bạn nổi bật hơn so với đối thủ nhờ tính tương tác cao.
• Kết hợp chiến dịch event marketing và chiến dịch Digital Marketing giúp doanh nghiệp có thể tạo ra mối quan hệ lâu dài và có ý nghĩa hơn đối với người mua hàng.

Xem thêm: Digital Marketing là gì? 10 hình thức Digital Marketing phổ biến hiện nay

Các công việc trong hoạt động tổ chức Event 

Để có thể tổ chức được một sự kiện hiệu quả theo đúng mục đích của người tổ chức, ngoài việc bạn phải hiểu được event là gì thì những công việc cần thực hiện trong hoạt động này là không thể bỏ qua.

• Bước 1: Lên kế hoạch triển khai: Việc đầu tiên mà bạn cần thực hiện chính là lên kế hoạch cho một sự kiện. Các nội dung cần có đầy đủ nội dung, thời gian và số lượng người tham gia sự kiện để người tổ chức có căn cứ để thực hiện các hạng mục chi tiết và cụ thể.
• Bước 2: Dự trù chi phí: Người tổ chức sự kiện sau khi lên kế hoạch cần có nhiệm vụ tổng hợp các chi phí cần thiết và phân bố chi phí cho các khoản mục sao cho hợp lý và chính xác nhất để tránh lãng phí.
• Bước 3: Lên danh sách khách mời: Khách hàng sẽ là những nhân tố có ảnh hưởng không nhỏ đến sự kiện. Vì vậy, việc bạn lên danh sách khách mời sẽ giúp xác định được nhu cầu, đặc điểm của khách hàng để giúp chu toàn trong công tác tổ chức.
• Bước 4: Xây dựng kịch bản: Xây dựng kịch bản là bước không thể thiếu để giúp sự kiện được diễn ra theo đúng kế hoạch. Kịch bản càng chi tiết thì mức độ thành công của sự kiện càng cao.
• Bước 5: Phân chia công việc: Với nhiều hạng mục cần phải thực hiện trong một buổi event, người điều hành cần phân chia công việc cho từng hạng mục một cách hợp lý và quản lý tiến độ làm việc của từng danh mục.
• Bước 6: Tổ chức Event: Bước cuối cùng chính là thành quả của 5 bước nói trên. Mọi công việc cần thực hiện theo đúng những gì mà kế hoạch đã đưa ra và phải xử lý những vấn đề phát sinh một cách khéo léo.

Một số lưu ý giúp tổ chức Event thành công 

Để có thể tổ chức được một event thành công và nhận được nhiều lợi ích, bạn không những phải hiểu được event là gì mà còn phải chú ý một số những lưu ý sau.

• Tìm kiếm địa điểm tổ chức thích hợp: Sau khi đã có quyết định được ngày tổ chức event, bạn cần phải tìm kiếm và ấn định được địa điểm phù hợp để tổ chức. Bên cạnh đó, bạn cần nhanh chóng hoàn thành các thủ tục và hợp đồng cần thiết để giữ chỗ.
• Thông điệp truyền tải hợp lý: Để sự kiện được diễn ra thành công, bạn nên chú trọng nhiều vào nội dung truyền tải của mình sao cho vừa đủ thu hút, hấp dẫn người đọc vừa thông báo một cách đầy đủ nhất những thông tin cần thiết liên quan đến sự kiện.
• Có phương án B cho mọi tình huống: Một sự kiện khi được tổ chức sẽ không lường trước được những vấn đề có thể phát sinh. Chính vì vậy mà bạn nên chuẩn bị các kế hoạch dự phòng cho mọi tình huống để đảm bảo sự kiện được diễn ra suôn sẻ.
• Không vượt ngân sách đề ra: Ngân sách cho mỗi sự kiện là có hạn, vì vậy người tổ chức, hay người điều hành sự kiện cần phải tính toán, chi tiêu 1 cách hợp lý và không được vượt qua số chỉ tiêu ngân sách quy định.

Các tiêu chí đánh giá thành công của một Event 

Ngoài các lưu ý, hay khái niệm event là gì thì bạn cũng nắm rõ được các tiêu chí đánh giá sự thành công của event phía dưới đây.

• Mức độ hài lòng của khách tham gia: Dù mục tiêu của sự kiện mà bạn tổ chức là gì nhưng mức độ hài lòng của khách hàng là tiêu chí vô cùng quan trọng. Bạn phải nắm rõ được chắc chắn các số liệu cụ thể về mức độ hài lòng của khách tham dự bằng cách: Điểm hài lòng = %số người hài lòng - %số người không hài lòng.
• Được đề cập trên nhiều phương tiện truyền thông: Ngày nay, các sự kiện thường đi đôi với các phương tiện truyền thông xã hội. Việc đề cập các phương tiện truyền thông xã hội là rất quan trọng cho sự thành công của sự kiện cũng như đảm bảo khả năng tiếp cận đến khách hàng toàn cầu của thương hiệu.
• Tỷ lệ khách hàng chuyển đổi: Với nỗ lực và chiến lược tổ chức event marketing, bạn cần theo dõi những khách hàng tiềm năng đủ điều kiện và dẫn đến một sự thoả thuận hợp đồng để tăng tỷ lệ ROI chuyển đổi.
• Sự tương tác của khách tham dự: Một trong những dấu hiệu để bạn có thể nhận định được rõ ràng nội dung sự kiện có mang lại giá trị cho người tham dự hay không thông qua sự tương tác của người tham dự. Vì vậy, bạn cần theo dõi mức độ tham gia của họ để xây dựng mối quan hệ với khách hàng tốt hơn.

Trên đây là những nội dung và thông tin cơ bản nhất mà Bizfly muốn cung cấp để bạn có thể hiểu được một cách rõ ràng nhất event là gì cũng như tầm quan trọng, các công việc phải làm, lưu ý và các tiêu chí để đánh giá sự thành công của event. Hy vọng, đó là những thông tin cần thiết mà bạn đang tìm kiếm.