Thủy Nguyễn 15:01 06/01/2020

Chữ ký email là gì? Cách tạo chữ ký email, đẹp chuyên nghiệp

Nếu công việc của bạn thường xuyên phải trao đổi và liên lạc qua email thì việc tạo chữ ký email trong nội dung văn bản của bạn sẽ tạo nên sự chuyên nghiệp của bạn. Điều này sẽ dễ tạo được dấu ấn với khách hàng hay đối tác của bạn. Vậy làm thế nào để có một chữ ký email chuyên nghiệp?

Chữ ký email là gì?

Chữ ký email không giống như chữ ký thông thường của bạn, mà nó là phần thông tin luôn tự động xuất hiện ở phần cuối của mỗi nội dung email. Bạn không cần phải viết lại, mà chỉ cần thiết lập một lần và phần chữ ký này sẽ được hệ thống tự động thêm vào cuối nội dung email mỗi lần gửi mail.

Chữ ký email  ( Email Signature) là phần thông tin được xuất hiện cuối cùng trong một nội dung email marketing. Với  không chỉ ghi điểm trong mắt nhà tuyển dụng hay đối tác, khách hàng mà còn thể hiện phong cách làm việc chuyên nghiệp, lịch thiệp.

Để có được 1 mẫu chữ ký email cá nhân đẹp, chuyên nghiệp cần phải có logo, font chữ, màu chữ, cách sắp xếp sao cho thật hài hòa và đẹp mắt.

==> Tham khảo thêm: 13 mẫu chữ ký email cá nhân đẹp bạn không nên bỏ qua

Chữ ký email là gì

Tạo chữ ký email không quá phức tạp, bạn có thể tự thiết lập một lần và phần chữ ký này sẽ được hệ thống email tự động thêm vào phía cuối nội dung email của bạn.

Lợi ích của việc tạo chữ ký trong email

  • Chữ ký email không chỉ dùng cho công ty mà mỗi cá nhân đều cũng có thể sử dụng. Bởi nội dung trong phần chữ ký khi gửi đi giống như việc để  lại danh thiếp của bạn, dễ tạo ấn tượng cho người nhận.
  • Đặc biệt, chữ ký cho email không những tạo nên tín hiệu rõ ràng cho người nhận mà còn cung cấp cho họ những thông tin quan trọng giúp họ nhận dạng được công ty của bạn hay cá nhân bạn.
  • Ngoài ra, lợi ích của chữ ký còn là một mẫu quảng cáo giúp marketing rất tốt tới người nhận chỉ bằng một cú click chuột. Bởi trong chữ ký bạn có thể chèn được những thông tin hay website của công ty.
  • Chữ ký trong email có vai trò quan trọng trong việc xây dựng thương hiệu tổng thể. Làm cho người nhận email marketing sẽ nhận dạng được công ty của bạn và tạo được sự chuyên nghiệp trong cách làm việc.
  • Chữ ký email còn giúp người nhận nắm bắt những thông tin quan trọng tiện cho việc liên lạc. Những thông tin liên lạc thể hiện rõ nhất khi nhìn vào chữ ký đó là: Số điện thoại, tài khoản mạng xã hội, website....
  • Mỗi nhân viên trong công ty cùng sử dụng một tiêu chuẩn chữ ký email chung. Nhờ đó sẽ khẳng định được thương hiệu vô cùng mạnh mẽ cho doanh nghiệp. 

Những yếu tố nào giúp chữ ký email ấn tượng 

Không phải chỉ cần viết chữ ký email rồi để đó là xong. Để thu hút được người nhận, thì bạn cần phải chú ý tới những yếu tố dưới đây.

Hình ảnh

Chữ ký email không bắt buộc cần hình ảnh. Tuy nhiên để thu hút với người nhận thì hình ảnh, logo là một điểm nhấn ấn tượng cho email của bạn. Nên chọn những bức ảnh có kích thước vừa phải nhưng cần phải rõ ràng, sắc nét. Nếu hình ảnh trong email quá nặng sẽ làm cho tốc độ load chậm đi và email của bạn mở lên sẽ chậm hơn bình thường, điều này khiến cho người nhận khó chịu. 

Thiết kế chữ ký email 

Việc một chữ ý email được thiết kế chăm chút tỉ mỉ sẽ mang lại tính chuyên nghiệp. Áp dụng cách design chúng theo dạng hierarchy (từ trên xuống). Với những thông tin quan trọng như họ và tên, số điện thoải, địa chỉ... hãy bội đậm và chỉnh size kích thước lớn hơn.

Không những thế, bố cục của chữ ký email cũng cần phải được tùy chỉnh 1 cách đơn giản, gọn gàng nhất có thể ( không nên để chữ ở dạng phẳng hoặc bán phẳng, cần hạn chế thiết kế kiểu chữ 3D)

Kiểu chữ

Nên sử dụng những kiểu chữ hiển thị rõ ràng. Không nên sử dụng những kiểu font chữ khó đọc như script hoặc calligraphy.

Lựa chọn màu sắc

Để có thể thu hút người đọc thì chữ ký email chuyên nghiệp chỉ nên dùng tối đa 3 màu. 

Cách tạo chữ ký email chuyên nghiệp 

Để tạo chữ ký email cũng không quá khó khăn, bởi có 2 công cụ có sẵn cực tiện lợi, được tích hợp trên trình gửi mail của bạn. Sau khi đã tạo xong phần chữ ký, nó sẽ được thêm tự động vào cuối mỗi nội dung email mà bạn muốn gửi đi cho người nào đó. 

2 công cụ có sẵn mà bạn thường xuyên sử dụng đó là Gmail và Outlook

Hướng dẫn tạo chữ email Outlook đẹp, ấn tượng 

Bước 1: Đầu tiên mở trình Outlook và chọn vào mục "New Email" để tạo một email mới

Lựa chọn mục "New Email" ở góc trên cùng phía bên trái của trình Outlook

Bước 2: Lựa chọn mục "Signature". Đây là phần chữ ký trong menu "Message".

Bước 3: Lúc này hệ thống sẽ hiển thị 1 bảng thông báo. Lựa chọn vào nút "New... " để thiết lập 1 chữ ký mới.

Bước 4: Hệ thống ngay lập tức hiện thông báo. Bạn hãy điền tên cho chữ ký email của mình và click vào "OK".

Bước 5: Điền phần thông tin muốn hiển thị ở trên chữ email vào trong khung "Edit signature" bên dưới. 

Với phần lựa chọn này bạn có thể tùy chỉnh màu sắc, font chữ, kích thước chữ và lồng thêm hình ảnh/logo mà bạn mong muốn. 

Click vào nút "OK" khi đã hoàn tất nội dung bên trên.

Điền nội dung chữ ký email mà bạn muốn

Bước 6: Thêm chữ ký vào email, chỉ đơn giản bạn click mục "Signature" và lựa chọn chữ ký vừa này bạn thêm vào.

Cách tạo chữ ký email trực tiếp trên gmail

Việc tạo một chữ ký email trên Gmail cũng vô cùng dễ dàng. Bạn có thể tham khảo những bước thực hiện dưới đây.

Bước 1: Đầu tiện mở tài khoản Gmail của bạn lên. Tiếp đến, nhấn và lựa chọn vào biểu tượng răng cưa ở góc phản màn hình trên cùng và chọn "Setting".

Bước 2: Trong phần General (cài đặt chung), tìm đến phần Signature (chữ ký). Đánh dấu vào vùng ô bên dưới của ô No Signature. Tiếp đến, nhập phần nội dung chữ ký mà bạn muốn tạo và khung soạn thảo. 

Bước 3: Sau khi khởi tạo xong chữ ký email, tiếp tục lựa chọn vào nút "Save changes" để lưu thay đổi thiết lập 

Lúc này, chỉ cần mở khung soạn thảo email mới lên, chữ ký email sẽ tự động được thêm vào ở cuối thư. 

Những phần mềm hỗ trợ tạo chữ ký email 

Tạo chữ ký email với HTMLSIG

Tại địa chỉ này, bạn sẽ có 2 lựa chọn để sử dụng đó là miễn phí và trả phí. Nếu không có quá nhiều yêu cầu thì bạn hãy nhấn vào Or Create a Free Signature để được sử dụng miễn phí dịch vụ này.

Chữ ký email

 

Sau đó, bạn sẽ cần phải cung cấp các thông tin ở các ô như trong hình ở tab Main ( phần thông tin chính).

Chữ ký email

 

Social là mục liên kết với các mạng xã hội mà bạn có để tăng tính năng quảng cáo cho thương hiệu của bạn. Disclaimer là những quy định về nội dung, bạn có thể ấn No để bỏ qua phần này.

Banner bạn có thể hiểu là hình biểu ngữ riêng của bạn. Style là mục điều chỉnh về màu sắc, font chữ, kích thước,... của chữ ký email marketing. Apps là phần liên kết các ứng dụng của cá nhân bạn, chỉ có thể sử dụng khi bạn đăng ký cho mình một tài khoản HTMLSig.

 

Chữ ký email

 

Sau khi điền đầy đủ các thông tin liên hệ, bạn hãy ấn vào Create Signature để bắt đầu khởi tạo chữ ký. Khi phần khởi tạo kết thúc, bạn sẽ được đưa đến trang Preview với mẫu chữ ký email mà bạn đã tạo. 

Chữ ký email

Nếu chưa ưng ý, bạn có thể chỉnh sửa lại bằng cách click vào nút Edit. Còn nếu đã ưng ý bạn hãy ấn Show source code để lấy mã nhúng HTML hoặc Download để lấy tập tin chữ ký sử dụng vào email của mình.

Tạo chữ ký email với HUBSPOT

Ngoài website htmlsig.com bên trên, bạn cũng có thể tự tạo chữ ký email miễn phí thông qua HubSpot.

Chữ ký email

Giao diện của HubSpot để bạn khai báo những thông tin cần thiết

 

Ở Main - phần thông tin chính, bạn có thể thêm Logo, tên, chức danh, email, số điện thoại, tên công ty, website, fax và địa chỉ,...

Trong đó tab CTA và Certification để tạo lưu ý về nội dung email khi gửi cho người khác. Nếu bạn thấy không cần thiết thì có thể bỏ qua. Tab Social và Style thì tương tự như trên.

Chữ ký email

Tạo chữ ký email với phần mềm Canvato.net 

Tạo chữ ký email với Canvato là giải pháp thiết kế được rất nhiều người sử dụng. Với giao diện đơn giản, dễ dàng sử dụng với tùy chỉnh khác nhau. Với Canvato bạn được lựa chọn mẫu thiết kế và được hướng dẫn tạo chữ ký email sao cho thật nổi bật và chuyên nghiệp. 

Có rất nhiều doanh nghiệp đã và đang sử dụng Canvato bởi tính tiện lợi trong việc tạo và phát triển chữ ký email thương hiệu. 

Một số mẹo áp dụng chữ ký email marketing của bạn

Đặc biệt, chữ ký email cá nhân cũng có thể trở thành một mẫu quảng cáo vô cùng hữu ích, cung cấp đầy đủ những thông tin, giúp cho khách hàng có niềm tin hơn để sử dụng dịch vụ, sản phẩm, đăng ký hội thảo.​ Chẳng hạn:

  • Một khẩu hiệu, slogan mô tả công ty, doanh nghiệp của bạn
  • Một dòng mô ta, mời gọi dùng thử sản phẩm và dịch vụ 
  • Một lời mời khách hàng tham gia sự kiện, hội nghị
  • Một liên kết giúp khách hàng có thể đăng ký nhận bản tin, email.

Ngoài ra, bạn nên giữ chữ ký email của mình luôn trong trạng thái cập nhật. Kiểm tra tính khả dụng những thông tin như: Tên công ty, doanh nghiệp, số điện thoại, địa chỉ mail, website...

Với những thông tin vừa chia sẻ, chúng tôi hy vọng các bạn sẽ tạo được các mẫu chữ ký email cá nhân đẹp chuyên nghiệp để xây dựng thương hiệu cho cá nhân và doanh nghiệp. Để cung cấp cho người nhận những thông tin hữu ích trong quá trình trao đổi liên lạc trong công việc.

Chia sẻ bài viết
Có thể bạn thích
Cách gửi mail có file đính kèm tập tin hình ảnh, video...
Email là kênh giao tiếp được sử dụng rất nhiều trong công việc, hoạt động kinh doanh hiện nay. Vì vậy, nhu cầu gửi file dung lượng lớn qua email là rất cao. Tìm hiểu cách gửi email có file đính kèm trên một số phần mềm gửi mail tại đây!
Cách gửi file dung lượng lớn qua zalo trên điện thoại, máy...
Song song với Facebook, Zalo là môi trường lý tưởng cho các hoạt động kinh doanh hiệu quả. Làm thế nào để gửi file dung lượng lớn qua zalo mà không ảnh hưởng chất lượng file? Cùng Bizfly tìm hiểu ngay cách gửi file qua zalo hoàn toàn miễn phí nhé!
Cách gửi file dung lượng lớn qua Messenger Facebook không giới hạn
Facebook còn là môi trường giao tiếp lý tưởng cho các đồng nghiệp, đối tác, khách hàng. Làm thế nào để gửi số lượng lớn tài liệu mà không bị chặn giới hạn? Cùng Bizfly điểm lại những cách gửi file dung lượng lớn qua messenger tại đây nhé!
5 bước phân tích hiệu suất của chatbot tối ưu
Không phải doanh nghiệp nào cũng xác định được mức độ hiệu quả khi sử dụng Chatbot. Tham khảo ngay 5 bước phân tích hiệu suất của chatbot tại đây!!!
Đăng ký nhận bản tin
Gửi yêu cầu