Kinh doanh dự án với CRM: Quản trị quy trình bán hàng và tăng doanh thu hiệu quả

Trong phân khúc khách hàng doanh nghiệp lớn (Enterprise), việc chốt được một hợp đồng không đơn thuần là "bán một sản phẩm" mà là " quá trình vận hành một dự án". Với những giao dịch có giá trị cực lớn, quy trình phức tạp và kéo dài, các công cụ quản lý truyền thống hay bảng tính Excel thường bộc lộ sự thiếu hụt. Đây là lúc doanh nghiệp cần một hệ thống CRM chuyên biệt để quản trị toàn diện dòng chảy dự án.

Vậy kinh doanh dự án với CRM là gì? Giải pháp cho kinh doanh dự án với CRM cho doanh nghiệp như nào? Hãy cùng Bizfly tìm hiểu chi tiết trong bài viết sau:

Kinh doanh dự án là gì? Vì sao cần CRM riêng cho mô hình này

Khái niệm kinh doanh dự án

Kinh doanh dự án (Project-based Sales) là hình thức bán hàng đặc thù dành cho các giải pháp, sản phẩm có tính tùy biến cao theo yêu cầu của từng khách hàng. Ở đây, thành công không đo bằng số lượng đơn hàng nhỏ lẻ mà bằng khả năng thắng thầu và quản trị rủi ro trong suốt vòng đời dự án.

Nếu doanh nghiệp vẫn quản lý các dự án nghìn tỷ bằng các công cụ rời rạc, bạn sẽ đối mặt với những rào cản hệ thống:

• Dữ liệu khách hàng không được đồng nhất: Thông tin dự án bị chia cắt giữa các bộ phận (Sales giữ liên hệ, Kỹ thuật giữ giải pháp, Pháp lý giữ hồ sơ thầu). Điều này khiến doanh nghiệp thiếu cái nhìn toàn diện để thuyết phục các bên liên quan.
• Lãng phí nguồn lực và tỷ lệ chuyển đổi thấp: Không theo dõi được sát sao hành trình khách hàng dẫn đến việc đổ tiền vào những cơ hội không thực tế, trong khi các dự án "vàng" lại bị bỏ lỡ do phản hồi chậm.
• Rủi ro từ dự báo sai nhu cầu: Thiếu dữ liệu thời gian thực khiến nhà lãnh đạo khó đưa ra quyết định về nguồn lực, gây tổn thất doanh thu và gia tăng chi phí cơ hội.

Tìm hiểu thêm: CRM là gì? Lợi ích và chức năng CRM

Đặc thù của mô hình kinh doanh dự án 

Kinh doanh dự án mang những đặc trưng khác biệt hoàn toàn với bán hàng thông thường:

• Chu kỳ bán hàng dài, nhiều giai đoạn và khó dự đoán: Một dự án có thể kéo dài từ 6 tháng đến vài năm. Việc quản trị pipeline đòi hỏi hệ thống phải cảnh báo được các giai đoạn bị "tắc nghẽn" để can thiệp kịp thời trước khi đối thủ chen chân.
• Giá trị hợp đồng lớn, liên quan đến đấu thầu và đàm phán: Mỗi sai sót nhỏ trong hồ sơ thầu hoặc báo giá đều có thể dẫn đến thất bại. CRM cần khả năng lưu trữ và quản lý phiên bản tài liệu chặt chẽ cho các vòng đàm phán và phê duyệt phức tạp.
• Nhiều bên tham gia trong cùng một dự án: Bạn không chỉ bán cho một người. Bạn đang thuyết phục một "Hội đồng phê duyệt" gồm: Chủ đầu tư, tư vấn giám sát, bộ phận tài chính và người dùng cuối. CRM phải giúp bạn vẽ được "bản đồ ảnh hưởng" của các bên này.
• Doanh thu được ghi nhận theo tiến độ: Khác với bán lẻ thu tiền ngay, doanh thu dự án được ghi nhận theo từng giai đoạn nghiệm thu. CRM phải liên kết được với kế hoạch triển khai để dự báo dòng tiền chính xác cho doanh nghiệp.

Khác biệt giữa kinh doanh dự án và bán hàng thông thường

Để quản trị hiệu quả, doanh nghiệp cần phân biệt rõ sự khác biệt bản chất giữa tư duy bán hàng tiêu dùng và kinh doanh dự án, từ đó thiết lập hệ thống CRM với các tính năng phù hợp.

Dưới đây là 3 điểm khác biệt cốt lõi ảnh hưởng trực tiếp đến cách thức vận hành:

• Tập trung vào chất lượng thay vì số lượng cơ hội: Trong kinh doanh dự án, doanh nghiệp không chạy theo số lượng lớn (volume) các khách hàng tiềm năng mà dồn lực vào từng cơ hội có giá trị cao. Việc sở hữu 10 dự án "vàng" với tỷ lệ thắng cao quan trọng hơn việc nắm giữ hàng nghìn liên hệ nhưng thiếu tiềm năng thực tế.
• Sự phối hợp đa nhiệm liên phòng ban: Đây không phải là sân diễn riêng của đội ngũ Sales. Một dự án lớn đòi hỏi sự tham gia mật thiết của bộ phận kỹ thuật để khảo sát, bộ phận pháp lý để thẩm định hồ sơ thầu và bộ phận tài chính để cân đối dòng tiền.
• Vòng đời kéo dài xuyên suốt sau ký kết: Khác với các giao dịch thông thường kết thúc tại khâu thanh toán, hợp đồng dự án chỉ là bước khởi đầu. Quy trình sau đó còn bao gồm các giai đoạn triển khai thực địa, nghiệm thu từng phần và thực hiện nghĩa vụ bảo hành, bảo trì dài hạn.

Bảng so sánh: Kinh doanh dự án vs. Bán hàng thông thường

CRM cho kinh doanh dự án cần yêu cầu gì?

Quản lý pipeline bán hàng theo từng dự án

Để quản lý hiệu quả những thương vụ kéo dài, hệ thống CRM cần cung cấp một cái nhìn trực quan về lộ trình dự án giúp nhà quản lý nhận diện sớm các điểm nghẽn và đưa ra quyết định can thiệp kịp thời. 

Việc số hóa toàn bộ quy trình từ giai đoạn tiếp cận ban đầu đến khi nghiệm thu cuối cùng sẽ đảm bảo mọi cơ hội đều được chăm sóc với sự ưu tiên chính xác nhất dựa trên các báo cáo phân tích thời gian thực.

• Pipeline tùy biến theo vòng đời dự án: Mỗi loại hình dự án (xây dựng, phần mềm, cung ứng thiết bị) có các giai đoạn đặc thù. Hệ thống cần cho phép thiết lập linh hoạt từ khâu khảo sát, đấu thầu đến ký kết và nghiệm thu.
• Theo dõi giá trị, xác suất và trạng thái thực: Tại bất kỳ thời điểm nào, nhà quản lý phải biết rõ giá trị dự kiến của dự án, xác suất thành công (Winning Rate) và thời gian dự kiến đóng hợp đồng để dự báo doanh thu chính xác.
• Quản lý nhiều dự án trong cùng một tài khoản khách hàng: Một tập đoàn lớn có thể triển khai nhiều dự án cùng lúc ở các giai đoạn khác nhau. CRM phải có khả năng bóc tách và quản lý độc lập từng dự án này nhưng vẫn giữ được sự liên kết thông tin chung về khách hàng đó.

Quản lý đa bên liên quan trong cùng một dự án

Thay vì chỉ tương tác với một đầu mối duy nhất, kinh doanh dự án đòi hỏi doanh nghiệp phải thuyết phục cả một hội đồng thẩm định với nhiều vai trò và mức độ ảnh hưởng khác nhau đối với quyết định mua hàng. 

Hệ thống CRM chuyên sâu giúp bạn xây dựng một "bản đồ nhân sự" chi tiết, nơi mọi thông tin và lịch sử trao đổi được lưu trữ tập trung để phục vụ chiến lược cá nhân hóa trải nghiệm cho từng đối tượng.

• Lưu trữ tập trung mọi đầu mối liên hệ: Hệ thống cần gom tụ toàn bộ danh sách nhân sự tham gia dự án từ phía khách hàng, đối tác và nhà thầu phụ vào một kho dữ liệu duy nhất.
• Gắn vai trò cụ thể cho từng cá nhân: CRM giúp bạn định danh rõ ai là Người quyết định (Decision Maker), ai là Người ảnh hưởng (Influencer) hay Người sử dụng cuối (End-user). Điều này giúp Sales có chiến lược tiếp cận "đúng người, đúng thời điểm".
• Theo dõi lịch sử tương tác đa kênh: Mọi email, cuộc gọi hay ghi chú họp với từng bên liên quan đều phải được lưu vết thời gian thực. Điều này đảm bảo dù nhân sự dự án có thay đổi, thông tin vẫn luôn thông suốt và không bị mất mát.

Kiểm soát phê duyệt và quy trình nội bộ

Đối với các hợp đồng giá trị lớn, sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận kinh doanh, pháp lý và tài chính thông qua một quy trình phê duyệt tự động là yếu tố then chốt để giảm thiểu rủi ro sai sót. Việc thiết lập các rào cản kiểm soát chặt chẽ trên CRM không chỉ giúp chuẩn hóa các điều khoản thương mại mà còn tạo ra một môi trường làm việc minh bạch, nơi mọi thay đổi đều được lưu vết hệ thống

• Tự động hóa luồng phê duyệt (Approval Workflow): Hệ thống cần hỗ trợ quy trình phê duyệt đa cấp cho các yêu cầu báo giá, mức chiết khấu đặc biệt hoặc các điều khoản hợp đồng nhạy cảm trước khi gửi tới khách hàng.
• Phân quyền chặt chẽ theo vai trò: Để đảm bảo tính bảo mật của doanh nghiệp lớn, CRM phải cho phép phân quyền xem và chỉnh sửa dữ liệu dựa trên cấp bậc quản lý hoặc vai trò trong dự án.
• Lưu vết toàn bộ quyết định (Audit Trail): Mọi hành động chỉnh sửa thông báo, thay đổi giá trị dự án hoặc lịch sử phê duyệt đều phải được ghi lại để phục vụ công tác kiểm tra và quản trị rủi ro sau này.

Xem thêm: Các phần mềm CRM tốt nhất cho doanh nghiệp vừa và lớn

CRM giúp doanh nghiệp kinh doanh dự án cải thiện hiệu quả như thế nào?

Minh bạch pipeline và dự báo doanh thu dự án

Việc áp dụng một hệ thống quản lý chuyên sâu giúp nhà lãnh đạo thoát khỏi cảnh "đi đêm không đèn" bằng cách cung cấp cái nhìn toàn cảnh về mọi cơ hội đang triển khai trên một nền tảng duy nhất. Nhờ sự hỗ trợ của các bảng biểu phân tích thời gian thực, doanh nghiệp có thể chủ động điều phối dòng tiền và nhân lực để tối ưu hóa hiệu quả vận hành thay vì phụ thuộc vào các báo cáo thủ công lỗi thời.

• Nhìn rõ dự án nào đang tiềm năng, dự án nào rủi ro: Hệ thống cung cấp các bảng biểu phân tích chuyên sâu về tỷ lệ chuyển đổi và nguồn khách hàng, giúp đội ngũ quản lý nhận diện chính xác các cơ hội có xác suất thắng cao nhất.
• Dự báo doanh thu theo giai đoạn triển khai: Thay vì phán đoán cảm tính, nhà quản lý có cơ sở dữ liệu vững chắc để theo dõi doanh thu dự kiến dựa trên tiến độ thực tế của từng cột mốc trong dự án.
• Hỗ trợ lập kế hoạch nguồn lực và tài chính: Khi thông tin được thông suốt giữa các phòng ban, doanh nghiệp sẽ giảm bớt được các chi phí cơ hội do dự báo sai nhu cầu hoặc lãng phí ngân sách tiếp thị.

Giảm rủi ro thất bại do thiếu thông tin

Rủi ro lớn nhất trong kinh doanh dự án là sự đứt gãy thông tin giữa các giai đoạn kéo dài, khiến trải nghiệm của khách hàng bị ngắt quãng và thiếu tính cá nhân hóa. Một "trục xương sống" dữ liệu tập trung sẽ đảm bảo mọi tương tác đều được lưu vết, giúp doanh nghiệp duy trì sự chuyên nghiệp xuyên suốt từ lúc chào thầu đến khi nghiệm thu.

• Không bỏ sót cơ hội do quên follow-up: Hệ thống tự động hóa luồng công việc giữa các bộ phận Sale và Marketing, giúp nhắc lịch chăm sóc khách hàng kịp thời và gửi đi các thông điệp tiếp thị cá nhân hóa.
• Không phụ thuộc vào trí nhớ cá nhân: BizCRM cho phép gom tụ toàn bộ thông tin khách hàng từ Website, Facebook, Zalo và Hotline về một kho dữ liệu duy nhất, loại bỏ tình trạng dữ liệu rời rạc giữa các nhân sự.
• Tăng khả năng kế thừa và mở rộng quy mô: Việc chuẩn hóa quy trình và lưu trữ lịch sử tương tác giúp doanh nghiệp dễ dàng bàn giao dự án cho nhân sự mới mà không làm mất đi các giá trị thấu hiểu khách hàng đã xây dựng trước đó.

BizCRM - Giải pháp CRM linh hoạt cho doanh nghiệp kinh doanh dự án

Nếu doanh nghiệp cần tìm một hệ thống CRM triển khai nhanh, mạnh tính năng để theo kịp chu kỳ bán hàng dài và hợp đồng giá trị lớn, giải pháp CRM của Bizfly trở thành lựa chọn phù hợp nhờ cách tiếp cận linh hoạt theo hướng All-in-One nhưng có thể mở rộng như một CRM chuyên sâu cho dự án.

Theo cách này, doanh nghiệp chuẩn hóa quy trình bán hàng dự án ngay từ đầu, và sẵn sàng mở rộng khi quy mô và mức độ phức tạp tăng lên, mà không phải thay đổi nền tảng. BizCRM phù hợp với mô hình kinh doanh dự án vì:

• Quản lý dữ liệu khách hàng và dự án tập trung 360°: Toàn bộ thông tin liên quan đến khách hàng, dự án, lịch sử trao đổi, báo giá và cam kết được lưu trữ trên một hệ thống thống nhất. Điều này giúp doanh nghiệp tránh tình trạng dữ liệu dự án bị phân tán trên Excel, email hay công cụ cá nhân, đồng thời đảm bảo khả năng kế thừa khi nhân sự thay đổi.
• Pipeline bán hàng linh hoạt, bám sát vòng đời dự án thực tế: BizCRM cho phép doanh nghiệp xây dựng pipeline theo từng loại dự án (đấu thầu, triển khai theo giai đoạn, hợp đồng khung…), phản ánh đúng các bước như tiếp cận – đề xuất – đàm phán – ký kết. Nhờ đó, ban lãnh đạo có thể theo dõi chính xác trạng thái và rủi ro của từng dự án trong pipeline.
• Theo dõi nhiều dự án song song trong cùng một khách hàng: Với BizCRM, một khách hàng có thể được gắn với nhiều dự án khác nhau mà vẫn giữ được cái nhìn tổng thể về mối quan hệ dài hạn. Điều này đặc biệt quan trọng với doanh nghiệp B2B, nơi giá trị thực nằm ở việc mở rộng và tái ký dự án theo thời gian.
• Chuẩn hóa quy trình nội bộ và kiểm soát phê duyệt hợp đồng giá trị lớn: BizCRM hỗ trợ phân quyền và thiết lập luồng phê duyệt rõ ràng cho báo giá, chiết khấu và hợp đồng. Điều này giúp doanh nghiệp kiểm soát rủi ro, đảm bảo minh bạch và duy trì kỷ luật vận hành khi nhiều phòng ban cùng tham gia bán hàng dự án.
• Khả năng mở rộng theo từng giai đoạn phát triển của doanh nghiệp: Doanh nghiệp có thể bắt đầu với các quy trình CRM cốt lõi cho bán hàng dự án, sau đó từng bước mở rộng automation, báo cáo nâng cao hoặc tích hợp ERP/BI khi quy mô và nhu cầu quản trị tăng lên, mà không cần thay đổi hệ thống CRM.

ĐĂNG KÝ TƯ VẤN

Kết luận

CRM không chỉ là công cụ lưu trữ thông tin khách hàng, mà là nền tảng vận hành xuyên suốt giúp doanh nghiệp quản trị quy trình, dữ liệu và tăng trưởng bền vững. Khi quy mô mở rộng, bài toán không còn nằm ở việc “có CRM hay không”, mà là CRM có đủ linh hoạt để thích ứng với mô hình kinh doanh và đủ mạnh để kiểm soát vận hành hay không.

BizCRM giúp doanh nghiệp Việt từng bước chuẩn hóa quy trình, khai thác hiệu quả dữ liệu khách hàng và mở rộng hệ thống theo đúng tốc độ tăng trưởng thực tế. Đây chính là nền tảng để doanh nghiệp không chỉ quản lý tốt hiện tại, mà còn sẵn sàng cho các giai đoạn phát triển tiếp theo trong kỷ nguyên dữ liệu và tự động hóa.