Những sai lầm khi xử lý đơn hàng trên sàn TMĐT

Kinh doanh trên các sàn TMĐT hiện nay không còn quá xa lạ với mọi người bởi hiện nay có rất doanh nghiệp từ lớn đến nhỏ đang triển khai kinh doanh trên thị trường này . Mặc dù vậy, nhiều người vẫn chưa hiểu rõ về kinh doanh trên sàn TMĐT từ đó dẫn đến những suy nghĩ sai lệch tạo thành khó khăn cho quá trình kinh doanh của họ. Trong bài viết dưới đây, Bizfly chúng tôi sẽ liệt kê những sai lầm khi xử lý đơn hàng trên sàn TMĐT để các bạn có thể có được cái nhìn chính xác hơn.

Không kiểm tra kỹ đơn hàng 

Đối với những mô hình kinh doanh quy mô nhỏ, việc xử lý các đơn hàng khá đơn giản vì số lượng ít và không phải xử lý quá nhiều thông tin. Tuy nhiên, nếu như bạn mở rộng kinh doanh, tiếp cận đến các sàn TMĐT, số lượng đơn hàng tăng lên đòi hỏi bạn phải theo dõi các thông tin đặt hàng thật kỹ. Nếu không kiểm tra đơn hàng cẩn thận, doanh nghiệp sẽ gặp các sai lầm như: không thể phân loại các đơn hàng nội thành, đi tỉnh, gửi đi nước ngoài… dẫn đến tình trạng chậm trễ hoặc sai sót khi làm việc với bên vận chuyển, khiến đơn hàng không thể chuyển đến khách hàng đúng thời hạn, gây mất uy tín và giảm chất lượng dịch vụ của thương hiệu. 

Kiểm tra kỹ đơn hàng là tác vụ quan trọng, giúp doanh nghiệp giảm sai sót khi xử lý đơn tại sàn TMĐT 

Để khắc phục tình trạng này, bạn có thể xây dựng một hệ thống theo dõi đơn hàng, đào tạo nhân viên nghiệp vụ kiểm tra, đánh dấu và báo cáo về tình trạng đơn hàng tại hệ thống để toàn bộ đội ngũ có thể thường xuyên theo dõi và đưa ra các giải pháp kịp thời. 

Quản lý hàng tồn kho không chính xác

Một trong những sai lầm khi xử lý đơn hàng trên sàn TMĐT mà doanh nghiệp thường gặp phải đó chính là quản lý hàng tồn kho không chính xác. Nếu doanh nghiệp của bạn vừa hoàn thành buổi livestream và sản phẩm nhận được rất nhiều sự ủng hộ từ khách hàng. Tuy nhiên, vì không nắm được số lượng hàng tồn chính xác, dẫn đến việc bạn không thể chuẩn bị đủ số lượng hàng để gửi đi và dễ khiến khách hàng không hài lòng. 

Quản lý tồn kho không kỹ càng, khiến doanh nghiệp không ước lượng chính xác về hàng hóa, dẫn đến tình trạng thiếu hụt hoặc dư thừa 

Giải pháp cho sai lầm trong khâu quản lý hàng tồn kho chính là trước khi ra quyết định tổ chức các hoạt động khuyến mãi hay bán hàng, bạn cần cập nhật chính xác số lượng hàng hóa đang có trong kho để có thể lên kế hoạch chi tiết cho các bước tiếp theo. 

 Không thực hiện theo quy tắc nhập trước xuất trước

Theo quy tắc "Nhập trước - xuất trước", thứ tự nhóm sản phẩm/hàng hóa được nhập vào trước sẽ được xuất trước và ngược lại. Việc tuân thủ quy tắc này sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát lượng hàng hóa, cũng như nắm đầy đủ thông tin về các đợt hàng được xuất-nhập vào kho. Tuy nhiên, một số thương hiệu lại bỏ qua quy tắc này khi xử lý tại sàn TMĐT, dẫn đến việc một số đơn hàng bị bỏ sót, ảnh hưởng đến việc kinh doanh của bạn.

 Bỏ qua bước gắn mã theo dõi

Nếu không thực hiện bước gắn mã theo dõi đơn hàng, nhân sự sẽ mất nhiều thời gian để tra cứu và cập nhật tình trạng đơn hàng, cũng như dẫn đến nhiều rủi ro như: vì không nắm rõ tình trạng đơn hàng, khiến việc phản hồi khách hàng trở nên chậm trễ, hoặc không gửi hàng theo đúng thời gian quy định. Để giải quyết những sai lầm khi xử đơn hàng trên sàn TMĐT vừa đề cập, hãy thực hiện việc phân loại đơn hàng, cũng như tạo các mã theo dõi để nhân viên luôn nắm rõ về tình trạng đơn hàng và hạn chế xảy ra các sự cố đáng tiếc khác. 

Khi thực hiện gắn mã theo dõi cho các đơn hàng, doanh nghiệp tránh được rủi ro như không theo sát tình trạng đơn hàng, gói thiếu đơn cho khách…

 Phụ thuộc vào một đối tác giao hàng duy nhất 

Khi số lượng hàng đơn hàng ngày một tăng, nếu doanh nghiệp của bạn chỉ sử dụng dịch vụ vận chuyển từ một đối tác duy nhất sẽ dẫn đến nhiều vấn đề có thể ảnh hưởng đến việc kinh doanh như: 

• Không có sự linh động trong giờ giấc giao hàng, phải phụ thuộc vào thời gian của bên vận chuyển. 
• Khi không trải nghiệm đa dạng dịch vụ từ các bên vận chuyển khác, doanh nghiệp khó có sự đánh giá khách quan, cũng như so sánh các gói chi phí nào là phù hợp với mô hình kinh doanh của mình. 

Sử dụng đa dạng dịch vụ vận chuyển sẽ giúp doanh nghiệp linh động trong việc giao hàng cho khách và kiểm soát chi phí ship hàng 

Để có thế giải quyết tình trạng này, Bizfly khuyến khích khách hàng có thể phân loại các đơn hàng dựa trên tiêu chí như: đơn hàng nội thành, đơn hàng đi tỉnh, đơn hàng gửi nước ngoài… Từ đó, bạn có thể lựa chọn các dịch vụ vận chuyển khác nhau, đảm bảo thời gian giao hàng nhanh nhất, cùng mức phí phù hợp. Bên cạnh đó, tại các sàn TMĐT ngày nay cũng có đề xuất nhiều phương án vận chuyển để bên bán và khách hàng có thể lựa chọn. Như vậy, doanh nghiệp của bạn có thể linh hoạt lựa chọn đơn vị vận chuyển, cũng như gửi hàng nhanh chóng đến khách hàng. 

Chưa tự động hóa quy trình quản lý đơn hàng

Kế đến, một trong những sai lầm khi xử lý đơn hàng trên sàn TMĐT mà ta có thể dễ dàng bắt gặp tại các doanh nghiệp chính là vấn đề chưa tự động hóa quy trình quản lý đơn hàng. Lúc trước, doanh nghiệp thường cập nhật thông tin đơn hàng và quản lý bằng các file Excel. Hoặc sau này, khi cải tiến hơn, một số doanh nghiệp còn vận dụng những hàm Excel để có thể phân loại hoặc gắn mã cho các đơn hàng.

Tuy nhiên, việc này chỉ phù hợp cho các mô hình kinh doanh nhỏ, số lượng hàng hóa không nhiều. Đối với hoạt động bán hàng tại các sàn TMĐT, số lượng đơn có thể đạt con số hàng trăm hoặc hàng nghìn, vì thế mà việc quản lý thủ công lúc này sẽ mất thời gian, và có thể xảy ra nhiều sai sót như: Không cập nhật kịp thời thông tin đơn hàng, thông tin cá nhân của khách hàng, nhập liệu sai sót dẫn đến chênh lệch các số liệu khác… 

Không tự động hóa quy trình sẽ dẫn đến tình trạng doanh nghiệp của bạn quản lý quá nhiều thông tin, dễ xảy ra sai sót và không cập nhật kịp thời 

Để hạn chế lỗi sai này, doanh nghiệp của bạn có thể tìm đến giải pháp phần mềm quản lý đơn hàng, các file Excel về hàng hóa, thông tin khách hàng sẽ được phần mềm tự động cập nhật, từ đó giúp việc quản lý thông tin sẽ thuận tiện hơn. Bên cạnh đó, phần mềm còn tự động gắn mã tình trạng đơn hàng, cập nhật số lượng hàng hóa giúp doanh nghiệp luôn theo dõi sát sao hoạt động bán hàng tại sàn TMĐT. 

Các chứng năng gói gọn trong phần mềm BizShop giúp doanh nghiệp quản lý toàn bộ kênh bán hàng, cũng như kiểm soát đơn hàng từ các sàn TMĐT 

Nếu bạn vẫn chưa tìm kiếm được giải pháp hoàn chỉnh cho hoạt động bán hàng online, hoặc tại các sàn TMĐT, Bizfly gửi đến bạn phần mềm quản lý bán hàng online đa kênh BizShop. Phần mềm này sẽ giúp bạn quản lý tập trung toàn bộ các kênh bán hàng từ Facebook, Tiktok Shop cho đến Shopee hay Lazada… BizShop mang đến bạn giải pháp: 

• Quản lý đơn hàng bằng giao diện thân thiện, dễ dàng tìm kiếm thông tin thông qua tác vụ lọc đơn giản, tiết kiệm thời gian 
• Quản lý hàng tồn kho chi tiết, cùng tính năng cập nhật và báo cáo thống kê hằng tháng 
• Tự động cập nhật tình trạng và gắn mã theo dõi đơn hàng, tránh xảy ra tình trạng sót đơn hoặc không xử lý đơn hàng kịp thời 
• Quản lý các đơn vị vận chuyển, cùng tính năng kết nối các đơn vị giao nhận, giúp bạn có thể lựa chọn dịch vụ phù hợp với từng đơn hàng. 

Trên đây là những sai lầm khi xử lý đơn hàng trên sàn TMĐT. Dựa trên các chuẩn mực và nội dung mà Bizfly đã nêu ra, doanh nghiệp có thể lựa chọn và tuân thủ nguyên tắc phù hợp với phương hướng của công ty. Từ đó đưa ra các phương pháp xử lý đơn hàng một cách hiệu quả nhất.