Concept sự kiện là gì? Cách lên concept để sự kiện ấn tượng và thành công

Concept là yếu tố đầu tiên định hình tổ chức sự kiện, concept chứa định hướng và thông điệp của doanh nghiệp do đó nó đóng vai trò rất quan trọng trong kiện. Cùng Bizfly tìm hiểu concept sự kiện là gì? Làm thế nào để tạo concept sự kiện ấn tượng độc đáo nhé!

Concept tổ chức sự kiện là gì?

Concept trong tiếng anh có nghĩa là khái niệm, ý tưởng. Tùy thuộc vào mỗi lĩnh vực nhất định mà khái niệm concept có thể thay đổi về chức năng và ngữ nghĩa. Vậy, trong lĩnh vực tổ chức sự kiện thì concept sự kiện là gì? Đó là những ý tưởng chủ đạo và xuyên suốt toàn bộ khâu tổ chức sự kiện từ trang trí, dàn dựng  cho đến các hoạt động diễn ra trong sự kiện. Concept sự kiện có thể gồm nhiều ý tưởng kết hợp và bổ sung nhau tạo thành một thể thống nhất cho toàn sự kiện nhưng phải đảm bảo truyền tải được thông điệp, giá trị cốt lõi doanh nghiệp muốn hướng đến.

Concept sự kiện là ý tưởng chủ đạo xuyên suốt và truyền tải thông điệp của sự kiện

Vai trò của Concept trong tổ chức sự kiện

Concept trong một sự kiện đóng vai trò rất quan trọng tạo nên khâu tổ chức thành công. Mọi thứ phải được xây dựng xoay quanh concept từ ý tưởng chủ đạo, thiết kế, ánh sáng,âm thanh đến các tiết mục, nội dung chương trình.. Tất cả những yếu tố trên tạo thành một thể thống nhất để truyền tải thông điệp nhà tổ chức mong muốn tới khách mời. Do đó doanh nghiệp cần dành nhiều thời gian để nghiên cứu, tìm ra nhiều ý tưởng mới để tạo một concept độc đáo và ý nghĩa.

Sân khấu của ca sĩ Hà Anh Tuấn thiết kế concept độc đáo.

>> Xem thêm: 8 loại chi phí tổ chức sự kiện cơ bản mà mọi doanh nghiệp cần lưu ý

Điểm khác nhau giữa Concept sự kiện và Idea sự kiện

Concept sự kiện là gì? So với Idea sự kiện thì có gì khác? Cùng đi tìm câu trả lời bên dưới:

 So với Idea sự kiện thì có gì khác?

• Concept sự kiện: là ý tưởng tổng quát xuyên suốt và định hướng toàn bộ các khâu tổ chức trong tổ chức một sự kiện từ lên ý tưởng, setup, thiết kế, trang trí, lựa chọn các tiết mục chương trình… Concept sự kiện có thể bao gồm nhiều idea, mỗi idea hỗ trợ để làm nổi bật concept.

• Idea sự kiện: là những ý tưởng nhỏ để thể hiện từng hạng mục trong concept, tạo nên linh hồn cho sự kiện. Từng ý tưởng tốt sẽ tạo nên một sự kiện tuyệt vời. Chỉ cần một “key moment” chất lượng có thể khiến khách mời bị ấn tượng với sự kiện của bạn.Các bước để triển khai một Concept ấn tượng độc đáo

 Các bước để triển khai một Concept và theme để tổ chức sự kiện ấn tương độc đáo

Một sự kiện được chuẩn bị càng kỹ lưỡng độ thành công của sự kiện càng cao thì người tổ chức cần xác định được xây dựng Concept và Theme (chủ đề) cho sự kiện của mình. Bên dưới là 4 bước để tạo ra một concept và theme (chủ đề) sự kiện ấn tượng, độc đáo, cuốn hút người tham dự:

Lên ý tưởng chủ đề sự kiện

Các bước để lên một ý tưởng sự kiện bạn cần phải tìm hiểu, trả lời được những câu hỏi phù hợp với khách hàng như:

• Mục tiêu của sự kiện là gì? Doanh nghiệp mong muốn điều gì khi tổ chức sự kiện này.

• Đối tượng của sự kiện là những ai? Độ tuổi, thu nhập, xu hướng mua sắm như thế nào?

• Thông điệp muốn truyền tải thông qua sự kiện

• Ngân sách cho sự kiện là bao nhiêu để có thể đề xuất những ý tưởng phù hợp

• Sự kiện trước đó của khách hàng được tổ chức như thế nào? Có thành công không? Những điểm nào cần học tập và điểm nào cần tránh lặp lại.

Sau khi có được các thông tin cần thiết, các bạn cần ngồi lại với nhau để brainstorm, tìm ra những ý tưởng độc đáo nhất theo góc nhìn cá nhân mỗi người. Mục đích cuối cùng là tìm được những ý tưởng tốt nhất, tạo nên sự kiện hoàn hảo nhất đúng với nhu cầu của khách hàng, nên việc phản biện, tranh cãi là cần thiết. 

Sử dụng biểu đồ mindmap để brainstorm ý tưởng các thành viên trong ban tổ chức

Xây dựng kịch bản cho buổi concept

Bước thứ 2 sau khi đã chốt được concept cho sự kiện là việc xây dựng kịch bản. Kịch bản giúp cho những bộ phận khác biết được những việc mình cần phải chuẩn bị cho sự kiện.

Kịch bản sự kiện càng chi tiết thì các bộ phận khác nhau càng phối hợp nhịp nhàng, cũng như linh động trong việc xử lý các sự cố tình huống ngoài kịch bản. Kịch bản sự kiện thông thường sẽ gồm các hạng mục:

• Thời gian

• Nhân sự thực hiện

• Việc cần làm

• Thiết bị cần chuẩn bị

• Lưu ý 

Khi lên kịch bản, bạn cũng cần dự trù các tình huống ngoài ý muốn phát sinh trong quá trình sự kiện diễn ra. Người tổ chức cũng cần chuẩn bị 1,2 kịch bản dự phòng cho những trường hợp này và tiến hành tổng duyệt trước sự kiện.

Tìm kiếm địa điểm tổ chức sự kiện phù hợp

Địa điểm tổ chức sự kiên cần phải phù hợp với concept được chọn. Một sự kiện trang trọng, nghi thức có thể được tổ chức ở khách sạn 5 sao trong nhà, hoặc những sự kiện năng động, kết nối mọi người, sự kiện thể thao.. sẽ được tổ chức ngoài trời. Dù địa điểm tổ chức là ở đâu thì bạn cũng cần bắt tay vào tìm địa điểm sớm vì những địa điểm này cần phải đặt được book trước hoặc sẽ không còn lịch trống.

Địa điểm tổ chức phải phù hợp với concept của sự kiện

Một vài lưu ý khi lựa chọn địa điểm tổ chức bạn cần phải cân nhắc:

• Nên tìm nhiều địa điểm khác nhau để tối ưu ngân sách tổ chức

• Địa điểm tổ chức có quy mô thế nào? lớn hay nhỏ? trong trung tâm hay ngoại ô? Trong trường hợp ở ngoại ô thì việc di chuyển của khách mời có thuận tiện không (kẹt xe, đường khó đi..)

• Nếu thời tiết không thuận lợi thì có phương án gì? 

• Nơi tổ chức có nhà vệ sinh hay phòng thay đồ không? Điều kiện vật chất của những tiện ích này ra sao?

• Dịch vụ có tốt không? chất lượng thức ăn như thế nào..

Lên ý tưởng trang trí cho buổi sự kiện

Thiết kế sân khấu theo ý tưởng chủ đạo đèn led

Nếu bạn đã có câu trả lời cho câu hỏi concept sự kiện là gì thì trang trí  chính là bước làm nổi bật concept, tiếp cận khách hàng một cách trực tiếp nhất. Những chi tiết trang trí trong sự kiện cần hài hòa với tổng thể concept từ màu sắc, phụ kiện, cổng chào, banner, quà tặng… Tất cả đều thống nhất, bổ trợ và làm nổi bật concept của sự kiện.

Top concept tổ chức sự kiện theo từng chủ đề ấn tượng

Nếu như bạn đã quá quen thuộc với những concept cổ điển và cần tìm một concept mới lạ, độc đáo hơn. Những ý tưởng bên dưới là một sự lựa chọn hoàn hảo để tham khảo:

Concept sự kiện lễ hội hóa trang

Sự kiện theo chủ đề này sẽ mang lại không khí hài hước, gắn kết giữa chủ tiệc và khách mời, phát huy khả năng sáng tạo của khách mời. Tuy nhiên,nhược điểm của sự kiện được tổ chức theo chủ đề này là bạn phải chắc chắn khách mời phải nắm được chủ đề để chuẩn bị âm thanh, kịch bản, ánh sáng phù hợp.

Lễ hội hóa trang là concept mang lại không khí vui nhộn, gắn kết chủ tiệc và khách mời

Concept sự kiện theo phong cách hoàng cung

Đây là một ý tưởng không tồi cho những sự kiện yêu cầu một concept cổ điển đậm chất Châu Á. Người tổ chức có thể lấy ý tưởng từ những kiến trúc cung đình Huế, Tử Cấm Thành .. Những thiết kế hoặc sản phẩm mang phong cách Châu Á rất phù hợp với dạng concept này. 

Phong cách Hoàng Cung phù hợp với những sự kiện mang phong cách Châu Á

Phong cách cổ điển thập niên 80s

Concept sự kiện tổ chức theo phong cách này mang đến buổi tiệc không gian cổ điển của những năm 80s. Ưu điểm của dạng concept này là tổ chức đơn giản: một vài chiếc áo phông rộng rãi, sơ mi sặc sỡ đi kèm với quần ống loe và chìm đắm trong những giai điệu disco đình đám. Nhưng bạn cần thông báo sớm với khách mời để họ có thể chuẩn bị dresscode phù hợp với concept tiệc.

Concept cổ điển thập niên 80s không quá cầu kỳ trong khâu tổ chức

Phong cách kiến trúc hiện đại

Concept sự kiện là gì? Concept theo phong cách kiến trúc hiện đại như thế nào? Concept sự kiện theo phong cách kiến trúc hiện đại không thể thiếu những nét kiến trúc mang tính hiện đại từ gương, kính hay các khối hình học lơ lửng. Concept dạng này rất phù hợp với những sự kiện xa xỉ hoặc những sự kiện bất động sản.

Phong cách kiến trúc hiện đại mang lại nguồn cảm hứng cho những sự kiện xa xỉ

Tóm lại, thông qua bài viết trên Bizfly đã chia sẻ bạn những thông tin đầy đủ, chi tiết nhất về concept  trong tổ chức sự kiện là gì? Những bước cơ bản để tạo concept sự kiện độc đáo cũng như những ý tưởng concept chủ đề ấn tượng, độc đáo. Hy vọng bài viết mang đến bạn nhiều thông tin hữu ích để tạo nên sự kiện thành công.