Cách viết thư mời tham gia sự kiện, top mẫu thư mời ấn tượng khách hàng

Gửi thư mời tham gia sự kiện không chỉ thông báo khách mời nôi dung sự kiện: Địa điểm tổ chức sự kiện, thời gian, dress code,.. mà qua đó còn thể hiện tính chuyên nghiêp trong quy trình tổ chức sự kiện. Hãy tham khảo những mẫu thư mời ấn tượng Bizfly chia sẻ dưới đây nhé!

Thư mời tham gia sự kiện là gì?

Một văn bản được gửi đến cá nhân, hoặc một tổ chức nào đó để thông báo và mời họ tham dự sự kiện được gọi là thư mời tham gia sự kiện. Thư mời sự kiện chuyên nghiệp cần có đầy đủ thông tin địa điểm, thời gian tổ chức sự kiện, thông tin cá nhân/tổ chức người được mời. Ngoai ra,trên thư mời có thể đính kèm thêm quy định dress code (nếu có), sơ đồ chỗ ngồi, timeline chương trình…Thư mời sự kiện cần được thiết kế trang trọng, hiện đại, chủ đề thiết kế đồng nhất với chủ đề của sự kiện gây ấn tượng mạnh mẽ với khách mời, đồng thời hỗ trợ truyền thông sự kiện.

Thư mời sự kiện thể hiện sự tôn trọng đối với khách tham dự cũng như tính trang trọng của sự kiện

>> Top 11 công ty tổ chức sự kiện uy tín và chuyên nghiệp nhất tại Việt Nam

Lợi ích gửi thư mời tham gia sự kiện

Thư mời không chỉ là công cụ thông báo thời gian, địa điểm tổ chức sự kiện mà còn có ảnh hưởng rất lớn trong việc tạo dấu ấn đối với khách mời về sự kiện đó. Cùng tham khảo một vài lợi ích khác của thư mời dưới đây:

• Công cụ tạo sự thu hút khách hàng tham gia sự kiện, ảnh hưởng đến quyết định của họ có nên tham gia sự kiện không
• Thể hiện sự tôn trọng của chủ tiệc đối với khách mời 
• Công cụ truyền tải thông tin sự kiện như thời gian, địa điểm, timeline chương trình một cách trang trọng và chuyên nghiệp
• Thiệp mời sự kiện cũng là cơ hội để doanh nghiệp truyền bá hình ảnh sản phẩm, thương hiệu đến nhiều người hơn.

Chính những lợi ích đó doanh nghiệp nên thiết kế thư mời chuyên nghiệp, độc đáo, chỉnh chu, lồng ghép thêm những hình ảnh sản phẩm hay thông điệp muốn truyền tải . Nó sẽ gây dấu ấn mạnh mẽ với khách mời, từ đó gia tăng khả năng tham gia sự kiện của họ.

Mẫu thư mời tham gia sự kiện ( ảnh tham khảo)

Cách viết thư mời tham gia sự kiện

Trên thực tế có 2 hình thức để gửi thư mời sự kiện là gửi tận tay hoặc qua các phương tiện truyền thông như email, zalo, facebook.. Thư mời gửi trực tiếp hay gửi thư online thì hai cách này đều được  sử nhiều. Tuy nhiên, dù với hình thức nào bạn cũng cần phải xác định nội dung thư mời. Thư mời càng sang trọng, thông tin đầy đủ càng thể hiện tính chuyên nghiệp của người tổ chức.

Về cơ bản, thư mời sự kiện phải có đầy đủ những thông tin sau:

• Tên cá nhân/tổ chức được mời
• Tên cá nhân/tổ chức mời
• Mục đích của thư mời
• Thời gian, địa điểm tổ chức sự kiện
• Timeline của chương trình
• Lời cảm ơn
• Chữ ký của người đại diện/dấu giáp mộc của công ty

Cùng tham khảo 5 bước dưới đây để tạo ra thư mời sự kiện ấn tượng và đầy đủ thông tin.

Xác định nội dung của thư mời

Nội dung chính của thư mời bao gồm đầy đủ các thông tin được liệt kê phía trên như: chủ đề, concept tổ chức sự kiện, địa điểm tổ chức, thời gian sự kiện diễn ra.. Các thông tin cần được trình bày ngắn gọn, súc tích để người nhận nắm rõ được mục đích của sự kiện.

Xác định đối tượng khách mời

Đối tượng khách mời được xác định dựa vào mục đích và quy trình tổ chức sự kiện. Nếu chỉ là sự kiện cá nhân, quy mô nhỏ thì khách mời là người thân, bạn bè của chủ tiệc. Sự kiện tổ chức trong nội bộ công ty thì khách mời sẽ là nhân viên công ty. Còn đối với sự kiện doanh nghiệp quy mô lớn hơn thì khách mời thường là đối tác, khách hàng thân thiết, hoặc những người có liên quan đến doanh nghiệp..

Xác định khách mời chính xác là bước đầu để đạt được mục đích của sự kiện

Để tránh xảy ra sai sót, bạn cần lập danh sách khách mời cụ thể theo số lượng dự tính. Danh sách khách mời nên bao gồm tên, chức danh, đơn vị công tác để tránh trường hợp trùng tên, cũng như thuận tiện khi viết thư mời sự kiện.

Thiết kế thư mời thu hút

Điểm cần lưu ý khi thiết kế thư mời là thư mời nên đồng bộ với chủ đề của chương trình. Như vậy sẽ gây ấn tượng hơn với khách mời cũng như thể hiện sự chuyên nghiệp của sự kiện. Ngoài nội dung thư mời bạn nên chèn thêm logo của doanh nghiệp, hay logo các nhãn hàng tài trợ, đối tác… Bởi thư mời cũng là một hình thức quảng bá thương hiệu hiệu quả

Thiết kế thư mời đẹp kích thích khách mời tham gia sự kiện nhiều hơn

Một lưu ý khi thiết kế thư mời là luôn làm 2 mẫu, một để phục vụ việc in ấn (thư mời gửi tay) và một thư gửi online phòng trường hợp một số khách mời bạn không thể trao tận tay. Khi thiết kế thư mời gửi tay, bạn cần lưu ý kích thước và màu sắc để lên mẫu thiết kế phù hợp tránh mất thời gian chỉnh sửa. 

Chọn phương thức gửi thư mời

Có 2 phương thức gửi thư mời là offline (gửi thư mời tận tay khách mời) và gửi online (gửi thư mời qua các kênh truyền thông như email, zalo, facebook..). Thông thường phương thức gửi thư mời offline sẽ được ưu tiên sử dụng vì nó thể hiện sự tôn trọng, cũng như mong muốn  khách mời sẽ góp mặt trong sự kiện của người tổ chức. Trong trường hợp không thể gửi thư mời tận tay, thư mời online sẽ là một sự thay thế hợp lý. Tuy nhiên, bạn nên nhắn nhủ vài dòng với khách mời nhằm thể hiện sự tôn trọng của bạn đối với khách mời.

Kiểm tra lại thư mời

Trước khi bắt đầu in ấn bạn cần kiểm tra lần nữa xem đã đầy đủ thông tin cần thiết chưa, hay số lượng thư mời đã đủ chưa, có thiếu khách mời nào không? Bước này để đảm bảo không có bất kỳ sai sót nào xảy ra cho sự kiện.

Top những mẫu thư mời đẹp chuyên nghiệp

Nếu bạn vẫn chưa có ý tưởng nào để thiết kế thư mời ấn tượng, hãy tham khảo ngay top những mẫu thư mời tham gia sự kiện mời họp chuyên nghiệp để tìm kiếm ý tưởng phù hợp.

Thư mời tham gia hội thảo

Do tính chất của hội thảo là nghiêm túc nên thư mời cần được thiết kế đơn giản, phù hợp với tính chất sự kiện gồm đầy đủ thông tin cần thiết như địa điểm, thời gian sự kiện diễn ra, timeline sự kiện..

Mẫu thư mời tham gia hội thảo đơn giản

Thư mời tham gia sự kiện khai trương sản phẩm

Bên cạnh thông tin cơ bản, thư mời tham gia sự kiện khai trương sản phẩm thường được thiết kế mang đậm màu sắc thương hiệu, đơn giản và sang trọng

Thư mời tham gia sự kiện tri ân khách hàng

Lưu ý khi thiết kế thư mời tham gia sự kiện tri ân khách hàng là cần đảm bảo nội dung đầy đủ và chân thành. Thông tin khách mời cần phải chính xác để thể hiện sự tri ân của nhãn hàng dành cho họ. Đối với thư mời dạng này bạn có thể gửi kèm sơ đồ chỗ ngồi, bản đồ hướng dẫn đường đi .. để thể hiện sự đón tiếp chu đáo nhất.

Thiết kế mẫu thư mời tri ân khách hàng cũ

Thư mời tham gia dự tiệc gala dinner

Dạng thư mời này thường được thiết kế hoành tráng, trang trọng với đầy đủ thông tin cần thiết như đơn vị tổ chức, timeline chương trình, khách mời…

Mẫu thư mời tham gia dự tiệc gala dinner

Thư mời tham gia tiệc sinh nhật

Tiệc sinh nhật là dạng sự kiện kỷ niệm ngày sinh của cá nhân/tổ chức. Do đó thư mời tham gia tiệc sinh nhật cần được thiết kế mang đậm phong cách của cá nhân đó với đầy đủ thông tin cần thiết liên quan đến sự kiện tổ chức sinh nhât.

Thư mời tham gia tiệc sinh nhật mang đậm phong cách của chủ tiệc

Thư mời tham gia đám cưới

Tương tự như tiệc sinh nhật, thư mời đám cưới cũng cần được thiết kế theo phong cách cá nhân của chủ tiệc với đầy đủ thông tin cơ bản bao gồm: thông tin gia đình cô dâu/chú rể, thời gian và địa điểm sự kiện…Thư mời tham gia đám cưới thường được thiết kế hơi cầu kỳ vì là ngày trọng đại của đôi uyên ương.

Mẫu thư mời tham dự đám cưới 

Thư mời tham gia trung thu

Tiệc trung thu là sự kiện dành cho trẻ em, nên thư mời tham gia trung thu được thiết kế mang đậm phong cách thiếu nhi với đầy đủ thông tin cơ bản của sự kiện

Thư mời tham gia sự kiện trung thu được thiết kế theo phong cách thiếu nhi.

Xem thêm: Hướng dẫn cách tổ chức sinh nhật công ty thành công và ý nghĩa

Nhìn chung thư mời tham gia sự kiện nào cũng cần chứa đủ các thông tin cơ bản của sự kiện như thời gian, địa điểm sự kiện diễn ra, timeline sự kiện, thông tin khách mời.. Tuy nhiên, tùy quy mô và tính chất sự kiện mà thư mời được thiết kế cầu kỳ, sang trọng hay thân mật. Như vậy, Bizfly đã chia sẻ bạn top những mẫu thư mời tham gia sự kiện mời họp chuyên nghiệp cho từng mục đích sự kiện khác nhau. Hy vọng sẽ tiếp thêm ý tưởng cho bạn để có một thư mời sự kiện ấn tượng, tăng tỷ lệ khách mời tham gia sự kiện.