10 mẫu email thông báo thay đổi địa chỉ email chuyên nghiệp, dễ sử dụng

Thay đổi địa chỉ email có thể khiến doanh nghiệp bỏ lỡ hợp đồng, hóa đơn hoặc yêu cầu quan trọng nếu người nhận vẫn dùng email cũ. Một địa chỉ mới xuất hiện đột ngột cũng dễ khiến khách hàng và đối tác nghi ngờ thư giả mạo. Vì vậy, doanh nghiệp cần thông báo rõ email mới, thời điểm áp dụng và trạng thái của email cũ.

Trong bài viết này, chuyên gia Bizfly sẽ cung cấp 10 mẫu email thông báo thay đổi địa chỉ email cùng các lưu ý để chuyển đổi an toàn và không gián đoạn liên lạc.

Mẫu email thông báo thay đổi địa chỉ email là gì?

Mẫu email thông báo thay đổi địa chỉ email là nội dung được cá nhân hoặc doanh nghiệp gửi đến khách hàng, đối tác, nhân viên hoặc các bên liên quan để thông báo một địa chỉ email đang sử dụng sẽ được thay thế bằng địa chỉ mới.

Thông báo thường được dùng khi doanh nghiệp đổi tên miền, thay email của phòng ban, chuyển hệ thống email, thay đổi nhân sự phụ trách hoặc không còn sử dụng tài khoản cũ.

Trường hợp phổ biến là doanh nghiệp chuyển từ Gmail hoặc Yahoo sang email doanh nghiệp theo tên miền riêng. Việc này giúp địa chỉ gửi thư đồng bộ hơn với tên thương hiệu và dễ xác minh hơn khi giao tiếp với khách hàng.

Mục tiêu quan trọng nhất của thông báo không phải là giải thích chi tiết lý do kỹ thuật. Người nhận chủ yếu muốn biết ba điều: email mới là gì, khi nào bắt đầu sử dụng và thư gửi về email cũ có còn được xử lý hay không.

Một thông báo đầy đủ vì vậy thường cần có:

• Email cũ
• Email mới
• Ngày bắt đầu áp dụng
• Trạng thái của email cũ
• Kênh liên hệ thay thế khi cần xác minh

Ví dụ, thay vì viết:

“Chúng tôi đã thay đổi địa chỉ email. Vui lòng liên hệ qua email mới.”

Doanh nghiệp nên trình bày rõ hơn:

“Bắt đầu từ ngày 01/10/2026, mọi trao đổi với bộ phận Chăm sóc khách hàng sẽ được thực hiện qua địa chỉ support@company.vn. Địa chỉ supportcompany@gmail.com sẽ tiếp tục được theo dõi đến hết ngày 31/10/2026.”

Cách viết này giúp người nhận biết chính xác mình cần làm gì và giảm nguy cơ tiếp tục gửi thông tin vào địa chỉ cũ. Nếu phải thông báo thay đổi cho một lượng lớn khách hàng, doanh nghiệp cũng có thể triển khai dưới dạng chiến dịch Email Marketing thay vì gửi thủ công từng người. Email Marketing là gì?

Điểm cần lưu ý là không nên chờ đến khi email cũ đã ngừng hoạt động mới thông báo. Nếu chủ động được thời gian, hãy tạo một giai đoạn chuyển tiếp để cả hai địa chỉ cùng được theo dõi. Điều này hạn chế tình trạng thư quan trọng bị thất lạc trong những tuần đầu sau thay đổi.

10 mẫu email thông báo thay đổi địa chỉ email thông dụng

Không có một mẫu duy nhất phù hợp với mọi trường hợp. Email gửi khách hàng cần ngắn và dễ hiểu, trong khi thông báo cho đối tác, kế toán hoặc bộ phận nội bộ cần cung cấp thêm thông tin vận hành.

Dưới đây là 10 mẫu có thể sử dụng và điều chỉnh trực tiếp.

1. Mẫu email thông báo thay đổi địa chỉ email cho khách hàng

Tiêu đề: Thông báo thay đổi địa chỉ email liên hệ từ ngày [ngày]

Kính gửi Quý khách,

[Tên doanh nghiệp] xin thông báo địa chỉ email liên hệ của chúng tôi sẽ được thay đổi kể từ ngày [ngày áp dụng].

Email hiện tại: [email cũ]

Email mới: [email mới]

Từ thời điểm trên, Quý khách vui lòng gửi các yêu cầu, thông tin và trao đổi liên quan đến [dịch vụ/bộ phận] qua địa chỉ email mới.

Email cũ vẫn được theo dõi đến hết ngày [ngày] để đảm bảo các trao đổi không bị gián đoạn.

Chúng tôi rất mong Quý khách cập nhật thông tin liên hệ mới trong danh bạ và hệ thống của mình.

Xin cảm ơn Quý khách đã luôn đồng hành cùng [Tên doanh nghiệp].

Trân trọng,
[Tên doanh nghiệp]

Mẫu này phù hợp khi doanh nghiệp thay email liên hệ chung nhưng vẫn muốn duy trì quá trình chăm sóc khách hàng liên tục.

2. Mẫu email thông báo thay đổi địa chỉ email cho đối tác

Tiêu đề: Thông báo thay đổi địa chỉ email giao dịch

Kính gửi Quý Đối tác,

Nhằm thống nhất hệ thống trao đổi và quản lý thông tin, [Tên doanh nghiệp] xin thông báo thay đổi địa chỉ email sử dụng trong quá trình giao dịch.

Địa chỉ email cũ: [email cũ]

Địa chỉ email mới: [email mới]

Thời gian áp dụng: Từ ngày [ngày]

Kể từ thời điểm này, các tài liệu, báo giá, hợp đồng và nội dung trao đổi liên quan vui lòng được gửi đến địa chỉ email mới.

Các thông tin liên hệ khác của [Tên doanh nghiệp] không thay đổi.

Rất mong Quý Đối tác cập nhật thông tin để quá trình trao đổi giữa hai bên được diễn ra liên tục.

Trân trọng cảm ơn sự hợp tác của Quý Đối tác.

[Tên doanh nghiệp]
[Hotline]
[Website]

Với đối tác đang có hợp đồng, doanh nghiệp nên kiểm tra thêm điều khoản liên quan đến địa chỉ nhận thông báo trước khi thay đổi.

3. Mẫu email thông báo thay đổi email do công ty đổi tên miền

Tiêu đề: Thông báo thay đổi tên miền email của [Tên công ty]

Kính gửi Quý khách hàng và Quý đối tác,

Nhằm đồng bộ hệ thống nhận diện và thông tin liên hệ, [Tên công ty] sẽ chính thức sử dụng tên miền email mới kể từ ngày [ngày].

Email cũ: [name@gmail.com hoặc name@olddomain.vn]

Email mới: [name@newdomain.vn]

Các nội dung trao đổi qua địa chỉ cũ trong thời gian chuyển tiếp vẫn được tiếp nhận. Tuy nhiên, từ ngày [ngày], Quý khách và Quý đối tác vui lòng sử dụng địa chỉ email mới cho mọi liên hệ.

Website, hotline và các thông tin chính thức khác của doanh nghiệp vẫn được giữ nguyên.

Xin cảm ơn sự hợp tác và đồng hành của Quý khách.

Trân trọng,
[Tên công ty]

Khi đổi tên miền email, doanh nghiệp không nên chỉ thay địa chỉ trong inbox. Website, chữ ký, CRM, hóa đơn và tài liệu bán hàng cũng cần được cập nhật đồng bộ.

4. Mẫu email thông báo thay đổi địa chỉ email cá nhân trong công việc

Tiêu đề: Cập nhật địa chỉ email liên hệ của tôi

Chào Anh/Chị,

Tôi xin thông báo rằng từ ngày [ngày], tôi sẽ sử dụng địa chỉ email mới cho các trao đổi công việc.

Email cũ: [email cũ]

Email mới: [email mới]

Anh/Chị vui lòng cập nhật địa chỉ mới trong danh bạ và sử dụng email này cho các trao đổi từ thời điểm trên.

Email cũ vẫn được tôi theo dõi trong thời gian chuyển tiếp để tránh bỏ sót thông tin.

Cảm ơn Anh/Chị.

Trân trọng,
[Họ tên]
[Chức vụ]
[Công ty]

Với email cá nhân, không cần giải thích dài về lý do thay đổi nếu thông tin đó không ảnh hưởng đến người nhận.

5. Mẫu email thông báo thay đổi email chăm sóc khách hàng

Tiêu đề: Cập nhật email Chăm sóc khách hàng của [Tên thương hiệu]

Kính gửi Quý khách,

Để việc tiếp nhận và xử lý yêu cầu được tập trung hơn, từ ngày [ngày], bộ phận Chăm sóc khách hàng của [Tên thương hiệu] sẽ sử dụng địa chỉ email mới:

Email cũ: [email cũ]

Email mới: [email mới]

Các yêu cầu đã gửi trước thời điểm thay đổi vẫn tiếp tục được xử lý bình thường. Quý khách không cần gửi lại nếu đã nhận được xác nhận từ hệ thống.

Đối với các yêu cầu mới, vui lòng sử dụng [email mới] để được hỗ trợ.

Trong trường hợp cần hỗ trợ khẩn cấp, Quý khách có thể liên hệ qua hotline [số điện thoại].

Xin cảm ơn Quý khách.

Điểm quan trọng của mẫu này là phải nói rõ các yêu cầu đã gửi trước đó có cần gửi lại hay không. Nếu không làm rõ, khách hàng có thể gửi trùng yêu cầu và khiến bộ phận CSKH phải xử lý nhiều ticket giống nhau.

6. Mẫu email thông báo thay đổi email kế toán và hóa đơn

Tiêu đề: Thông báo thay đổi email tiếp nhận hóa đơn và chứng từ

Kính gửi Quý khách hàng/Quý Đối tác,

[Tên doanh nghiệp] xin thông báo thay đổi địa chỉ email tiếp nhận các thông tin liên quan đến kế toán, hóa đơn và chứng từ.

Email cũ: [email cũ]

Email mới: [email mới]

Thời gian áp dụng: Từ ngày [ngày]

Kể từ thời điểm trên, Quý khách và Quý Đối tác vui lòng gửi hóa đơn điện tử, biên bản đối soát, chứng từ thanh toán và các tài liệu liên quan đến địa chỉ email mới.

Để tránh thất lạc chứng từ, vui lòng kiểm tra kỹ địa chỉ người nhận trước khi gửi.

Nếu cần xác minh thông tin, Quý khách có thể liên hệ với [tên người phụ trách] qua số điện thoại [số điện thoại].

Trân trọng cảm ơn.

Đây là nhóm email cần đặc biệt chú ý tới khả năng giả mạo. Người nhận nên có thêm hotline, website hoặc người phụ trách để xác minh nếu có nghi ngờ.

7. Mẫu email thông báo thay đổi email nội bộ cho nhân viên

Tiêu đề: Cập nhật hệ thống email mới từ ngày [ngày]

Chào toàn thể Anh/Chị,

Từ ngày [ngày], công ty sẽ chính thức sử dụng hệ thống email mới.

Email cũ: [email cũ]

Email mới: [email mới]

Anh/Chị vui lòng sử dụng địa chỉ mới cho toàn bộ trao đổi nội bộ và công việc kể từ thời điểm trên.

Email cũ sẽ tiếp tục hoạt động đến ngày [ngày]. Trong thời gian này, các thư gửi đến email cũ vẫn được tiếp nhận.

Anh/Chị cũng cần cập nhật địa chỉ email mới trên chữ ký, tài liệu làm việc và các phần mềm có liên quan.

Nếu gặp vấn đề trong quá trình đăng nhập hoặc chuyển đổi, vui lòng liên hệ bộ phận IT qua [kênh hỗ trợ].

Trân trọng,
[Phòng IT/Phòng Hành chính]

Email nội bộ nên ưu tiên hướng dẫn hành động. Người nhận cần biết phải thay đổi gì và liên hệ ai nếu gặp lỗi, thay vì đọc một thông báo dài về lý do triển khai hệ thống mới.

8. Mẫu email thông báo thay đổi email tuyển dụng

Tiêu đề: Cập nhật email tuyển dụng của [Tên công ty]

Kính gửi Ứng viên,

[Tên công ty] xin thông báo địa chỉ email tiếp nhận hồ sơ tuyển dụng sẽ được thay đổi kể từ ngày [ngày].

Email cũ: [email cũ]

Email mới: [email mới]

Từ thời điểm trên, ứng viên vui lòng gửi CV và các thông tin liên quan đến tuyển dụng qua email mới.

Những hồ sơ đã gửi trước ngày [ngày] vẫn được lưu và xử lý bình thường. Ứng viên không cần gửi lại hồ sơ nếu đã nhận được email xác nhận.

Xin cảm ơn sự quan tâm của bạn đối với các cơ hội nghề nghiệp tại [Tên công ty].

Trân trọng,
Phòng Nhân sự
[Tên công ty]

Nội dung “có cần gửi lại CV hay không” nên được nói rõ. Đây là câu hỏi phát sinh tự nhiên khi địa chỉ nhận hồ sơ thay đổi.

9. Mẫu email thông báo thay đổi địa chỉ email gửi newsletter

Tiêu đề: Một cập nhật nhỏ về địa chỉ gửi email của [Tên thương hiệu]

Chào [Tên khách hàng],

Từ ngày [ngày], các email cập nhật, nội dung và bản tin từ [Tên thương hiệu] sẽ được gửi từ địa chỉ:

[email mới]

thay cho:

[email cũ]

Đây là thay đổi chính thức từ [Tên thương hiệu]. Nội dung đăng ký và tùy chọn nhận email của bạn không thay đổi.

Để dễ nhận biết email từ chúng tôi, bạn có thể cập nhật địa chỉ mới trong danh bạ.

Cảm ơn bạn đã tiếp tục theo dõi [Tên thương hiệu].

Trân trọng,
[Tên thương hiệu]

Đổi địa chỉ gửi newsletter cần được thực hiện cẩn thận hơn email cá nhân. Domain mới, lịch sử gửi và mức độ tương tác của người nhận đều có thể ảnh hưởng đến khả năng email tiếp tục vào inbox.

Doanh nghiệp có thể tìm hiểu thêm về Email Deliverability để hiểu các yếu tố như domain reputation, SPF, DKIM, DMARC, bounce và spam complaint ảnh hưởng thế nào đến khả năng nhận thư. Hướng dẫn tối ưu Email Deliverability

10. Mẫu email thông báo khẩn cấp khi email cũ không còn sử dụng

Tiêu đề: Thông báo quan trọng về địa chỉ email liên hệ

Kính gửi Quý khách/Quý Đối tác,

Chúng tôi xin thông báo địa chỉ email [email cũ] hiện không còn được sử dụng.

Kể từ thời điểm nhận được thông báo này, vui lòng không gửi thông tin hoặc tài liệu đến địa chỉ trên.

Địa chỉ email liên hệ chính thức mới:
[email mới]

Trong trường hợp cần xác minh thông tin thay đổi, Quý khách có thể truy cập website [website] hoặc liên hệ hotline [số điện thoại].

Chúng tôi xin lỗi vì những bất tiện có thể phát sinh và cảm ơn sự hợp tác của Quý khách.

Trân trọng,
[Tên doanh nghiệp]

Nếu việc thay đổi liên quan đến sự cố bảo mật, không nên chia sẻ các chi tiết kỹ thuật không cần thiết. Người nhận cần được hướng dẫn rõ địa chỉ nào còn hợp lệ và đâu là kênh chính thức để xác minh.

Lưu ý khi gửi email thông báo thay đổi địa chỉ email

Một mẫu email đúng chưa đủ. Nếu quá trình chuyển đổi không được triển khai tốt, khách hàng vẫn có thể tiếp tục gửi thư vào địa chỉ cũ nhiều tháng sau đó.

Trước hết, doanh nghiệp nên thông báo trước khi email cũ bị ngừng sử dụng. Nếu việc thay đổi đã có kế hoạch, hãy duy trì cả hai địa chỉ trong một giai đoạn chuyển tiếp. Thời gian cụ thể phụ thuộc vào tần suất liên hệ và nhóm người nhận, nhưng cần đủ để khách hàng và đối tác cập nhật thông tin.

Trong thời gian này, email cũ có thể thiết lập chuyển tiếp hoặc trả lời tự động. Nội dung auto-reply chỉ cần ngắn gọn và chỉ rõ email mới.

Ví dụ:

“Địa chỉ email này sẽ ngừng sử dụng từ ngày 31/10/2026. Vui lòng gửi các trao đổi mới tới support@company.vn.” Tiếp theo, hãy tách rõ email cũ và email mới thay vì đặt hai địa chỉ trong một đoạn văn dài. Người nhận thường đọc nhanh trên điện thoại nên thông tin quan trọng cần dễ nhìn và dễ sao chép.

Doanh nghiệp cũng nên ghi ngày áp dụng cụ thể. Những cách diễn đạt như “từ thời gian tới”, “trong thời gian sắp tới” tạo ra sự mơ hồ không cần thiết. Một vấn đề khác thường bị bỏ qua là trạng thái của email cũ. Nếu email vẫn hoạt động trong 30 ngày, hãy nói rõ. Nếu địa chỉ đã ngừng hoàn toàn, cũng cần thông báo để khách hàng không tiếp tục gửi tài liệu quan trọng.

Giúp người nhận xác minh email mới

Việc bất ngờ nhận một thông báo đổi email, đặc biệt từ bộ phận kế toán hoặc thanh toán, có thể khiến khách hàng nghi ngờ phishing. Vì vậy, doanh nghiệp nên giữ các yếu tố nhận diện nhất quán như:

• Tên miền chính thức
• Tên người gửi
• Chữ ký
• Website
• Hotline
• Tên người phụ trách

Nếu thay cả domain, thông báo cũng nên xuất hiện trên website hoặc các kênh chính thức khác.

Cập nhật email tại mọi điểm chạm

Thông báo cho khách hàng nhưng vẫn để địa chỉ cũ trên website sẽ tạo ra hai nguồn thông tin mâu thuẫn.

Sau khi đổi email, hãy kiểm tra lại:

• Website
• Trang liên hệ
• Footer
• Chữ ký email
• CRM
• Form đăng ký
• Hóa đơn
• Hợp đồng
• Tài liệu bán hàng
• Hồ sơ doanh nghiệp trên các nền tảng khác

Nếu doanh nghiệp chưa có hệ thống email theo tên miền riêng, đây cũng là thời điểm phù hợp để xem lại cách tổ chức email doanh nghiệp thay vì tạo nhiều tài khoản Gmail rời rạc.

Không dùng CC/BCC để thông báo cho database lớn

Nếu chỉ có vài chục đối tác, doanh nghiệp có thể gửi trực tiếp. Tuy nhiên, với hàng nghìn khách hàng, việc sử dụng CC hoặc BCC từ email cá nhân gây ra nhiều vấn đề. Doanh nghiệp khó kiểm soát ai đã nhận thư, địa chỉ nào bị lỗi và người nhận nào đã tương tác. Thao tác sai trường CC còn có nguy cơ làm lộ danh sách email khách hàng.

Trong trường hợp này, các phần mềm Email Marketing phù hợp hơn vì cho phép quản lý danh sách, cá nhân hóa người nhận và theo dõi hiệu quả chiến dịch Ví dụ, thay vì gửi “Kính gửi Quý khách” cho toàn bộ danh sách, doanh nghiệp có thể cá nhân hóa như “Chào Anh Minh”,“Chào Chị Lan,” đồng thời tách khách hàng, đối tác hoặc từng nhóm dịch vụ để gửi phiên bản thông báo phù hợp.

Theo dõi khả năng gửi email sau khi đổi địa chỉ

Đây là bước đặc biệt quan trọng nếu doanh nghiệp thay domain gửi newsletter hoặc email hàng loạt. Không nên mặc định rằng chỉ cần gửi thành công về mặt kỹ thuật thì thư sẽ tiếp tục vào inbox như địa chỉ cũ. Domain mới chưa có lịch sử gửi, xác thực chưa hoàn chỉnh hoặc volume tăng đột ngột đều có thể ảnh hưởng đến khả năng phân phối.

Doanh nghiệp nên theo dõi bounce, spam complaint, click và khả năng vào inbox trong giai đoạn đầu. Có thể tham khảo thêm các yếu tố quyết định tỷ lệ mail vào inbox để kiểm soát tốt hơn quá trình chuyển đổi địa chỉ gửi.

Sử dụng BizMail khi cần gửi nhiều email thông báo thay đổi email tới khách hàng

Nếu doanh nghiệp có hàng nghìn hoặc hàng chục nghìn khách hàng cần được thông báo, việc gửi thủ công sẽ tốn thời gian và khó kiểm soát. BizMail hỗ trợ doanh nghiệp quản lý danh sách người nhận, tạo chiến dịch, cá nhân hóa nội dung và theo dõi các chỉ số sau khi gửi. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể biết chiến dịch đã được gửi đến bao nhiêu người, nhóm nào tương tác và nhóm nào cần được gửi nhắc lại.

Thay vì gửi một email giống nhau cho toàn bộ database, doanh nghiệp cũng có thể chia các nhóm như khách hàng, đối tác, khách VIP hoặc người nhận newsletter để sử dụng nội dung phù hợp hơn. Điểm quan trọng là không nên gửi email nhắc lại cho toàn bộ danh sách chỉ vì một số người chưa cập nhật thông tin. Việc theo dõi dữ liệu giúp doanh nghiệp tập trung vào đúng nhóm cần nhắc, giảm số lượng email không cần thiết.

Tìm hiểu giải pháp Email Marketing BizMail

Kết luận

Một mẫu email thông báo thay đổi địa chỉ email tốt cần giúp người nhận biết ngay email mới và thời điểm bắt đầu sử dụng. Doanh nghiệp cũng nên nói rõ email cũ còn hoạt động hay đã ngừng tiếp nhận thư. Trong quá trình chuyển đổi, hãy cập nhật địa chỉ mới trên mọi điểm chạm và điều chỉnh thông báo theo từng nhóm người nhận. Với database lớn, BizMail có thể hỗ trợ gửi hàng loạt, cá nhân hóa nội dung và theo dõi kết quả trên cùng một hệ thống.