Phân tích công việc: Khái niệm, vai trò và quy trình thực hiện

Phân tích công việc đóng vai trò là cơ sở quan trọng giúp người quản trị hiểu và mô tả chính xác công việc cần tuyển dụng, từ đó lựa chọn đúng nhân sự phù hợp và tạo ra giá trị doanh thu cho doanh nghiệp.

Cùng các chuyên gia Bizfly tìm hiểu khái niệm phân tích công việc, các yếu tố cần thiết và quy trình thực hiện qua bài viết dưới đây. Bạn có thể tham khảo và áp dụng cho tổ chức của mình.

Phân tích công việc là gì? 

Phân tích công việc (job analysis) là quá trình thu thập và đánh giá các thông tin quan trọng liên quan đến một công việc cụ thể trong doanh nghiệp. Mục tiêu của quá trình này là làm rõ bản chất, trách nhiệm, quyền hạn và các kỹ năng cần thiết để nhân viên đạt hiệu quả làm việc tối ưu.

 Bên cạnh đó, phân tích công việc còn giúp nhà quản trị phân biệt rõ các công việc khác nhau. ví dụ: các câu hỏi như:

• Nhân viên đang thực hiện những nhiệm vụ gì?
• Thời gian bắt đầu và kết thúc công việc là khi nào?
• Phương pháp nào được sử dụng để đạt hiệu quả công việc cao nhất?
• Nhân viên cần sở hữu những phẩm chất gì để hoàn thành nhiệm vụ?

Vai trò của việc phân tích công việc 

Phân tích công việc mang lại nhiều lợi ích quan trọng cho cả người quản trị và nhân viên, giúp đảm bảo hiệu quả và hoàn thành các mục tiêu của doanh nghiệp. Dưới đây là những vai trò nổi bật được các chuyên gia Bizfly tổng hợp cùng ví dụ minh họa cụ thể.

Đối với người quản trị

• Phân tích công việc nâng cao năng lực quản trị nhờ việc nghiên cứu kỹ lưỡng yêu cầu công việc, giúp đảm bảo các quyết định nhân sự như tuyển dụng, thang lương và thăng chức được minh bạch, nhất quán. ví dụ: trưởng phòng nhân sự sử dụng phân tích công việc chính xác đã tránh được những sai sót trong tuyển dụng, tiết kiệm chi phí đào tạo lại.
• Dễ dàng xác định mức độ và tính chất công việc, từ đó đánh giá tính khả thi và hiệu quả thực thi công việc, để xây dựng phương án xử lý và chính sách khen thưởng hợp lý. ví dụ: khi phát hiện bộ phận bán hàng bị quá tải, doanh nghiệp điều chỉnh phân bổ nhân sự hiệu quả hơn, tăng năng suất làm việc.
• Xác định điều kiện tối ưu cho công việc nhằm tiết kiệm thời gian, chi phí và tăng hiệu quả đánh giá năng suất, giúp nâng cao chất lượng quản lý. ví dụ: khi nhận ra thiếu trang thiết bị hỗ trợ, quản lý đã nhanh chóng bổ sung, giúp nâng cao hiệu quả công việc.
• Định nghĩa mối liên hệ giữa các công việc giúp phối hợp giữa các phòng ban dễ dàng hơn, giảm xung đột và tăng hiệu quả tổ chức. ví dụ: sự hiểu biết rõ vai trò, nhiệm vụ đã giúp các bộ phận trong dự án làm việc nhuần nhuyễn hơn.
• Định hướng tuyển dụng và bố trí nhân sự chính xác, chọn đúng người phù hợp kỹ năng và năng lực công việc, giảm rủi ro và tiết kiệm chi phí đào tạo. ví dụ: công ty tuyển đúng chuyên viên IT theo phân tích công việc chi tiết đã giảm tỷ lệ nghỉ việc đáng kể.
• Xác định nhu cầu đào tạo và xây dựng kế hoạch phát triển nhân sự nhằm nâng cao năng lực đội ngũ và duy trì sự phát triển bền vững. ví dụ: phân tích công việc giúp doanh nghiệp nhận diện kỹ năng còn yếu để tổ chức khóa đào tạo bổ sung.

Đối với người lao động

• Giúp nhân viên hiểu rõ sự phù hợp của bản thân với công việc, từ đó đề xuất mức lương và chế độ tương xứng với năng lực thực tế. ví dụ: nhân viên nhận biết điểm yếu của mình và chủ động yêu cầu nâng lương sau khóa đào tạo.
• Nắm vững nội dung và yêu cầu công việc giúp tối ưu quá trình làm việc, tăng sự chủ động và hiệu quả thực hiện nhiệm vụ. ví dụ: khi được giao nhiệm vụ rõ ràng, nhân viên hạn chế sai sót và hoàn thành đúng tiến độ.
• Xác định rõ phạm vi trách nhiệm, giúp nhân viên có ý thức tự giác, tránh chồng chéo hoặc bỏ sót nhiệm vụ. ví dụ: trong nhóm dự án, từng người biết chính xác phần việc của mình giúp giảm tranh chấp.
• Tăng cường phối hợp và thống nhất với đồng nghiệp, cấp trên nhờ hiểu rõ vai trò và nhiệm vụ của mỗi cá nhân trong tổ chức. ví dụ: nhân viên dễ dàng trao đổi, hỗ trợ nhau để hoàn thành mục tiêu chung.

Việc ứng dụng BizCRM hỗ trợ nhà quản lý phân tích đặc thù công việc, giao việc chính xác, theo dõi hiệu suất theo thời gian thực và tạo nền tảng minh bạch cho việc đánh giá, đào tạo, thăng tiến nhân sự hiệu quả hơn.

Đăng ký tư vấn trực tiếp

Các yếu tố cần thiết để phân tích công việc 

Để phân tích công việc hiệu quả và đạt được kết quả tối ưu, cần căn cứ vào các yếu tố quan trọng sau:

Tình hình thực hiện công việc

Yếu tố này liên quan đến việc xác định quy trình, phương pháp và điều kiện thực tế khi công việc được thực hiện. Nó giúp nhà quản lý nắm bắt các bước tiến hành, thời gian sử dụng và các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu suất. ví dụ: trong doanh nghiệp lắp ráp điện tử, việc phân tích chi tiết thời gian cho từng bước lắp ráp giúp tối ưu quy trình và sử dụng tài nguyên hiệu quả hơn.

Tiêu chuẩn về nhân sự

Tiêu chuẩn nhân sự bao gồm các yêu cầu về kiến thức, kỹ năng và phẩm chất cần thiết để hoàn thành công việc tốt. Các tiêu chí thường liên quan đến trình độ học vấn, chuyên môn, kỹ năng thực hành, kinh nghiệm và đặc điểm cá nhân phù hợp với ngành nghề. ví dụ: khi tuyển nhân viên bán hàng tại công ty bán lẻ, thường ưu tiên kỹ năng giao tiếp và khả năng chịu áp lực.

• Học vấn
• Trình độ chuyên môn
• Kỹ năng
• Kinh nghiệm liên quan đến công việc
• Tính cách, bản chất con người

Trong đó, học vấn và trình độ chuyên môn là yếu tố cơ bản để đánh giá năng lực và phân bổ nhiệm vụ phù hợp. ví dụ: kỹ sư xây dựng cần có bằng cấp chuyên ngành phù hợp để đảm bảo chất lượng và an toàn công trình.

Tiêu chuẩn hiệu suất công việc

Tiêu chuẩn hiệu suất là các chỉ tiêu, mức độ hoàn thành được thiết lập để đo lường chất lượng và số lượng công việc trong một khoảng thời gian cụ thể. Bao gồm các định mức về thời gian, sản lượng, chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ. ví dụ: dây chuyền sản xuất có thể đặt tiêu chuẩn đạt 100 sản phẩm/ngày với tỉ lệ lỗi không quá 1%.

So sánh kết quả thực tế với tiêu chuẩn giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu quả làm việc và triển khai các biện pháp cải tiến. ví dụ: khi năng suất thấp hơn chuẩn, doanh nghiệp có thể đào tạo lại nhân viên hoặc cải tiến phương thức sản xuất.

Điều kiện đáp ứng công việc

Điều kiện đáp ứng công việc bao gồm các yếu tố về thể chất, tinh thần và môi trường cần thiết để nhân viên làm việc hiệu quả. Bao gồm sức khỏe, thể lực, tinh thần, các chính sách hỗ trợ như thời gian làm việc, chế độ lương thưởng, môi trường làm việc phù hợp. ví dụ: nhân viên vận chuyển cần thể lực tốt cùng trang thiết bị hỗ trợ như phương tiện chuyên dụng và đồng phục để đảm bảo an toàn.

Ngoài ra, các chính sách phúc lợi như phụ cấp, chế độ nghỉ ngơi cũng góp phần duy trì năng lượng và động lực làm việc hiệu quả.

• Chế độ lương bổng
• Phụ cấp
• Đồng phục
• Chính sách hỗ trợ hoạt động vui chơi, nghỉ dưỡng

Trang thiết bị

Trang thiết bị gồm công cụ, máy móc hỗ trợ quá trình làm việc. Đảm bảo trang thiết bị đầy đủ và phù hợp giúp nhân viên hoàn thành công việc nhanh chóng, chính xác và an toàn hơn. ví dụ: nhà máy may trang bị máy may hiện đại giúp tăng năng suất và giảm sai sót so với máy móc cũ.

Tuy nhiên, quản lý cần cân nhắc đến tính chất công việc để phân bổ trang thiết bị hợp lý, tránh lãng phí hoặc thiếu hụt gây ảnh hưởng đến hiệu quả sản xuất kinh doanh. 

Quy trình các bước phân tích công việc hiệu quả 

Phân tích công việc hiệu quả thường được thực hiện thông qua quy trình các bước cơ bản như sau:

• Bước 1: Xác định mục đích sử dụng thông tin phân tích công việc để lựa chọn phương pháp thu thập dữ liệu phù hợp. ví dụ: nếu mục tiêu là tuyển dụng, sẽ tập trung vào các kỹ năng và yêu cầu công việc chủ chốt. Lưu ý: Xác định rõ mục đích giúp tiết kiệm thời gian và tập trung phân tích đúng trọng tâm.
• Bước 2: Thu thập thông tin từ các nguồn như tài liệu nội bộ, bản mô tả công việc cũ, sơ đồ tổ chức và quan sát thực tế. ví dụ: khai thác mô tả công việc trước đó giúp phát hiện những nhiệm vụ bị bỏ sót. Lưu ý: Đảm bảo dữ liệu đa dạng và cập nhật.
• Bước 3: Lọc và chọn lựa các thông tin trọng yếu, tránh lãng phí thời gian vào các chi tiết không liên quan. ví dụ: loại bỏ các quy trình hoặc nhiệm vụ đã không còn hiệu lực. Lưu ý: Lựa chọn kỹ càng giúp tập trung phân tích hiệu quả hơn.
• Bước 4: Xác minh tính chính xác của thông tin qua trao đổi với nhân viên, quản lý và các bên liên quan. ví dụ: phỏng vấn để xác nhận kỹ năng thực tế và yêu cầu công việc. Lưu ý: Thông tin xác thực tăng độ tin cậy cho toàn bộ quá trình phân tích.
• Bước 5: Áp dụng kết quả phân tích để xây dựng quy trình, bản mô tả công việc, tiêu chuẩn đánh giá, hỗ trợ các hoạt động tuyển dụng và đào tạo. ví dụ: thiết kế bản mô tả công việc mới phù hợp với phát triển kinh doanh. Lưu ý: Việc ứng dụng hiệu quả tăng giá trị phân tích.

Toàn bộ quy trình phân tích – phân công – theo dõi hiệu quả công việc có thể thực hiện linh hoạt và minh bạch trên BizCRM, hỗ trợ lưu trữ mô tả công việc, đo lường hiệu suất và xây dựng quy trình nội bộ rõ ràng, nhất quán.

Phương pháp thu thập thông tin để phân tích công việc 

Để thu thập thông tin phục vụ phân tích công việc, bạn có thể áp dụng các phương pháp cơ bản sau:

Bảng câu hỏi mở 

Phương pháp bảng câu hỏi mở cho phép người trả lời tự do nêu ra các kỹ năng, kiến thức và thái độ (KSA) cần thiết cho công việc. Các câu trả lời thường đa dạng và cung cấp góc nhìn sâu sắc về yêu cầu công việc. Bộ phận nhân sự tổng hợp và phân tích các câu trả lời để đánh giá toàn diện. Ưu điểm là khai thác được nhiều thông tin chi tiết, song việc xử lý dữ liệu có thể tốn thời gian.

Ví dụ: khi muốn phân tích công việc quản lý dự án, nhân sự sẽ gửi bảng câu hỏi mở để thu thập ý kiến về kỹ năng mềm quan trọng từ những cá nhân từng đảm nhiệm vai trò này.

Bảng câu hỏi cấu trúc 

Bảng câu hỏi cấu trúc bao gồm các câu hỏi theo mẫu cố định, tập trung vào các khía cạnh cụ thể như tần suất thực hiện nhiệm vụ, mức độ quan trọng và kỹ năng cần có. Phương pháp này giúp thu thập dữ liệu nhanh, dễ phân tích định lượng và khách quan. Tuy nhiên, câu trả lời có thể thiếu chiều sâu về nội dung.

Ví dụ: Ở một công ty dịch vụ, nhân sự dùng bảng câu hỏi cấu trúc để đánh giá tần suất sử dụng công nghệ thông tin của nhân viên kỹ thuật.

Phỏng vấn

Phỏng vấn trực tiếp với nhân viên hoặc quản lý liên quan giúp thu thập thông tin sâu sắc về các kỹ năng, kiến thức và thái độ cần thiết cho công việc. Phương pháp này cho phép đặt câu hỏi linh hoạt, làm rõ thông tin và xây dựng mối quan hệ tốt với nhân viên. Tuy nhiên, việc này tiêu tốn nhiều thời gian và có thể chịu ảnh hưởng bởi yếu tố chủ quan của người phỏng vấn.

Ví dụ: Phỏng vấn chuyên viên kinh doanh để hiểu rõ các tình huống thực tế và kỹ năng cần thiết khi xử lý công việc.

Nâng cao: So sánh việc phân tích công việc và mô tả công việc 

Trong quản trị nhân sự, phân biệt rõ giữa phân tích công việc và mô tả công việc rất quan trọng vì hai khái niệm này có mục đích khác nhau nhưng bổ trợ lẫn nhau trong quản lý hiệu quả nguồn lực

Cả phân tích công việc và mô tả công việc đều rất quan trọng trong quản lý nhân sự. Phân tích công việc cung cấp dữ liệu nền tảng để xây dựng mô tả công việc chính xác và thực tế. Do đó, doanh nghiệp nên áp dụng đồng bộ cả hai để nâng cao chất lượng tuyển dụng, đào tạo và phát triển nhân lực.

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

Phân tích công việc do ai thực hiện?

Phân tích công việc thường được phòng nhân sự phối hợp cùng quản lý trực tiếp hoặc chuyên gia trong lĩnh vực thực hiện.

Khi nào cần phân tích công việc?

Cần thực hiện phân tích công việc khi tuyển dụng mới, thay đổi quy trình làm việc, đánh giá hiệu suất hoặc tổ chức lại nhân sự.

Phân tích công việc bao gồm những nội dung nào?

Phân tích công việc bao gồm nhiệm vụ, trách nhiệm, kỹ năng, kiến thức, môi trường và tiêu chuẩn hiệu suất công việc.

Phân biệt phân tích công việc và mô tả công việc thế nào?

Phân tích công việc là quá trình đánh giá yêu cầu và đặc trưng công việc; mô tả công việc là tài liệu trình bày nhiệm vụ và trách nhiệm dựa trên phân tích đó.

Phương pháp thu thập thông tin phân tích công việc gồm những gì?

Gồm bảng câu hỏi mở, bảng câu hỏi cấu trúc và phỏng vấn trực tiếp nhân viên hoặc quản lý.

Phân tích công việc mang lại lợi ích gì cho doanh nghiệp?

Giúp tuyển dụng đúng người, tối ưu chi phí nhân sự, giảm rủi ro tuyển sai, nâng cao hiệu quả và sự hài lòng của nhân viên.

Việc kết hợp phân tích công việc với các giải pháp quản lý nhân sự hiện đại như BizCRM sẽ giúp doanh nghiệp tuyển dụng chính xác, theo dõi và phát triển nguồn nhân lực hiệu quả hơn.