Tổ chức sự kiện online là gì? Top 4 mô hình sự kiện online nổi bật

Tổ chức sự kiện online được dùng phổ biến để thay thế sự kiện Offline nhằm giảm thiểu những khó khăn, rủi ro và tổn thất trước sức ảnh hưởng của Covid-19. Theo các chuyên gia, sự kiện online là giải pháp tiết kiệm chi phí và mang lại hiệu quả không thua kém sự kiện truyền thống. Hãy cùng Bizfly tìm hiểu kiến thức về xu hướng tổ chức sự kiện trực tuyến này trong bài viết sau.

Tổ chức sự kiện online là gì?

Tổ chức sự kiện online (Online Event) hay tổ chức sự kiện trực tuyến là một loại hình sự kiện được phát trực tiếp trên các nền tảng công nghệ như: Twitter, Zalo, Zoom, Google Drive, Facebook, Zalo, Tiktok, Youtube,... để kết nối với người tham dự. Mọi người vẫn có thể tương tác với nhau hoặc tương tác với đơn vị tổ chức thông qua điện thoại hoặc máy tính được kết nối với internet. 

Theo nhận định từ các chuyên gia thì Sự kiện online là giải pháp thay thế tuyệt vời cho những cuộc họp hay những buổi lễ ra mắt sản phẩm, lễ vinh danh bị hạn chế về mặt địa lý hoặc không có đủ ngân sách.

Tổ chức sự kiện online là gì?

Xem thêm: Tổ chức sự kiện là gì? Quy trình tổ chức sự kiện tối ưu

Vì sao nên tổ chức sự kiện online?

Tổ chức sự kiện trực tuyến là giải pháp hoàn hảo trong thời đại 4.0 cho các doanh nghiệp hiện nay bởi vì: 

• Sự kiện online được đầu tư bài bản, công phu là công cụ đắc lực để doanh nghiệp lan tỏa thương hiệu và tạo ra sức hút đối với khách hàng tiềm năng. 
• Một sự kiện online có thể tiếp cận số lượng lớn người tham dự ở nhiều quốc gia trên thế giới trong cùng một lúc mà không hạn chế số lượng khách hàng như sự kiện offline. 
• Tổ chức sự kiện online giúp đơn vị tổ chức không cần chi trả cho các khoản phí: thuê địa điểm, ăn uống, âm thanh - ánh sáng, nhân sự, di chuyển, bãi đỗ xe,...
• Tránh được những rủi ro khi tổ chức sự kiện truyền thống như: thiên tai, thời tiết, dịch bệnh,... 

Phân loại các hình thức tổ chức sự kiện online

Ngoài hình thức tổ chức sự kiện theo phương thức truyền thống thì hiện nay tổ chức theo hình thức online được nhiều doanh nghiệp ưa chuộng như:

Webinars

Webinars là một hình thức tổ chức sự kiện trực tuyến với mục đích đào tạo, tổ chức hội thảo cực kỳ tiện lợi chỉ cần có đường truyền internet là dễ dàng tham gia mọi lúc mọi nơi. Với hình thức tổ chức này sẽ tiết kiệm thời gian, chi phí thuê nhân sự, mặt bằng,... nhưng vẫn đem lại hiệu quả cao cho công việc khi các thành viên có thể dễ dàng thảo luận, tọa đàm hay giới thiệu online và ra mắt sản phẩm. 

Các hình thức tổ chức sự kiện online nổi bật

Video conference

Video conference giống chức năng call video của facebook, zalo,... nhưng chất lượng âm thanh và hình ảnh sắc nét và mượt mà hơn. Là một hình thức tổ chức sự kiện online có sức chứa đến hàng trăm người giúp những người tham gia có thể thảo luận với nhau trực tiếp, ngoài ra còn giúp lưu trữ và bảo mật thông tin của doanh nghiệp rất tốt. Nhiều doanh nghiệp đã áp dụng các phương thức tổ chức sự kiện online nhằm tối ưu chi phí nhưng vẫn đạt được kết quả cao

Online trade Show

Online trade show (Hội chợ trực tuyến) là hình thức tổ chức sự kiện giống như ra mắt, trưng bày sản phẩm truyền thống nhằm đưa thương hiệu đến gần với khách hàng thực tế. Trên gian hàng ảo này khách hàng có thể nhìn cận chi tiết sản phẩm và đưa ra quyết định mua hàng nhanh hơn. So với hình thức truyền thống, thì online trade show giúp doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí khá nhiều trong quá trình đưa sản phẩm đến tay người tiêu dùng.

Online Concert

Hiện nay nhiều doanh nghiệp đã sử dụng hình thức tổ chức sự kiện online concert giúp tiếp cận khách hàng rộng rãi và nhanh chóng. Khách hàng sẽ được thưởng thức concert đầy hoành tráng với chất lượng âm thanh, hiệu ứng ánh sáng vô cùng hoàn mỹ không khác gì khi đi xem trực tiếp bên ngoài. Đây là một phương thức gần gũi, vừa giúp doanh nghiệp giảm trừ ngân sách chi tiêu vừa là hoạt động nhận diện thương hiệu đến gần với cộng đồng nhanh nhất.

Một số lưu ý quan trọng khi tổ chức sự kiện online

Để một sự kiện online đạt được thành công vượt trội thì đơn vị tổ chức sự kiện trực tuyến cần chuẩn bị những yếu tố sau: 

Lựa chọn nền tảng để tổ chức

Đơn vị tổ chức nên lựa chọn nền tảng đáp ứng được nhu cầu và mục tiêu của mình. Để làm được điều này doanh nghiệp cần xác định: 

Lựa chọn nền tảng phù hợp sẽ giúp quá trình tổ chức sự kiện online thành công

• Doanh nghiệp muốn nền tảng tổ chức sự kiện trực tuyến đáp ứng được điều gì? Giải pháp truyền thông, bán vé, bảo mật, kiếm tiền, hệ thống đăng ký, giao diện web hay thiết bị di động?
• Mức độ thân thiện với di động của phần mềm và nền tảng
• Có sử dụng phần mềm thông thạo không? 
• Khả năng tích hợp giải pháp phát trực tuyến của phần mềm
• Chu kỳ hỗ trợ khách hàng của phần mềm có đầy đủ không? 

Gửi lời đến khách hàng

Hiện nay rất nhiều nền tảng và phần mềm tổ chức sự kiện trực tuyến được tích hợp chức năng gửi lời mời kỹ thuật giá rẻ thậm chí là miễn phí đến với khách hàng. Đồng thời, một số phần mềm còn cho phép người tổ chức có thể tùy chỉnh lời mời sao cho phù hợp với chủ đề và thương hiệu của mình. Một số khác còn cho phép liên kết đến trang đăng ký trực tuyến với doanh nghiệp hoặc cá nhân hóa lời mời.  

Xây dựng lịch trình

Lên kế hoạch trước khi tổ chức sự kiện online là cơ sở để sự kiện đạt được những thành công và hạn chế sai sót. Dưới đây là một số việc mà người tổ chức sự kiến trực tuyến cần hoạch định: 

• Xây dựng kế hoạch cụ thể cho giai đoạn đầu và quỹ đạo sự kiện
• Chỉ định nhóm nhân sự phát triển và thiết lập chương trình làm việc
• Hoạch định phương án dự phòng và giải pháp

Mời diễn giả

Sự hiện diện của một diễn giả tại sự kiện không chỉ mang lại sức hấp dẫn cho người xem mà còn là nhân tố giữ chân mọi người ở lại với sự kiện lâu hơn. Do đó, khi tổ chức sự kiện online thì mời diễn giả là bước quan trọng không thể thiếu. Đơn vị tổ chức cần đảm bảo thời gian tổ chức thuận tiện cho cả khách mời và diễn giả.

Ngoài ra, chọn diễn giả khi tổ chức sự kiện trực tuyến thì doanh nghiệp cần chú ý đến các tiêu chí: internet của diễn giả ổn định, âm thanh - video chất lượng cao, nội dung hấp dẫn và có khả năng tương tác với người tham gia. 

Xây dựng trước một sự kiện trực tuyến

Người tổ chức sự kiện online cần lên kế hoạch, xác định mục đích và vạch ra mục tiêu của sự kiện thông qua đối tượng. Và dưới đây là những điều doanh nghiệp cần tìm hiểu: 

Tổ chức sự kiện online cần xây dựng kế hoạch và mục tiêu rõ ràng

• Sự kiện hướng đến đối tượng mục tiêu nào? Tìm ra sự khác biệt giữa đối tượng online và offline
• Sự kiện sẽ được quảng bá như thế nào? ở đâu? 
• Nền tảng và phần mềm nào sẽ được sử dụng? 
• MC, diễn giả và nhân sự đã sẵn sàng cho công việc? 

Xây dựng kế hoạch dự phòng cho những rủi ro khi tổ chức sự kiện trực tuyến

• Xác định trải nghiệm của khách mời đối với sự kiện
• Doanh nghiệp tổ chức sự kiện online với mục đích gì? Có hỗ trợ đào tạo kỹ năng hay kiến thức chuyên ngành không? 
• Có trưng bày hay quảng bá thương hiệu ở sự kiện không? 
• Khách mời sẽ nhận được gì từ sự kiện? 
• Khách mời có được kết nối và chia sẻ ý tưởng không? 

Chọn MC cho sự kiện online

Ngoài diễn giả thì MC cũng là thành phần quan trọng không thể thiếu khi tổ chức sự kiện online. Để tìm đúng người, đơn vị tổ chức sự kiện trực tuyến cần dựa vào các tiêu chí: 

• Sức ảnh hưởng của họ trên mạng xã hội và trang web
• Yêu cầu được xem video mẫu mà họ đã từng thực hiện
• Xem xét phong cách giao tiếp của MC có phù hợp với tiêu chí của sự kiện hay không? 
• Tích cách và bản lĩnh sân khấu của MC có ổn không? 
• Tìm hiểu feedback, đánh giá của khách hàng về MC
• Khả năng ứng biến trong những tình huống phát sinh của MC

Ngày giờ diễn ra sự kiện online

Trước khi tổ chức sự kiện online công ty/doanh nghiệp cần làm một cuộc khảo sát nhỏ để nghiên cứu lịch trình của khách mời tiềm năng. Bước làm này cho phép đơn vị tổ chức lựa chọn ngày, giờ tổ chức sự kiện trực tuyến phù hợp nhất đảm bảo tất cả mọi người đều có thể tham gia. Với các sự kiện mang tính chất toàn cầu, doanh nghiệp nên tính thêm về phần chênh lệch múi giờ để thu hút được nhiều người tham gia càng tốt. 

4 mô hình tổ chức sự kiện online phổ biến nhất hiện nay

Cùng Bizfly tìm hiểu một vài mô hình tổ chức sự kiện trực tuyến được sử dụng phổ biến nhất hiện nay ngay dưới đây:

Hội thảo trên website (Webinar)

Hội thảo qua website được thực hiện dưới dạng video để diễn giả và mọi người cùng bàn luận về chủ đề đó. Trên website hiện có 2 loại hội thảo chính bao gồm: 

Webinar là một trong những mô hình tổ chức sự kiện online phổ biến nhất hiện nay

• Hội thảo trực tiếp qua website: Là mô hình tổ chức sự kiện trực tuyến trình bày nội dung trực tiếp qua website kỹ thuật số trong thời gian thực. Phương pháp này mang lại khả năng tương tác cao và có thể thu hút được lượng lớn người tham gia. 
• Hội thảo theo yêu cầu qua website: Tổ chức sự kiện online theo yêu cầu trên website là những bản ghi hội thảo dưới dạng video rồi đăng tải lên trang web để mọi người cùng xem và bàn luận. Mô hình này cho phép người thực hiện có thể thu hút lượng lớn người đăng ký theo dõi để tạo ra tệp khách hàng tiềm năng.

Sự kiện ảo (Vitual event)

Tổ chức sự kiện online Vitual Conferences cho phép mọi người truy cập hội nghị thông qua máy tính để cùng phát biểu và thảo luận về một vấn đề nào đó. Tất cả nội dung sự kiện được thực hiện qua Vitual Conferences đều sẽ được lưu trữ trên internet. Với sự kiện ảo, khách mời có thể truy cập mọi lúc mọi nơi chỉ cần có thiết bị kết nối internet. 

Sự kiện liên kết (Hybrid Event)

Sự liên kết giữa việc tổ chức sự kiện trực tuyến và thành phần ảo được ghi lại dưới dạng video hoặc xảy ra trực tiếp được gọi là sự kiện kết hợp. Mô hình tổ chức sự kiện online này chính là giải pháp duy trì sự kiện truyền thống mà vẫn áp dụng được những lợi ích tuyệt vời từ sự kiện ảo. 

Sự kiện liên kết cho phép kết nối với khán giả toàn cầu và người tham dự ảo có thể nói trao đổi với nhau kể cả khi phát trực tiếp thông qua tin nhắn trò chuyện. 

Sự kiện kết nối (Networking Event)

Sự kiện kết nối cho phép doanh nghiệp có thể xây dựng, điều chỉnh và giữ nguyên các kết nối trực tuyến. Một mạng lưới tổ chức sự kiện online chuyên nghiệp là cơ sở để doanh nghiệp tạo dựng khách hàng mục tiêu và sáng tạo ra những ý tưởng mới. Khi kết nối càng rộng lớn, doanh nghiệp có thể tạo hồ sơ giới thiệu để chia sẻ kinh nghiệm và gia tăng doanh số bán hàng. Networking Event là sự kết hợp giữa mô hình tổ chức sự kiện trực tuyến và trực tiếp

Tổ chức sự kiện online chính giải pháp tuyệt vời để doanh nghiệp phủ sóng thương hiệu và lan tỏa thông điệp đến với khách hàng. Các công ty/doanh nghiệp nên áp dụng thử mô hình sự kiện online này để mang lại những kết quả kinh doanh hiệu quả hơn. Để tìm hiểu thêm kiến thức về tổ chức sự kiện, mọi người có thể tham khảo thêm nội dung bài viết "Tổ chức sự kiện là gì? Quy trình tổ chức sự kiện tối ưu cho doanh nghiệp" được các chuyên gia của Bizfly nghiên cứu và chia sẻ.