Top 11 rủi ro khi tổ chức sự kiện gặp phải và cách xử lý

Trên thực tế có rất nhiều rủi ro có thể xảy ra trong suốt sự kiện. Lập phương án dự phòng cho những tình huống phát sinh ngoài ý muốn là kỹ năng đặc biệt quan trọng. Vậy, những vấn đề thường gặp là gì? Cùng  Bizfly tìm hiểu ngay sau đây.

Top 11 rủi ro trong khi tổ chức sự kiện thường gặp

Thông thường  về cơ bản có 11 vấn đề thường gặp khi tổ chức sự kiện như sau:

Rủi ro về  tài chính khi tổ chức sự kiện

Người tổ chức sự kiện chuyên nghiệp cần phải lập kế hoạch dự trù kinh phí đầy đủ, tỉ mỉ và chi tiết nhất để tránh bỏ sót bất kỳ một hạng mục nào, đảm bảo chi phí phù hợp với ngân sách được phép. Để đảm bảo kế hoạch dự trù kinh phí hiệu quả, tránh tình trạng thiếu trước hụt sau người tổ chức cần thực hiện theo các bước sau:

• Xem kỹ nội dung bản kế hoạch tổ chức đảm bảo đúng với yêu cầu của cấp trên, hoặc khách hàng. 

• Xác định phong cách thiết kế sự kiện chủ đạo

• Liệt kê những vật dụng, hạng mục cần có gồm đơn giá, số lượng, nhà cung cấp, chất lượng.. Bước này giúp người tổ chức dự trù sơ lược kinh phí cho sự kiện

• Luôn dự trù một khoản chi phí cho những rủi ro phát sinh ngoài ý muốn

Dự trù kinh phí sự kiện giúp nhà tổ chức chủ động ứng phó với rủi ro

>> Xem thêm: Event là gì? Các loại hình thức Event phổ biến hiện nay tại Việt Nam

Phát sinh thừa thiếu khách mời

Đây cũng là vấn đề thường gặp khi tổ chức sự kiện mà chỉ cần không xử lý khéo léo có thể ảnh hưởng đến thành công của sự kiện đó.

• Trường hợp khách tham dự quá ít so với dự kiến: hãy gọi điện cho khách mời để nhắc nhở họ; đồng thời thu hẹp không gian tổ chức (ví dụ căng dây, dùng barie quây khu vực chính) để tạo cảm giác đông khách hơn. Nếu là sự kiện cộng đồng có thể cân nhắc đến giải pháp mở cửa tự do.

• Trường hợp khách mời quá đông: yêu cầu nhà hàng bố trí thêm bàn ghế cho số lượng khách vượt dự kiến. Nếu là sự kiện mở cửa tự do thì lập tức ngừng nhận khách, phân chia nhỏ lượng người cho các hoạt động, tránh tập trung ở khu vực chính

Dù với cách xử lý nào cũng không tránh khỏi những thiếu sót, phát sinh chi phí tổ chức sự kiện ngoài dự kiến. Do đó, cách tối ưu nhất là kiểm soát khách mời hiệu quả bằng cách gọi điện xác nhận sự có mặt của họ sau khi gửi thư mơi. Trước ngày diễn ra sự kiện 2 ngày, ban tổ chức gọi xác nhận lại tình trạng khách mời lần nữa để có danh sách chính xác nhất

Lỗi sự cố thiết bị kỹ thuật

Đây là rủi ro ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng chương trình vi chỉ cần một trục trặc nhỏ như mất điện, mất tiếng…trên sân khấu cũng khiến chương trình dừng lại. Việc chờ đợi bộ phận kỹ thuật sửa chữa khiến tiết mục bị mất mạch cảm xúc. Do vậy, ban tổ chức cần chuẩn bị một tủ điện dự phòng cho các thiết bị âm thanh, ánh sáng nhằm đảm bảo khi xảy ra sự cố về điện chương trình vẫn duy tri được thêm 15 phút đến khi kỹ thuật xử lý. Đối với hệ thống màn hình LED bạn cần chuẩn bị 1 máy tính hoặc laptop có cấu hình mạnh để tránh tình trạng treo máy giữa chừng. 

Chuẩn bị phương án dự phòng cho sự cố thiết bị kỹ thuật có thể xảy ra

Rủi ro trong việc quản lý an ninh nội bộ

Trong khi diễn ra sự kiện dưới tác động của bia rượu và sự giao tiếp giữa nhiều người  không thể tránh khỏi những va chạm dẫn đến mâu thuẫn, căng thẳng giữa các bên. Hoặc trường hợp khách mời sử dụng chất kích thích trong sự kiện. Hãy chuẩn bị đội ngũ bảo an túc trực ở các vực để giám sát và can thiệp kịp thời, không để xảy ra tình trạng ẩu đả, sử dụng chất kích thích, chất cấm trong sự kiện. Hoặc bạn sẽ đối mặt với những rủi ro về pháp lý.

Thời tiết ngoài ý muốn

Điều kiện thời tiết xấu là vấn đề thường gặp khi tổ chức sự kiện, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng chương trình. Đối với sự kiện indoor nó chỉ dừng ở mức gây khó khăn cho khách mời khi đến tham gia hoặc gặp rắc rối khi ra về. Với sự kiện outdoor nó thực sự là rủi ro lớn ảnh hưởng rất lớn. Mặc dù chúng ta vẫn có các thiết bị outdoor, nhưng vẫn có nguy cơ đổ sập, chập điện, cháy nổ khi trời mưa

Rủi ro thời tiết ảnh hưởng rất lớn đến sự kiện ngoài trời

Do đó, khi tổ chức sự kiện outdoor bạn cần liên tục cập nhật dự báo thời tiết trong vòng 7 ngày trước sự kiện để kế hoạch phù hợp. Hãy đảm bảo có mái che, nhà giàn để che mưa che nắng. Trong một số trường hợp sấm chớp mạnh có thể chuẩn bị cột thu lôi. 

Nguy cơ xảy ra cháy nổ

Trong sự kiện việc sử dụng pháo điện, pháo sáng hay hiệu ứng khói để tạo điểm nhấn, khiến chương trình trở nên hoành tráng hơn là không thể thiếu. Bên cạnh những mặt được thi việc sử dụng các thiết bị này hay bình khói lạnh.. có khả năng gây nguy cơ bị bỏng lạnh hoặc bỏng nóng..là 1 việc hết sức nguy hiểm. Chính vì vậy, để phòng tránh nguy cơ xảy ra cháy nổ do không biết cách sử dụng, hãy để các chuyên gia hiệu ứng thực hiện bởi đó là chuyên môn của họ và họ sẽ có cách đảm bảo an toàn. 

Rủi ro về thực phẩm

Ngộ độc thực phẩm là rủi ro khiến không ít người tổ chức sự kiện ám ảnh khi tổ chức sự kiện có ăn uống. Chính vì vậy để đảm bảo thực phẩm tươi ngon, đạt chất lượng an toàn vệ sinh thực phẩm, hãy chọn những nhà hàng, khách sạn cao cấp làm nơi tổ chức. Trường hợp ngân sách không cho phép, hãy kiểm tra thật kỹ món ăn trước khi ra món và luôn đảm bảo các nhà hàng có giấy chứng nhận an toàn vệ sinh thực phẩm.

Rủi ro an toàn thực phẩm ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng sự kiện

Một rủi ro khác về thực phẩm là việc đồ ăn lên chậm hoặc quá nguội dẫn đến khách mời sốt ruột, không hài lòng về thực phẩm. Để tránh trường hợp này, người tổ chức nên chuẩn bị trước kịch bản cho nhà hàng, yêu cầu họ thời gian lên món cụ thể cũng như chất lượng món ăn phải được bảo đảm (đồ mới, nóng hổi).

Địa điểm tổ chức sự kiện

Rủi ro về địa điểm tổ chức sự kiện là việc lựa chọn địa điểm tổ chức quá chật hẹp hoặc địa điểm ở ngoại ô nhưng đương xá, tình trạng giao thông không tốt cũng ảnh hưởng đến thành công của sự kiện. Do đó, trước khi tổ chức sự kiện bạn cần tìm hiểu mục đích của sự kiện là gì, số lượng khách mời bao nhiêu để lựa chọn địa điểm phù hợp. Hoặc nếu điều kiện thời tiết không cho phép thi nên tổ chức indoor thay vi tổ chức ngoài trời.

Tổ chức sự kiên cần lưu ý chọn địa điểm tổ chức sự kiện tránh rủi ro

Thời gian diễn ra

Phân bổ thời gian chương trình chưa hợp lý là vấn đề thường gặp khi tổ chức sự kiện đối với những người mới. Do không tính toán thời lượng mỗi tiết mục dẫn đến chương trình quá ngắn hoặc quá dài dẫn đến sự kiện bị loãng, dài lê thê không tạo được điểm nhấn hoặc kết thúc quá sớm khiến người tham dự cảm thấy hụt hẫng. Để tránh xảy ra tình trạng trên, hãy chạy thử chương trinh trước ngày tổ chức vài lần để kịp thời điều chỉnh.

Hành vi gây hấn quá khích của khán giả

Rủi ro này thường xảy ra với những sự kiện có quy mô từ 50 người trở lên khi có hơi men, có khả năng dẫn đến xô xát, mâu thuẫn giữa các khách mời. Do đó, cần bố trí lực lượng an ninh để giám sát, kịp thời can ngăn, xử lý những tình huống gây gổ có thể xảy ra trong sự kiện.

Rủi ro không lường của sự kiện quá nhiều trẻ em

Một trong những vấn đề thường gặp khi tổ chức sự kiện có trẻ em là không lường hết những rủi ro có thể xảy ra như trẻ có thể bị lạc, sự cố trong các hoạt động trong chương trình. Do đó, đối với những sự kiện cho trẻ em, ban tổ chức cần đặc biệt lưu ý:

• Luôn nhắc nhở phụ huynh trông chừng bé cẩn thận

• setup hệ thống loa phát thanh để xử lý kịp thời khi trẻ bị lạc

• Khu vực có điện cần phải được giám sát và khóa cẩn thận

• Đặt các thiết bị xa tầm với của trẻ

• Tạo một vài khu vui chơi dành riêng cho trẻ

Tạo khu vui chơi dành riêng cho trẻ để thu hút, kiểm soát trẻ dễ hơn

Cách xử lý rủi ro khi tổ chức sự kiện

Việc nhận diện rủi ro và lên kế hoạch cụ thể, tỉ mỉ cho từng giai đoạn sự kiện, xây dựng phương án dự phòng ngay từ đầu giúp hạn chế và xử lý tối đa những rủi ro có thể gặp phải, tăng tỷ lệ thành công của sự kiện.

Giai đoạn trước sự kiện

Trong giai đoạn này người tổ chức cần tìm hiểu các thông tin cụ thể như: thương hiệu doanh nghiệp,phong cách sản phẩm như thế nào, đối tượng khách mời, mục tiêu của sự kiện là gì, ngân sách như thế nào... Từ đó lên kế hoạch sự kiện chi tiết, chọn lựa địa điểm phù hợp với tính chất của sự kiện

Kế hoạch sự kiện cần phải được lập tỉ mỉ bao gồm kinh phí dự trù cụ thể với từng hạng mục,đơn giá, số lượng rõ ràng cũng như chuẩn bị nhân sự, thiết bị hỗ trợ đầy đủ.. tránh rủi ro thiếu kinh phí, rủi ro về địa điểm tổ chức hay rủi ro do không kiểm soát được lượng khách mời.

Giai đoạn trong sự kiện

Đây là giai đoạn điều phối, kiểm soát các hoạt động trong sự kiện đảm bảo sự kiện diễn ra như kế hoạch đã đề ra trước đó.

Trong suốt sự kiện cần bố trí nhân sự giám sát đảm bảo các tiết mục diễn ra suôn sẻ đúng với tinh thần của sự kiện, thức ăn được chuẩn bị đầy đủ và nhanh chóng, không xảy ra các vấn đề thường gặp khi tổ chức sự kiện như ở trên bao gồm nhưng không giới hạn: sự cố âm thanh, sự cố cháy nổ, rủi ro gây hấn quá khích của khán giả.. Trường hợp xảy ra sự cố phải can thiệp kịp thời, nhanh chóng. Người tổ chức phải luôn chuẩn bị phương án dự phòng  và xử lý các rủi ro có thể xảy ra trong sự kiện.

Trong những show ca nhạc ngoài trời có quy mô lớn cần bố trí xe cứu thương đậu sẵn để xử lý kịp thời  

Giai đoạn sau sự kiện

Đây là giai đoạn truyền thông cho sự kiện, lan tỏa hình ảnh doanh nghiệp đến nhiều người hơn. Một bước quan trọng sau khi kết thuc sự kiện nữa là xin ý kiến đánh giá của khách hàng tham dự. Ghi nhận feedback đánh giá của khách hàng để cải tiến dịch vụ tổ chức sự kiện của công ty.  Thời điểm này để ban tổ chức nghiệm thu xem sự kiện có đạt được mục tiêu không? những điểm làm tốt và chưa tốt...để rút kinh nghiệm cho những sự kiện sau. 

Như vậy Bizfly đã chia sẻ bạn 11 vấn đề thường gặp khi tổ chức sự kiện cũng như cách xử lý rủi ro khi tổ chức sự kiện hoàn chỉnh để hạn chế những  tổn thất có thể xảy ra. Hy vọng bài viết giúp bạn phần nào có phương án để quản trị rủi ro hiệu quả, tăng tỷ lệ thành công của sự kiện. 

>>  Top công ty tổ chức sự kiện uy tín và chuyên nghiệp nhất tại Việt Nam