Email marketing cho ngày hội tuyển sinh đại học: tăng đăng ký tham dự và follow-up sau sự kiện

Ngày hội tuyển sinh thường tiêu tốn nhiều nhân sự, ngân sách và thời gian chuẩn bị nhưng không phải thí sinh nào đăng ký cũng tham dự. Sau sự kiện, nhiều trường lại thiếu quy trình chăm sóc tiếp nên dữ liệu bị rơi rớt.

Với Bizfly, email marketing ngày hội tuyển sinh có thể trở thành một hành trình nuôi dưỡng rõ ràng trước, trong và sau sự kiện. Hãy theo dõi chi tiết cách triển khai giải pháp Bizfly trong bài viết dưới đây.

Vai trò của email trong ngày hội tuyển sinh đại học

Ngày hội tuyển sinh, open day, campus tour hay webinar hướng nghiệp đều là những điểm chạm có giá trị cao trong hành trình chọn trường. Ở đây, thí sinh không chỉ đọc thông tin một chiều mà có cơ hội gặp tư vấn viên, nghe giới thiệu ngành học, xem cơ sở vật chất và đặt câu hỏi trực tiếp.

Email giúp trường kết nối các điểm chạm đó thành một hành trình liền mạch. Trước sự kiện, email có nhiệm vụ mời tham dự, giải thích lý do nên tham gia và làm rõ thông tin thời gian, địa điểm, nội dung chương trình. Gần ngày diễn ra, email nhắc lịch giúp giảm tình trạng đăng ký nhưng không tham dự. Sau sự kiện, email follow-up giúp duy trì quan tâm và thúc đẩy bước tiếp theo như đăng ký tư vấn, nhận tài liệu ngành học hoặc nộp hồ sơ.

Nếu nhà trường đang xây dựng chiến lược tổng thể, bài viết về email marketing cho trường đại học sẽ giúp đặt ngày hội tuyển sinh vào bức tranh rộng hơn: tuyển sinh, chăm sóc sinh viên và kết nối alumni.

Điểm quan trọng là email không thay thế các kênh khác như website, mạng xã hội hay tư vấn trực tiếp. Email đóng vai trò giữ nhịp, nhắc việc và đo lường mức độ quan tâm của từng nhóm thí sinh.

Email mời tham dự sự kiện cần có nội dung gì

Một email mời tham dự ngày hội tuyển sinh cần trả lời nhanh ba câu hỏi: sự kiện này dành cho ai, người nhận được lợi ích gì và cần làm gì tiếp theo.

Phần tiêu đề nên cụ thể, tránh chung chung như “Thư mời tham dự sự kiện”. Trường có thể dùng tiêu đề rõ ngữ cảnh hơn, ví dụ: “Mời tham dự Open Day ngành Công nghệ thông tin ngày 15/7” hoặc “Ngày hội tuyển sinh: gặp giảng viên, tư vấn học bổng và chọn ngành phù hợp”.

Trong nội dung email, phần mở đầu nên nêu đúng mối quan tâm của thí sinh hoặc phụ huynh: chọn ngành, học phí, học bổng, cơ hội việc làm, môi trường học, ký túc xá, hoạt động sinh viên. Sau đó, email cần trình bày ngắn gọn các thông tin chính:

• Thời gian, địa điểm hoặc link tham dự nếu là webinar
• Nội dung chương trình
• Ai nên tham gia
• Quyền lợi khi tham dự
• CTA đăng ký rõ ràng
• Thông tin liên hệ tư vấn

Email mời không nên quá dài. Mục tiêu chính là tạo đủ lý do để người nhận đăng ký, sau đó dùng các email tiếp theo để bổ sung thông tin.

Luồng email nhắc lịch trước sự kiện

Nhiều trường có số đăng ký sự kiện khá tốt nhưng tỷ lệ tham dự thực tế lại thấp. Nguyên nhân thường đến từ việc thí sinh đăng ký sớm rồi quên lịch, phụ huynh chưa nắm thông tin, hoặc email xác nhận ban đầu không đủ rõ để người nhận lưu lại.

Luồng nhắc lịch nên được thiết kế theo mốc thời gian. Ngay sau khi đăng ký, hệ thống gửi email xác nhận gồm thời gian, địa điểm, link bản đồ hoặc link webinar, nội dung chương trình và thông tin liên hệ. Trước sự kiện 3-5 ngày, trường có thể gửi email nhắc lợi ích tham dự: gặp giảng viên, nhận tư vấn ngành, tìm hiểu học bổng, tham quan campus hoặc giao lưu sinh viên. Trước sự kiện 24 giờ, email nên ngắn hơn, tập trung vào lịch, cách tham gia và checklist cần chuẩn bị.

Nếu sự kiện là webinar, luồng nhắc càng quan trọng vì người đăng ký dễ quên hoặc bỏ qua link tham dự. Trường có thể tham khảo hướng triển khai riêng cho email nhắc lịch webinar tuyển sinh để giảm no-show và tăng tỷ lệ tham dự thực tế.

Một lưu ý quan trọng là không gửi mọi email cùng một thông điệp. Mỗi email nhắc nên có vai trò riêng: xác nhận, tạo kỳ vọng, nhắc chuẩn bị và hỗ trợ tham dự.

Email follow-up sau sự kiện để chuyển đổi thí sinh

Sau ngày hội tuyển sinh, nhiều trường chỉ gửi lời cảm ơn chung rồi dừng lại. Đây là điểm dễ làm mất cơ hội, vì người tham dự thường đang ở trạng thái quan tâm cao hơn trước sự kiện.

Email follow-up nên được gửi sớm, tốt nhất trong vòng 24-48 giờ sau sự kiện. Nội dung đầu tiên có thể cảm ơn người tham dự, tóm tắt các điểm chính và gửi lại tài liệu liên quan. Tuy nhiên, phần quan trọng hơn là điều hướng bước tiếp theo: đăng ký tư vấn 1:1, xem thông tin ngành học, kiểm tra điều kiện xét tuyển, tìm hiểu học bổng hoặc chuẩn bị hồ sơ.

Trường nên phân nhóm người nhận sau sự kiện. Người đã tham dự cần email khác với người đăng ký nhưng vắng mặt. Thí sinh quan tâm ngành Kinh tế cần nội dung khác người quan tâm Công nghệ thông tin. Phụ huynh có thể cần email riêng về học phí, học bổng, môi trường học và cơ hội việc làm sau tốt nghiệp.

Để triển khai sâu hơn, nhà trường có thể tham khảo chuỗi email nuôi dưỡng thí sinh trước cho nhóm sinh viên trước khi nộp hồ sơ.

Cách đo registration rate, attendance rate và application rate

Email marketing ngày hội tuyển sinh chỉ hiệu quả khi trường đo được từng bước trong hành trình sự kiện. Ba chỉ số cần theo dõi thường xuyên là registration rate, attendance rate và application rate.

Registration rate cho biết tỷ lệ người nhận email thực hiện đăng ký tham dự. Nếu chỉ số này thấp, trường cần xem lại tiêu đề, nội dung lời mời, mức độ phù hợp của danh sách gửi và CTA. Một email gửi đúng nhóm ngành quan tâm thường có khả năng đăng ký tốt hơn email gửi đại trà.

Attendance rate đo tỷ lệ người đăng ký thực sự tham dự. Nếu số đăng ký cao nhưng tham dự thấp, vấn đề có thể nằm ở luồng nhắc lịch, thời gian tổ chức, thông tin tham dự chưa rõ hoặc thiếu lý do đủ mạnh để xuất hiện.

Application rate cho biết tỷ lệ người tham dự chuyển sang hành động tuyển sinh như đăng ký tư vấn, nộp hồ sơ, bổ sung giấy tờ hoặc xác nhận nhập học. Đây là chỉ số gần với mục tiêu tuyển sinh nhất.

Sau khi thí sinh trúng tuyển, luồng email onboarding tân sinh viên sẽ giúp tiếp tục trải nghiệm sau chuyển đổi.

Kết luận

Email marketing ngày hội tuyển sinh giúp trường đại học quản lý trọn vẹn hành trình trước, trong và sau sự kiện. Thay vì chỉ gửi thư mời một lần, nhà trường có thể dùng email để tăng đăng ký, giảm no-show, follow-up đúng nhóm và đo được chuyển đổi sang hồ sơ tuyển sinh.

Với Bizfly, email không chỉ là kênh thông báo mà là một phần trong hệ thống chăm sóc thí sinh theo dữ liệu. Khi được kết nối với các nội dung như email mời open day, email nhắc lịch webinar, email follow-up và email onboarding, chiến dịch ngày hội tuyển sinh sẽ tạo ra giá trị dài hơn một sự kiện đơn lẻ.