Cách quản lý đơn hàng trên Facebook nhanh, hiệu quả và tối ưu

Vấn đề cách quản lý đơn hàng trên Facebook sao cho hiệu quả, nhanh chóng luôn làm đau đầu các chủ shop. Do hiện nay, số lượng người bán hàng trên Facebook thực sự rất lớn. Nếu khâu quản lý không hiệu quả, xử lý chậm đơn hàng cũng khiến bạn mất đi khách hàng. Để giải quyết vấn đề này, Bizfly sẽ chia sẻ với bạn các cách quản lý, tối ưu hoá đơn hàng trên Facebook nhanh, hiệu quả.

Những bước chốt đơn hàng trên facebook như thế nào?

Thông thường việc giao dịch, buôn bán trên Facebook sẽ bắt đầu bằng việc khách hàng comment vào một bài post của bạn. Lúc đó, bạn phải nhanh chóng trả lời bình luận đó của họ. Việc này là vô cùng khó khăn vì số lượng bình luận rất lớn nhưng nhân lực thì có hạn.

Nếu bỏ sót một comment nào đó, bạn sẽ vô tình mất đi một khách hàng tiềm năng. Giải pháp ở đây là ứng dụng các công nghệ số, tiêu biểu là phần mềm BizShop giúp bạn trả lời tự động các comment của khách hàng.

Các bước quản lý đơn hàng Facebook

Sau đó, quy trình chốt đơn sẽ diễn ra qua 3 bước:

• Xác nhận sản phẩm mà khách yêu cầu (mẫu mã, hình dáng, kích thước, giá tiền,...)
• Yêu cầu khách hàng cung cấp thông tin (Họ tên, địa chỉ nhận hàng, số điện thoại liên lạc).
• Báo giá ship và thời gian đơn hàng dự kiến sẽ giao đến cho khách.

Sau khi chốt đơn hàng, bạn phải xử lý và đóng gói hàng cho khách nhanh nhất. Nếu cùng lúc nhận được nhiều đơn hàng, thì việc áp dụng các cách quản lý đơn hàng trên Facebook dưới đây sẽ giúp bạn rất nhiều.

Cách quản lý đơn hàng trên Facebook

Dưới đây là các cách quản lý đơn hàng trên Facebook mà Bizfly tin rằng chủ shop nào cũng nên biết. Cụ thể quy trình quản lý sẽ có 6 bước:

1. Đánh dấu đơn hàng đã chốt

Sau khi đã xác nhận rằng khách đặt đơn hàng, bạn cần đánh dấu đơn hàng đó để các bộ phận khác tiếp tục quy trình kiểm tra thông tin đóng gói sản phẩm. Hiện nay, bạn có thể đánh dấu đơn hàng đã chốt với khách thủ công bằng tay nhưng việc này mất khá nhiều thời gian. Thay vào đó hãy sử dụng các phần mềm hỗ trợ, như giải pháp BizShop, phần mềm này sẽ tự động đánh dấu vào đơn hàng ngay sau khi tư vấn với khách hàng và chốt đơn.

2. Nắm bắt số lượng hàng trong kho 

Nắm số lượng hàng tồn trong kho

Công việc tiếp theo trong quản lý đơn hàng là bạn phải nắm được số lượng hàng tồn. Đối với các shop quần áo có nhiều mẫu mã khác nhau. Trong trường hợp có khách hàng hỏi về một sản phẩm sẽ mất rất nhiều thời gian để kiểm tra hàng tồn thủ công.

Do vậy, nhiều chủ shop hiện nay rất ưa thích các phần mềm quản lý hàng tồn kho, trong đó có giải pháp BizShop. Khi sử dụng BizShop, số lượng hàng tồn luôn được cập nhật theo thời gian thực. Ví dụ sau khi bạn đã chốt một đơn hàng thành công, thì BizShop sẽ tự động trừ đi sản phẩm còn trong kho và báo cáo lại với bạn.

Ngoài chức năng tự động cập nhật, hàng tháng BizShop còn có thể tạo ra các bảng báo cáo về các sản phẩm được bán nhiều nhất, ít nhất, sản phẩm nào được nhập nhiều? Nhờ những thông tin này, bạn có thể lên kế hoạch nhập hàng.

3. Lên đơn hàng

Lên đơn hàng là một trong những giai đoạn quan trọng trong cách quản lý đơn hàng trên Facebook. Sau khi xác nhận còn hàng trong kho, bước tiếp theo là lên đơn cho khách. Bước xử lý này được thực hiện hoàn toàn online trên nền tảng của BizShop. Tại đây bạn có thể dễ dàng quản lý đơn hàng, lựa chọn đơn vị vận chuyển phù hợp. 

4. Xử lý đơn hàng

Sau khi đã có danh sách các đơn hàng đã được chốt, chủ shop cần đóng gói, xuất kho và giao hàng đến cho khách. Sau khi hàng được xử lý và giao đến cho khách sẽ có 2 trường hợp xảy ra:

• Trường hợp khách trả lại hàng: Khi đó tại giao diện của BizShop, bạn vào mục quản lý đơn hàng, chọn trả lại hàng. Sản phẩm sẽ được tự động cập nhật về kho và hiển thị trực quan trong phần mềm về các thông tin như lý do trả hàng, chi phí vận chuyển,...
• Trường hợp khách hủy đơn hàng: Với những sản phẩm không được giao thành công, bạn có thể ấn huỷ đơn hàng trên BizShop. Sản phẩm đó sẽ được cập nhật về hệ thống như không có doanh thu.

5. Sửa đơn hàng

Trường hợp thông tin khách hàng bị sai, hoặc khách muốn thay đổi thông tin. Bạn hoàn toàn cập nhật được trên nền tảng của BizShop. Các thông tin có thể thay đổi như: Số điện thoại, địa chỉ nhận hàng, tên khách hàng. Lưu ý bạn chỉ sửa được đơn hàng khi hàng chưa giao đến khách.

6. Quản lý đơn hàng

Để giúp các chủ shop thuận tiện hơn trong việc theo dõi đơn hàng thì BizShop có các bộ lọc khác nhau cho từng loại đơn hàng. Nhờ các bộ lọc này, BizShop có thể thống kê chi tiết tình trạng đơn hàng, doanh thu, số lượng hàng được giao, chi phí phát sinh trên từng đơn hàng,...

Những lưu ý khi quản lý đơn hàng trên facebook

Để ứng dụng cách quản lý đơn hàng trên Facebook vào thống kê, theo dõi và tối ưu hoá quy trình bán hàng thì các chủ shop cần lưu ý một số vấn đề sau:

Lưu ý cần biết khi quản lý đơn hàng

• Quy tắc xử lý đơn đến trước: Đối với các đơn hàng trên Facebook để tránh nhầm lẫn thì bạn nên xử lý theo cách “đơn đến trước xử lý trước”. Lưu ý này hạn chế tình trạng shop bỏ sót đơn hàng của khách, làm ảnh hưởng đến uy tín trong mắt khách hàng.
• Liên tục kiểm tra hàng tồn trong kho: Nắm bắt được số lượng hàng còn lại trong kho giúp hạn chế tình trạng khách hủy đơn vì không còn hàng. Hiện này, với các phần mềm như BizShop bạn không cần phải theo dõi số lượng hàng tồn thủ công. Vì BizShop sẽ tự động cập nhật mỗi khi bạn chốt đơn.
• Kiểm tra đối soát với đơn vị vận chuyển: Nhiều chủ shop thường bỏ quên bước đối soát với đơn vị hợp tác của mình. Việc này dẫn đến những sai sót về chi phí vận chuyển, tiền COD.
• Đóng gói đơn hàng: Một khi đơn hàng đã được chốt, bạn cần nhanh chóng đóng gói để gửi hàng đến với khách. Bên cạnh đó, chủ shop cần thường xuyên kiểm tra quy cách đóng gói của đơn vị vận chuyển. Đối với các đơn hàng có giá trị cao, việc mua bảo hiểm đơn hàng là cần thiết để giảm thiểu rủi ro.

Trên đây là bài viết hướng dẫn cách quản lý đơn hàng trên Facebook vô cùng đơn giản. Nếu bạn đang tìm kiếm giải pháp số hoá cho doanh nghiệp, triển khai Ai, quản lý đơn hàng hãy liên hệ đến bộ phận tư vấn của Bizfly. Mọi người có nhu cầu tìm hiểu thêm về phần mềm quản lý bán hàng BizShop của Bizfly có thể xem tại đây: https://bizfly.vn/giai-phap/giai-phap-quan-ly-ban-hang-bizshop.html