So sánh CRM Open Source và CRM Thương Mại: Nên chọn hệ thống nào?

So sánh CRM Open Source và CRM Thương Mại giúp doanh nghiệp xác định ưu điểm và nhược điểm của từng loại cho nhu cầu quản lý khách hàng của doanh nghiệp. Vậy có sự khác biệt nào? Doanh nghiệp nên chọn loại nào? Hãy cùng Bizfly tìm hiểu chi tiết trong bài viết sau: 

CRM Open Source và CRM Thương Mại là gì?

CRM Open Source là gì?

Là loại phần mềm quản lý khách hàng mà cá nhân hoặc doanh nghiệp có thể sử dụng mã nguồn mở miễn phí để phát triển và thiết kế hệ thống CRM riêng của mình. Người dùng được phép tùy chỉnh, nâng cấp và cải tiến phần mềm, với điều kiện bất kỳ thay đổi nào cũng cần được chia sẻ lại cho cộng đồng. 

Mặc dù vậy, các nhà phát triển dựa trên CRM Open Source vẫn phải tuân thủ một số nguyên tắc sử dụng chung do nhà cung cấp đặt ra. Ngoài ra, một số nhà cung cấp có thể yêu cầu chi phí cho các dịch vụ bổ sung như đào tạo, bảo hành, tư vấn hoặc lưu trữ dữ liệu. Doanh nghiệp có thể tùy chỉnh, nâng cấp và cải tiến phần mềm khi mở rộng tính năng.

CRM Thương Mại là gì?

CRM thương mại là loại phần mềm quản lý quan hệ khách hàng do các nhà cung cấp thương mại phát triển. Thay vì sử dụng các công cụ quản lý rời rạc, CRM thương mại tập hợp tất cả thông tin và hoạt động của khách hàng vào một hệ thống duy nhất. Ví dụ như biểu mẫu, email, cuộc gọi, đến giao dịch mua bán và các tài liệu liên quan. 

So sánh CRM Open Source và CRM Thương Mại 

Khi lựa chọn hệ thống quản lý khách hàng, so sánh CRM Open Source và CRM Thương Mại sẽ là bước quan trọng để quyết định giải pháp phù hợp nhất với nhu cầu và quy mô doanh nghiệp. Cụ thể như sau.

Tính năng & khả năng mở rộng

Việc so sánh CRM Open Source và CRM Thương Mại về tính năng sẽ giúp doanh nghiệp xác định hệ thống nào phù hợp với chiến lược phát triển lâu dài. Cụ thể như:

• CRM Open Source: Thường cung cấp các tính năng cơ bản, có thể mở rộng thông qua lập trình hoặc plugin. Ngoài ra, giải pháp này có thể linh hoạt tùy chỉnh theo nhu cầu doanh nghiệp, nhưng đòi hỏi kỹ thuật và thời gian triển khai. Tuy nhiên, theo hình thức này, doanh nghiệp cần có đội ngũ vận hành kỹ thuật mạnh.
• CRM Thương Mại: Tính năng đầy đủ, tích hợp sẵn các công cụ quản lý bán hàng, marketing, báo cáo, phân tích dữ liệu. Khả năng mở rộng thường hạn chế hơn so với mã nguồn mở nhưng dễ triển khai nhanh chóng.

Chi phí triển khai – vận hành – nâng cấp

Chi phí là một trong những tiêu chí quan trọng khi đánh giá CRM Open Source và CRM Thương Mại. Cụ thể, doanh nghiệp cần cân nhắc tổng chi phí triển khai, vận hành và nâng cấp để đảm bảo giải pháp CRM phù hợp với ngân sách.

• CRM Open Source: Chi phí phần mềm thường thấp hoặc miễn phí nhưng chi phí triển khai, bảo trì, tùy chỉnh và hỗ trợ kỹ thuật có thể cao nếu tự quản lý.
• CRM Thương Mại: Chi phí bản quyền và vận hành cao hơn, nhưng bao gồm hỗ trợ, bảo trì CRM định kỳ và nhiều tính năng sẵn có.

Mức độ bảo mật & rủi ro công nghệ

Mức độ bảo mật và rủi ro công nghệ là yếu tố không thể bỏ qua khi chọn CRM. Vì dữ liệu khách hàng là tài sản quan trọng của doanh nghiệp. So sánh chi tiết về CRM Open Source và CRM Thương Mại như sau:

• CRM Open Source: Bảo mật phụ thuộc vào cách triển khai và cập nhật của doanh nghiệp. Tuy nhiên, giải pháp này sẽ có rủi ro cao nếu không có chuyên gia quản lý.
• CRM Thương Mại: Nhà cung cấp thường đảm bảo chuẩn bảo mật, sao lưu dữ liệu, tuân thủ quy định pháp lý. Do đó, rủi ro công nghệ thường thấp hơn.

Trải nghiệm người dùng (UX/UI)

Trải nghiệm người dùng là yếu tố quyết định hiệu quả sử dụng CRM, vì giao diện trực quan giúp đội ngũ nhanh làm quen và giảm sai sót khi thao tác. Cụ thể như sau: 

• CRM Open Source: Giao diện và trải nghiệm phụ thuộc vào dự án mã nguồn mở và khả năng tùy chỉnh của đội kỹ thuật. Nếu không có chuyên gia UI/UX, hệ thống dễ trở nên phức tạp, khó dùng và kém trực quan.
• CRM Thương Mại: Nhà cung cấp thường đầu tư mạnh vào UI hiện đại, trải nghiệm tối ưu và tài liệu hướng dẫn chuẩn hóa. Nhờ vậy, người dùng thao tác nhanh, học dễ hơn và quá trình vận hành ổn định hơn.

Khả năng automation & AI

Automation và AI đóng vai trò then chốt trong việc tối ưu hóa vận hành, giảm thao tác thủ công và tăng hiệu quả dự báo doanh số. Khả năng Automation của 2 giải pháp là:

• CRM Open Source: Tính năng automation thường ở mức cơ bản và phụ thuộc vào plugin cộng đồng hoặc tùy chỉnh nội bộ. Các chức năng AI hạn chế và đòi hỏi doanh nghiệp tự phát triển hoặc tích hợp thêm, dẫn đến chi phí và rủi ro kỹ thuật cao.
• CRM Thương Mại: Các nhà cung cấp CRM thương mại tích hợp sẵn automation mạnh mẽ và AI nâng cao như phân loại khách hàng, dự báo, scoring hoặc phân tích hành vi.

Ưu – nhược điểm của CRM Open Source

CRM mã nguồn mở mang lại cho doanh nghiệp mức độ chủ động cao trong việc sở hữu và tùy chỉnh hệ thống CRM theo nhu cầu riêng. Tuy nhiên, đi kèm với sự linh hoạt đó là những hạn chế nhất định về hiệu năng, bảo mật và yêu cầu kỹ thuật.

Ưu điểm:

• Sở hữu hệ thống CRM của riêng mình: Doanh nghiệp dù dựa trên mã nguồn mở nhưng vẫn thực sự sở hữu một hệ thống CRM riêng biệt. Phần mềm open source thường đầy đủ tính năng cốt lõi và có thể tùy chỉnh sâu theo đúng nhu cầu sử dụng.
• Dễ sử dụng: Nhiều nhà phát triển đánh giá cao CRM mã nguồn mở nhờ khả năng điều hướng đơn giản và dễ thao tác. Đội ngũ kỹ thuật có thể dễ dàng thay đổi, chỉnh sửa hoặc nâng cấp tính năng theo yêu cầu.
• Chi phí thấp: Vì không cần đầu tư xây dựng công nghệ từ con số 0 nên chi phí triển khai CRM open source thường rẻ hơn nhiều so với CRM thương mại. Đây là lựa chọn kinh tế cho doanh nghiệp nhỏ hoặc nhà phát triển muốn tự vận hành giải pháp.

Nhược điểm

• Tốc độ tải trang chậm: Hệ thống mã nguồn mở thường chứa nhiều đoạn mã dư thừa khiến dung lượng nặng và tốc độ tải trang chậm hơn so với mã nguồn đóng. Điều này gây ảnh hưởng đến trải nghiệm người dùng và hiệu suất vận hành.
• Bảo mật yếu: Vì mã nguồn được công khai nên hacker có thể dễ dàng nghiên cứu cấu trúc hệ thống để tìm lỗ hổng tấn công. Do đó, rủi ro mất dữ liệu, thay đổi nội dung hoặc ảnh hưởng uy tín doanh nghiệp là hoàn toàn có thể xảy ra.
• Khả năng lưu trữ thông tin khách hàng thấp: CRM open source phù hợp với doanh nghiệp có số lượng khách hàng ít vì hạn chế về dung lượng lưu trữ và khả năng mở rộng.

Ưu – nhược điểm của CRM Thương Mại

CRM thương mại được phát triển bởi các nhà cung cấp chuyên nghiệp nên thường có độ ổn định cao. Tuy nhiên, đi kèm với chất lượng tốt là mức chi phí cao hơn và khả năng tùy chỉnh hạn chế hơn so với mã nguồn mở. Một số ưu và nhược điểm là:

Ưu điểm:

• Trải nghiệm người dùng tốt, dễ thao tác: CRM thương mại có giao diện hiện đại, trực quan và quy trình sử dụng rõ ràng giúp nhân viên nhanh chóng làm quen. 
• Tính năng phong phú và sẵn sàng sử dụng: Hệ thống thường được tích hợp sẵn nhiều module như marketing, bán hàng, chăm sóc khách hàng, báo cáo và automation. Do được tối ưu sẵn từ nhà cung cấp, doanh nghiệp gần như không cần tùy chỉnh quá nhiều.
• Hỗ trợ kỹ thuật chuyên nghiệp: Doanh nghiệp được hỗ trợ từ đội ngũ kỹ thuật của nhà cung cấp qua nhiều kênh như email, hotline, ticket hoặc tư vấn trực tiếp. Điều này giúp giảm thời gian xử lý sự cố và đảm bảo vận hành ổn định.

Nhược điểm:

• Chi phí cao: CRM thương mại yêu cầu phí bản quyền, phí người dùng hằng tháng hoặc phí nâng cấp, khiến tổng chi phí đầu tư lớn. Với doanh nghiệp nhỏ, đây có thể là rào cản đáng kể.
• Hạn chế khả năng tùy chỉnh sâu: Do không tiếp cận mã nguồn nên doanh nghiệp không có khả năng tùy chỉnh theo module. Nếu quy trình kinh doanh đặc thù, việc thay đổi hệ thống thường khó khăn hoặc tốn chi phí.
• Phụ thuộc vào nhà cung cấp: Mọi vấn đề về vận hành, bảo trì hoặc mở rộng đều phải chờ hỗ trợ từ nhà cung cấp.

Doanh nghiệp nên chọn CRM nào? Gợi ý theo quy mô & ngành

Doanh nghiệp nên chọn CRM nào là câu hỏi quan trọng vì mỗi mô hình tổ chức sẽ có nhu cầu, ngân sách và mức độ phức tạp trong vận hành khác nhau. Cùng tìm hiểu ngay nhé. 

SME (10–100 nhân sự)

CRM Open Source là lựa chọn phù hợp cho các SME có ngân sách hạn chế nhưng vẫn muốn sở hữu một hệ thống linh hoạt và có khả năng điều chỉnh theo nhu cầu riêng. Với mã nguồn mở, doanh nghiệp có thể chủ động tinh chỉnh giao diện, quy trình và dữ liệu.

Doanh nghiệp vừa & lớn (100–1000+ nhân sự)

CRM Thương Mại được xem là lựa chọn tối ưu cho doanh nghiệp vừa và lớn nhờ khả năng mở rộng mượt mà, tính bảo mật cao và hệ sinh thái đa dạng dành cho nhiều phòng ban. Đặc biệt, với các quy trình phức tạp và khối lượng dữ liệu lớn, CRM Thương Mại sẽ mang lại sự ổn định, độ tin cậy cao và tích hợp hệ thống dễ dàng hơn.

Doanh nghiệp công nghệ hoặc cần tùy chỉnh sâu

Đối với doanh nghiệp công nghệ hoặc những doanh nghiệp có nhu cầu tùy chỉnh sâu, CRM Open Source thường là lựa chọn phù hợp hơn. Vì bạn có thể truy cập mã nguồn để phát triển thêm tính năng, tích hợp hệ thống phức tạp và điều chỉnh quy trình theo đặc thù sản phẩm.

Kết luận

So sánh CRM Open Source và CRM Thương Mại giúp doanh nghiệp nhìn rõ ưu – nhược điểm của từng mô hình để đưa ra quyết định phù hợp. Việc lựa chọn đúng CRM không chỉ tối ưu quy trình bán hàng mà còn tạo nền tảng công nghệ bền vững cho doanh nghiệp trong tương lai. Bizfly hy vọng những thông tin trên sẽ giúp bạn tìm được giải pháp phù hợp.