6 tiêu chí lựa chọn phần mềm CRM cho doanh nghiệp Việt

Lựa chọn phần mềm CRM phù hợp là yếu tố quyết định sự thành công của doanh nghiệp trong quản lý khách hàng, tối ưu bán hàng và tăng trưởng bền vững. Tuy nhiên, hơn 70% dự án CRM thất bại vì doanh nghiệp chọn sai giải pháp ngay từ đầu không phù hợp ngành nghề, không tùy chỉnh được, hoặc khó sử dụng. Bài viết này tổng hợp 5 tiêu chí quan trọng nhất giúp doanh nghiệp đánh giá và chọn đúng phần mềm CRM để mang lại hiệu quả thực sự.

6 tiêu chí giúp doanh nghiệp lựa chọn phần mềm CRM phù hợp

Tiêu chí 1: Giao diện thân thiện, dễ sử dụng

Phần mềm CRM dễ sử dụng là hệ thống có giao diện trực quan, thao tác đơn giản và dễ tiếp cận Một phần mềm CRM tốt phải cho phép người dùng hiểu và sử dụng ngay trong những phút đầu tiên. Đa số nhân viên gặp khó khăn với CRM không phải vì công nghệ mà vì giao diện rối, quá nhiều tính năng không cần thiết, hoặc luồng thao tác phức tạp khiến họ sợ sai và ngại dùng. Điều này dẫn tới một trong những nguyên nhân phổ biến nhất khiến doanh nghiệp triển khai CRM thất bại: đội ngũ không chịu dùng.

CRM dễ sử dụng cần duy trì sự đơn giản trong từng thao tác: màn hình rõ ràng, các bước xử lý mạch lạc, nút chức năng quen thuộc và ngôn ngữ hiển thị dễ hiểu. Một giao diện tốt giúp giảm tối đa thời gian đào tạo và tăng khả năng chấp nhận của nhân viên.

CRM dễ dùng cần có:

• Giao diện tiếng Việt trực quan, không “bội thực tính năng”
• Onboarding nhanh (3-7 ngày)
• Bố cục mạch lạc, có hướng dẫn ngữ cảnh (tooltips)
• Luồng xử lý mượt, không quá nhiều bước
• Tìm kiếm nhanh, lọc dữ liệu thông minh

Tiêu chí 2: Khả năng tùy biến linh hoạt theo đặc thù doanh nghiệp

Mỗi doanh nghiệp có một quy trình bán hàng và chăm sóc khách hàng khác nhau, vì vậy CRM phải là một hệ thống linh hoạt đủ để “may đo theo quy trình vận hành”. Doanh nghiệp giáo dục cần các trường thông tin như “Ngành học quan tâm”, bất động sản cần nhiều pipeline, trong khi F&B lại yêu cầu kết nối với POS và quản lý chi nhánh.

Một phần mềm CRM cứng nhắc sẽ buộc doanh nghiệp phải thay đổi cách vận hành vốn đã ổn định, dẫn đến xung đột quy trình và khó áp dụng. Ngược lại, CRM tùy biến tốt cho phép doanh nghiệp có thể:

• Chỉnh sửa pipeline
• Thêm trường thông tin
• Tạo workflow tự động hóa hoặc thậm chí xây dựng module riêng mà không cần can thiệp kỹ thuật phức tạp. 

Nhờ đó, CRM phát triển theo doanh nghiệp chứ không bắt doanh nghiệp phải thích nghi theo phần mềm.

BizCRM là một trong những CRM có khả năng tùy biến mạnh nhất tại Việt Nam, hỗ trợ thiết kế luồng quy trình theo từng ngành, từng phòng ban và từng giai đoạn phát triển của doanh nghiệp. Khả năng mở rộng, tinh chỉnh dữ liệu và xây dựng workflow nâng cao giúp. BizCRM phù hợp từ doanh nghiệp nhỏ đến Enterprise quy mô lớn. Nếu doanh nghiệp của bạn cần một CRM linh hoạt, được “may đo” và tùy chỉnh sâu, hãy xem thêm tại:

ĐĂNG KÝ TƯ VẤN

Tiêu chí 3: Bảo mật dữ liệu và phân quyền người dùng chặt chẽ

Thông tin khách hàng là tài sản giá trị nhất của nhiều doanh nghiệp mất dữ liệu có thể gây thiệt hại hàng trăm triệu, thậm chí hàng tỷ đồng. Vì vậy, tiêu chí về bảo mật luôn nằm trong nhóm quan trọng nhất khi lựa chọn CRM. Một hệ thống an toàn phải có cơ chế mã hóa dữ liệu, sao lưu tự động, kiểm soát truy cập theo vai trò và lưu lại mọi thao tác của nhân viên. Bên cạnh đó, CRM phải có phân quyền chi tiết để đảm bảo mỗi nhân viên chỉ được xem đúng phần dữ liệu họ phụ trách. Điều này giúp tránh tình trạng thất thoát dữ liệu khi nhân sự rời công ty hoặc vô tình (hoặc cố ý) truy cập vào những phần thông tin không liên quan.

Một phần mềm CRM tốt cần đảm bảo:

• Mã hóa dữ liệu (Encryption)
• Sao lưu tự động nhiều lớp
• Lưu log từng hành động của nhân viên
• Phân quyền chi tiết theo vai trò
• Tách dữ liệu giữa phòng ban / chi nhánh
• Chuẩn bảo mật ISO 27001, GDPR

Tiêu chí 4: Khả năng tích hợp với hệ sinh thái phần mềm của doanh nghiệp

Tích hợp CRM là khả năng kết nối với website, ERP, POS, tổng đài, email marketing, chatbot, Zalo… để đồng bộ dữ liệu. CRM không bao giờ hoạt động một mình. Nó cần kết nối với website để thu lead, với tổng đài để lưu lịch sử cuộc gọi, với Zalo hoặc Facebook để nhận tin nhắn khách hàng, với ERP hoặc POS để đồng bộ đơn hàng và doanh thu. Một CRM hiện đại phải đóng vai trò là “bộ não dữ liệu”, kết nối toàn bộ các điểm chạm khách hàng trong một hệ thống thống nhất. 

Phần mềm CRM có cổng API mở có thể giúp:

• Dữ liệu đồng nhất, không bị rời rạc
• Giảm nhập liệu thủ công
• Tự động theo dõi Customer Journey
• Quy trình khép kín từ Marketing, Sales đến CSKH

Thiếu khả năng tích hợp, CRM sẽ trở thành một công cụ độc lập, rời rạc khiến nhân viên phải nhập liệu thủ công, data trùng lặp và thông tin phân mảnh giữa các phòng ban, gây ra lãng phí thời gian và giảm hiệu quả vận hành.

Tiêu chí 5: Dịch vụ triển khai và hỗ trợ kỹ thuật chuyên nghiệp

CRM cần có đội ngũ triển khai bài bản, hướng dẫn, đào tạo và hỗ trợ doanh nghiệp trong suốt hành trình sử dụng. Dù CRM mạnh đến đâu, nếu thiếu đội ngũ hỗ trợ thì vẫn thất bại. Doanh nghiệp cần đánh giá mức độ chuyên nghiệp của nhà cung cấp trong quá trình triển khai: họ có hiểu quy trình ngành của bạn không, có hỗ trợ mapping dữ liệu không, có đào tạo đội ngũ rõ ràng không?

Hỗ trợ kỹ thuật cũng cực kỳ quan trọng. Một CRM tốt phải có đội ngũ hỗ trợ phản hồi nhanh, giải quyết vấn đề rõ ràng, có tài liệu tiếng Việt và có khả năng hỗ trợ ngoài giờ đối với ngành cần vận hành liên tục như F&B hoặc giáo dục.

Tiêu chí 6: Chi phí hợp lý và hiệu quả đầu tư

Chi phí CRM không chỉ là số tiền bạn trả hàng tháng. Nó bao gồm chi phí triển khai, đào tạo, mở rộng tính năng và cả chi phí cơ hội khi phần mềm không hoạt động đúng.

Doanh nghiệp cần so sánh Tổng chi phí sở hữu (TCO) với lợi ích mang lại (ROI). Một CRM rẻ nhưng khó dùng sẽ tốn nhiều thời gian, làm giảm năng suất và gây ra chi phí ngầm lớn hơn rất nhiều. Ngược lại, một CRM có mức giá hợp lý nhưng mang lại hiệu quả chuyển đổi tốt sẽ tạo ra ROI rõ rệt trong vài tháng đầu.

BizCRM - giải pháp CRM phù hợp cho doanh nghiệp Việt

Trong bối cảnh doanh nghiệp Việt ngày càng cần một hệ thống CRM vừa dễ sử dụng, vừa đủ mạnh và đủ linh hoạt để đáp ứng đa dạng mô hình kinh doanh, BizflyCRM nổi lên như một lựa chọn đáng tin cậy.

BizCRM được xây dựng dựa trên chính 8 tiêu chí quan trọng nhất mà doanh nghiệp cần khi lựa chọn CRM. Hệ thống đem đến khả năng tùy chỉnh linh hoạt, giao diện thân thiện, hỗ trợ đa kênh và tích hợp sâu với các nền tảng phổ biến tại Việt Nam. Ngoài ra, BizCRM có đội ngũ triển khai và hỗ trợ kỹ thuật chuyên nghiệp, giúp quá trình áp dụng diễn ra nhanh, mượt và phù hợp với văn hóa làm việc của đội ngũ.

BizflyCRM giải pháp phù hợp cho mọi doanh nghiệp từ SME đến Enterprise:

• Tùy chỉnh linh hoạt cho nhiều ngành
• Thu lead đa kênh (Website – Zalo – Facebook – Tổng đài)
• Workflow & Automation nâng cao
• Chi phí hợp lý, tối ưu theo quy mô

Đăng ký dùng thử phần mềm BizCRM tại:

ĐĂNG KÝ TƯ VẤN

Kết luận

Việc lựa chọn phần mềm CRM phù hợp không chỉ là quyết định mua công cụ, mà là bước đặt nền móng cho cách doanh nghiệp quản lý dữ liệu, chăm sóc khách hàng và xây dựng tăng trưởng bền vững trong nhiều năm tới. Một giải pháp CRM tốt sẽ giúp doanh nghiệp vận hành mạch lạc hơn, giảm công việc thủ công, cải thiện trải nghiệm khách hàng và nâng cao hiệu suất đội ngũ.

Dựa trên 6 tiêu chí quan trọng trong bài  từ giao diện, tùy biến, bảo mật đến tự động hóa và chi phí doanh nghiệp có thể đánh giá chính xác sản phẩm CRM phù hợp nhất với nhu cầu của mình. Và trong số các lựa chọn hiện nay, BizCRM là giải pháp đáng cân nhắc cho doanh nghiệp Việt nhờ sự linh hoạt, thân thiện và khả năng đáp ứng toàn diện theo đúng thực tế vận hành.