Phần mềm ERP là gì? Lợi ích và tính năng cốt lõi ERP cho doanh nghiệp

Phần mềm ERP hiện nay được nhiều doanh nghiệp nhắc đến và mang lại hiệu quả quản lý cho doanh nghiệp. Trên thực tế, ERP đang trở thành một xu hướng và góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động doanh nghiệp chuyển đổi số thành công.

Cùng Bizfly tìm hiểu chi tiết về phần mềm ERP từ A đến Z để khám phá vì sao đây lại là “trợ lý đắc lực” giúp nhiều công ty phát triển bền vững nhé. 

Phần mềm ERP là gì

Phần mềm ERP (Enterprise Resource Planning) là một hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp được sử dụng để quản lý và điều phối toàn bộ hoạt động kinh doanh quan trọng trên một nền tảng thống nhất. 

Hệ thống ERP đầy đủ thường bao gồm nhiều phân hệ như: Kế toán tài chính, Quản lý sản xuất, Mua hàng, Bán hàng, Nhân sự, Quản lý tồn kho, Quản lý dịch vụ, Dự án, và các báo cáo. Mỗi phân hệ sẽ hỗ trợ doanh nghiệp tối ưu hóa hiệu suất vận hành trong từng mảng cụ thể.

Nguồn gốc và lịch sử phát triển ERP

Lịch sử của hệ thống ERP bắt đầu từ những năm 1960 với sự ra đời của hệ thống lập kế hoạch yêu cầu vật liệu (MRP). Một trong những bước đi đầu tiên là sự hợp tác giữa J.I. Case và IBM để phát triển hệ thống MRP đầu tiên. Tuy nhiên, vào thời điểm đó, MRP là công nghệ đắt đỏ nên chỉ các doanh nghiệp quy mô lớn mới có khả năng triển khai. 

Đến thập niên 1970, MRP dần phổ biến và phát triển thành MRP II với khả năng kiểm soát sản xuất, tài chính và các hoạt động khác. Vào năm 1990, công ty nghiên cứu Gartner chính thức đưa ra thuật ngữ Enterprise Resource Planning (ERP) để chỉ các hệ thống tích hợp quản lý toàn bộ nguồn lực doanh nghiệp. 

Các “ông lớn” trong ngành phần mềm như Oracle, SAP, và JD Edwards đã góp phần thương mại hóa ERP. Cuối những năm 1990, hệ thống ERP đám mây (cloud ERP) ra đời. Tiêu biểu là NetSuite vào năm 1998 đã tạo ra bước ngoặt lớn khi cho phép doanh nghiệp truy cập dữ liệu từ bất kỳ thiết bị nào có internet. 

Sang những năm 2000, khái niệm ERP II xuất hiện với khả năng tích hợp thêm CRM, thương mại điện tử, SCM và HCM. Đến nay, hệ thống ERP hiện đại không chỉ tích hợp các quy trình kinh doanh cốt lõi mà còn kết hợp với AI, học máy (machine learning) và IoT. Nhờ đó, nhiều doanh nghiệp có thể tự động hóa quy trình, phân tích dữ liệu chuyên sâu và ra quyết định nhanh chóng.

Lợi ích ERP đối với doanh nghiệp

Phần mềm ERP đã trở thành công cụ không thể thiếu trong hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp. Dưới đây là những lợi ích của ERP:

• Cung cấp thông tin quản lý toàn diện và nhanh chóng: Phần mềm ERP tích hợp tất cả dữ liệu và chức năng quan trọng vào một hệ thống duy nhất. Tính năng này giúp loại bỏ tình trạng dữ liệu bị chia lẻ, thất lạc hoặc trùng lặp. Thay vì phải tổng hợp thông tin thủ công từ nhiều nguồn, doanh nghiệp có thể quản trị doanh nghiệp tổng thể và theo dõi toàn bộ hoạt động từ một nền tảng tập trung.
• Hỗ trợ ra quyết định và dự báo chiến lược nhanh chóng: ERP cung cấp dữ liệu theo thời gian thực, luôn được cập nhật liên tục. Nhờ vậy, ban lãnh đạo có thể đưa ra quyết định nhanh chóng và chính xác hơn. Đồng thời, vì có cái nhìn tổng thể về toàn bộ hoạt động kinh doanh, doanh nghiệp dễ dàng thích ứng với biến động thị trường và chủ động ứng phó với khủng hoảng.
• Báo cáo tổng hợp và phân tích dữ liệu kinh doanh: Hệ thống ERP tự động tạo ra các báo cáo trực quan từ nhân sự, tài chính, sản xuất đến kinh doanh và quản trị. Các dashboard được thiết kế dễ theo dõi, hỗ trợ lãnh đạo phân tích hiệu suất và xây dựng chiến lược phát triển dài hạn. Theo Aberdeen Group, doanh nghiệp có thể giảm tới 36% thời gian đưa ra quyết định nhờ ERP.
• Giám sát quy trình và hoạt động toàn diện: ERP giúp chuẩn hóa và tự động hóa các quy trình nội bộ, từ lập kế hoạch, giao việc đến theo dõi hiệu suất. Do đó, nhân viên có thể dễ dàng truy cập công việc của mình qua giao diện trực quan và cải thiện khả năng phối hợp giữa các phòng ban.

Xem thêm: CRM và ERP: Sự khác nhau giữa 2 phần mềm quản trị doanh nghiệp

Tính năng cốt lõi ERP

Phần mềm ERP tích hợp nhiều tính năng cốt lõi nhằm đảm bảo dòng chảy thông tin liền mạch giữa các bộ phận. Cụ thể như sau:

• Quản lý tài chính và kế toán: Là “trái tim” của hầu hết các hệ thống ERP, tính năng này cho phép doanh nghiệp ghi nhận, theo dõi và phân tích dòng tiền, công nợ, chi phí và lợi nhuận. Từ đó, nhà quản lý có thể đưa ra quyết định tài chính chính xác và đảm bảo tuân thủ các chuẩn mực kế toán.
• Quản lý bán hàng: ERP tích hợp dữ liệu và quy trình bán hàng với kế toán và kho hàng, từ khi khách đặt hàng đến khi thanh toán hoàn tất. Tính năng này hỗ trợ kiểm soát đơn hàng, lập báo giá, theo dõi tiến độ giao hàng và tình trạng thanh toán. 
• Quản lý hàng tồn kho: Hệ thống ERP cho phép doanh nghiệp theo dõi số lượng hàng hóa tại nhiều kho khác nhau, phân biệt hàng thành phẩm, bán thành phẩm và nguyên vật liệu. Ngoài ra, triển khai phần mềm ERP hiệu quả còn hỗ trợ theo dõi giá trị tồn kho theo các phương pháp định giá như FIFO, LIFO hoặc theo giá thực tế.
• Quản lý mua hàng và chuỗi cung ứng: ERP hỗ trợ tạo và quản lý đơn mua hàng, theo dõi nhà cung cấp, quản lý chất lượng vật tư và cập nhật thông tin tồn kho. Tính năng này còn giúp doanh nghiệp lựa chọn nhà cung cấp phù hợp dựa trên lịch sử chất lượng và giá cả.
• Kiểm soát quy trình nghiệp vụ: ERP có thể cảnh báo đơn hàng chưa giao đúng hạn, phát hiện sai số trong quy trình sản xuất. Vì vậy, doanh nghiệp có thể theo dõi sát từng giai đoạn vận hành và kịp thời xử lý bất thường.
• Quản lý công việc và dự án: Tính năng này giúp doanh nghiệp gắn doanh thu và chi phí vào từng công việc hoặc dự án cụ thể. Nhờ đó, việc đo lường hiệu quả và lợi nhuận trở nên dễ dàng và minh bạch hơn.

Hệ thống phần mềm ERP gồm những gì? Phân biệt phần mềm CRM và ERP

Hệ thống phần mềm ERP là một nền tảng tích hợp toàn diện, bao gồm nhiều phân hệ chức năng nhằm hỗ trợ doanh nghiệp quản lý đồng bộ các hoạt động cốt lõi. Để hiểu rõ hơn sự khác biệt giữa ERP và CRM, bạn có thể tham khảo bảng phân biệt dưới đây:

Xem thêm: CDP vs ERP: Đâu là lựa chọn tối ưu cho doanh nghiệp?

ERP phù hợp doanh nghiệp nào

Phần mềm quản trị ERP có thể áp dụng cho mọi loại hình doanh nghiệp, từ nhỏ, vừa đến lớn. Tuy nhiên, ERP đặc biệt phù hợp và mang lại hiệu quả rõ rệt nhất cho các doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn. Đây là những công ty có các hoạt động kinh doanh phức tạp, nhiều phòng ban, dữ liệu rời rạc và cần sự đồng bộ cao trong quy trình vận hành. Cụ thể như:

• Doanh nghiệp có nhiều bộ phận như kế toán, sản xuất, kho vận, nhân sự... và gặp khó khăn trong việc quản lý đồng bộ thông tin giữa các phòng ban.
• Doanh nghiệp đang mở rộng quy mô, cần một hệ thống quản lý linh hoạt, dễ mở rộng và có khả năng dự báo, phân tích tốt.
• Doanh nghiệp sản xuất muốn quản lý sản xuất bằng ERP để kiểm soát chặt chẽ từ nguyên vật liệu đầu vào đến sản phẩm đầu ra, tối ưu tồn kho và lịch trình sản xuất.
• Doanh nghiệp bán lẻ, phân phối có hệ thống kho và cần quản lý sản xuất bằng ERP.
• Doanh nghiệp gặp tình trạng dữ liệu phân tán, làm việc rời rạc, báo cáo thiếu nhất quán và tốn thời gian ra quyết định.

Lưu ý khi triển khai hệ thống ERP cho doanh nghiệp Việt Nam

Triển khai hệ thống ERP là bước đi chiến lược giúp doanh nghiệp Việt Nam tối ưu hóa quản lý và vận hành. Tuy nhiên, để đảm bảo thành công, doanh nghiệp cần lưu ý một số yếu tố đặc thù sau:

• Lựa chọn giải pháp phù hợp với quy mô và ngành nghề: Không phải hệ thống ERP nào cũng phù hợp với tất cả loại hình doanh nghiệp. Doanh nghiệp Việt cần đánh giá kỹ nhu cầu quản trị thực tế, ưu tiên các phần mềm ERP có tính tùy biến cao và đã được bản địa hóa.
• Chọn đối tác triển khai có kinh nghiệm tại Việt Nam: Đối tác hiểu rõ bối cảnh pháp lý, kế toán, thuế và văn hóa doanh nghiệp Việt sẽ hỗ trợ triển khai hiệu quả và đúng luật.
• Chú trọng đào tạo và thay đổi tư duy nhân sự: Nhân sự cần được đào tạo không chỉ về cách sử dụng phần mềm mà còn phải hiểu rõ giá trị ERP mang lại để có tâm thế sẵn sàng thay đổi cách làm việc truyền thống.
• Cân nhắc chi phí đầu tư và thời gian triển khai: Bạn cần lập kế hoạch ngân sách và thời gian hợp lý, tránh kỳ vọng quá cao trong thời gian ngắn. Khi đó, bạn có thể tìm được phần mềm ERP tốt nhất cho doanh nghiệp vừa và nhỏ.
• Tận dụng các chính sách hỗ trợ từ nhà cung cấp: Nhiều nhà cung cấp ERP trong nước hiện có chính sách hỗ trợ tài chính, đào tạo hoặc triển khai từng phần. Lợi thế này giúp giảm áp lực chi phí ban đầu cho nhiều công ty. 

Một số câu hỏi thường gặp

Trong quá trình tìm hiểu và triển khai hệ thống ERP, nhiều doanh nghiệp thường có những băn khoăn xoay quanh tính hiệu quả, chi phí và khả năng ứng dụng thực tiễn. Dưới đây là một số câu hỏi phổ biến:

• Phần mềm ERP có phù hợp với doanh nghiệp nhỏ không?

Có. Hiện nay bảng giá phần mềm ERP được thiết kế đa dạng, chi phí hợp lý, giao diện thân thiện và khả năng triển khai linh hoạt. Do đó, các doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể tận dụng. 

• ERP có hỗ trợ quản lý sản xuất không?

Có. ERP giúp quản lý sản xuất bằng ERP hiệu quả nhờ khả năng lập kế hoạch, theo dõi tiến độ, kiểm soát nguyên vật liệu và tính toán chi phí sản xuất theo thời gian thực.

• Doanh nghiệp có cần tùy biến ERP không?

Tùy biến ERP là cần thiết nếu doanh nghiệp có quy trình đặc thù. Tuy nhiên, bạn nên hạn chế tùy biến quá mức để tránh phát sinh chi phí và phức tạp trong bảo trì hệ thống về sau.

Kết luận

Bài viết đã giúp bạn tìm hiểu phần mềm ERP là gì, lợi ích thực tiễn, các yếu tố cần lưu ý khi triển khai cũng như những kinh nghiệm để áp dụng thành công. Bizfly hy vọng những thông tin trên sẽ giúp doanh nghiệp của bạn có cái nhìn tổng quan, đưa ra quyết định chính xác và khai thác tối đa tiềm năng của phần mềm ERP trong hành trình chuyển đổi số.