Phần mềm quản lý phòng khám: Vì sao HIS là chưa đủ?

Trong làn sóng chuyển đổi số y tế, việc áp dụng công nghệ vào quản lý không còn là lựa chọn, mà là yếu tố sống còn. Tuy nhiên, nhiều phòng khám lớn đang nhận ra một thực tế: Dù đã đầu tư vào hệ thống HIS hiện đại, họ vẫn gặp khó khăn trong việc giữ chân bệnh nhân và tối ưu hóa doanh thu.

Câu hỏi đặt ra là tại sao một hệ thống chuyên môn mạnh mẽ như HIS lại không thể giải quyết triệt để bài toán vận hành? Và đâu là mảnh ghép còn thiếu để hoàn thiện một phần mềm quản lý phòng khám toàn diện? Hãy cùng Bizfly tìm hiểu chi tiết bài viết "Phần mềm quản lý phòng khám: Vì sao HIS là chưa đủ" cùng những phân tích chi tiết trong bài viết sau:

HIS là gì? Vai trò của phần mềm HIS truyền thống

HIS (Hospital Information System - Hệ thống thông tin bệnh viện) từ lâu đã được coi là "xương sống" của mọi cơ sở y tế. Đây là hệ thống tập trung vào việc quản lý các dữ liệu lâm sàng và hành chính cốt lõi.

Vai trò của HIS trong phòng khám:

• Quản lý bệnh án điện tử (EMR): Lưu trữ toàn bộ lịch sử khám bệnh, chẩn đoán, và đơn thuốc của bệnh nhân một cách hệ thống.
• Vận hành nghiệp vụ y khoa: Hỗ trợ bác sĩ trong việc kê đơn, ra chỉ định và quản lý các hoạt động cận lâm sàng.
• Quản lý tài chính và viện phí: Tự động hóa quy trình thu phí, quyết toán bảo hiểm y tế và quản lý kho dược.

Có thể nói, HIS giúp phòng khám hoạt động đúng quy chuẩn y tế, đảm bảo tính chính xác của hồ sơ bệnh án và minh bạch trong tài chính.

Vì sao chỉ HIS và LIS là chưa đủ khi phòng khám phát triển?

Khi một phòng khám mở rộng quy mô, lượng bệnh nhân tăng lên và yêu cầu về chất lượng dịch vụ trở nên khắt khe hơn, những hạn chế của hệ thống HIS bắt đầu lộ diện.

Dữ liệu bệnh nhân bị phân mảnh giữa nhiều hệ thống

Tại nhiều phòng khám lớn, dữ liệu y khoa nằm ở HIS, dữ liệu xét nghiệm nằm ở LIS, nhưng dữ liệu tương tác khách hàng lại nằm ở file Excel hoặc sổ tay của nhân viên tư vấn. Sự thiếu đồng bộ này khiến thông tin bệnh nhân bị rời rạc. Nhà quản lý không có cái nhìn toàn diện về khách hàng để đưa ra các quyết định kinh doanh chính xác.

Thiếu công cụ quản lý hành trình và trải nghiệm bệnh nhân

HIS được thiết kế để phục vụ bác sĩ và nhân viên y tế, chứ không phải để phục vụ trải nghiệm của người bệnh. Hành trình của một bệnh nhân không chỉ bắt đầu khi họ bước vào cửa phòng khám và kết thúc khi họ nhận thuốc mà nó bắt đầu từ lúc họ tìm kiếm thông tin trên mạng, đặt lịch hẹn và kéo dài đến tận lúc họ chăm sóc sức khỏe tại nhà sau điều trị. Phần mềm HIS truyền thống thường bỏ trống hoàn toàn các "điểm chạm" này.

Khó theo dõi tái khám, chăm sóc sau điều trị và giữ chân bệnh nhân

Doanh thu của phòng khám không chỉ đến từ bệnh nhân mới, mà còn được tạo ra từ nhóm bệnh nhân tái khám và điều trị định kỳ.Tuy nhiên, HIS không có chức năng nhắc lịch tái khám tự động, không thể phân loại bệnh nhân theo mức độ hài lòng để chăm sóc kịp thời. 

Nếu không có công cụ nhắc nhở, bệnh nhân rất dễ quên lịch hoặc chuyển sang sử dụng dịch vụ của đối thủ cạnh tranh có hệ thống chăm sóc tốt hơn.

Phần mềm CRM - Mảnh ghép còn thiếu trong phần mềm quản lý phòng khám

Để giải quyết những khoảng trống mà HIS để lại, các phòng khám hiện đại đang tích hợp thêm hệ thống CRM (Customer Relationship Management).

CRM trong ngành y tế là gì?

Nếu HIS lấy "bệnh án" làm trung tâm, thì CRM trong y tế lấy "con người" làm trung tâm. Đây là chiến lược và công cụ giúp phòng khám quản lý toàn bộ tương tác với bệnh nhân, từ lúc họ còn là khách hàng tiềm năng cho đến khi trở thành khách hàng trung thành.

CRM giúp phòng khám quản lý mối quan hệ với bệnh nhân như thế nào?

CRM cho phép lưu trữ không chỉ thông tin y tế mà còn là thông tin về thói quen, sở thích, lịch sử phản hồi và mức độ tương tác của bệnh nhân. Nhờ đó, đội ngũ nhân viên có thể cá nhân hóa từng lời chào, từng cuộc gọi tư vấn, khiến bệnh nhân cảm thấy được quan tâm sâu sắc thay vì chỉ là một số thứ tự trong danh sách chờ.

Vai trò của CRM trong chăm sóc trước, trong và sau khám

• Trước khám: Tự động hóa việc đặt lịch, gửi tin nhắn xác nhận và hướng dẫn chuẩn bị trước khi khám.
• Trong khám: Hỗ trợ điều phối luồng bệnh nhân, ghi nhận phản hồi tức thì về thái độ phục vụ của nhân viên.
• Sau khám: Tự động gửi hướng dẫn chăm sóc sức khỏe, nhắc lịch tái khám và khảo sát mức độ hài lòng.

Mô hình phần mềm quản lý phòng khám hiện đại: HIS - LIS - CRM

Một giải pháp phần mềm quản lý phòng khám tối ưu không phải là thay thế HIS bằng CRM, mà là kết nối chúng lại với nhau để tạo ra một hệ sinh thái thông tin nhất quán.

Đồng bộ thông tin bệnh nhân và lịch khám

Khi CRM và HIS "nói chuyện" được với nhau, dữ liệu sẽ chảy thông suốt. Khi khách hàng đặt lịch trên Website (qua CRM), thông tin sẽ tự động đẩy về danh sách chờ trên HIS. Ngược lại, khi bác sĩ cập nhật thông tin hành chính trên HIS, CRM sẽ tự động cập nhật để nhân viên chăm sóc khách hàng có thông tin mới nhất.

Hỗ trợ nhắc lịch tái khám và theo dõi điều trị

Hệ thống có thể tự động quét dữ liệu từ HIS để biết bệnh nhân nào đến hạn tái khám hoặc cần thực hiện lại các xét nghiệm định kỳ (từ LIS). CRM sau đó sẽ tự động gửi thông báo qua Zalo, SMS hoặc Email. Quy trình này hoàn toàn tự động, giúp phòng khám tiết kiệm nhân lực và giảm thiểu sai sót do con người.

Nâng cao trải nghiệm bệnh nhân xuyên suốt hành trình

Sự kết nối này giúp loại bỏ tình trạng bệnh nhân phải cung cấp thông tin nhiều lần. Mọi bộ phận từ lễ tân, điều dưỡng đến bác sĩ đều nắm rõ lịch sử và nhu cầu của khách hàng, tạo nên một hành trình trải nghiệm chuyên nghiệp và liền mạch.

BizCRM - Giải pháp CRM có thể kết nối HIS và LIS cho ngành y tế

Trong số các phần mềm CRM trên thị trường, BizCRM nổi lên như một nền tảng quản trị quan hệ khách hàng mạnh mẽ, được thiết kế để giải quyết bài toán đặc thù của các doanh nghiệp y tế lớn.

BizCRM hỗ trợ phòng khám quản lý dữ liệu bệnh nhân như thế nào?

BizCRM cung cấp một kho lưu trữ dữ liệu tập trung (Centralized Data). Mọi thông tin tương tác của bệnh nhân từ các kênh như Facebook, Hotline, Website đều được thu thập vào một nơi duy nhất. Điều này giúp phòng khám xây dựng được chân dung khách hàng trọn vẹn, từ đó có chiến lược kinh doanh phù hợp.

Khả năng tích hợp BizCRM với hệ thống HIS và LIS

Điểm mạnh của giải pháp CRM của Bizfly chính là khả năng kết nối linh hoạt thông qua các cổng API mở. Việc tích hợp này giúp xóa bỏ tình trạng "ốc đảo dữ liệu", cho phép thông tin y khoa từ HIS/LIS và thông tin chăm sóc từ CRM luôn được đồng bộ theo thời gian thực.

BizCRM hỗ trợ vận hành, chăm sóc và báo cáo cho phòng khám

• Tự động hóa chăm sóc: Hệ thống tự động phân loại bệnh nhân dựa trên dữ liệu từ HIS để gửi các kịch bản chăm sóc cá nhân hóa.
• Báo cáo thông minh: BizCRM cung cấp các biểu đồ Dashboard trực quan về tỷ lệ chuyển đổi, hiệu quả marketing và mức độ hài lòng của bệnh nhân. Nhà quản trị có thể theo dõi "sức khỏe" của phòng khám chỉ qua một màn hình.
• Tối ưu vận hành: Giảm bớt các thao tác thủ công, giúp đội ngũ nhân viên tập trung vào việc nâng cao chất lượng chuyên môn.

ĐĂNG KÝ TƯ VẤN

Kết luận

HIS và LIS là nền tảng y khoa vững chắc, nhưng CRM mới là động cơ giúp phòng khám tăng trưởng bền vững trong thời đại số. Một phần mềm quản lý phòng khám lý tưởng phải là sự kết hợp nhuần nhuyễn giữa chuyên môn và quản trị.

Việc đầu tư vào một hệ thống như BizCRM để kết nối với các nền tảng sẵn có không chỉ giúp tối ưu hóa vận hành mà còn khẳng định vị thế chuyên nghiệp của phòng khám trong mắt người bệnh. Trong kỷ nguyên y tế lấy khách hàng làm trung tâm, ai chiếm được lòng tin và sự hài lòng của bệnh nhân, người đó sẽ dẫn đầu.