Google đã thay đổi Quy định gửi mail năm 2024: Cần lưu ý điều gì?

Từ tháng 2 năm 2024, Google và Yahoo! sẽ triển khai các quy định mới cho cá nhân hoặc doanh nghiệp gửi email hàng loạt. Những quy định này chủ yếu xoay quanh ba khía cạnh: xác thực email gửi đi, duy trì tỷ lệ báo cáo spam thấp và đảm bảo việc hủy đăng ký dễ dàng.

Vậy mục đích của chính sách này mới là gì? Doanh nghiệp cần lưu ý gì khi gửi mail? Hãy cùng Bizfly tìm hiểu ngay trong bài viết dưới đây nhé.

Những thay đổi mới nhất trong chính sách gửi mail của Google và Yahoo!

Bắt đầu từ đầu năm 2024, để gửi mail hàng loạt, các cá nhân/doanh nghiệp buộc phải tuân thủ theo những quy định mới. Cụ thể, Google đã xác định người gửi hàng loạt là những người gửi hơn 5.000 tin nhắn đến địa chỉ Gmail trong một ngày.

Những chính sách này được Google và Yahoo! đưa ra nhằm mang lại trải nghiệm tốt hơn, an toàn hơn cho người dùng email, giảm thư rác và thư mạo danh. Cụ thể như sau:

• Xác thực cho tên miền: Người gửi mail bắt buộc phải vượt qua các tiêu chuẩn xác thực như SPF, DKIM và DMARC để chứng minh rằng email được gửi bởi bạn chứ không phải ai đó đang giả mạo tên miền.
• Duy trì tỷ lệ spam rate ở ngưỡng cho phép (dưới 0,3%): Nếu cứ mỗi 1.000 mail gửi đi, bạn nhận lại nhiều hơn 3 báo cáo spam thì danh tiếng và hiệu quả chiến dịch Email Marketing sẽ bị ảnh hưởng. Theo quy định mới nhất từ Google, người gửi mail cần giữ tỷ lệ thư rác ở ngưỡng an toàn trên Công cụ Google Postmaster (từ 0.1% đến tối đa 0.3%). Nếu tỷ lệ này cao hơn 0,3%, hộp thư Gmail và Yahoo sẽ tự động chặn hoạt động gửi mail của bạn.
• Cho phép hủy đăng ký bằng một cú nhấp chuột: Một số doanh nghiệp thường để liên kết hủy đăng ký xa nội dung email của họ, thay đổi màu sắc và kích thước văn bản để khó tìm thấy hoặc yêu cầu đăng nhập vào ứng dụng để hủy đăng ký. Để thay đổi điều này, Google và Yahoo! yêu cầu người gửi chèn liên kết hủy đăng ký trong mỗi email gửi đi và duyệt tất cả yêu cầu trong vòng hai ngày. Quy định này sẽ bắt đầu từ tháng 6 năm 2024

Những ai sẽ bị ảnh hưởng bởi chính sách mới này?

Những doanh nghiệp gửi trên 5000 email mỗi ngày sẽ là đối tượng bị ảnh hưởng trực tiếp bởi những quy định này. Để chiến dịch email marketing không bị ảnh hưởng, cải thiện tỷ lệ mở, tỷ lệ click-through và hiệu suất gửi, các doanh nghiệp này buộc phải thay đổi để đáp ứng những cập nhật mới được đưa ra. Nếu vi phạm 1 trong những quy định này, không chỉ danh tiếng mà hoạt động gửi mail cũng có thể bị chặn “thẳng tay”.

Quy định mới có thể tạo áp lực để các doanh nghiệp cải thiện chất lượng nội dung email, đảm bảo rằng các email được gửi là có giá trị và không gây phiền phức cho người nhận. Ngoài ra, do hạn chế về số lượng email có thể gửi, các doanh nghiệp sẽ phải cạnh tranh khốc liệt hơn để có được vị trí trong hộp thư đến của khách hàng.

Tuy nhiên để đảm bảo an toàn thì những doanh nghiệp, cá nhân không nằm trong phạm vi áp dụng (gửi dưới 5000 email/ngày) cũng nên chủ động tìm hiểu để chuẩn bị sẵn sàng nhất khi có chiến lược mở rộng tần suất gửi mail.

Làm sao để thích ứng trước các thay đổi?

Đối với vấn đề xác thực: 

• Doanh nghiệp nên hạn chế việc sử dụng tên miền cá nhân hay tên miền miễn phí để gửi mail tới các khách hàng. Bạn có thể tiến hành kiểm tra xác thực DMARC cho tên miền, xác thực danh tính người gửi bằng SPF hoặc DKIM, thiết lập địa chỉ người gửi tuân thủ tương ứng với tên miền theo quy chuẩn của DMARC.
• Tuy nhiên, quá trình thiết lập các phương thức xác thực email như SPF (Sender Policy Framework), DKIM (DomainKeys Identified Mail), hay DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance) có thể phức tạp đối với người không chuyên hoặc không có kinh nghiệm về quản lý hệ thống email. Trong trường hợp này, các chuyên gia của BizMail sẽ hỗ trợ khách hàng thực hiện các phương thức xác thực, hướng dẫn duy trì đúng cách và cung cấp tên miền đích danh.

Điều chỉnh nội dung để giảm tỷ lệ spam rate

• Nếu tỷ lệ báo cáo thư rác của bạn cao, có nghĩa là nội dung hoặc chiến lược gửi email của bạn đang có vấn đề. Có thể do nội dung chưa hấp dẫn, chưa phù hợp với nhu cầu của khách hàng hoặc do tần suất gửi quá nhiều…
• Cá nhân hóa nội dung để tránh bị gắn cờ spam. Đừng chỉ dừng lại ở tên hay giới tính, bạn hãy thử tăng tính cá nhân hóa thông quá các email gửi đúng dịp đặc biệt (sinh nhật, các ngày lễ tết…), hoặc kết hợp với dữ liệu từ CRM để hiểu insight khách hàng.
• Sử dụng Công cụ Postmaster của Gmail và Công cụ Yahoo Sender Hub để theo dõi các số liệu email và điều chỉnh các chiến lược cho phù hợp, giữ cho tỷ lệ thư rác được báo cáo trong Postmaster dưới 0,1% và đừng để tỷ lệ thư rác bằng hoặc cao hơn 0,3%.

Cho phép người đăng ký của bạn từ chối dễ dàng

• Doanh nghiệp cần đảm bảo tất cả nội dung email gửi đi phải hỗ trợ tính năng hủy đăng ký bằng 1 lần nhấp chuột, đồng thời phải có một đường liên kết huỷ đăng ký rõ ràng trong nội dung thư. Bạn có thể triển khai các tùy chọn hủy đăng ký bằng cách sử dụng tiêu đề Danh sách - Hủy đăng ký. 

Trên đây là một số thay đổi mới nhất của Google và Yahoo! Về chính sách gửi email trong năm 2024. Thông qua bài viết này, Bizfly hy vọng rằng có thể giúp doanh nghiệp kịp thời nắm bắt và điều chỉnh để khai thác tối đa tiềm năng của kênh email.