Webmail là gì? Cách nhận và gửi thư trên webmail cho người mới

Webmail là một trong những công cụ tuyệt vời hỗ trợ các doanh nghiệp. Nó cho phép người dùng dễ dàng gửi và nhận email từ bất cứ thiết bị nào miễn là có kết nối internet. Trong bài viết này, mời bạn cùng Bizfly tìm hiểu chi tiết về loại email doanh nghiệp này.

Webmail là gì?

Theo Wikipedia, webmail là một dịch vụ email cho phép người dùng truy cập bằng trình duyệt web tiêu chuẩn khác với truy cập email qua ứng dụng chuyên dụng. Hiện nay, nhiều nhà cung cấp dịch vụ Internet, lưu trữ web cũng đưa nó trở thành một phần của gói dịch vụ. 

Hoặc hiểu một cách đơn giản, webmail là một cách để truy cập email của bạn thông qua trình duyệt web mà không cần tải xuống bất kỳ phần mềm nào. Điều này cho phép bạn truy cập email của mình từ bất kỳ thiết bị hoặc vị trí nào.

Một số đơn vị cung cấp phổ biến như: Outlook, Gmail hay Zoho mail.

Tính năng của webmail

So với các dịch vụ mail thông thường, tính năng của webmail cũng không có sự khác biệt quá lớn. 

• Soạn email

Bạn dễ dàng sử dụng bộ công cụ soạn thảo đã được lập trình sẵn. Bên cạnh nội dung thuần text, người dùng có thể thêm hình ảnh, tệp đính kèm, video… để giúp email thu hút hơn.

• Hộp thư

Ở mục này, bạn có thể quản lý được tất cả những thư gửi đến, thư gửi đi mà không sợ bị nhầm lẫn. 

• Thư nháp

Những nội dung bạn soạn thảo chưa kịp gửi đi sẽ được xếp vào mục thư nháp. Đây là tính năng hỗ trợ người dùng trong trường hợp không may đang soạn email mà mất kết nối internet hoặc thiết bị sập nguồn chưa kịp lưu.

• Hộp thư lưu trữ

Tính năng này  giúp cho người dùng dễ dàng lưu lại những nội dung quan trọng, tránh trường hợp xoá nhầm hoặc bỏ qua. Cũng nhờ hộp thư lưu trữ, bạn dễ dàng quản lý được mail và có thể tìm lại chúng bất cứ khi nào.

• Thư rác

Những nội dung rác luôn khiến người dùng cảm thấy khó chịu. Chính vì lý do này mà thư rác được ra đời. Nó tự động phân loại những email có nội dung không an toàn chuyển vào thư rác. Sau 1 thời gian nhất định, thư rác sẽ bị xoá đi, vì thế bạn sẽ không còn gặp phải các nội dung rác nữa.

Tuy nhiên, trong một vài trường hợp, webmail cũng nhận định nhầm khiến thư quan trọng bị chuyển vào thư mục này, do vậy bạn cần kiểm tra hộp thư rác trước khi chúng bị xoá mất.

Ngoài các tính năng trên, người dùng cũng có thể sử dụng thêm các chức năng khác ví dụ như: Tạo chữ ký, thay đổi giao diện hoặc lựa chọn phông chữ phù hợp, gửi tin nhắn, họp trực tuyến….

Ưu nhược điểm khi sử dụng webmail là gì?

Webmail sở hữu nhiều tính năng giúp ích cho người dùng nhưng nó cũng gây ra một số bất tiện trong quá trình sử dụng.

Ưu điểm

• Dễ dàng truy cập

Webmail cho phép bạn truy cập email ở mọi lúc, mọi nơi, dù đang ở nhà, văn phòng hay đi trên đường miễn là đang sử dụng thiết bị có kết nối internet. Nhờ tính năng này mà bạn sẽ không bị bỏ sót thông tin, nhanh chóng xử lý công việc dù đang ở nơi nào.

• Không cần cài đặt ứng dụng

Thay vì phải tải và cài đặt ứng dụng email về máy vừa tốn nhiều thời gian lại tiêu tốn dung lượng thiết bị, với webmail bạn sẽ dễ dàng truy cập email chỉ qua 1 cái nhấp chuột. Bạn cũng không cần quá bận tâm quá nhiều tới việc ứng dụng có tương thích với thiết bị hay không. 

• Tương thích với nhiều nền tảng

Với webmail, bạn có thể truy cập vào đọc, gửi hoặc nhận email dễ dàng ở trên tất cả các nền tảng. Từ Mac đến PC Window hay cả những thiết bị di động đều tương thích.

• Bảo mật và lưu trữ dữ liệu

Hiện nay, đa phần các webmail đều cung cấp tính năng bảo mật cực kỳ tốt. Thông qua các giao thức mã hoá, toàn bộ email và dữ liệu của bạn đều được lưu trữ. Ngoài ra, bạn cũng dễ dàng sao lưu dữ liệu lên đám mây của webmail, nhờ đó ngăn chặn được nguy cơ bị mất dữ liệu ngoài ý muốn.

Nhược điểm

Bên cạnh những ưu điểm nổi bật, webmail vẫn có những hạn chế nhất định. 

• Một số nhà cung cấp webmail tự động xoá dữ liệu định kỳ, nếu muốn dữ liệu được sao lưu có thể phải trả thêm phí, vì thế để đảm bảo dữ liệu được bảo toàn bạn cần lưu trữ liên tục.
• Vì sử dụng nền tảng web nên trong quá trình sử dụng webmail bạn có thể phải đối mặt với những quảng cáo. Mặc dù không chiếm nhiều diện tích nhưng đôi khi quảng cáo vẫn khiến bạn cảm thấy khó chịu và ảnh hưởng tới trải nghiệm webmail.
• Một trong những điều mà ít ai để ý là tất cả các nhà cung cấp webmail đều có quyền truy cập vào email của người dùng. Ví dụ, Gmail sử dụng các dữ liệu mà họ thu thập được để phân phối email quảng cáo hiệu quả hơn.
• Mặc dù các nhà cung cấp webmail có thể biết được hành vi của người dùng, tuy nhiên bạn có thể yên tâm vì những thông tin này đều sẽ được bảo mật.
• Không thể đặt tên riêng nếu sử dụng webmail cũng là hạn chế, nhất là với các doanh nghiệp. Để đặt được địa chỉ email theo tên riêng bạn cần phải sử dụng loại email theo tên miền riêng.

Cách nhận và gửi email thông qua WebMail

Các ứng dụng webmail hiện nay đều cung cấp các tác vụ đáp ứng nhu cầu của người dùng vì thế việc gửi và nhận email sẽ trở nên đơn giản hơn. Tuỳ vào webmail của mỗi nhà cung cấp mà cách sử dụng sẽ có những điểm giống và khác nhau. Tuy nhiên, đa số các webmail đều sẽ có các thao tác chung như:

Nhận email

- Bước 1: Truy cập vào webmail theo liên kết: ‘’tên domain.com/webmail. 

- Bước 2: Đăng nhập bằng tài khoản và mật khẩu đã được cung cấp trước đó. 

- Bước 3: Khi chuyển tới trang chính, bạn chọn “Set as Default” rồi click vào “roundcube” để vào giao diện của Webmail.

- Bước 4: Nhấp chuột vào email mà bạn muốn nhận.

Gửi email

- Bước 1: Truy cập vào webmail.

- Bước 2: Đăng nhập tài khoản, mật khẩu.

- Bước 3: Tại giao diện chính của webmail bạn chọn “Compose’’ để soạn email và gửi đi.

Lưu ý, khi gửi webmail, bạn cần nhập đầy đủ thông tin từ tiêu đề email tới địa chỉ người nhận và nội dung rồi mới nhấn gửi để hoàn tất quá trình gửi email.

Bạn cũng có thể ấn lưu lại nếu chưa muốn gửi email ngay. Lúc này, nội dung email sẽ được hệ thống tự động phân loại vào hộp thư nháp, khi cần bạn chỉ cần mở ra để soạn thảo tiếp hoặc gửi đi vào khoảng thời gian mà mình mong muốn. 

Ngoài ra, webmail cũng có tính năng hẹn giờ gửi thư. Bạn hoàn toàn có thể sử dụng tính năng này để sắp xếp lịch gửi thư, tránh bị quên do quá bận rộn hoặc vì một lý do nào đó mà không thể truy cập vào thiết bị như máy tính, điện thoại di động.

Trên đây là một số thông tin cơ bản về Webmail mà Bizfly muốn chia sẻ cùng bạn. Tham khảo thêm các bài chia sẻ kiến thức về email marketing khác được chúng tôi cập nhật mỗi ngày tại đây.