Cách lên timeline tổ chức sự kiện chuyên nghiệp chi tiết

Trong lĩnh vực tổ chức sự kiện lên mẫu timeline được xem là thước đo tiến độ công việc. Cách này để quản lý tiến độ, thời gian hoàn thành công việc tránh được sai sót. Vậy là thế nào để xây dựng mẫu timeline sự kiện chuyên nghiệp chi tiết nhất. Tất cả sẽ được Bizfly chia sẻ qua bài viết dưới đây nhé!

Timeline sự kiện là gì?

Timeline sự kiện là bản tiến độ các công việc tương ứng với từng mốc thời gian cụ thể trong tổ chức sự kiện. Timeline sự kiện chỉ có thể được xây dựng khi đã thống nhất các đầu mục trong chương trình như: xác định concept sự kiện, mục đích của sự kiện, ý tưởng tổ chức sự kiện và những tiết mục cần có trong chương trình, MC scripts…

Mẫu timeline sự kiện chi tiết tương ứng với từng mốc thời gian cụ thể

Timeline sự kiện có vai trò rất quan trọng trong tổ chức sự kiện. Nó giúp người tổ chức dễ quản lý, điều hướng các tiết mục được diễn ra đúng kế hoạch tổ chức sự kiện, kiểm soát tiến độ từng hạng mục theo khung thời gian tương ứng. Tùy vào lượng thông tin cần truyền tải mà mỗi timeline cần chèn thêm các trường thông tin khác nhau để đảm bảo mỗi bộ phận phụ trách đều hiểu rõ vai trò của mình ở đâu, vào lúc nào để ứng phó phù hợp và kịp thời.

>> Xem thêm: Tổng hợp mẫu hợp đồng tổ chức sự kiện chi tiết kèm phụ lục, thanh lý

Lợi ích của việc lên timeline trong tổ chức sự kiện

Việc xây dựng timeline giống như đang vẽ một sơ đồ từng bước cần thực hiện để hoàn thành sự kiện tương ứng với khung thời gian nhất định của chương trình. Nó giúp người dùng dễ dàng quản lý tiến độ công việc cũng như thời gian hoàn thành công việc đó. 

Timeline là công cụ trực quan để quản lý thời gian và tiến độ hiệu quả trong sự kiện

Thực tế có rất nhiều lợi ích khi lên timeline trong tổ chức sự kiện có thể kể đến như:

• Công cụ trực quan để những người khác thấy được diễn biến và các hoạt động trong tương lai của sự kiện đó.

• Timeline giúp bạn theo dõi sâu sát mục tiêu và tiến độ thực hiện sự kiện

• Trường hợp thuyết trình cho dự án mới, timeline giúp các thành viên hiểu được mong đợi của doanh nghiệp trong thời điểm nhất định là gì. Từ đó thuyết phục, lên kế hoạch chi tiết để hoàn thành dự án.

• Đối với những dự án phức tạp và kéo dài, timeline giúp chia nhỏ dự án thành từng bước nhỏ dễ hiểu hơn tương ứng với mốc thời gian cụ thể. Nó là công cụ quản lý thời gian rõ ràng và hiệu quả.

Cách triển khai timeline cho chương trình sự kiện hiệu quả

Nếu bạn vẫn còn nhiều bỡ ngỡ khi bắt đầu xây dựng timeline, không biết bắt đầu từ đâu thì các bước thực hiện timeline sự kiện chi tiết bên dưới là một gợi ý hoàn hảo để bắt đầu.

Tạo dạng timeline

Nhà tổ chức có thể sử dụng bất kỳ hình thức, phần mềm nào để tạo timeline sự kiện. Nếu bạn chưa từng tạo một timeline nào, bạn có thể tham khảo timeline mẫu trên internet hoặc các phần mềm chuyên dụng để các bộ phận liên quan điền các thông tin đầy đủ về công việc cần hoàn thiện để cùng thống nhất nội dung ngay từ đầu

Việc sử dụng các timeline mẫu có sẵn vừa tiết kiệm thời gian vừa giúp công việc đạt được hiệu quả cao hơn.

Thiết lập nội dung timeline

Thiết lập nội dung timeline sự kiện  là bước tiếp theo sau khi đã có dạng timeline mẫu. Nội dung timeline cần rõ nghĩa, chi tiết, cụ thể từng đầu việc để tất cả mọi người đều hiểu rõ và phối hợp nhịp nhàng.

Trường hợp sự kiện có quy mô nhỏ, ít người quản lý thì nội dung timeline chỉ cần bao gồm chi tiết các công việc cần thực hiện, thời gian thực hiện từng hạng mục.

Nội dung timeline cần chi tiết, rõ ràng đảm bảo các bộ phận đều hiểu rõ và đồng ý

 Đặt deadline cho từng hạng mục công việc

Bước cuối cùng trong việc lên timeline sự kiện là phân công nhân sự phụ trách từng công việc cụ thể và deadline cho mỗi công việc đó. Điều này giúp người tổ chức dễ dàng hoạch định công việc, kiểm soát tiến độ, trao trách nhiệm cho bộ phận liên quan nhằm đảm bảo sự thành công của sự kiện.

Không viết tắt trong timeline sự kiện để tránh những hiểu lầm có thể xảy ra

Tùy lượng thông tin cần truyền tải trong timeline mà người tổ chức có thể cân nhắc tạo một timeline chi tiết duy nhất hay thiết lập văn bản khác để chia sẻ đến các phòng ban khác (cho riêng hạng mục họ phụ trách) để tránh việc nhồi nhét quá nhiều thông tin gây nhiễu và không chuyên nghiệp.

Lưu ý do bảng timeline được sử dụng cho nhiều phòng ban khác nhau và có thể liên kết với cả MC scripts nên bạn cần phân bổ đều các cột nội dung và không viết tắt để tránh những sai sót do hiểu nhầm.

Những dạng mẫu timeline

Timeline sự kiện là công cụ giúp đơn giản hóa kế hoạch tổ chức sự kiện với từng hạng mục cụ thể cũng như thời gian thực hiện. Nó giúp người tổ chức có cái nhìn bao quát, không bị sót nhiệm vụ đồng thời  kiểm soát được các vấn đề phát sinh trong sự kiện. Đặc biêt, tổ chức sự kiện online sẽ dễ dàng quản lý hơn thông qua việc sử dụng mẫu lên timeline này. Hiện nay có 3 dạng timeline sự kiện phổ biến, đơn giản thường được sử dụng và có sự đánh giá cao từ giới chuyên môn.

Mẫu timeline Single-Task 

Timeline single task thường được sử dụng để lên thời gian biểu cho hội thảo

Timeline sự kiện dạng single task là timeline đơn giản nhất. Nó thể hiện danh sách các nhiệm vụ tương ứng với từng mốc thời gian cụ thể. Dạng này thường được áp dụng để thực hiện một công việc cụ thể trong sự kiện. Ví dụ bảng MC scripts của MC là một kiểu timeline single-task. Hoặc nó cũng được áp dụng để lên thời gian biểu cho các cuộc họp, hội thảo.

Mẫu timeline Multi-Task

Timeline multi-task là sự kết hợp nhiều timeline single task trên cùng một dòng sự kiện

Trong thực tế người tổ chức không chỉ làm một nhiệm vụ duy nhất mà có rất nhiều nhiệm vụ khác nhau cần phải được làm song song với thời gian và deadline riêng biệt. Các nhiệm vụ này khi được lồng ghép trên cùng một dòng thời gian và được thể hiện trong một timeline sự kiện thì được gọi là timeline multi-task.

Timeline multi-task giúp chia nhỏ các nhiệm vụ theo từng khung thời gian nhất định, giúp người tổ chức có góc nhìn tổng quát, dễ dàng kiểm soát tiến độ sự kiện, xác định thời gian hoàn thành mỗi hạng mục, tránh những sai sót không đáng có. Một timeline multi-task chuẩn thể hiện tính kết nối của các nhiệm vụ và được trình bày rõ ràng, súc tích. Ngoài ra timeline multi-task cũng là thước đo để nghiệm thu và đánh giá sự kiện sau đó.

Mẫu timeline checklist tổ chức sự kiện

Timeline sự kiện dạng checklist là một bảng tổng hợp các hạng mục cần theo dõi được sử dụng nhiều trong tổ chức sự kiện. Nó giúp bạn kiểm soát những công việc nào đã hoàn thành, công việc nào chưa, cũng như nhắc nhở những công việc cần phải thực hiện. Checklist sự kiện chỉ đơn giản liệt kê những đầu việc và có một ô trống trước mỗi đầu việc để bạn tick vào khi hoàn thành nhiệm vụ.

Checklist sự kiện giúp người tổ chức rà soát lại những nhiệm vụ cần làm

Như vậy Bizfly đã chia sẻ bạn những thông tin cụ thể về cách lên mẫu timeline sự kiện cũng như lên mẫu timeline chuyên nghiệp chi tiết để kiểm soát tiến độ, hạn chế thiếu sót, giúp sự kiện được tổ chức một cách chu đáo, mượt mà và thành công.

>> Xem thêm: Top 11 công ty tổ chức sự kiện uy tín và chuyên nghiệp