15 cách sắp xếp kho hàng khoa học, tối ưu không gian hiệu quả nhất

Tối ưu hóa cách sắp xếp hàng hóa trong kho luôn là vấn đề mà ít được chú ý bởi các nhà quản lý, chủ shop,... Thực ra, việc sắp xếp hàng trong kho một cách hợp lý khoa học sẽ giúp bạn nhanh chóng tìm được hàng, giảm thiểu tình trạng mất, hư hỏng hàng hóa. Vậy để sắp xếp kho hàng khoa học chủ shop cần làm như thế nào? Bizfly sẽ bật mí cho bạn chi tiết cách tối ưu kho hàng qua bài viết dưới đây.

Đánh dấu vị trí hàng hóa 

Một cách làm đơn giản để sắp xếp kho hàng hiệu quả là đánh dấu vị trí hàng hóa trong kho. Ví dụ bạn có thể dùng các chữ cái hoặc con số để đánh dấu cho các kệ lớn và dùng các ký hiệu khác để đánh dấu các tầng của kệ (vd: A1 để chỉ kệ A tầng 1, D5 để chỉ kệ D tầng 5,...)

Ngoài ra, bạn cần tuyển một nhân viên làm việc với vai trò là một thủ kho. Thủ kho sẽ là người nắm và chủ động hướng dẫn sắp xếp hàng hóa vào kho. 

Sắp xếp theo chủng loại và khu vực

Để cách sắp xếp kho hàng trở nên hợp lý và khoa học hơn, doanh nghiệp hãy bố trí kho thành từng khu vực cụ thể với từng mặt hàng phù hợp như: Hàng cần bảo quản lạnh, hàng khô, hàng có hóa chất, hàng có mùi, hàng dễ cháy nổ,... Việc sắp xếp này giúp hàng hóa không bị ảnh hưởng, không bị giảm chất lượng, giữ được độ nguyên vẹn ban đầu, đồng thời tạo điều kiện thuận tiện cho quá trình nhập, xuất và quản lý kho hàng hiệu quả.

Bên cạnh đó, doanh nghiệp khi sắp xếp kho hàng cần đặc biệt lưu ý, đối với hàng hóa có giá trị lớn, sản phẩm cần bảo quản đặc biệt cần được bố trí khu vực riêng, có thể khóa lại hoặc có bảo vệ trông giữ để đảm bảo độ an toàn. 

Sắp xếp theo mã SKU

Mã SKU hay còn gọi là mã hàng hoá, đây có thể coi là một “địa chỉ” của nơi đặt hàng hóa trong kho. Mã này có thể là một dãy gồm ký tự và số tuỳ thuộc theo quy ước của công ty. Việc gán cho hàng hoá một mã SKU giúp nhân viên dễ dàng đi theo “địa chỉ” được in này tìm được chính xác hàng hoá. Ngoài ra việc quản lý hàng cũng dễ dàng hơn vì việc thống kê, sử dụng các mã số này thuận tiện hơn nhiều so với việc dùng tên sản phẩm. 

Sắp xếp theo hạn sử dụng và cách bảo quản sản phẩm 

Đối với các mặt hàng có hạn sử dụng, tốt nhất là nên sắp xếp kho hàng của sản phẩm có hạn sử dụng ở phía ngoài để dễ dàng xuất hàng. Đối với các sản phẩm còn hạn sử dụng lâu hơn có thể được xếp bên dưới hoặc phía trong hơn. Ngoài ra bạn cũng nên thường xuyên theo dõi các mặt hàng này để sắp xếp theo hạn sử dụng cho phù hợp.

Sử dụng bảng dẫn nhận diện vị trí hàng hóa 

Đối với các kho lớn việc ghi nhớ vị trí của từng kệ gần như là không thể. Vì vậy, khi sắp xếp kho hàng, bạn cần bố trí một bản chỉ dẫn, nhận diện vị trí của hàng hoá ở đầu mỗi kệ hoặc khu vực để nhân viên dễ dàng đọc và tìm đúng hàng.

Sử dụng pallet

Pallet được coi là đồ vật rất cần thiết để đáp ứng nhu cầu bốc, vận chuyển hàng hóa bằng xe nâng. Khi đó, bạn có thể đặt hàng hóa lên pallet trước khi sắp xếp chúng lên kệ. Đặc biệt, với các loại hàng hóa để ở vị trí thấp/tầng trệt, tại khu vực có nguy cơ bị bắt nước, mưa ngập, bị nắng mặt trời chiếu vào cũng đều cần đặt trên pallet cao, từ khoảng 30-50cm so với mặt đất.

Bố trí kho hàng theo nguyên tắc FIFO (First in, First out)

Đối với các mặt hàng thời trang, thực phẩm, thuốc hoặc các sản phẩm công nghệ có hạn sử dụng ngắn, trong sắp xếp kho bạn nên áp dụng nguyên tắc FIFO. Theo nguyên tắc này, các hàng được nhập kho trước sẽ được xếp bên ngoài kệ, hoặc ở trên nhất, các sản phẩm được nhập sau sẽ sắp ở phía trong. Do đó khi xuất hàng các sản phẩm nhập trước sẽ xuất đi trước.

Sử dụng LIFO (Last In, First Out) sắp xếp kho hàng 

Ngược lại với nguyên tắc FIFO, cách sắp xếp này bố trí các sản phẩm được nhập sau xuất đi trước khi có đơn. Phương pháp này thường áp dụng đối với các mặt hàng kim loại, xây dựng có hạn sử dụng dài hoặc không có hạn sử dụng.

Sắp xếp cho hàng hóa xuất lẻ

Đối với các cửa hàng bán lẻ sản phẩm, cần ưu tiên các sản phẩm bán lẻ này ở nơi dễ lấy. Bạn có thể sắp hàng bán lẻ ở phía ngoài và các sản phẩm còn nguyên đai, nguyên kiện ở phía trong của kệ hàng. Hoặc hiệu quả hơn là có một khu vực lưu trữ hàng bán lẻ riêng và một khu vực khác lưu trữ hàng còn đai, nguyên kiện.

Xây dựng vị trí lưu trữ riêng cho hàng hóa lỗi 

Trong quá trình sản xuất không tránh khỏi việc xuất hiện một số hàng lỗi, hàng không đạt chuẩn. Để tránh tình trạng giao nhầm các sản phẩm không đạt chất lượng này đến với khách hàng, bạn cần bố trí một vị trí riêng cho hàng lỗi tách biệt với hàng chuẩn trong kho. 

Sắp xếp khu vực soạn hàng

Để quá trình lên đơn, soạn hàng, đóng gói, giao hàng được khoa học, không ảnh hưởng đến hàng hóa khác hay bộ phận xung quanh, các đơn vị đều nên có một vị trí riêng, đủ rộng rãi để nhân viên soạn hàng, đóng gói và giao dịch được thuận tiện nhất có thể. 

Tạo khoảng cách đủ cho các khu vực trong kho 

Đối với các doanh nghiệp có số lượng hàng trong kho lớn, nếu bạn có điều kiện bạn hãy thuê một kho bãi lớn và chủ động tách biệt các khu vực trong kho với nhau. Khoảng cách tối thiểu giữa hai khu vực trong kho nên từ 3 đến 5m. Cách sắp xếp kho hàng này giúp giảm thiểu việc nhầm lẫn hàng hóa, hạn chế thiệt hại nếu không may có hoả hoạn.

Tạo sơ đồ cho kho lưu trữ hàng hóa 

Đây là việc làm do thủ kho đảm nhận vì họ là người nắm hầu hết các vấn đề về quản lý kho bãi. Có một sơ đồ kho trực quan, rõ ràng và dễ hiểu sẽ giúp nhân viên lấy hàng, nhập hàng tiết kiệm được thời gian xử lý hàng hoá. 

Ngoài ra khi tạo sơ đồ kho, bạn cũng nên dựa vào đó để vẽ ra các lối đi trong kho được thuận tiện, hạn chế chồng chéo lối đi lên nhau trong kho. Một số lưu ý khi xây dựng lối đi trong kho:

• Thiết kế lối đi chính hướng về cửa chính của kho, các lối đi phụ nên dẫn đến các cửa sổ để tạo sự thông thoáng.
• Nên tổ chức các lối đi theo hướng song song, vì nếu lối đi có nhiều gấp khúc sẽ gây khó khăn, nhầm lẫn cho nhân viên kho trong lúc làm việc.
• Lối đi chính cần đủ rộng, ít nhất vừa đủ cho một xe ra vào kho. Không nên dành quá nhiều không gian cho lối đi vì sẽ lấy đi phần không gian dành cho lưu trữ hàng. 

Thiết kế cửa kho

Nếu doanh nghiệp có tần suất lưu trữ và vận chuyển hàng hóa lớn, hãy thiết kế một cửa chuyên cho hoạt động nhập hàng, một cửa chuyên cho quá trình xuất hàng. Từ đó, giảm thiểu tối đa tình trạng ùn tắc, phải chờ đợi giúp doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian và thuận tiện trong công việc. 

Lưu ý khi sắp xếp kho hàng 

Trên đây là những cách giúp chủ doanh nghiệp sắp xếp và quản lý kho hàng của mình một cách khoa học. Tuy nhiên đối với các nhà quản lý chưa có nhiều kinh nghiệm thì những lưu ý dưới đây sẽ giúp bạn sắp xếp kho hàng tối ưu hơn:

• Sử dụng hệ thống ô kệ để đỡ và sắp xếp hàng hóa bạn nên tránh để hàng hoá trực tiếp dưới mặt đất vì độ ẩm có thể làm ảnh hưởng đến chất lượng hàng. Thay vào đó hãy đầu tư một kệ, tủ kê hàng chắc chắn. Nếu không có kệ, tủ bạn có thể thay thế bằng các tấm ván lót.
• Khi sắp xếp hàng hóa cần lưu ý đến khối lượng của từng loại hàng hoá khác nhau. Để tối ưu bạn cần sắp xếp các kiện hàng nặng, cồng kềnh hơn ở dưới, phần phía trên dành cho các kiện hàng nhẹ và tinh gọn hơn
• Sử dụng pallet để bốc dỡ hàng hóa: Pallet là một công cụ cần thiết giúp các vận chuyển hàng hóa dễ dàng hơn. Nếu kho của bạn có tình trạng đọng nước, độ ẩm cao thì nên kê cao các tấm pallet cách mặt sàn từ 20 - 30cm để giảm thiểu nguy cơ hỏng hóc.
• Nên dành riêng một không gian rộng cho việc đóng gói, lắp ráp hàng hoá.
• Đối với các kho có khối lượng hàng xuất - nhập lớn, bạn nên bố trí hai cửa ra vào dành riêng cho nhập hàng và xuất hàng để tránh tình trạng tắc nghẽn.
• Không nên sắp xếp các hàng hoá có kích thước lớn cồng kềnh, hoặc chất cao hàng hoá chắn mất tầm nhìn của camera trong kho
• Không để gần cửa sổ sát tường vì đây là các khu vực dễ bị mưa tạt, gió lùa ảnh hưởng xấu đến chất lượng hàng
• Sắp xếp hàng hóa gọn gàng, thiết kế lối đi đủ rộng để nhân viên không giẫm phải hàng hoá trong lúc làm việc
• Không nấu nướng trong kho để hạn chế khả năng gây cháy nổ, mất an toàn trong kho.

Trên đây là một số mẹo sắp xếp kho hàng tối ưu, tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp. Nếu bạn quan tâm đến các sản phẩm phần mềm quản lý kho hay quản lý đơn hàng có thể tìm hiểu thêm phần mềm quản lý bán hàng đa kênh online BizShop của Bizfly. Công cụ này sẽ hỗ trợ mọi người trong hoạt động vận đơn, quản lý hàng hóa trong kho và dự báo sản phẩm đang lên xu hướng được khách hàng quan tâm.