Trong bối cảnh thị trường lao động ngày càng cạnh tranh, việc lựa chọn công cụ phù hợp để tối ưu hóa quy trình tuyển dụng là điều quan trọng với mọi doanh nghiệp. ATS và CRM là những công cụ rất phổ biến nhưng liệu bạn đã hiểu rõ sự khác biệt về tính năng và những lợi ích mà chúng mang lại cho doanh nghiệp chưa? Cùng Bizfly tìm hiểu trong bài viết này nhé!

Khái niệm và cách hoạt động của ATS trong tuyển dụng

ATS là gì?

ATS (Applicant Tracking System) là một loại hệ thống hỗ trợ tuyển dụng, được thiết kế để tối ưu hóa và đơn giản hóa quy trình tuyển dụng. Đây là công cụ giúp các nhà tuyển dụng và quản lý nhân sự quản lý toàn bộ quy trình tuyển dụng trên một nền tảng duy nhất.

Hệ thống ATS hoạt động như một kho lưu trữ nơi các nhà tuyển dụng có thể tạo và đăng tin tuyển dụng, thu thập và tổ chức các đơn ứng tuyển từ ứng viên, đồng thời lọc, đánh giá và lựa chọn những ứng viên phù hợp nhất. 

Các tính năng nổi bật của ATS

• Tự động sàng lọc hồ sơ ứng viên: ATS sử dụng công nghệ hiện đại để tự động phân tích và sàng lọc hồ sơ ứng viên dựa trên từ khóa, kỹ năng, kinh nghiệm hoặc các tiêu chí đã được cài đặt trước. Tính năng này giúp nhà tuyển dụng nhanh chóng loại bỏ các hồ sơ không phù hợp và tập trung vào các ứng viên tiềm năng.

• Quản lý toàn bộ quy trình tuyển dụng trên một nền tảng: ATS tích hợp mọi bước trong quy trình tuyển dụng vào một nền tảng duy nhất. Giao diện trực quan và khả năng theo dõi từng giai đoạn giúp các nhà tuyển dụng dễ dàng quản lý và điều phối công việc một cách mượt mà, hiệu quả.
• Báo cáo và phân tích dữ liệu tuyển dụng: ATS cung cấp các báo cáo chi tiết về hiệu quả của từng chiến dịch tuyển dụng, bao gồm số lượng ứng viên, thời gian tuyển dụng, tỷ lệ chấp nhận hoặc từ chối. Tính năng này hỗ trợ doanh nghiệp đánh giá hiệu quả chiến lược tuyển dụng và đưa ra các điều chỉnh phù hợp để cải thiện trong tương lai.

Ứng dụng ATS trong tuyển dụng

• Tiết kiệm thời gian tuyển dụng: ATS giúp các nhà tuyển dụng tiết kiệm thời gian, giảm thiểu sai sót và xử lý hồ sơ ứng viên một cách nhanh chóng và chính xác bằng cách tự động hóa các công việc thủ công như sàng lọc hồ sơ, gửi email thông báo, lên lịch phỏng vấn, và theo dõi tiến trình của các ứng viên.
• Quản lý dữ liệu ứng viên hiệu quả: ATS cung cấp một hệ thống tổ chức và lưu trữ hồ sơ ứng viên có hệ thống, giúp nhà tuyển dụng dễ dàng tìm kiếm thông tin ứng viên, phân loại theo các tiêu chí cụ thể như kỹ năng, kinh nghiệm hay vị trí ứng tuyển. 
• Nâng cao chất lượng tuyển dụng: ATS giúp nhà tuyển dụng sàng lọc ứng viên một cách hiệu quả nhờ vào các công cụ đánh giá tự động. Các thuật toán của ATS giúp nhận diện các ứng viên có năng lực phù hợp với yêu cầu công việc, từ đó giảm thiểu tình trạng ứng viên không phù hợp lọt qua quá trình tuyển chọn.

• Tạo trải nghiệm tốt cho ứng viên: ATS không chỉ hỗ trợ nhà tuyển dụng mà còn giúp ứng viên có trải nghiệm nộp đơn dễ dàng và chuyên nghiệp hơn. Ứng viên có thể dễ dàng tải lên hồ sơ, theo dõi tiến trình tuyển dụng và nhận thông báo kịp thời về kết quả. 
• Phân tích dữ liệu tuyển dụng: ATS cung cấp các báo cáo và phân tích chi tiết về các chiến dịch tuyển dụng. Các chỉ số như thời gian tuyển dụng, tỷ lệ chấp nhận đề nghị, số lượng ứng viên phù hợp có thể giúp doanh nghiệp điều chỉnh chiến lược tuyển dụng để đạt được kết quả tốt nhất.

Khái niệm và cách hoạt động của CRM trong tuyển dụng

Khái niệm Customer Relationship Management

Trước hết bạn cần biết CRM là gì theo nghĩa chung nhất. CRM hay Quản lý quan hệ khách hàng là một công cụ hay chiến lược giúp doanh nghiệp quản lý và cải thiện mối quan hệ của một tổ chức với khách hàng.

Trong tuyển dụng, CRM cũng không có quá nhiều sự khác biệt khi đóng vai trò là một hệ thống quản lý mối quan hệ với ứng viên, được thiết kế để giúp các nhà tuyển dụng xây dựng và duy trì kết nối với các ứng viên tiềm năng.

Các tính năng chính của CRM trong tuyển dụng

• Quản lý và lưu trữ dữ liệu ứng viên: CRM đóng vai trò như một kho dữ liệu trung tâm, lưu trữ toàn bộ thông tin ứng viên bao gồm hồ sơ cá nhân, kỹ năng và kinh nghiệm làm việc. Nhà tuyển dụng có thể dễ dàng tìm kiếm, phân loại và sử dụng dữ liệu này để xây dựng một mạng lưới ứng viên tiềm năng lâu dài.
• Tự động hóa giao tiếp với ứng viên: CRM giúp tự động gửi email, thông báo, hoặc lời mời phỏng vấn với nội dung được cá nhân hóa, ví dụ thay vì “Thân gửi bạn” có thể là “Thân gửi Hoa”. Tính năng này giúp này tạo sự gần gũi, chuyên nghiệp và tăng cường mối quan hệ với ứng viên.

• Tích hợp dễ dàng với các công cụ khác: CRM có thể tích hợp với các phần mềm khác như ATS (Applicant Tracking System), mạng xã hội, và các công cụ quảng cáo tuyển dụng. Tính năng này này giúp đồng bộ hóa dữ liệu và tối ưu hóa các hoạt động tuyển dụng trên nhiều nền tảng.

Vai trò CRM trong việc xây dựng mối quan hệ ứng viên

• Cá nhân hóa trải nghiệm ứng viên: Với dữ liệu chi tiết từ CRM, doanh nghiệp có thể cung cấp nội dung và thông điệp phù hợp với từng ứng viên, mang lại trải nghiệm cá nhân hóa và thân thiện hơn.
• Tăng cường khả năng tiếp cận và tương tác: CRM giúp nhà tuyển dụng duy trì liên lạc thường xuyên với ứng viên thông qua email, tin nhắn hoặc các thông báo được cá nhân hóa, từ đó tạo sự kết nối chặt chẽ và tăng mức độ gắn kết giữa doanh nghiệp với các ứng viên.

• Tạo dựng hình ảnh thương hiệu cho nhà tuyển dụng: Bằng cách duy trì giao tiếp nhất quán và tạo ấn tượng chuyên nghiệp xuyên suốt quá trình tuyển dụng, CRM góp phần nâng cao hình ảnh thương hiệu trong mắt ứng viên, thu hút nhiều tài năng chất lượng hơn.

So sánh ATS và CRM

Trong lĩnh vực tuyển dụng, sự khác biệt giữa ATS và CRM không chỉ nằm ở chức năng mà còn ở cách chúng hỗ trợ doanh nghiệp đạt được mục tiêu tuyển dụng. Hiểu rõ sự khác biệt giữa hai công cụ này sẽ giúp doanh nghiệp sử dụng hiệu quả từng giải pháp, hoặc kết hợp cả hai để nâng cao hiệu quả tuyển dụng. Cụ thể:

Doanh nghiệp có nên kết hợp ATS và CRM?

Câu trả lời chắc chắn là có. Việc tích hợp hai hệ thống này không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình tuyển dụng mà còn tạo ra một mạng lưới ứng viên tiềm năng vững chắc cho tương lai. Đây chính là chìa khóa để doanh nghiệp thu hút nhân tài và giữ vững lợi thế cạnh tranh trên thị trường lao động.

Lợi ích của việc tích hợp ATS và CRM

• Tổng hợp dữ liệu từ hai hệ thống, giảm thiểu sai sót

Tích hợp ATS và CRM cho phép đồng bộ hóa dữ liệu giữa hai nền tảng, giúp doanh nghiệp quản lý thông tin ứng viên một cách chính xác và hiệu quả. Nhờ đó, các sai sót như trùng lặp thông tin hoặc thiếu sót dữ liệu được giảm thiểu đáng kể.

• Tăng cường khả năng quản lý và cải thiện trải nghiệm ứng viên

Với sự tích hợp này, nhà tuyển dụng không chỉ dễ dàng quản lý quy trình tuyển dụng mà còn có thể cá nhân hóa giao tiếp và chăm sóc ứng viên. Điều này giúp tạo ấn tượng tốt hơn, nâng cao trải nghiệm ứng viên và xây dựng thương hiệu nhà tuyển dụng mạnh mẽ.

• Tiết kiệm thời gian và cải thiện hiệu suất

Tích hợp giúp tự động hóa nhiều quy trình, từ sàng lọc hồ sơ đến gửi email cá nhân hóa. Nhờ đó, doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian và tập trung hơn vào việc đánh giá, chọn lọc ứng viên chất lượng.

Những yếu tố cần cân nhắc khi tích hợp

• Khả năng tương thích giữa ATS và CRM

Trước khi tích hợp, doanh nghiệp cần đảm bảo ATS và CRM mà họ sử dụng có khả năng kết nối và đồng bộ dữ liệu một cách liền mạch, tránh tình trạng mất dữ liệu hoặc lỗi kỹ thuật.

• Chi phí triển khai và vận hành

Việc tích hợp có thể yêu cầu đầu tư về tài chính và nguồn lực. Doanh nghiệp cần đánh giá kỹ lưỡng chi phí so với lợi ích lâu dài để đưa ra quyết định phù hợp.

• Đào tạo nhân sự sử dụng hệ thống tích hợp

Đội ngũ tuyển dụng cần được đào tạo để hiểu rõ cách sử dụng hệ thống tích hợp, đảm bảo khai thác tối đa các tính năng và lợi ích mà ATS và CRM mang lại.

• Quản lý và bảo mật dữ liệu

Việc tích hợp có thể liên quan đến việc xử lý khối lượng lớn dữ liệu ứng viên. Doanh nghiệp cần đảm bảo rằng các tiêu chuẩn bảo mật được đáp ứng, tránh rủi ro mất mát hoặc rò rỉ thông tin.

Qua bài viết trên, Bizfly hy vọng đã đem đến cho bạn được những thông tin hữu ích liên quan đến ATS và CRM cũng như lợi ích khi tích hợp 2 công cụ này với nhau trong lĩnh vực tuyển dụng. Đón đọc thêm các bài viết chuyên sâu về CRM và các giải pháp Marketing, chuyển đổi số được cập nhật mỗi ngày tại Martech Blog.