Phân tích công việc: Khái niệm, vai trò và quy trình thực hiện

Phân tích công việc có vai trò như cơ sở để người quản trị hiểu và mô tả đúng về công việc cho vị trí mà doanh nghiệp đang cần nhân sự, từ đó chọn đúng nhân tài có thể mang đến giá trị doanh thu cho công ty.

Cùng các chuyên gia Bizfly tìm hiểu khái niệm Phân tích công việc là gì, các yếu tố cần thiết và quy trình thực hiện trong bài viết sau. Bạn có thể tham khảo và áp dụng.

Phân tích công việc là gì? 

Phân tích công việc (job analysis) là quá trình thu thập tư liệu và đưa ra đánh giá các thông tin quan trọng có liên quan đến công việc cụ thể trong một doanh nghiệp. Với mục đích làm rõ bản chất và trách nhiệm cũng như quyền hạn khi thực hiện công việc và các kỹ năng nhân viên cần có để đạt hiệu suất lao động tốt nhất.

Phân tích công việc là gì? 

Ngoài ra, phân tích công việc còn giúp nhà quản trị xác định được sự khác biệt giữa công việc này với công việc khác. Có thể đặt ra một vài câu hỏi như:

• Nhân viên đó đang thực hiện công việc gì? 
• Thời gian bắt đầu và kết thúc công việc như thế nào?
• Sử dụng phương pháp gì để công việc đạt hiệu quả?
• Nhân viên cần có tố chất nào để hoàn thành nhiệm vụ?

Vai trò của việc phân tích công việc 

Phân tích công việc mang lại lợi ích rất lớn đối với người quản trị và người lao động, trong đó phải kể đến khả năng đảm bảo tính hiệu quả và hoàn thành mục tiêu mà doanh nghiệp đề ra. Cùng câc chuyên gia Bizfly tìm hiểu kỹ hơn trong nội dung dưới đây.

Đối với người quản trị

• Phân tích công việc giúp nâng cao trình độ cho người quản trị bởi họ cần có sự nghiên cứu, tìm hiểu một cách cụ thể dưới sự hướng dẫn của người quản lý nhân sự. Điều này dẫn đến quyết định nhân sự như tuyển dụng, thù lao, đề bạt,.. chứ không thiếu nhất quán, thiếu rõ ràng.
• Dễ dàng xác định được mức độ, tính chất công việc và mức độ khả thi của việc thực hiện và hoàn thành công việc của người lao động. Từ đó, đưa ra các phương hướng xử lý hay giải quyết công việc và đưa ra chính sách khen thưởng phù hợp.
• Xác định điều kiện để công việc tiến hành hiệu quả, tiết kiệm thời gian, chi phí và sức lực cho việc đánh giá hiệu quả làm việc và những người tham gia thực hiện công việc.
• Xác định mối tương quan giữa công việc này với công việc khác, tạo ra cơ sở để người quản trị và nhân viên có thể hiểu nhau hơn.
• Định hướng chính xác quá trình tuyển dụng để lựa chọn nhân sự phù hợp, hoàn thiện việc bố trí và sắp xếp công việc hợp lý với khả năng của từng nhân sự.
• Xác định nhu cầu đào tạo nhân viên đồng thời thiết lập kế hoạch đào tạo, bổ nhiệm và thuyên chuyển công tác cho các nhân sự.

Đối với người lao động

• Biết được mức độ khả năng phù hợp của bản thân đối với công việc để ứng tuyển, đề xuất mức lương và chế độ tương đương với năng lực.
• Nắm rõ nội dung công việc cần thực hiện để quá trình làm việc diễn ra nhanh chóng, linh hoạt và hiệu quả.
• Xác định chính xác nhiệm vụ, nội dung công việc và những phần công việc mà bản thân chịu trách nhiệm.
• Trong quá trình làm việc với đồng nghiệp và cấp trên sẽ có sự phối hợp và thống nhất. 

Các yếu tố cần thiết để phân tích công việc 

Muốn phân tích công việc tối ưu và đạt được hiệu quả, bạn cần có những yếu tố cần thiết sau:

1. Tình hình thực hiện công việc

Xác định tình hình thực hiện trong quá trình phân tích công việc giúp nhà quản lý đưa ra quy trình làm việc tối ưu. 

Thông tin về tình hình thực hiện công việc sẽ bao gồm phương pháp làm việc, thời gian hao phí thực hiện công việc và các yếu tố của thành phần công việc khác. 

2. Tiêu chuẩn về nhân sự

Những yêu cầu đối với nhân viên trong quá trình thực hiện công việc gồm nhiều khía cạnh khác nhau

• Học vấn
• Trình độ chuyên môn
• Kỹ năng
• Kinh nghiệm liên quan đến công việc 
• Bản chất con người

Trong đó, học vấn và trình độ chuyên môn là những yếu tố quan trọng của một nhân viên, những tiêu chuẩn này giúp người phân tích công việc đánh giá đúng và giao công việc phù hợp để thực hiện công việc một cách hiệu quả.

3. Tiêu chuẩn hiệu suất công việc

Tiêu chuẩn hiệu suất trong công việc được đặt ra nhằm đảm bảo chất lượng công việc trong khoảng thời gian nhất định. Bao gồm: Định mức thời gian, số lượng, chất lượng của sản phẩm. 

Bên cạnh đó, tiêu chuẩn của hiệu suất còn được sử dụng để so sánh các kết quả công việc thực tế với nhau, việc so sánh góp phần đánh giá khả năng hoàn thiện công việc và đưa ra các phương án cải tiến, hoàn thiện công việc, nâng cao chất lượng sản phẩm và tăng năng suất lao động. 

4. Điều kiện đáp ứng công việc

Điều kiện thực hiện công việc của nhân sự bao gồm nhiều yếu tố khác nhau như sự cố gắng, thể lực, ý chí phát triển. Đặc biệt với công việc vận chuyển hàng hóa nặng, thì yếu tố về thể lực đòi hỏi cần được đảm bảo đủ sức khỏe để thực hiện công việc. 

Mặt khác, thời gian biểu cũng cần được phân bổ hợp lý để tuân thủ đúng hạn hoàn thành. Người phân tích công việc cần đảm bảo các yếu tố khác ảnh hưởng tới khả năng đáp ứng công việc của nhân viên như:

• Chế độ lương bổng.
• Phụ cấp.
• Đồng phục.
• Chính sách hỗ trợ hoạt động vui chơi, nghỉ dưỡng. 

5. Trang thiết bị

Trang thiết bị cần được người quản lý đảm bảo kiểm tra kỹ lưỡng trong quá trình phân tích công việc. Nhân viên được trang bị đủ điều kiện máy móc mới có thể đủ nền tảng để hoàn thành tốt công việc trong thời gian được giao. 

Nhưng cũng cần nắm rõ tính chất công việc của nhân sự để phân bổ số lượng công cụ làm việc hợp lý, tránh cung cấp thừa thãi, sẽ gây lãng phí tài nguyên của tổ chức.  

Quy trình các bước phân tích công việc hiệu quả 

Phân tích công việc hiệu quả thường được thực hiện thông qua quy trình các bước cơ bản như sau.

Quy trình các bước phân tích công việc hiệu quả 

• ​Bước 1: Xác định mục đích sử dụng thông tin phân tích công việc để đưa ra hình thức thu nhập thông tin phù hợp.
• Bước 2: Tiến hành thu thập thông tin cơ bản dựa trên văn bản ban hành liên quan đến công việc, cơ cấu tổ chức, chức năng và nhiệm vụ thực tế của các vị trí, bản mô tả công việc cũ,...
• Bước 3: Sàng lọc và lựa chọn các thông tin mang tính thiết yếu và then chốt để đưa vào phân tích công việc để tiết kiệm thời gian và công sức phân tích.
• Bước 4: Tiến hành kiểm tra và xác minh lại tính chuẩn xác của những thông tin đã thu thập được, công bố và áp dụng thông tin đó trong tổ chức.
• Bước 5: Sử dụng thông tin phân tích công việc vào thực hiện xây dựng quy trình, tuyển dụng, mô tả công việc hoặc tiêu chuẩn thực hiện công việc. 

Phương pháp thu thập thông tin để phân tích công việc 

Để thu thập thông tin phục vụ phân tích công việc, bạn có thể áp dụng các phương pháp thu thập cơ bản gồm:

Bảng câu hỏi mở 

Với phương pháp này, các nhân sự tuyển dụng hoặc người quản lý sẽ điền bảng hỏi về KSA cần thiết cho công việc. HR sẽ tiến hành tổng hợp câu trả lời để xác định tuyên bố tổng hợp về các yêu cầu công việc.

Bảng câu hỏi cấu trúc 

Phương pháp này được áp dụng với mục tiêu lọc ra những câu trả lời cụ thể với mục đích xác định tần suất thực hiện nhiệm vụ cụ thể, tầm quan trọng tương đối và kỹ năng cần thiết cho công việc. Khi cần phân tích công việc một cách khách quan thì đây là phương pháp hữu ích.

Phỏng vấn

Bằng cách phỏng vấn trực tiếp, bạn sẽ thu thập được những thông tin cần thiết từ phía nhân viên về các KSA cần thiết cho công việc. Một danh sách câu hỏi được chuẩn bị sẵn sẽ được thêm vào buổi nói chuyện đồng thời bổ sung một số câu hỏi đánh giá dựa trên phản ứng của nhân viên. Đây là phương pháp lý tưởng cho những công việc đòi hỏi tính chuyên nghiệp cao.

Nâng cao: So sánh việc phân tích công việc và mô tả công việc 

Phân tích công việc và mô tả công việc là hai khái niệm có mối liên quan chặt chẽ với nhau nhưng lại hoàn toàn khác biệt. 

So sánh việc phân tích công việc và mô tả công việc 

• Phân tích công việc có liên quan đến việc đưa ra những đánh giá, phân tích về tính chất công việc, nhiệm vụ, trách nhiệm, kiến thức, kỹ năng và chuyên môn cần thiết để hoàn thành hiệu quả các yêu cầu công việc. Những yếu tố này giúp xác định rõ ràng nhu cầu của từng công việc, từng điều kiện kỹ năng cụ thể để người lao động hoàn thành công việc nhanh chóng.
• Mô tả công việc là một bản liệt kê bao gồm các nội dung chính về công việc, nhiệm vụ, trách nhiệm mà người lao động phải thực hiện khi đảm nhận một công việc cụ thể. Bản mô tả sẽ có các thông tin như vị trí công việc, chức danh, nhiệm vụ công việc phải thực hiện, mức độ quyền hạn được giao, trình độ, kỹ năng cần có để phân biệt các công việc khác nhau trong cùng một công ty, môi trường làm việc và các điều kiện thực hiện công việc.

Để tuyển dụng và điều động các vị trí hiệu quả với từng nhân sự thì người quản trị cần phân tích công việc và hiểu quy trình sao cho phù hợp nhất với doanh nghiệp. Mỗi vị trí khác nhau sẽ có những cách phân tích công việc khác nhau và việc phân tích này đều mang lại lợi ích đối với người quản trị và người lao động.