Chức năng cơ bản của quản trị doanh nghiệp

Quản trị doanh nghiệp bao gồm 5 chức năng cơ bản đó là Hoạch định, tổ chức thực hiện, chỉ đạo, điều phối và kiểm soát, ra quyết định. Các chức năng cần phải được thực hiện đồng bộ và có một mối liên kết chặt chẽ với nhau nhằm đảm bảo các hoạt động của doanh nghiệp diễn ra liên tục và phát triển từ đó đạt mục tiêu đề ra.

Chức năng hoạch định

Là việc mà các nhà lãnh đạo đưa ra đường lối cho sự phát triển của doanh nghiệp trong tương lai. Đây được xem là việc khó khăn nhất trong 5 chức năng của quản trị doanh nghiệp đòi hỏi tất cả các cấp từ nhà quản trị cho đến nhân viên phải tích cực tham gia và đóng góp. 

Một số yêu cầu cho các nhà quản trị khi thực hiện chức năng hoạch định:

• Nắm vững thực trạng kinh doanh thị trường
• Tình hình phát triển của doanh nghiệp
• Xác định mục tiêu
• Thống kê nguồn lực
• Quản lý vận hành công việc

Chức năng tổ chức thực hiện

Để một doanh nghiệp vận hành một cách trơn tru đòi hỏi cần phải có nguồn nhân lực dồi dào và một hệ thống cơ cấu tổ chức hợp lý. Đặc biệt khi doanh nghiệp phát triển, mở rộng quy mô khiến cho số lượng các phòng ban tăng lên. Cụ thể:

1. Tổ chức bộ máy và xây dựng kết cấu doanh nghiệp theo các cấp bậc, thứ tự, và vị trí của nhân viên trong tổ chức 

Việc định rõ các vị trí và quyền hạn của nhân sự là nền tảng của tính minh bạch và hiệu quả quản lý, tránh nhầm lẫn trong việc đưa ra quyết định thúc đẩy sự phát triển của các nhân viên trong công ty. 

2.  Tiến hành phân công nhân sự, phân công công tác và phân bố nguồn lực cho các phòng ban

Quản lý tài nguyên con người trong một tổ chức thể hiện thông qua qua hiệu quả của việc phân công nhân sự và phân bổ nguồn lực. Việc phân bổ công việc và nguồn lực thích hợp đảm bảo các nhiệm vụ được thực hiện đúng thời hạn và chất lượng công việc cao. 

Để làm được điều đó, phân bổ nguồn lực cần được thực hiện đánh giá nguồn lực vật chất, tài chính và nhân lực và dựa trên các tiêu chí mức độ ưu tiên, tầm quan trọng của dự án và khả năng thích ứng của từng nhóm nhân sự.

3. Thiết lập phối hợp các phòng ban 

Xây dựng và ban hành cơ, quy trình liên kết các phòng ban trong doanh nghiệp để đảm bảo rằng toàn bộ các hoạt động trong doanh nghiệp được thực hiện uyển chuyển, nhịp nhàng. Ngoài ra, nó còn giúp tăng cường tính phối hợp và gắn kết tập thể khi chia sẻ trách nhiệm giữa các nhân viên.

Các chính sách sẽ bao gồm một số quy định sau:

• Quy trình làm việc
•  Phân công trách nhiệm
• Điều kiện làm việc
• Quyền hạn phòng ban

Chức năng quản lý 

Chức năng quản lý là rất quan trọng trong một quy trình làm việc và nó ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng vận hành của tổ chức. Người quản trị khi thực hiện chức năng quản lý, cần phải đảm bảo các hoạt động về cơ chế làm việc, chính sách nhân sự, môi trường làm việc để thúc đẩy nhân viên của mình nỗ lực trong công việc. Cụ thể như:

• Thiết lập các cơ chế đánh giá hiệu quả làm việc: Đánh giá công bằng hiệu suất làm việc và thái độ và trách nhiệm trong công việc của nhân viên. 
• Xây dựng chính sách thưởng: Nhà quản trị cần thiết lập các chính sách thưởng hấp dẫn đối với nhân sự có những đóng góp lớn cho sự phát triển chung của doanh nghiệp.
• Phát triển phong cách lãnh đạo tích cực: Phong cách lãnh đạo tích cực thể hiện qua cách xử lý tình huống, áp dụng hình thức kỷ luật thích đáng, tạo dựng nguồn năng lượng tích cực để thúc đẩy và định hướng cho nhân viên của mình. 
• Đào tạo và phát triển nhân viên: Các khóa đào tạo có thể bao gồm đào tạo kỹ năng mềm, đào tạo chuyên môn, v.v.

Chức năng chỉ đạo

Trong quản trị doanh nghiệp, với những chỉ thị và đường lối đúng đắn từ các nhà lãnh đạo, nhân viên sẽ biết mình cần phải làm gì để hoàn thành tốt công việc để đáp ứng mục tiêu đề ra của tổ chức. 

Chức năng kiểm soát

Bằng cách quan sát tình hình kinh doanh của công ty, nhà quản trị sẽ có thể theo dõi và kiểm soát tiến trình vận hành có đi đúng hướng mục tiêu đề ra hay không. Đây là một trong những chức năng cốt lõi của quản trị doanh nghiệp, nó được thể hiện qua một số hoạt động như:

• Đánh giá hiệu quả, xác định mức độ chất lượng và tiêu chuẩn của công việc.
• So sánh các kết quả hoạt động với các tiêu chuẩn hay các kết quả với nhau để xác định hiệu quả và điều chỉnh các hoạt động nếu cần thiết.
• Điều chỉnh kế hoạch, cải tiến quy trình hoặc tăng cường đào tạo.
• Cung cấp phản hồi và đánh giá về các hoạt động cho nhân viên để họ có thể điều chỉnh và cải tiến các hoạt động của mình.

Nguyên tắc quản trị doanh nghiệp thành công

Theo các chuyên gia nhận định, để quản trị doanh nghiệp thành công các nhà lãnh đạo cần phải nghiêm chỉnh thực hiện theo các nguyên tắc dưới đây.

Nguyên tắc quản trị doanh nghiệp thành công

Đường lối, sứ mệnh rõ ràng, thống nhất

Để một doanh nghiệp phát triển bền vững yêu cầu cần phải có một mục tiêu duy nhất và cố định. Tất cả các nhân sự trong công ty cần phải thực hiện công việc theo chỉ đạo của người quản lý và chỉ nhắm vào một mục tiêu mà toàn bộ nhân sự hướng đến.

Chuyên môn hóa

Chuyên môn hóa được hiểu là việc quản trị doanh nghiệp cần được thực hiện bởi những người thực sự có chuyên môn và kinh nghiệm trong việc quản lý doanh nghiệp. Đây là những người được đào tạo bài bản, tay nghề vô cùng vững chắc đúng với vị trí người quản lý.

Đặt lợi ích chung lên hàng đầu

Việc mà toàn bộ các nhân sự phải thực hiện trong một doanh nghiệp đó là phải đặt lợi ích chung của tổ chức lên hàng đầu và cùng nhau thực hiện vì mục tiêu này. Tuy nhiên, việc gạt bỏ hết lợi ích cá nhân sang một bên là điều vô cùng khó khăn và việc này phải đòi hỏi ở nhà lãnh đạo phải khéo léo, minh bạch và công bằng trong giải quyết xung đột về lợi ích của nhân viên.

Để đảm bảo tính chuyên môn hóa và đặt lợi ích chung lên hàng đầu, doanh nghiệp nên áp dụng BizCRM nhằm phân rõ vai trò, trách nhiệm, theo dõi hiệu suất minh bạch và tối ưu quy trình phối hợp giữa các bộ phận.

Giữ gìn đạo đức kinh doanh, tuân thủ pháp luật

Việc phát triển kinh tế của tất cả các doanh nghiệp hiện nay đều phải dựa theo sự phát triển của xã hội và bị ràng buộc theo những quy định của pháp luật và các cơ quan quản lý cấp cao. Ngoài ra, doanh nghiệp cần phải giữ được đạo đức trong kinh doanh, quy định của xã hội để từ đó tránh gặp phải tình trạng bị xử phạt do vi phạm quy tắc của pháp luật.

Quyền hạn đi đôi với nghĩa vụ

Nguyên tắc của quản trị chính là phải hiểu được tầm ảnh hưởng và nghĩa vụ của mình. Là người đứng đầu, có đủ mọi quyền hạn để có thể hoàn thành những công việc có sức ảnh hưởng lớn tới toàn bộ doanh nghiệp và phải đảm bảo khả năng chịu trách nhiệm với các quyết định của mình, nhất là với các sai phạm có thể xảy ra. 

Điều này yêu cầu người quản trị cần tuân thủ đúng các quy định pháp luật và đạo đức kinh doanh. Nếu có sai sót xảy ra, người quản trị phải chịu trách nhiệm và đưa ra các biện pháp sửa chữa để giải quyết tình hình, tránh làm ảnh hưởng tới nhân sự trong tổ chức. 

Cởi mở với nhân viên

Quan hệ giữa người đứng đầu và nhân viên cần có sự cân bằng, không quá gắn bó hoặc xa cách, gượng ép. Một quan hệ tốt cần phải được xây dựng trên sự rõ ràng và minh bạch, tránh việc lãm dụng quyền lực và chèn ép nhân viên.

Hạn chế việc ra lệnh trong lúc làm việc, tiếp nhận mệnh lệnh sẽ kiến nhân viên bị thụ động và có cảm giác áp đặt.

Duy trì ổn định phát triển

Hệ thống quản trị cần được bình ổn bởi các hoạt động thúc đẩy kinh doanh có kết quả tích cực của doanh nghiệp. Sự ổn định của hệ thống giúp nhân viên và ban lãnh đạo có năng lượng tiếp tục thực hiện công việc, và an tâm với đội ngũ của mình.