Lập kế hoạch truyền thông sự kiện chi tiết dễ hiểu

Kế hoạch truyền thông sự kiện đóng góp vai trò quan trọng đến sự thành công của sự kiện. Xây dựng quy trình lên mẫu kế hoạch truyền thông cần tính toán chi tiết. Bizfly chia sẻ cách lập bản kế hoạch trước và sau sự kiện qua bài viết dưới đây.

Kế hoạch truyền thông sự kiện là gì?

Kế hoạch truyền thông là một bản kế hoạch chi tiết các hoạt động truyền thông, lịch trình với thời gian cụ thể từng hoạt động diễn ra trước, trong và sau sự kiện. Để tạo ra một kế hoạch truyền thông hiệu quả người tổ chức cần tìm hiểu về đối tượng mục tiêu cũng như mục đích của sự kiện. Từ đó đưa ra phương thức truyền thông phù hợp.

 Bản kế hoạch truyền thông sự kiện thể hiện chi tiết các hoạt động truyền thông cần thực hiện cho sự kiện

Kế hoạch truyền thông được chia ra theo từng giai đoạn với từng hạng mục cụ thể. Tùy quy mô của sự kiện người tổ chức có thể tự giám sát, hoặc phân bổ nhân sự giám sát đảm bảo kế hoạch được thực hiện chuyên nghiệp. Thông điệp, hình ảnh sự kiện được truyền tải chính xác, đúng mục đích, thu hút nhiều sự quan tâm đến sự kiện cũng như thương hiệu của doanh nghiệp đối với khách hàng.

>> Xem thêm: Tổ chức sự kiện cần những gì? 11 công việc cần làm khi tổ chức sự kiện

Các bước lập kế hoạch truyền thông sự kiện

Nếu bạn chưa từng lập kế hoạch truyền thông sự kiện và không biết bắt đầu từ đâu, hãy tham khảo cách lập kế hoạch truyền thông sự kiện triển khai hiệu quả thông qua 6 bước đơn giản sau: 

Xác định mục tiêu của truyền thông

Trước khi xác định mục tiêu của truyền thông, bạn cần tách biệt rõ ràng mục tiêu truyền thông với mục tiêu kinh doanh. Một sự kiện được tổ chức thành công không đồng nghĩa với việc doanh thu tổng thể phải tăng gấp đôi nhờ hiệu ứng truyền thông từ sự kiện

Mô hình SMART là công cụ dùng để xác định mục tiêu truyền thông

Để xác định được mục tiêu của truyền thông, bạn phải trả lời được câu hỏi bạn muốn đạt được điều gì trong kế hoạch truyền thông của mình? Ví dụ như:

• Bạn muốn giới thiệu sản phẩm mới? Bằng cách tạo ra nhu cầu mới, hay giải quyết nhu cầu có sẵn.

• Bạn muốn thu hút sự ủng hộ của công chúng hay muốn xoa dịu một vấn đề nào đó?

Mỗi mục tiêu khác nhau sẽ cần một kế hoạch truyền thông sự kiện khác nhau. Tuy nhiên, mục tiêu truyền thông cần phải đáp ứng được 5 tiêu chí trong mô hình SMART. Đó là Specific (cụ thể) - Measurable (có thể đo lường được) - Actionable (có thể thực hiện được) - Relevant (sự liên quan) - Time-Bound (thời gian đạt được mục tiêu)

Xác định đối tượng truyền thông

Việc xác định đối tượng truyền thông giúp xây dựng thông điệp cũng như chiến thuật tiếp cận phù hợp. Để xác định đối tượng truyền thông là những ai bạn cần trả lời những câu hỏi như tại sao họ lại là đối tượng cần tiếp cận? vai trò của họ là gì? mức độ hiểu biết của họ đối với doanh nghiệp bạn ra sao. Từ đó vẽ nên chân dung đối tượng mục tiêu, hành vi điển hình của họ để xây dựng kế hoạch tiếp cận.

Xác định các kênh truyền thông

Tùy thuộc vào mục tiêu và đối tượng truyền thông của sự kiện mà nhà tổ chức lựa chọn kênh truyền thông phù hợp nhất. Hiện nay thời đại công nghệ số toàn cầu nên bizflyevent cũng đã tổ chức nhiều sự kiện online ra mắt các sản phẩm mới và giới thiệu cách sử dụng những tính năng ưu việt sản của sản phẩm đến người dùng. 

Hình thức tổ chúc sư kiện online của công ty Bizfly mang lại hiệu quả cao

Các kênh truyền thông với hình thức tổ chức sự kiện online phổ biến hiện nay gồm Youtube, Facebook, Zalo, Instagram, Website, truyền hình…Ngoài ra, bạn có thể kết hợp với những kênh truyền thông offline như phát tờ rơi, standee, roadshow … mang lại hiệu ứng truyền thông cho sự kiện Xác định được kênh truyền thông phù hợp giúp tiết kiệm chi phí tổ chức và mang lại hiệu quả tốt.

Lên ý tưởng thông điệp truyền thông

Lên ý tưởng thông điệp truyền thông cho sự kiện rất quan trọng. Nó có thể là lời kêu gọi hành động, một slogan ấn tượng mà khi nhắc đến đã gây ấn tượng mạnh mẽ với khách hàng. Điển hình có thể kể đến một vài thông điệp truyền thông ấn tượng .

Thông điệp truyền thông cần súc tích, ngắn gọn thực tế và cuốn hút

Một thông điệp truyền thông tốt phải đáp ứng được cá tiêu chí: câu từ ngắn gọn, cuốn hút; thông điệp chân thực, không đao to búa lớn,sử dụng ngôn ngữ phổ biến, có mối liên kết chặt chẽ với chủ đề và phù hợp văn hóa của đối tượng cần truyền thông.

Dự tính kinh phí cho kế hoạch truyền thông, sự kiện

Người tổ chức cần dự toán kinh phí cụ thể cho kế hoạch truyền thông. Những con số chi tiết sẽ giúp bạn cân đối mục tiêu cần đạt được và năng lực tài chính của doanh nghiệp. Kế hoạch càng chi tiết, cụ thể càng dễ dàng được duyệt.

Tiêu chí đánh giá đo lường hiệu quả 

Làm thế nào để đánh giá được bạn hoàn thành mục tiêu bao nhiêu %? Tất cả phải được đánh giá dựa trên những tiêu chí đã được xác định cụ thể.  Tiêu chí đánh giá cần bám sát mục tiêu kế hoạch ban đầu đã đề ra.

Nếu kế hoạch gồm nhiều giai đoạn thi quy trình đánh giá cũng cần được chia theo các giai đoạn tương ứng. Tiêu chính đánh giá phải được cụ thể hóa và có thể đo lường được.

Tiêu chí đánh giá hiệu quả sự kiện cần cụ thể và có thể đo lường được

Công cụ hỗ trợ hoạch định kế hoạch truyền thông, sự kiện

Để lập kế hoạch truyền thông sự kiện hiệu quả, nhà tổ chức thường sử dụng 04 công cụ hỗ trợ phổ biến sau:

BCG

Nếu như mô hình SWOT có xu hướng phân tích nội lực doanh nghiệp kết hợp với các yếu tố bên ngoài thì BCG tập trung vào cơ hội ở bên ngoài như lợi thế thị trường, nguồn lực cạnh tranh để lập kế hoạch truyền thông chi tiết.

Mô hình BCG là viết tắt của Boston Consulting Group nghĩa là chiến lược kinh doanh được xây dựng bởi Boston BCG. Ma trận BCG tập trung phân tích vào 2 yếu tố dưới đây để quyết định phương án truyền thông phù hợp:

• Thị phần: định vị thương hiệu doanh nghiệp trong tâm trí khách hàng

• Triển vọng phát triển: triển vọng khách hàng tiềm năng trên thị trường

Porter

Mỗi công cụ lập kế hoạch truyền thông sẽ tập trung khai thác một điểm nhất định để lên kế hoạch truyền thông phù hợp. Mô hình M.Porter “Năm áp lực cạnh tranh” tập trung khai thác về các mối quan hệ, đối thủ cạnh tranh trên thị trường. Những điểm mạnh và điểm yếu tương quan giữa doanh nghiệp và các mối quan hệ cộng hưởng sẽ được phân tích kỹ lưỡng để xây dựng kế hoạch truyền thông hiệu quả. Ví dụ: chiến lược giá của đối thủ như thế nào? Rẻ hơn hay đắt hơn so với sản phẩm của bạn? Chất lượng dịch vụ ra sao? Từ sự phân tích đối thủ chi tiết đó, người tổ chức sẽ xây dựng kế hoạch truyền thông chất lượng, khai thác những điểm độc đáo để tạo nên sự khác biệt của sự kiện.

M.Porter tập trung khai thác vào các mối quan hệ tương quan để xây dựng kế hoạch truyền thông phù hợp

BSC

BSC là công cụ lập kế hoạch truyền thông hướng đến sự phát triển cân bằng giữa các yếu tố tài chính - quy trình- năng lực - khách hàng. Mô hình BSC dựa vào các đánh giá về sứ mệnh, tầm nhìn, con người và văn hóa doanh nghiệp để xây dựng kế hoạch truyền thông phù hợp.

SWOT

Mô hình SWOT là viết tắt của “Strengths” ( Điểm mạnh) - “Weaknesses” (điểm yếu của sự kiện sắp tới như đối thủ, thực trạng hiện tại) - “Opportunities” (Cơ hội) - “Threats” (nguy cơ có thể xảy ra trong sự kiện). Mô hình này được sử dụng để lập kế hoạch truyền thông sự kiện bằng cách phân tích chi tiết các điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và nguy cơ có thể xảy ra để lên kế hoạch truyền thông hiệu quả tận dụng điểm mạnh, cơ hội khắc phục được những điểm yếu, nguy cơ.

SWOT giúp đánh giá tình hình thực tế để xây dựng kế hoạch truyền thông phù hợp

Kế hoạch càng được phân tích, nghiên cứu  kỹ lưỡng theo các tiêu chí của SWOT thì tỷ lệ thành công của sự kiện càng cao

Như vậy bài viết đã chia sẻ bạn cách lập kế hoạch truyền thông sự kiện triển khai hiệu quả chi tiết nhất cùng các công cụ hỗ trợ mà các chuyên gia thường dùng. Bizfly hy vọng những thông tin hữu ích trên sẽ giúp bạn xây dựng kế hoạch truyền thông độc đáo, khác biệt, góp phần tạo nên thành công của sự kiện.

>>  8 Sai lầm khi lập kế hoạch tổ chức sự kiện