Chữ ký email là gì? Cách tạo mẫu chữ ký email chuyên nghiệp nhanh chóng

Chữ ký email là một phần không thể thiếu trong giao tiếp qua email của nhiều cá nhân và doanh nghiệp. Tuy nhiên, để tạo chữ ký email chuyên nghiệp và gây ấn tượng với người nhận, bạn cần tập trung vào nhiều yếu tố trong nội dung, thiết kế. Trong bài viết này, Bizfly sẽ hướng dẫn bạn cách tạo mẫu chữ ký email chuyên nghiệp một cách hiệu quả.

Chữ ký email là gì?

Chữ ký email (email signature) là phần thông tin được đính kèm ở cuối mỗi email. Nó cung cấp các thông tin cơ bản của người gửi, giúp người nhận dễ dàng nhận diện và liên lạc khi cần thiết. Chữ ký email được ví như "tấm danh thiếp điện tử" giúp người nhận dễ dàng nắm bắt thông tin liên hệ và hình ảnh thương hiệu của người gửi. Một chữ ký email chuyên nghiệp thường bao gồm:

• Tên đầy đủ, chức vụ, tên công ty
• Thông tin liên hệ như số điện thoại, email, địa chỉ
• Liên kết website, mạng xã hội (LinkedIn, Facebook,...)
• Logo hoặc hình ảnh thương hiệu

Ngoài ra, chữ ký email có thể thêm các yếu tố như CTA (kêu gọi hành động), mã QR hoặc các thông điệp ngắn để tạo ấn tượng. Hầu hết các dịch vụ email như Gmail, Outlook đều hỗ trợ tạo và chèn chữ ký tự động, giúp tiết kiệm thời gian và tăng tính chuyên nghiệp.

Tại sao chữ ký email lại quan trọng?

Chữ ký email là yếu tố không thể thiếu trong giao tiếp qua email, đặc biệt là ở những môi trường chuyên nghiệp. Vậy những ưu điểm nổi bật của tấm danh thiếp online này là gì? Cùng tìm hiểu ngay sau đây nhé:

• Phù hợp với mọi đối tượng: Chữ ký email không chỉ phù hợp với doanh nghiệp mà còn rất hữu ích đối với từng cá nhân. Với doanh nghiệp, bạn sẽ thể hiện được bản sắc thương hiệu và tăng tính xác thực với khách hàng. Với từng cá nhân cụ thể, chữ ký email giúp bạn trông chuyên nghiệp hơn và cho người nhận biết bạn là ai.
• Khẳng định thương hiệu: Trong doanh nghiệp, nếu tất cả nhân viên sử dụng một mẫu chữ ký email chung, hình ảnh công ty đối với khách hàng và đối tác sẽ được nâng cao. Bởi vì chữ ký email đẹp sẽ tạo ấn tượng tốt, đồng thời giúp duy trì sự thống nhất trong giao tiếp thương hiệu của công ty.
• Công cụ quảng cáo hiệu quả: Chữ ký email cũng là một công cụ marketing giúp quảng bá công ty một cách hiệu quả. Bạn có thể tận dụng chữ ký để chèn thêm thông tin về chương trình khuyến mãi, sự kiện hoặc liên kết đến website công ty. Điều này sẽ giúp tăng độ nhận diện thương hiệu và tạo cơ hội cho khách hàng tìm hiểu thêm về công ty.

Những thành phần nào nên và không nên đưa vào chữ ký email? 

Chữ ký email là công cụ không thể thiếu nếu bạn muốn thể hiện sự chuyên nghiệp của công ty. Tuy nhiên, bạn nên lưu ý một số thành phần nên và không nên đưa vào danh thiếp số. 

Những thông tin nên có trong chữ ký email

Chữ ký của email chứa đầy đủ thông tin sẽ giúp tăng tính xác thực và chuyên nghiệp của email. Sau đây là những nội dung cần có trong chữ ký:

• Họ và tên, chức vụ/nghề nghiệp của người gửi: Đây là thông tin cơ bản giúp người nhận biết chính xác người gửi và hiểu rõ vị trí công việc của bạn trong công ty.
• Tên công ty: Doanh nghiệp cần sử dụng tên đầy đủ hoặc viết tắt để tối ưu hóa nhận diện thương hiệu.
• Thông tin liên hệ cơ bản: Doanh nghiệp cần cung cấp thông tin liên lạc như địa chỉ email, số điện thoại và website.
• Liên kết mạng xã hội: Bạn có thể chèn liên kết dẫn đến tài khoản mạng xã hội của mình (ví dụ như LinkedIn, Facebook, Zalo). Đây sẽ là cơ hội để bạn mở rộng giao tiếp và kết nối thêm nhiều cá nhân. 
• Logo: Thêm logo vào chữ ký email là một hình thức email marketing hiệu quả vì bạn có thể nâng cao độ nhận diện thương hiệu.
• Slogan: Slogan không bắt buộc, nhưng một câu ngắn gọn có thể tạo dấu ấn mạnh mẽ và làm nổi bật thông điệp của thương hiệu.

Những thông tin không nên đưa vào chữ ký email

Chữ ký dưới email không nên chứa quá nhiều thông tin dư thừa vì sẽ tạo cảm giác thiếu chuyên nghiệp. Sau đây là một số thành phần bạn cần lưu ý:

• Thành tựu cá nhân
• Trích dẫn cảm hứng
• Kênh truyền thông xã hội không liên quan

Làm thế nào để tạo một mẫu chữ ký email chuyên nghiệp?

Gmail và Outlook là hai ứng dụng email phổ biến mà doanh nghiệp sử dụng để giao tiếp với khách hàng, đối tác. Vậy làm thế nào để tạo chữ ký trên các công cụ này? Cùng tìm hiểu ngay nhé! 

Cách tạo chữ ký email trên Gmail

Gmail là ứng dụng được nhiều doanh nghiệp sử dụng nhờ vào tính tiện dụng và khả năng tích hợp với các công cụ khác của Google. Do đó, bạn nên tạo chữ ký cho email để dễ dàng giao tiếp trực tuyến. Các bước như sau: 

• Bước 1: Đầu tiên, bạn hãy đăng nhập vào tài khoản Gmail của mình. Sau đó, bạn nhấp vào biểu tượng Settings (Cài đặt) ở góc phải trên cùng và chọn xem tất cả chế độ cài đặt.
• Bước 2: Trong cửa sổ cài đặt, người dùng hãy tìm mục Signature (Chữ ký). Tại ô Không có chữ ký, bạn nhấn vào Tạo mới để bắt đầu tạo chữ ký.
• Bước 3: Tiếp theo, bạn sẽ được yêu cầu đặt tên cho chữ ký mới. Sau khi nhập tên, nhấn Tạo để tiếp tục.
• Bước 4: Sau khi tạo chữ ký, bạn có thể nhập nội dung chữ ký vào khung văn bản soạn thảo. Tại đây, bạn cũng được phép thêm thông tin như họ tên, chức vụ, thông tin liên hệ hoặc logo.
• Bước 5: Khi đã hoàn tất việc chỉnh sửa chữ ký, bạn nhấn Lưu thay đổi (Save changes) để lưu chữ ký mới. Khi mở khung soạn thảo email, chữ ký vừa tạo sẽ tự động hiển thị ở cuối mỗi email.

Cách tạo chữ ký email trên Outlook

Chữ ký email trên Outlook giúp bạn nâng cao sự chuyên nghiệp và dễ dàng cung cấp thông tin liên hệ mỗi khi gửi thư. Dưới đây là các bước đơn giản để tạo danh thiếp online trên ứng dụng này một cách dễ dàng: 

• Bước 1: Người dùng mở ứng dụng Outlook.com và nhấp vào nút "New Email" để bắt đầu soạn thư mới.
• Bước 2: Trong menu "Message", bạn hãy tìm và chọn mục "Signature".
• Bước 3: Tiếp theo, bạn chọn "New" để tạo một chữ ký mới.
• Bước 4: Cá nhân hoặc doanh nghiệp đặt tên cho chữ ký của bạn và nhấn "OK" để tiếp tục.
• Bước 5: Bạn hãy điền các thông tin cần thiết vào phần "Edit signature". Bạn có thể tùy chỉnh màu sắc, font chữ, kích thước và thêm logo hoặc hình ảnh theo ý muốn. Sau khi hoàn tất, người dùng nhấn "OK" để lưu chữ ký. Nếu cần thay đổi, bạn chỉ cần vào mục cài đặt và tùy chỉnh chữ ký email.

Những lưu ý khi thiết kế mẫu chữ ký email

Khi thiết kế chữ ký email, bạn cần chú ý đến sự chuyên nghiệp và tính thẩm mỹ để đảm bảo thông điệp được truyền tải rõ ràng. Cụ thể như sau:

Nội dung ngắn gọn và súc tích

Một sai lầm phổ biến khi thiết kế chữ ký là đưa quá nhiều thông tin không cần thiết. Bởi những chi tiết không liên quan có thể làm rối mắt người nhận. Do đó, bạn hãy tạo chữ ký ngắn gọn, chỉ bao gồm những thông tin thiết yếu để đảm bảo sự rõ ràng và chuyên nghiệp. Ví dụ như: 

• Họ và tên
• Chức danh công việc
• Tên công ty
• Mạng xã hội

Thiết kế giao diện và bố cục chuyên nghiệp

Khi thiết kế chữ ký email, việc lựa chọn giao diện và bố cục không hợp lý có thể làm giảm tính chuyên nghiệp. Để làm được điều này, bạn hãy giữ thiết kế của mình trông thật đơn giản, dễ đọc, tránh để mọi thông tin quá lộn xộn. Đồng thời, bạn cần tránh dùng quá nhiều màu sắc, thay vào đó, hãy dùng một đến hai tone màu đại diện của thương hiệu.

Đảm bảo định dạng chuẩn

Bạn cần đảm bảo định dạng chuẩn để chữ ký hiển thị đúng trên tất cả các nền tảng và thiết bị. Người dùng nên tránh sử dụng font chữ quá đặc biệt hoặc kích thước chữ quá lớn. Ngoài ra, bạn hãy kiểm tra lại chữ ký trên các trình duyệt và thiết bị khác nhau để đảm bảo rằng danh thiếp số thể hiện rõ ràng và chuyên nghiệp.

Những mẫu chữ ký email chuyên nghiệp hiện nay

Trong môi trường kinh doanh, chữ ký email là công cụ thể hiện sự chuyên nghiệp và tạo ấn tượng tốt với người nhận. Dưới đây là một số mẫu chữ ký được đánh giá cao và phổ biến hiện nay:

Chữ ký email chuyên nghiệp là công cụ để bạn giao tiếp hiệu quả và thể hiện sự chuyên nghiệp trong công việc. Bằng cách tuân thủ các nguyên tắc thiết kế cơ bản và tránh các sai lầm thường gặp, bạn sẽ dễ dàng tạo mẫu chữ ký ngắn gọn và đầy đủ thông tin liên lạc. Nếu có thắc mắc nào khác, bạn hãy liên hệ Bizfly để được giải đáp nhé!