Virtual Event là gì? 7 ý tưởng tổ chức sự kiện trực tuyến ấn tượng

Sự phát triển của khoa học - công nghệ và trí tuệ nhân tạo đã mở đường cho nhiều loại hình sự kiện độc đáo và chuyên nghiệp ra đời. Trong đó, Virtual Event là kiểu sự kiện được nhiều doanh nghiệp đánh giá cao nhất về mức độ hiệu quả. Vậy, Virtual Event là gì? Cùng Bizfly khám phá chi tiết về loại sự kiện này ngay sau đây. 

Virtual Event là gì?

Virtual Event (Sự kiện ảo) là những sự kiện được tổ chức dưới hình thức trực tuyến thông qua việc ứng dụng các công nghệ như: thực tế ảo (VR), thực tế tăng cường (AR) để người tham dự có thể tương tác, gặp gỡ và trao đổi một cách chân thực trên môi trường giả lập được kết nối bởi điện thoại, laptop hoặc kính VR. 

Các sự kiện ảo Virtual Event vẫn được phân định ngày, giờ và chương trình như các sự kiện offline nhưng điều khác biệt là chúng diễn ra trên nền tảng internet. Thông qua đó, ban tổ chức sẽ kết hợp giữa các nguồn dữ liệu như: ảnh, media, tài liệu,... để phát live trực tiếp và phát tán dữ liệu đã được biên tập sẵn để gửi gắm thông điệp đến người tham dự. 

Một số ứng dụng thường được các doanh nghiệp ứng dụng để tổ chức sự kiện Virtual Event bao gồm: Youtube, Tiktok, Facebook, Zoom, Google Drive,.... Các ngành nghề, lĩnh vực phù hợp với các sự kiện ảo có thể kể đến như: xe hơi, du lịch, công nghệ, nội thất, triển lãm,... 

Virtual Event là gì?

Những loại hình Virtual Event (Sự kiện trực tuyến)

Bốn loại hình Virtual Event đang được rất nhiều công ty/doanh nghiệp ứng dụng phổ biến nhất bao gồm: 

Sự kiện Live and Recorded

Live and Recorded là loại hình Virtual Event sẽ kết hợp giữa việc phát trực tiếp và truyền tải các nguồn dữ liệu đã được chuẩn bị sẵn đến người tham dự. Trong đó, chương trình phát Live và phát nguồn dữ liệu có sẵn được phân chia theo tỷ lệ 70:30. 

Sự kiện Recorded

Loại hình sự kiện này thường được ban tổ chức biên tập và ghi hình sẵn nên chỉ cần phát lại vào thời gian diễn ra sự kiện nhằm gia tăng trải nghiệm, hạn chế sự cố phát sinh khi tổ chức so với các hình thức truyền thống.

Những loại hình Virtual Event (Sự kiện trực tuyến) phổ biến hiện nay

Sự kiện trên website

Đây là loại hình Virtual Event sẽ được triển khai tổ chức trên landing page, microsite của website doanh nghiệp giúp người tham dự có thể thảo luận và tìm kiếm thông tin về sản phẩm, dịch vụ mà doanh nghiệp cung cấp trong buổi phát trực tiếp.

Sự kiện ảo kết hợp

Đây là giải pháp kết hợp giữa sự kiện ảo trực tiếp và trực tuyến để mang lại những trải nghiệm trọn vẹn nhất cho khách mời tham dự. Hình thức này phù hợp với một số loại hình như triển lãm, hội chợ, lễ ra mắt sản phẩm, các buổi hòa nhạc,... 

Lợi ích của Virtual Event đối với doanh nghiệp

Sự kiện ảo có thể mang lại vố số lợi ích lớn cho các công ty, doanh nghiệp như: 

Virtual Event giúp tối ưu chi phí

Sự kiện ảo là giải pháp giúp các công ty/doanh nghiệp tiết kiệm được một khoản phí khổng lồ vì không cần đầu tư cho địa điểm tổ chức, phí đi lại, ăn uống, nhân lực,... như cách triển khai sự kiện offline.

Mở rộng tệp khách hàng, tối ưu tương tác

Bất cứ ai trên thế giới cũng có thể tham gia Virtual Event chỉ cần có thiết bị kết nối internet hoặc kính thực tế ảo VR/AR. Như vậy, sự kiện ảo sẽ là giải pháp loại bỏ mọi rào cản về địa lý giúp công ty/doanh nghiệp lan tỏa sản phẩm/dịch vụ và tiếp cận được nhiều đối tượng khách hàng tiềm năng hơn.

Lợi ích của Virtual Event đối với doanh nghiệp

Giảm thiểu nguy cơ bùng phát dịch bệnh

Sự kiện ảo là giải pháp bảo vệ sức khỏe khách mời và giảm thiểu nguy cơ bùng phát các dịch bệnh như: Covid-19, Cúm B,... một cách tối ưu. Bởi lẽ, người tham dự có thể ngồi tại nhà, văn phòng, quán cafe, công viên,... mà vẫn có thể trải nghiệm trọn vẹn toàn bộ sự kiện. 

Không bị hạn chế giới hạn khách mời

Do được tổ chức trên nền tảng trực tuyến nên Virtual Event không giới hạn khách mời tham dự như sự kiện offline. Chỉ cần có thiết bị kết nối internet thì người dùng ở mọi đất nước, phạm vi và lãnh thổ đều có thể gia nhập tham dự sự kiện. 

Có thể mọi người quan tâm: Tổ chức sự kiện online là gì? Top 4 hình thức sự kiện online nổi bật

Các yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng Virtual Event

Để một sự kiện ảo đảm bảo chất lượng và phát huy được tối đa hiệu quả thì đơn vị tổ chức cần chú ý đến các yếu tố sau: 

• Mặc dù không được tổ chức trực tiếp nhưng sự kiện ảo vẫn cần một kế hoạch hoàn hảo để lên ý tưởng, concept, kịch bản,... phù hợp với mục tiêu của doanh nghiệp. 
• Đơn vị tổ chức Virtual Event nên thuê MC, KOL nổi tiếng,... để PR truyền thông cho sự kiện trên đa nền tảng nhằm thu hút được đông đảo khách mời tham dự hơn.
• Muốn sự kiện chất lượng và tạo hiệu ứng truyền thông cao, đơn vị tổ chức cần có một ekip chuyên nghiệp gồm: đạo diễn âm thanh - hình ảnh, quay phim, editor, content sáng tạo, nhân viên thiết bị,...
• Doanh nghiệp nên khảo sát và nghiên cứu thói quen của khách hàng mục tiêu để chọn ra thời điểm tổ chức sự kiện phù hợp nhất. 
• Đảm bảo các thiết bị, đường truyền phục vụ sự kiện luôn ổn định và không xảy ra trục trặc. 

7 ý tưởng tổ chức sự kiện trực tuyến Virtual Event ấn tượng

Tham khảo 7 ý tưởng tổ chức Virtual Event dưới đây để xây dựng cho công ty/doanh nghiệp một sự kiện độc đáo, ấn tượng và thu hút:

Tổ chức Concert

Các concert biểu diễn ca nhạc với sự tham gia của các nghệ sĩ được tổ chức qua Facebook, Tiktok, Youtube hoặc Zoom là giải pháp tuyệt vời để thu hút lượt tương tác và phủ sóng thương hiệu doanh nghiệp trên các nền tảng mạng xã hội. 

Tổ chức hội nghị ảo

Những hội nghị được tổ chức qua internet và có sự góp mặt của các diễn giả nổi tiếng trên thế giới sẽ tăng tính hấp dẫn giúp doanh nghiệp tạo dựng uy tín, thu hút được nhiều khán giả hơn. 

7 ý tưởng tổ chức sự kiện trực tuyến Virtual Event ấn tượng, độc đáo

Sự kiện gian hàng online

Các gian hàng Online được lập trình sống động trong thế giới VR chắc chắn sẽ mang lại trải nghiệm mua sắm đầy ấn tượng và thu hút cho khách mời tham dự. 

Bữa tiệc Giáng Sinh sắc màu

Doanh nghiệp có thể giúp nhân viên, khách hàng và đối tác được hòa mình vào bữa tiệc sắc màu trong dịp Noel để gửi lời chúc mừng an lành, hạnh phúc nhưng đầy ý nghĩa thông qua sự kiện ảo.

Lễ ra mắt sản phẩm

Các sản phẩm công nghệ cao như ô tô, bất động sản, nội thất,... khi kết hợp với kính VR trong Virtual Event sẽ mang lại cho khách hàng những cảm nhận chân thực như được trải nghiệm trực tiếp. 

Triển lãm trực tuyến

Các buổi triển lãm trên nền tảng trực tuyến cho phép doanh nghiệp trưng bày hàng hóa, sản phẩm, dịch vụ để thu hút khách hàng trên toàn cầu ghé thăm và trải nghiệm. 

Teambuilding Online

Doanh nghiệp có thể áp dụng một vài chương trình teambuilding online được tích hợp các trò chơi trực tuyến như: truy tìm kho báu, giải đố,... để gắn kết các thành viên trong công ty. Người tham dự sẽ lập đội và cùng nhau vượt qua các vòng bằng các phần mềm hỗ trợ. 

Một số lưu ý khi triển khai Virtual Event

Để tổ chức được một sự kiện Virtual Event hoành tráng và chuyên nghiệp, doanh nghiệp cần lưu ý đến một vài điểm sau: 

Quảng bá

Các công ty/doanh nghiệp cần tiến hành quảng bá trên mọi nền tảng để thu hút được đông đảo khách mời tham dự hơn. 

Nội dung sự kiện

Đơn vị tổ chức Virtual Event nên xây dựng các nội dung hấp dẫn, có giá trị để chạm đến mưu cầu của khách hàng và thuyết phục họ sử dụng sản phẩm/dịch vụ của mình. 

Một số lưu ý khi triển khai Virtual Event

Kinh phí

Lên kế hoạch kinh phí cho từng hạng mục và dự trù thêm một khoản phí chênh lệch để hạn chế những rủi ro phát sinh trong quá trình chuẩn bị hoặc tổ chức sự kiện trực tuyến Virtual Event. 

Dữ liệu

Doanh nghiệp cần thu thập, lưu trữ, sử dụng nguồn dữ liệu khách hàng một cách cẩn thận nhất để tránh lãng phí và tối ưu được nhiều chuyển đổi nhất sau sự kiện. 

Các yếu tố khác

Ngoài các tiêu chí quan trọng trên, Virtual Event sẽ thành công nếu đơn vị tổ chức tối ưu được các yếu tố khác như: chất lượng âm thanh - hình ảnh - video, nền tảng tổ chức vượt trội, kết nối internet mạnh mẽ - không gián đoạn,... 

Có thể bạn quan tâm: Top 11 công ty tổ chức sự kiện uy tín

Hy vọng rằng, những thông tin mà Bizfly chia sẻ ở phía trên đã giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn Virtual Event là gì? Có thể thấy, sự kiện ảo là giải pháp có một không hai để các công ty/doanh nghiệp giải quyết các vấn đề như: dịch bệnh, điều kiện thời tiết và rút ngắn khoảng cách địa lý. Đây chính là giải pháp sự kiện hứa hẹn sẽ phát triển vượt trội trong tương lai.