Cách đẩy nhanh tốc độ xử lý đơn hàng TMĐT

Các kênh thương mại điện tử hiện nay đã ngày một siết chặt những quy định, thuật toán nhằm quản lý và đánh giá sát sao các cửa hàng trên những nền tảng này, đảm bảo lợi ích cho người tiêu dùng. Khi vi phạm những điều khoản này, kênh bán hàng bạn sẽ bị đánh giá thấp và nếu lặp lại nhiều lần sẽ dẫn đến nguy cơ bị hạn chế một số tính năng, giảm đi khả năng tiếp cận với khách hàng.

Qua bài viết dưới đây, Bizfly sẽ chia sẻ về cách đẩy nhanh tốc độ xử lý đơn hàng TMĐT.

Sẽ như thế nào khi bạn xử lý đơn hàng chậm?

Ngoài những vấn đề mà Bizfly đã thông tin ở trên thì việc đơn hàng không xử lý kịp sẽ là nguyên nhân cho nhiều rủi ro mà đơn vị của bạn phải đổi mắt, cụ thể như sau:

• Mất đi các cơ hội tham gia vào hoạt động trên các trang thương mại điện tử.
• Mất khách hàng: Khi khách hàng không nhận được hàng đúng thời gian hoặc gặp trục trặc trong quá trình giao hàng, họ sẽ không mua hàng tiếp tục trong tương lai. Điều này có thể dẫn đến mất khách và ảnh hưởng đến doanh số bán hàng và doanh thu của cửa hàng bạn.
• Phản hồi không hài lòng đến từ khách hàng: Khi bạn xử lý đơn hàng chậm trễ sẽ khiến khách hàng không hài lòng. Điều này dẫn đến những nhận xét tiêu cực, đánh giá xấu gây ảnh hưởng đến uy tín của bạn
• Bị phạt tiền: Nếu bạn không xử lý kịp thời các đơn hàng hoặc không đáp ứng được các yêu cầu của các sàn TMĐT, bạn có thể bị áp dụng các khoản phạt hoặc bị xử lý. Tùy vào mỗi sàn TMĐT mà có mức phạt khác nhau.
• Quyền lợi pháp lý: các sàn TMĐT có những chính sách bảo vệ quyền lợi của người mua. Nếu bạn không tuân thủ vào các quy định này bạn sẽ bị xử lý  như: xóa tài khoản, bồi thường, chấm dứt hợp đồng…

Những phương pháp xử lý đơn hàng nhanh trên các sàn TMĐT

Kinh doanh trên các sàn thương mại điện tử là cơ hội tăng trưởng doanh thu cho chủ cửa hàng và xây dựng mối quan hệ khách hàng dễ dàng hơn. Tuy nhiên, bên cạnh đó không thể thiếu những thách thức, vậy nên bạn cần có những chiến lược để dành lấy những cơ hội cho mình.

Cho phép hiển thị đơn hàng từ đầu đến cuối

Bạn có thể duy trì dịch vụ khách và đảm bảo đơn hàng được gửi đến khách hàng chính xác và nhanh chóng nhờ hệ thống quản lý đơn hàng hiệu quả, theo dõi được quá trình xử lý hàng hoá từ đầu đến cuối.

Với hệ thống này, bạn có thể quản lý số lượng lớn đơn hàng với độ chính xác cao, giúp giảm  sai sót trong quá trình thực hiện xử lý. Các nhà quản lý sẽ có cái nhìn toàn diện về mọi hoạt động từ khi xác nhận đơn hàng và đóng gói đến khi chúng được vận chuyển đến tay người tiêu dùng. Thông tin về số lượng hàng hoá,lô hàng, trạng thái đơn hàng, vị trí,... sẽ được cập nhật ở thời gian thực, giúp bạn có thể theo dõi đơn hàng của mình tại mọi thời điểm.

Về khách hàng, họ cũng có thể xem tình trạng đơn hàng mọi lúc, mọi nơi để biết khi nào nó được giao đến. Điều này giúp nâng cao trải nghiệm khách hàng và cải thiện dịch vụ khách hàng.

Quy trình xử lý đơn hàng

Phân loại xử lý đóng gói theo dây chuyền

Nên phân loại theo mặt hàng, mã hàng, loại hàng.. Để tối ưu hóa thời gian trong khâu đóng gói, giúp chuyên môn hóa công việc dễ dàng hơn và dễ quản lý, kiểm soát hơn

Sắp xếp kho hàng có khoa học

Sắp xếp kho hàng có khoa học, thông minh sẽ giúp bạn có thể quản lý được cửa hàng tốt hơn, giảm các vấn đề thất thoát hoặc hư hỏng hàng hóa. Ngoài ra, có thể theo dõi được số lượng sản phẩm trong kho còn bao nhiêu để có những phương án xử lý phù hợp, kịp thời. Dưới đây là những cách sắp xếp kho hàng có khoa học được nhiều cửa hàng, doanh nghiệp áp dụng:

• Sắp xếp theo loại và khu vực
• Sắp xếp theo tầng cho các khu vực hàng lẻ
• Khu vực soạn hàng
• Khu vực lưu trữ

Sắp xếp kho hàng có khoa học​

Chủ động giao tiếp với khách hàng

Dưới đây là những nguyên tắc bạn nên tham khảo khi giao tiếp với khách hàng:

• Luôn luôn lắng nghe khách hàng
• Luôn thân thiện với khách hàng
• Hãy nói ‘không’ đúng lúc
• Đảm bảo được tính nhất quán

Tuyển thêm nhân sự xử lý

Vào những dịp sale hay các ngày đơn hàng bùng nổ thì vấn đề như: trễ đơn, chậm đơn .. là nguyên nhân chính cho việc bùng hàng hay cháy hàng, hoàn đơn. Điều này sẽ là một “dấu hỏi” lớn mà các đơn vị kinh doanh đang gặp phải. Tuyển thêm nhân sự sẽ là cách giải quyết cho vấn đề này, có đủ nhân sự sẽ giúp đơn vị bạn đẩy nhanh tốc độ xử lý đơn hàng và tối ưu được doanh thu trong các chiến dịch sale.

Tích hợp phần mềm quản lý bán hàng online

Để lựa chọn được một hệ thống hiệu quả, các nhà quản lý cần có những tiêu chí cụ thể phù hợp với mục tiêu và cách vận hành của doanh nghiệp. Dưới đây là những yếu tố của một hệ thống quản lý đơn hàng hiệu quả mà bạn có thể tham khảo:

• Khả năng tích hợp với hệ thống: Khi triển khai bất kỳ một hệ thống, phần mềm mới nào, bạn cần cân nhắc khả năng tích hợp của nó với những hệ thống, phần mềm hiện có của doanh nghiệp. Cho phép đẩy dữ liệu vào và lấy dữ liệu ra giữa các hệ thống một cách dễ dàng, tiện lợi và nhanh chóng.
• Khả năng mở rộng: Mục tiêu chung của hầu hết doanh nghiệp khi kinh doanh trên trang TMĐT là khả năng mở rộng hệ thống quản lý số lượng đơn hàng ngày càng lớn.
• Tổng hợp dữ liệu và báo cáo: Khi các công nghệ được áp dụng thì việc thu thập dữ liệu là một việc vô cùng quan trọng. Hệ thống quản lý đơn hàng cập nhật và lưu dữ liệu về đơn hàng và khách hàng. Ngoài ra, hệ thống cũng nên tổng hợp, báo cáo hoạt động và lập thành nhiều dạng biểu đồ, báo cáo về các tình trạng. 

Khả năng tích hợp với hệ thống

Bên cạnh đó, phần mềm quản lý bán hàng BizShop của nhà Bizfly là phần mềm đáp ứng được những yếu tố nêu trên và được các doanh nghiệp lớn nhỏ đang chào đón và sử dụng. Với phần mềm quản lý bán hàng BizShop, bạn có thể theo dõi được đơn hàng từ đầu tới cuối, tích hợp với hệ thống mà doanh nghiệp bạn đang sử dụng. Ngoài ra, bạn có thể lưu dữ liệu và báo cáo thống kê theo nhu cầu. Tất cả mọi thứ đều được hoàn thiện thành một phần mềm có thể hỗ trợ bạn tốt nhất có thể.

Trên đây Bizfly đã chia sẻ đến bạn những thông tin về cách đẩy nhanh tốc độ xử lý đơn hàng TMĐT cũng như sự quan trọng của việc quản lý đơn hàng. Hy vọng rằng chúng tôi đã giúp bạn có cái nhìn tổng quan và phần nào giải đáp được những thắc mắc. Nếu bạn cần hỗ trợ hoặc có bất kỳ câu hỏi nào, chúng tôi luôn sẵn lòng giải đáp. Bizfly mong muốn được đồng hành cùng bạn trên hành trình phát triển kinh doanh.