Trong bối cảnh công việc ngày càng phức tạp và đòi hỏi khả năng ứng phó nhanh chóng, bất cứ ai cũng nên trang bị kỹ năng giải quyết vấn đề. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết áp dụng đúng quy trình và phương pháp để ứng dụng kỹ năng này.

Cùng theo dõi bài viết 6+ Kỹ năng giải quyết vấn đề và cách thực hiện trong bài viết dưới đây!

1. Kỹ năng giải quyết vấn đề là gì

Kỹ năng giải quyết vấn đề là gì đang là câu hỏi được nhiều người quan tâm. Đây được hiểu là khả năng nhận diện, xác định vấn đề, phân tích và tìm ra các giải pháp tối ưu cho các tình huống hoặc khó khăn phát sinh. Kỹ năng này đòi hỏi sự linh hoạt, sáng tạo trong việc đưa ra các phương án khả thi và thực hiện chúng một cách có hiệu quả. 

Đây là một kỹ năng mềm, thiên về khả năng tư duy và xử lý tình huống của cá nhân, khác với kỹ năng cứng mà người ta có thể học được qua đào tạo chuyên môn.Một nhân viên sở hữu kỹ năng giải quyết vấn đề tốt là người có thể làm việc độc lập hoặc phối hợp nhóm hiệu quả. Họ luôn chủ động tìm hiểu nguyên nhân gốc rễ của vấn đề, thảo luận và xem xét nhiều giải pháp với các bên liên quan trước khi đưa ra quyết định cuối cùng.

2. Tầm quan trọng của kỹ năng giải quyết vấn đề

Kỹ năng giải quyết vấn đề là yếu tố quan trọng giúp cá nhân và nhóm làm việc hiệu quả. Dưới đây là những số lý do tại sao kỹ năng này lại có vai trò quyết định trong môi trường làm việc, học tập: 

• Làm chủ tình hình: Khi gặp phải một vấn đề bất ngờ hoặc có nhiều công việc cùng lúc, khả năng giữ bình tĩnh và làm chủ tình huống sẽ giúp bạn giảm sự căng thẳng. Nhờ vậy, bạn có thể tập trung vào việc phân tích vấn đề và tìm ra giải pháp thay vì hoảng loạn hoặc cảm thấy mất kiểm soát. 
• Đảm bảo tiến độ: Khi đã làm chủ được tình hình, bạn có thể xác định được thời gian cần thiết để hoàn thành công việc. Điều này giúp đảm bảo tiến độ và không để xảy ra tình trạng trì hoãn hoặc ảnh hưởng đến những công việc khác. Đặc biệt, khi có kế hoạch và chiến lược rõ ràng, bạn sẽ không làm gián đoạn công việc của cả nhóm.
• Chọn ra giải pháp tối ưu: Một trong những thách thức khi giải quyết vấn đề là tìm ra giải pháp tốt nhất. Đôi khi, các ý kiến có thể khác nhau và gây tranh cãi trong nhóm. Tuy nhiên, kỹ năng phân tích sẽ giúp bạn nhìn nhận câu chuyện từ nhiều phía để đánh giá các phương án một cách tốt nhất.
• Giảm áp lực: Mặc dù quá trình giải quyết vấn đề sẽ có áp lực, người có kỹ năng vẫn sẽ biết cách giảm sự căng thẳng cho bản thân và đồng đội. Kỹ năng này không chỉ giúp họ duy trì sự điềm tĩnh trong công việc mà còn tạo ra một môi trường làm việc tích cực, giảm bớt áp lực cho những người xung quanh.

Nhằm nâng cao hiệu quả làm việc nhóm và cá nhân, nhiều doanh nghiệp đã lựa chọn áp dụng BizCRM – nền tảng giúp quản lý đầu việc, phối hợp đa phòng ban và tối ưu quy trình xử lý vấn đề một cách khoa học.

Đăng ký tư vấn trực tiếp

3. 6+ Kỹ năng giải quyết vấn đề quan trọng cần có

 Trong bối cảnh yêu cầu công việc ngày càng tăng ở các doanh nghiệp, việc rèn luyện kỹ năng giải quyết vấn đề sẽ là chìa khóa giúp bạn thành công và thích nghi với mọi hoàn cảnh. Dưới đây là 6 năng lực mà bạn cần có.  

3.1 Tìm hiểu, phân tích thông tin

Tìm hiểu và phân tích thông tin là quá trình thu thập, đánh giá và xử lý dữ liệu để hiểu rõ vấn đề và đưa ra quyết định. Kỹ năng này yêu cầu người sử dụng phải có khả năng nhìn nhận thông tin từ nhiều góc độ khác nhau và phân tích các chi tiết một cách kỹ lưỡng. Thông qua đó, bạn có thể phát hiện ra các xu hướng, cơ hội và những rủi ro khi thực hiện dự án. 

Chẳng hạn, khi ra mắt một sản phẩm mới, đội ngũ marketing sẽ thu thập và phân tích thông tin về thị trường, nhu cầu của khách hàng, xu hướng tiêu dùng. Điều này giúp họ tạo ra các chiến lược tiếp cận phù hợp và tăng khả năng thành công của sản phẩm.

3.2 Lắng nghe, giao tiếp

Giao tiếp là khả năng truyền đạt thông tin, cảm xúc và ý tưởng một cách hiệu quả, đồng thời lắng nghe và hiểu người khác. Kỹ năng này giúp bạn trao đổi ý kiến một cách chính xác cũng như xây dựng được niềm tin và sự tôn trọng từ đồng nghiệp.

Ví dụ, trong môi trường công sở, một nhân viên có kỹ năng giao tiếp tốt sẽ có thể giải thích rõ ràng ý tưởng của mình trong các cuộc họp. Đồng thời, bạn cũng giỏi lắng nghe ý kiến đóng góp của đồng nghiệp và đưa ra phản hồi mang tính xây dựng.

3.3 Kỹ năng ra quyết định

Kỹ năng ra quyết định trong công việc nhóm là khả năng lựa chọn giải pháp tối ưu sau khi đã lắng nghe và cân nhắc ý kiến của tất cả các thành viên. Đây là một kỹ năng quan trọng, đảm bảo sự đồng thuận trong nhóm và hướng mọi người đến mục tiêu chung. 

Lợi ích của kỹ năng này là giúp tăng cường sự đoàn kết, giảm xung đột và thúc đẩy hiệu quả làm việc nhóm. Khi quyết định được đưa ra một cách hợp lý và công bằng, các thành viên sẽ cảm thấy được tôn trọng và dễ dàng chấp nhận quyết định cuối cùng.

Ví dụ, trong một cuộc họp nhóm về chiến lược marketing, mỗi thành viên thường sẽ có quan điểm khác nhau về hướng đi. Lúc này, người lãnh đạo cần phải lắng nghe tất cả các ý kiến, đưa ra những phân tích về ưu và nhược điểm của từng giải pháp, rồi chọn lựa một phương án tối ưu. Đồng thời, bạn cũng cần giải thích rõ ràng lý do vì sao lựa chọn đó là tốt nhất cho cả nhóm và tổ chức. 

3.4 Dự đoán và quản lý rủi ro

Kỹ năng dự đoán và quản lý rủi ro là quá trình đánh giá và chuẩn bị các phương án ứng phó trước những tình huống không mong muốn. Nếu sở hữu khả năng này, bạn có thể tối ưu hiệu suất công việc và tiết kiệm chi phí, thời gian,... Ngoài ra, bạn cũng không bị bất ngờ bởi những thay đổi đột ngột trong kế hoạch và luôn chuẩn bị sẵn sàng những phương án thay thế khi cần thiết.

Ví dụ, trong một dự án xây dựng, nếu các yếu tố môi trường hoặc nhân sự thay đổi đột ngột, một người quản lý có kỹ năng dự đoán và quản lý rủi ro sẽ nhanh chóng điều chỉnh kế hoạch, thay đổi phương thức thi công hoặc tìm kiếm nguồn nhân lực thay thế. 

3.5 Tư duy phản biện

Nếu sở hữu kỹ năng tư duy phản biện, bạn sẽ phân tích và đánh giá thông tin một cách logic, có cơ sở để đưa ra quyết định hợp lý. Thông qua đó, bạn có thể nhìn nhận sự việc một cách toàn diện, không dựa vào cảm xúc hay niềm tin cá nhân. 

Ví dụ, trong công việc, một nhà quản lý khi nhận được báo cáo từ các phòng ban có thể sử dụng tư duy phản biện để phân tích lại dữ liệu, tìm kiếm sự sai sót trong các con số. Thay vì chỉ tiếp nhận thông tin một cách thụ động, họ sẽ đặt câu hỏi để làm rõ các yếu tố trước khi đưa ra quyết định cuối cùng.

3.6 Sáng tạo, linh hoạt

Người có tư duy sáng tạo và linh hoạt sẽ đưa ra nhiều ý tưởng mới mẻ, độc đáo và thay đổi cách tiếp cận khi gặp phải các thách thức. Bởi sáng tạo không chỉ liên quan đến việc tạo ra sản phẩm mới mà còn là khả năng giải quyết vấn đề theo những cách thức chưa được thử nghiệm trước đó.

Kỹ năng sáng tạo và linh hoạt giúp bạn vượt qua những tình huống khó khăn, tìm kiếm giải pháp tối ưu và cải tiến quy trình làm việc. Chẳng hạn, trong một dự án phát triển phần mềm, nhóm phát triển có thể phải đối mặt với các vấn đề kỹ thuật hoặc yêu cầu thay đổi liên tục từ khách hàng. Người sáng tạo và linh hoạt sẽ đưa ra các giải pháp thay thế, thử nghiệm công nghệ mới hoặc điều chỉnh cách thức làm việc để giải quyết vấn đề nhanh chóng.

Nhằm hỗ trợ doanh nghiệp xử lý dữ liệu nhanh và chính xác hơn, BizCRM đóng vai trò là công cụ kết nối các phòng ban, giúp quản lý thông tin tập trung và ra quyết định hiệu quả.

4. Quy trình giải quyết vấn đề cần có

Nắm rõ các bước giải quyết vấn đề hiệu quả sẽ giúp bạn phân tích và tìm ra giải pháp cho những thách thức hay tình huống bất ngờ. Dưới đây là chi tiết các bước bạn có thể tham khảo.

4.1 Nhận diện và xác định vấn đề

Bước đầu tiên trong quy trình giải quyết vấn đề là nhận diện chính xác vấn đề đó là gì. Điều này đòi hỏi việc thu thập thông tin cần thiết, quan sát tình hình và trao đổi với các bên liên quan để hiểu rõ nguyên nhân và phạm vi của sự việc. 

Một vấn đề thường có nhiều yếu tố tác động, vì vậy, việc xác định đúng vấn đề sẽ giúp bạn có cái nhìn toàn diện và rõ ràng, từ đó có thể tìm ra phương án giải quyết hiệu quả. Cụ thể, bạn cần trả lời cho 4 câu hỏi sau:

• What (chuyện gì?)
• Where (Ở đâu?)
• When (Khi nào?
• Who (Ai?)

4.2 Phân tích nguyên nhân gốc rễ

Ở bước tiếp theo, bạn cần phân tích để làm rõ nguyên nhân gốc rễ của vấn đề. Thông qua đó, bạn có thể giải quyết sự việc đúng hướng và tránh lãng phí thời gian vào các giải pháp không hiệu quả. Bên cạnh việc tìm ra nguyên nhân, bạn cũng cần xác định ai là người chịu trách nhiệm giải quyết vấn đề này. Nhờ vậy, bạn có thể đưa ra quyết định đúng đắn và đảm bảo mọi thứ được xử lý một cách hiệu quả.

4.3 Đưa ra các giải pháp khả thi

Khi đã hiểu rõ nguyên nhân, bước tiếp theo, bạn hãy đưa ra các giải pháp khả thi để giải quyết vấn đề. Những phương pháp này cần phải được xây dựng dựa trên các nguyên nhân đã phân tích. Trong quá trình này, bạn nên đưa ra nhiều phương án khác nhau và đánh giá chúng dựa trên các yếu tố như tính hiệu quả, chi phí, khả năng thực hiện và thời gian triển khai. 

4.4 Lựa chọn giải pháp

Sau đó, đội ngũ nhân viên sẽ lựa chọn phương án tối ưu nhất bằng cách so sánh các giải pháp và cân nhắc những ưu nhược điểm của từng phương án. Một số yếu tố quan trọng cần xem xét bao gồm chi phí, nguồn lực có sẵn, thời gian triển khai và khả năng đáp ứng yêu cầu của dự án. Sau khi đánh giá kỹ lưỡng, bạn có thể quyết định giải pháp nào là tốt nhất để thực hiện.

4.5 Thực hiện

Khi đã lựa chọn được giải pháp để xử lý vấn đề, đây là thời điểm để bạn triển khai vào thực tế. Trong quá trình này, các bộ phận, đội ngũ nhân sự phải có sự phối hợp chặt chẽ. Đồng thời, kế hoạch hành động cũng phải rõ ràng, chi tiết và có các chỉ tiêu cụ thể để theo dõi tiến độ. Ngoài ra, bạn cần chuẩn bị cho các tình huống bất ngờ và linh hoạt điều chỉnh khi cần thiết để đảm bảo hiệu quả của dự án.

4.6 Theo dõi và đánh giá

Ở bước này, bạn cần kiểm tra liên tục để xem xét hiệu quả của giải pháp đã thực hiện, đồng thời xác định các vấn đề phát sinh trong quá trình triển khai. Việc đánh giá này giúp bạn nhận ra những điểm mạnh và yếu khi giải quyết vấn đề, từ đó rút ra bài học cho lần sau.

Với quy trình bài bản, BizCRM giúp doanh nghiệp quản lý kế hoạch, phân quyền thực thi và theo dõi hiệu quả dự án theo từng giai đoạn cụ thể – góp phần nâng cao năng suất vận hành tổng thể.

5. Cách rèn luyện kỹ năng giải quyết vấn đề

Để có thể giải quyết vấn đề thành công, bạn hãy tham khảo một số phương pháp rèn luyện và phát triển kỹ năng sau.

5.1 Phương pháp rèn luyện kỹ năng giải quyết vấn đề

Để cải thiện năng lực xử lý tình huống, bạn cần liên tục trau dồi và áp dụng nhiều cách khác nhau. Dưới đây là 3 phương pháp giải quyết vấn đề được áp dụng nhiều nhất:

PDCA

Phương pháp PDCA (Plan – Do – Check – Act) là chu trình quản lý được thiết kế để người sử dụng liên tục cải tiến quy trình và tối ưu các bước giải quyết vấn đề. Tính chất lặp lại của mô hình này giúp bạn dễ dàng phát hiện và khắc phục những sai sót ngay từ giai đoạn đầu, rồi tiếp tục chu trình cho đến khi đạt được kết quả tốt nhất. 4 bước của phương pháp PDCA là:

• Plan (Lập kế hoạch): Xác định mục tiêu và lập kế hoạch hành động.
• Do (Thực hiện): Triển khai kế hoạch vào thực tế.
• Check (Kiểm tra): Đánh giá hiệu quả của kế hoạch thông qua kết quả thực hiện.
• Act (Hành động): Dựa trên kết quả đánh giá, điều chỉnh và cải tiến quy trình.

Brainstorm

Brainstorming là kỹ thuật tư duy sáng tạo, khuyến khích mọi người đưa ra các ý tưởng và quan điểm mà không bị giới hạn bởi khả năng thực hiện hay tính khả thi của dự án. Quá trình brainstorming thường được thực hiện trong một nhóm, nhưng cũng có thể áp dụng riêng lẻ, cho mỗi cá nhân. Sau khi các ý tưởng được đưa ra, chúng sẽ được sàng lọc, phân tích và đánh giá để lựa chọn ra phương án tối ưu và khả thi nhất.

Tư duy thiết kế

Tư duy thiết kế là công cụ giúp bạn giải quyết vấn đề một cách hiệu quả và sáng tạo. Đây là phương pháp cực kỳ hữu ích vì thông qua đó, bạn có thể nhìn nhận vấn đề từ nhiều góc độ khác nhau. Nhờ vậy, bạn sẽ xác định được nguyên nhân gốc rễ của các vấn đề, từ đó đề xuất các giải pháp sáng tạo và khoa học. 

5.2 Kỹ thuật thực hành

Tư duy phản biện, tư duy hệ thống

Tư duy hệ thống là kỹ năng quan trọng giúp con người nhìn nhận vấn đề dưới góc độ tổng thể, từ đó giải quyết các tình huống phức tạp và tạo ra thay đổi tích cực trong công việc. Cách thực hành tư duy hệ thống như sau:

• Phân tích vấn đề tổng thể: Khi gặp một vấn đề, bạn hãy nhìn nhận từ nhiều góc độ khác nhau, phân tích các thành phần và mối quan hệ giữa chúng.
• Sử dụng mô hình vòng lặp nhân quả: Bạn nên áp dụng mô hình này để tìm ra mối quan hệ giữa nguyên nhân và kết quả trong các tình huống cụ thể.
• Áp dụng sơ đồ tư duy: Chủ động áp dụng sơ đồ tư duy (mindmap) trong các tình huống công việc hàng ngày. Cách này không chỉ kích thích tư duy sáng tạo mà còn giúp bạn cải thiện khả năng tiếp thu và hệ thống hóa kiến thức hiệu quả.
• Luyện tập thường xuyên: Tìm kiếm cơ hội để áp dụng tư duy hệ thống trong các tình huống khác nhau và không ngừng cải thiện kỹ năng qua từng bài học.

Tư duy phản biện là khả năng phân tích và đánh giá thông tin một cách logic và khách quan. Thông qua đó, bạn có thể phát triển năng lực nhìn nhận mọi vấn đề một cách rõ ràng, chính xác và sâu sắc. Cách thực hành tư duy phản biện:

• Đọc và nghiên cứu tài liệu
• Thảo luận và tranh luận
• Đặt câu hỏi
• Viết bài luận
• Sử dụng dữ liệu dẫn chứng

Thực hành qua hệ thống thực tế

Thông qua thực hành qua hệ thống thực tế, người học được tiếp cận tình huống thật, phân tích dữ liệu và đề xuất giải pháp phù hợp. Việc thử nghiệm và điều chỉnh giúp nâng cao tư duy phản biện và khả năng thích ứng. Đây là nền tảng quan trọng để xử lý tình huống linh hoạt trong môi trường làm việc.

Có thể thấy, kỹ năng giải quyết vấn đề là một trong những năng lực quan trọng nhất trong cuộc sống và công việc. Để phát triển kỹ năng này, bạn hãy áp dụng đa dạng phương pháp Bizfly đã hướng dẫn trên nhằm cho ra kết quả tốt nhất. Đồng thời, bạn cũng nên liên tục rèn luyện mỗi ngày để nâng cao tư duy và khả năng của mình nhé.