Chữ ký email là gì? Cách tạo chữ ký email đơn giản, dễ dàng

Tạo chữ ký email ấn tượng, chuyên nghiệp sẽ giúp các chiến dịch gửi email của doanh nghiệp gây được dấu ấn với khách hàng. Vậy làm thế nào để có một chữ ký email chuyên nghiệp? Cùng các chuyên gia Bizfly tìm hiểu nội dung này tại đây.

Chữ ký email là gì?

Chữ ký email (Email Signature) là phần thông tin được xuất hiện cuối cùng trong một nội dung email marketing. Không chỉ ghi điểm trong mắt nhà tuyển dụng hay đối tác, khách hàng mà còn thể hiện phong cách làm việc chuyên nghiệp, lịch thiệp.

Để sở hữu mẫu chữ ký email đẹp, chuyên nghiệp cần phải có logo, font chữ, màu chữ, cách sắp xếp sao cho thật hài hòa và đẹp mắt. Theo các chuyên gia marketing thì để tạo chữ ký email bạn có thể tự thiết lập một lần và phần chữ ký này sẽ được hệ thống email tự động thêm vào phía cuối nội dung email của bạn.

Chữ ký email là phần thông tin được xuất hiện cuối nội dung email marketing

Vai trò của chữ ký email

Để hiểu được giá trị mà một chữ ký email mang lại cho chủ sở hữu, hãy xem nội dung được cung cấp dưới đây:

• Chữ ký email không chỉ dùng cho công ty mà mỗi cá nhân đều cũng có thể sử dụng. Bởi nội dung trong phần chữ ký khi gửi đi giống như việc để  lại danh thiếp của bạn, dễ tạo ấn tượng cho người nhận.
• Đặc biệt, chữ ký cho email không những tạo nên tín hiệu rõ ràng cho người nhận mà còn cung cấp cho họ những thông tin quan trọng giúp họ nhận dạng được công ty của bạn hay cá nhân bạn.
• Tạo chữ ký trong gmail còn giúp người nhận nắm bắt những thông tin quan trọng tiện cho việc liên lạc. Những thông tin liên lạc thể hiện rõ nhất khi nhìn vào chữ ký đó là: Số điện thoại, tài khoản mạng xã hội, website....
• Mỗi nhân viên trong công ty cùng sử dụng một tiêu chuẩn chữ ký gmail chung. Nhờ đó sẽ khẳng định được thương hiệu vô cùng mạnh mẽ cho doanh nghiệp. 
• Chữ ký trong email có vai trò quan trọng trong việc xây dựng thương hiệu tổng thể. 
• Ngoài ra, còn là một mẫu quảng cáo giúp marketing rất tốt tới người nhận chỉ bằng một cú click chuột. Bởi trong chữ ký bạn có thể chèn được những thông tin hay website của công ty.

>> Tham khảo thêm: Kích thước chữ ký email bao nhiêu là phù hợp

Tầm ảnh hưởng của chữ ký email trong Marketing

Với hoạt động Marketing của doanh nghiệp thì việc thiết kế chữ ký email mang lại hiệu quả hỗ trợ rất tốt. Chữ ký email đóng vai trò quan trọng với việc xây dựng thương hiệu, tạo ra sự chuyên nghiệp và đáng tin cậy trong mắt của khách hàng từ đó các chiến dịch tiếp thị sẽ được khách hàng tiếp cận một cách dễ dàng hơn.

Bên cạnh đó, chữ ký email có thể được coi như một mẫu quảng cáo mà mọi người có thể sử dụng. Trong chữ ký email, mọi người có thể thêm rất nhiều thông tin liên lạc, website hay mạng xã hội của doanh nghiệp. Và nếu như khách hàng có nhu cầu tìm hiểu về dịch vụ hay sản phẩm mà doanh nghiệp cung cấp có thể truy cập một cách nhanh chóng. Chính vì vậy, chữ ký email trong email doanh nghiệp là điều mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng cần có.

Chữ ký email có vai trò vô cùng quan trọng đối với hoạt động Marketing của tổ chức

>> Tham khảo thêm: Cách chèn ảnh vào chữ ký email được nhiều người sử dụng

Hướng dẫn các cách tạo chữ ký email đơn giản, dễ dàng

Để tạo chữ ký gmail đẹp cũng không quá khó khăn, bởi có 2 công cụ có sẵn cực tiện lợi, được tích hợp trên trình gửi mail của bạn. Sau khi đã tạo xong phần chữ ký, nó sẽ được thêm tự động vào cuối mỗi nội dung email mà bạn muốn gửi đi cho người nào đó. 2 công cụ có sẵn mà bạn thường xuyên sử dụng đó là Gmail và Outlook

Cách tạo chữ ký email Outlook 

Bước 1: Đầu tiên mở trình Outlook và chọn vào mục "New Email" để tạo một email mới. Lựa chọn mục "New Email" ở góc trên cùng phía bên trái của trình Outlook

• Bước 2: Lựa chọn mục "Signature". Đây là phần chữ ký trong menu "Message".
• Bước 3: Lúc này hệ thống sẽ hiển thị 1 bảng thông báo. Lựa chọn vào nút "New... " để thiết lập 1 chữ ký mới.
• Bước 4: Hệ thống ngay lập tức hiện thông báo. Bạn hãy điền tên cho chữ ký email của mình và click vào "OK".
• Bước 5: Điền phần thông tin muốn hiển thị ở trên chữ email vào trong khung "Edit signature" bên dưới. Với phần lựa chọn này bạn có thể tùy chỉnh màu sắc, font chữ, kích thước chữ và lồng thêm hình ảnh/logo mà bạn mong muốn. Click vào nút "OK" khi đã hoàn tất nội dung bên trên. Điền nội dung cho chữ ký gmail mà bạn muốn
• Bước 6: Thêm chữ ký vào email, chỉ đơn giản bạn click mục "Signature" và lựa chọn chữ ký vừa này bạn thêm vào.

Cách tạo chữ ký trong email

Việc tạo một chữ ký trong gmail cũng vô cùng dễ dàng. Bạn có thể tham khảo những bước thực hiện dưới đây.

• Bước 1: Đầu tiện mở tài khoản Gmail của bạn lên. Tiếp đến, nhấn và lựa chọn vào biểu tượng răng cưa ở góc phản màn hình trên cùng và chọn "Setting".
• Bước 2: Trong phần General (cài đặt chung), tìm đến phần Signature (chữ ký). Đánh dấu vào vùng ô bên dưới của ô No Signature. Tiếp đến, nhập phần nội dung chữ ký mà bạn muốn tạo và khung soạn thảo. 
• Bước 3: Sau khi khởi tạo xong chữ ký gmail, tiếp tục lựa chọn vào nút "Save changes" để lưu thay đổi thiết lập 

Lúc này, chỉ cần mở khung soạn thảo email mới lên, chữ ký gmail sẽ tự động được thêm vào ở cuối thư. 

Cách tạo chữ ký email đơn giản, dễ thực hiện

Thiết kế chữ ký email với HTMLSIG

Tại địa chỉ này, bạn sẽ có 2 lựa chọn để sử dụng đó là miễn phí và trả phí. Nếu không có quá nhiều yêu cầu thì bạn hãy nhấn vào Or Create a Free Signature để được sử dụng miễn phí dịch vụ này. Sau đó, bạn sẽ cần phải cung cấp các thông tin ở các ô như trong hình ở tab Main (phần thông tin chính).

Social là mục liên kết với các mạng xã hội mà bạn có để tăng tính năng quảng cáo cho thương hiệu của bạn. Disclaimer là những quy định về nội dung, bạn có thể ấn No để bỏ qua phần này. Banner bạn có thể hiểu là hình biểu ngữ riêng của bạn. Style là mục điều chỉnh về màu sắc, font chữ, kích thước,... của chữ ký email marketing. Apps là phần liên kết các ứng dụng của cá nhân bạn, chỉ có thể sử dụng khi bạn đăng ký cho mình một tài khoản HTMLSig.

Sau khi điền đầy đủ các thông tin liên hệ, bạn hãy ấn vào Create Signature để bắt đầu khởi tạo chữ ký. Khi phần khởi tạo kết thúc, bạn sẽ được đưa đến trang Preview với mẫu chữ ký email mà bạn đã tạo.  Nếu chưa ưng ý, bạn có thể chỉnh sửa lại bằng cách click vào nút Edit. Còn nếu đã ưng ý bạn hãy ấn Show source code để lấy mã nhúng HTML hoặc Download để lấy tập tin chữ ký sử dụng vào email của mình.

Cách làm chữ ký email với HUBSPOT

Ngoài website htmlsig.com bên trên, thì sử dụng Hubspot cũng là cách tạo chữ ký gmail miễn phí mà bạn có thể thực hiện. Ở Main - phần thông tin chính, bạn có thể thêm Logo, tên, chức danh, email, số điện thoại, tên công ty, website, fax và địa chỉ,... Trong đó tab CTA và Certification để tạo lưu ý về nội dung email khi gửi cho người khác. Nếu bạn thấy không cần thiết thì có thể bỏ qua. Tab Social và Style thì tương tự như trên.

Cách làm chữ ký email với HUBSPOT

Tạo chữ ký email với phần mềm Canvato

Tạo chữ ký gmail với Canvato là giải pháp thiết kế được rất nhiều người sử dụng. Với giao diện đơn giản, dễ dàng sử dụng với tùy chỉnh khác nhau. Với Canvato bạn được lựa chọn mẫu thiết kế và được hướng dẫn tạo chữ ký gmail sao cho thật nổi bật và chuyên nghiệp.  Có rất nhiều doanh nghiệp đã và đang sử dụng Canvato bởi tính tiện lợi trong việc tạo và phát triển chữ ký gmail thương hiệu. 

Những yếu tố nào giúp tạo chữ ký email ấn tượng

Không phải chỉ cần viết chữ ký gmail rồi để đó là xong. Bạn cần phải chú ý tới nội dung khi triển khai email marketing sao cho trình bày đẹp mắt, ấn tượng và chuyên nghiệp, để khiến khách hàng quan tâm hơn đến email của bạn.

• Hình ảnh: Tạo chữ ký trong gmail không bắt buộc cần hình ảnh. Tuy nhiên để thu hút với người nhận thì hình ảnh, logo là một điểm nhấn ấn tượng cho email của bạn. Nên chọn những bức ảnh có kích thước vừa phải nhưng cần phải rõ ràng, sắc nét. Nếu hình ảnh trong email quá nặng sẽ làm cho tốc độ load chậm đi và email của bạn mở lên sẽ chậm hơn bình thường, điều này khiến cho người nhận khó chịu. 
• Thiết kế chữ ký email: Việc một chữ ý email được thiết kế chăm chút tỉ mỉ sẽ mang lại tính chuyên nghiệp. Áp dụng cách design chúng theo dạng hierarchy (từ trên xuống). Với những thông tin quan trọng như họ và tên, số điện thoải, địa chỉ... hãy bội đậm và chỉnh size kích thước lớn hơn. Không những thế, bố cục của chữ ký gmail cũng cần phải được tùy chỉnh 1 cách đơn giản, gọn gàng nhất có thể ( không nên để chữ ở dạng phẳng hoặc bán phẳng, cần hạn chế thiết kế kiểu chữ 3D)
• Kiểu chữ: Nên sử dụng những kiểu chữ hiển thị rõ ràng. Không nên sử dụng những kiểu font chữ khó đọc như script hoặc calligraphy.
• Lựa chọn màu sắc: Để có thể thu hút người đọc thì khi cài đặt chữ ký gmail chuyên nghiệp chỉ nên dùng tối đa 3 màu.

Những yếu tố nào giúp tạo chữ ký email ấn tượng

Mẹo sử dụng chữ ký email cho chiến dịch quảng cáo

Đặc biệt, chữ ký gmail cá nhân cũng có thể trở thành một mẫu quảng cáo vô cùng hữu ích và cung cấp đầy đủ những thông tin. Điều này giúp cho khách hàng có niềm tin hơn để sử dụng dịch vụ, sản phẩm, đăng ký hội thảo hay tối ưu chiến dịch email marketing hiệu quả nhằm đảm bảo mang lại giá trị chuyển đổi cao cho doanh nghiệp.

Bạn cần lưu ý:

• Một khẩu hiệu, slogan mô tả công ty, doanh nghiệp của bạn
• Một dòng mô ta, mời gọi dùng thử sản phẩm và dịch vụ 
• Một lời mời khách hàng tham gia sự kiện, hội nghị
• Một liên kết giúp khách hàng có thể đăng ký nhận bản tin, email.

Ngoài ra, bạn nên giữ chữ ký gmail của mình luôn trong trạng thái cập nhật. Kiểm tra tính khả dụng những thông tin như: Tên công ty, doanh nghiệp, số điện thoại, địa chỉ mail, website...

Với những thông tin vừa chia sẻ, chúng tôi hy vọng các bạn sẽ tạo được các mẫu chữ ký email cá nhân đẹp chuyên nghiệp để xây dựng thương hiệu cho cá nhân và doanh nghiệp. Để cung cấp cho người nhận những thông tin hữu ích trong quá trình trao đổi liên lạc trong công việc.