Quản lý rủi ro chuỗi cung ứng là gì? Quy trình quản lý tối ưu nhất

Rủi ro trong chuỗi cung ứng là điều mà các doanh nghiệp khó tránh khỏi. Tuy nhiên nếu biết cách quản lý rủi ro chuỗi cung ứng đúng, chuẩn, hiệu quả sẽ giảm thiểu tối đa những sai sót, thiệt hại. Trong bài viết này, Bizfly sẽ giúp doanh nghiệp hiểu sâu hơn về các yếu tố rủi ro cũng như quy trình quản lý rủi ro chuỗi cung ứng. 

Quản lý rủi ro chuỗi cung ứng là gì?

Quản lý rủi ro chuỗi cung ứng (supply chain risk management) là một quy trình thực hiện để quản lý rủi ro thường xuyên trong chuỗi cung ứng dựa trên các đánh giá rủi ro liên tục.

Mô hình quản lý rủi ro giúp doanh nghiệp xác định được các rủi ro tiềm ẩn, có khả năng xảy ra để kịp thời ngăn chặn và giải quyết, mang lại những chuyển biến tích cực trong kinh doanh, có vị thế nhất định trên thị trường, nâng cao tiềm năng phát triển của doanh nghiệp. 

Quản lý rủi ro chuỗi cung ứng là quy trình thực hiện để quản lý rủi ro thường xuyên trong chuỗi cung ứng 

Các yếu tố rủi ro phổ biến trong chuỗi cung ứng

Các yếu tố rủi ro này có thể xuất phát từ bên trong hoặc bên ngoài gây gián đoạn, trục trặc cho chuỗi cung ứng. Hãy đọc tiếp nội dung bên dưới để hiểu rõ hơn về những rủi ro này. 

Rủi ro nội bộ trong chuỗi cung ứng

Nội bộ chuỗi cung ứng luôn tồn tại những rủi ro nhất định, vì vậy để có một chuỗi cung ứng hoạt động hiệu quả điều quan trọng là doanh nghiệp phải nắm được những rủi ro và đưa ra những giải pháp khắc phục. 

• Rủi ro về vận hành hoạt động: Các rủi ro này thường liên quan đến hoạt động hàng ngày của các doanh nghiệp, rủi ro thường gặp như: lỗi hệ thống CNTT, sự cố về máy móc, thiết bị... gây gián đoạn các hoạt động vận hành chuỗi cung ứng. 
• Rủi ro về chất lượng: Yếu tố rủi ro này không có sự chuẩn bị và kiểm soát chất lượng kỹ càng về chất lượng sản phẩm hoặc nguyên liệu đầu vào dẫn đến việc thu hồi sản phẩm, tổn hại danh tiếng và tổn thất tài chính gây ảnh hưởng đến chuỗi cung ứng.
• Rủi ro tài chính: Những biến động về kinh tế, nguồn vốn, các khoản thanh toán hoặc vấn đề tiếp cận vốn có thể cản trở khả năng kinh doanh hoặc khiến cho việc kinh doanh của doanh nghiệp không hiệu quả.
• Rủi ro nguồn nhân lực: Nhân viên nghỉ việc, đình công, thiếu chuyên môn, đào tạo khó hoặc tranh chấp nhân sự giữa các đối thủ cạnh tranh đều có thể ảnh hưởng đến hiệu suất của chuỗi cung ứng.
• Rủi ro chiến lược: Những rủi ro này xoay quanh các quyết định kinh doanh như sáp nhập, mua lại hoặc thâm nhập vào các thị trường mới, đều gây ảnh hưởng đến chuỗi cung ứng.

Doanh nghiệp cần nắm được những rủi ro và đưa ra những giải pháp khắc phục

Rủi ro bên ngoài chuỗi cung ứng

Môi trường, kinh tế, nhà cung cấp,... là các yếu tố bên ngoài nhưng đóng vai trò quan trọng trong chuỗi cung ứng của doanh nghiệp, gây ảnh hưởng đến hiệu suất vận hành cũng như kết quả kinh doanh của doanh nghiệp đòi hỏi sự giám sát kỹ lưỡng để giảm thiểu tình trạng rủi ro. 

• Rủi ro của nhà cung cấp: Những khó khăn đến từ phía nhà cung cấp, dù do bất ổn tài chính, các vấn đề vận hành hoặc sự gián đoạn khác của chuỗi cung ứng, đều có thể gây ra những tác động liên tục lên toàn bộ chuỗi cung ứng của doanh nghiệp. Ví dụ, nhà cung cấp phá sản, chất lượng sản phẩm không đảm bảo, …
• Rủi ro môi trường: Thiên tai như động đất, bão hoặc các hiện tượng thời tiết khắc nghiệt cung có thể làm gián đoạn đến các quy trình sản xuất, vận chuyển và hậu cần của chuỗi cung ứng. 
• Rủi ro kinh tế bên ngoài: Các vấn đề đến từ bên ngoài như tình hình suy thoái kinh tế, biến động về nhu cầu hoặc giá cả hàng hóa biến động cũng đặt ra những thách thức lớn cho chuỗi cung ứng của doanh nghiệp, cần được kiểm soát và điều chỉnh để vận hành chuỗi cung ứng được hiệu quả. 
• Rủi ro công nghệ: Với tiến độ phát triển công nghệ nhanh chóng có thể khiến các sản phẩm hoặc quy trình hiện có trở nên lỗi thời. Bên cạnh đó, các cuộc tấn công mạng hoặc lỗi hệ thống CNTT có thể ảnh hưởng trực tiếp đến chuỗi cung ứng.
• Rủi ro vận chuyển: Rủi ro vận chuyển có thể bao gồm sự cố như: đơn vị vận chuyển hàng quá chậm, không chuyển hàng, thất lạc hàng, làm hỏng hàng hóa,... Gây nhiều biến động và ảnh hưởng đến quá trình kinh doanh của doanh nghiệp.

Môi trường, kinh tế, nhà cung cấp,... là các yếu tố rủi ro bên ngoài có thể ảnh hưởng đến doanh nghiệp

Vì vậy, để quản lý rủi ro chuỗi cung ứng hiệu quả và đạt được những thành công nhất định, đòi hỏi doanh nghiệp phải có những nắm bắt rủi ro kịp thời để từ đó đưa ra phương hướng giải quyết phù hợp, tránh để lại những hậu quả không tốt gây ảnh hưởng xấu đến chuỗi cung ứng. Bạn có thể tham khảo thêm mô hình quản lý rủi ro PPRR để có những chiến lược, kế hoạch kịp thời cho chuỗi cung ứng của doanh nghiệp của mình. 

Quy trình quản lý rủi ro chuỗi cung ứng

Quản lý tốt rủi ro trong chuỗi cung ứng không chỉ giúp doanh nghiệp tránh được những hậu quả xấu mà còn tạo cơ hội cho doanh nghiệp phát triển tốt hơn. Hãy đọc ngay 5 bước trong quy trình quản lý rủi ro bên dưới để có thể tối ưu hóa hiệu suất làm việc cũng như đưa ra những chiến lược phù hợp cho doanh nghiệp. 

Bước 1: Xác định và theo dõi rủi ro 

Việc nhận diện và xác định rủi ro là bước đầu quan trọng không thể bỏ qua trong quy trình quản lý rủi ro chuỗi cung ứng của doanh nghiệp. Rủi ro có thể bắt nguồn từ nhiều nguyên nhân khác nhau, tuy vậy tất cả các rủi ro đều có thể nắm được và xử lý kịp thời. 

Doanh nghiệp hãy thiết lập một loạt các yếu tố rủi ro có thể xảy ra trong chuỗi cung ứng ví dụ như: rủi ro về thị trường, tài chính, chất lượng sản phẩm,... Từ đó sắp xếp các rủi ro theo từng nhóm dựa trên tính chất rủi ro, mức độ ảnh hưởng,... 

Doanh nghiệp có thể thực hiện các cách như: khảo sát, thu thập đánh giá, ý kiến nhận xét, báo cáo về tình trạng mua bán, sản xuất, tồn kho,... để dựa vào đó đưa ra những danh mục rủi ro có thể gây ảnh hưởng đến doanh nghiệp. 

Tiếp đến, doanh nghiệp cần theo dõi và giám sát rủi ro kỹ càng. Bằng cách xác định các chỉ số và mục tiêu bao gồm các chỉ số quan trọng và mục tiêu liên quan đến rủi ro chuỗi cung ứng. Ví dụ, có thể đo lường thời gian giao hàng, lượng hàng tồn kho, độ tin cậy của nhà cung cấp hoặc các chỉ số tài chính khác.

Hệ thống giám sát hiệu quả hoạt động của chuỗi cung ứng sẽ được tùy chỉnh theo nhu cầu của doanh nghiệp, kết hợp với các dự đoán về khả năng tác động, xảy ra các rủi ro từ đó doanh nghiệp sẽ có sự chuẩn bị sẵn sàng để ứng phó với các rủi ro ấy. 

Bước 2: Phân tích và đánh giá rủi ro

Quá trình phân tích và đánh giá rủi ro các doanh nghiệp cần thực hiện đánh giá theo từng nhóm rủi ro, đánh giá rủi ro để tìm ra đâu là những hoạt động có nguy cơ xảy ra vấn đề nhiều nhất như đã nhận định ở bước 1 từ đó lên kế hoạch và phương pháp giải quyết phù hợp. 

Doanh nghiệp cần nắm được quá trình phân tích và đánh giá rủi ro của mình

Hoạt động này giúp doanh nghiệp nắm được nguồn gốc, nguyên nhân, bản chất của rủi ro cũng như tần suất, các tác động của rủi ro đối với chuỗi cung ứng. Qua đó doanh nghiệp sẽ có phân tích và sắp xếp theo thứ tự cần thiết để phân bổ nguồn lực hợp lý để tiếp cận và giải quyết các rủi ro còn tồn tại. Để phân tích và thực hiện đánh giá rủi ro, thường sẽ bao gồm 2 yếu tố như sau: 

• Xác định mức độ ảnh hưởng của rủi ro: Cần nắm được diễn biến hoạt động của rủi ro và đo lường được hậu quả của các rủi ro đối với doanh nghiệp như: ảnh hưởng đến tài chính, khả năng vận hành, chất lượng chuỗi cung ứng,...
• Xác định tần suất xảy ra rủi ro: Hành động này đòi hỏi doanh nghiệp phải xác định được đầy đủ các dữ liệu liên quan tới rủi ro. Nắm được tần suất xảy ra rủi ro sẽ là chìa khóa then chốt để việc phân tích và đánh giá rủi ro được thuận lợi, hiệu quả. 

Một số phương pháp đánh giá rủi ro bằng cách ứng dụng các mô hình phân tích như:

• Failure Mode Effect Analysis 

Phương pháp này hiện được nhiều doanh nghiệp tin tưởng và lựa chọn để đánh giá các rủi ro trong chuỗi cung ứng. Phương pháp này hình thành dựa trên 3 câu hỏi: Khả năng rủi ro có thể xảy ra? (Occurrence score), Hệ quả rủi ro mang lại là gì? (Severity score), rủi ro có thể được phát hiện trước khi gây ảnh hưởng đến chuỗi cung ứng không? (Detection score) nhằm xác định thứ tự ưu tiên xử lý các rủi ro. 

Khi có câu trả lời, kết quả của 3 câu hỏi trên sẽ được nhân với nhau để được số rủi ro ưu tiên gọi là RPN (Risk Priority Number)

RPN = Occurrence score * Severity score * Detection score

Dựa trên kết quả RPN, các nhà quản lý có thể sắp xếp các rủi ro cần được giải quyết theo thứ tự ưu tiên 

• Fault Tree Analysis

Đây là phương pháp cung cấp hệ thống mô tả các nguyên nhân có thể dẫn đến một rủi ro cụ thể trong chuỗi cung ứng. Mục đích của phương pháp này là xác định trược hậu quả mà rủi ro mang đến cho doanh nghiệp và đưa ra phương án đề phòng, giảm thiểu. 

Bên cạnh đó, Sơ đồ Fault tree giúp các nhà quản lý nắm được rằng bất kỳ lỗi nhỏ nào đều có thể gây ra hậu quả nghiêm trọng cho cả hệ thống trong chuỗi cung ứng nên doanh nghiệp không được xem nhẹ bất cứ rủi ro nào. 

• Event tree analysis (ETA)

ETA là một kỹ thuật phân tích nhằm xác định và đánh giá các sự kiện trong các rủi ro tiềm ẩn. Mục tiêu của phương pháp này là xác định xem rủi ro ban đầu có phát triển thành một sự cố nghiêm trọng hơn không, hoặc rủi ro đã được kiểm soát bởi các hệ thống và quy trình an toàn hay chưa. 

Phân tích và đánh giá các rủi ro kỹ lưỡng để đem lại hiệu quả cho doanh nghiệp

Bước 3: Xử lý rủi ro

Khi đã nhận diện, xác định rủi ro và tiến hành phân tích đánh giá xong, bước tiếp theo các doanh nghiệp cần tiến hành xử lý các rủi ro cho chuỗi cung ứng. Dưới đây là 4 phương pháp tối ưu để góp phần giúp doanh nghiệp xử lý rủi ro hiệu quả. 

• Tránh rủi ro: Phương pháp tránh rủi ro tức doanh nghiệp cần né ngay từ đầu các yếu tố gây ảnh hưởng không tốt đến chuỗi cung ứng. Ví dụ như: doanh nghiệp sẽ ngừng sản xuất một mặt hàng/sản phẩm nào đó nếu nhận thấy sự bất thường, tiềm ẩn rủi ro, có thể không mang lại lợi nhuận cho doanh nghiệp. Hoặc khi nhận thấy các nhà cung ứng không còn đảm bảo nguồn cung hay chất lượng sản phẩm không đạt yêu cầu thì lập tức doanh nghiệp cần có những thay đổi, lựa chọn nhà cung ứng mới. 
• Phòng ngừa rủi ro: Giải pháp này được các doanh nghiệp sử dụng cho những rủi ro đã từng xảy ra đối với chuỗi cung ứng. Nó giúp ngăn chặn các yếu tố rủi ro hoặc làm giảm đi mức độ ảnh hưởng đối với chuỗi cung ứng. Để phòng ngừa rủi ro hiệu quả, doanh nghiệp cần thiết lập, xây dựng các phương án dự phòng kịp thời. Ví dụ, các doanh nghiệp có thể lựa chọn hợp tác với nhiều nhà cung ứng cùng lúc để đề phòng trường hợp các bên cung cấp thiếu hàng dẫn đến hoạt động của chuỗi bị gián đoạn.
• Chia sẻ rủi ro: Đây là phương pháp mà doanh nghiệp có thể thực hiện chuyển nhượng một phần rủi ro qua cho các đơn vị liên quan nằm ngoài chuỗi cung ứng. Doanh nghiệp có thể thực hiện bằng cách thiết lập các chính sách với các bên cung ứng để làm rõ trách nhiệm của mỗi bên khi rủi ro xảy ra. Ví dụ, nếu hàng hóa bị thất lạc hay đánh mất thì trách nhiệm sẽ thuộc về đơn vị vận chuyển chứ không phải của doanh nghiệp. 
• Chấp nhận rủi ro: Đúng như tên gọi của giải pháp, khi nhận thấy vấn đề rủi ro không quá nghiêm trọng, không gây ảnh hưởng lớn hay thiệt hại tổn thất gì đến chuỗi cung ứng thì lúc này doanh nghiệp sẽ chọn cách chấp nhận rủi ro, có thể là trong khoảng thời gian ngắn hoặc cũng có thể trong thời gian dài nếu doanh nghiệp chưa tìm ra hướng giải quyết, khắc phục cho rủi ro đó.

Khi đã nhận diện và xác định được các rủi ro doanh nghiệp cần bắt tay vào xử lý rủi ro

Bước 4: Tiếp tục giám sát rủi ro 

Chuỗi cung ứng của mọi doanh nghiệp hoạt động, vận hành liên tục và biến đổi không ngừng, cùng với đó các rủi ro vẫn xảy ra và có thể xảy ra nhiều hơn và nghiêm trọng hơn. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng đừng quên nhìn nhận rủi ro ở nhiều khía cạnh khác nhau để biết được rằng giải pháp mình đang áp dụng để xử lý rủi ro có đang tối ưu hay không? Có bị lỗi thời hay lạc hậu so với chuỗi cung ứng hay không?

Vì vậy các doanh nghiệp cần theo dõi, giám sát liên tục các rủi ro để kịp thời đưa ra những nhận định, chiến lược và kế hoạch giải quyết phù hợp. 

Hy vọng qua bài viết trên của Bizfly đã giúp bạn và doanh nghiệp nắm được các yếu tố rủi ro và cách quản lý rủi ro chuỗi cung ứng hiệu quả để giảm thiểu tối đa các thiệt hại cho doanh nghiệp.