Hướng dẫn 8 bước trong quy trình thiết kế website chuyên nghiệp

Một dự án website doanh nghiệp thường liên quan đồng thời đến thương hiệu, marketing, SEO, nội dung, nghiệp vụ, công nghệ và dữ liệu. Nếu các quyết định nền tảng chưa được xác nhận nhưng dự án đã chuyển sang thiết kế hoặc lập trình, những thay đổi ở giai đoạn sau có thể kéo theo việc sửa sitemap, giao diện, tính năng và thậm chí cả kiến trúc hệ thống.

Vì vậy, quy trình thiết kế website chuyên nghiệp cần xác định rõ đầu vào, đầu ra, người chịu trách nhiệm và điều kiện nghiệm thu ở từng giai đoạn. Doanh nghiệp nhờ đó có thể kiểm soát tiến độ tốt hơn, hạn chế thay đổi phạm vi và bảo đảm website sau khi triển khai đáp ứng đúng mục tiêu kinh doanh.

Quy trình thiết kế website chuyên nghiệp là gì?

Quy trình thiết kế website là chuỗi các giai đoạn từ xác định mục tiêu kinh doanh, nghiên cứu, xây dựng cấu trúc, thiết kế UI UX, phát triển chức năng đến kiểm thử, bàn giao và tối ưu sau khi website hoạt động.

Một quy trình đầy đủ thường cần giải quyết bốn câu hỏi ở mỗi giai đoạn:

• Cần thông tin đầu vào gì?
• Đội dự án phải tạo ra đầu ra nào?
• Ai chịu trách nhiệm xác nhận?
• Điều kiện nào cần hoàn thành trước khi chuyển sang bước tiếp theo?

Cách tiếp cận này đặc biệt quan trọng với website doanh nghiệp có:

• nhiều nhóm khách hàng;
• nhiều phòng ban tham gia;
• nhiều loại nội dung;
• yêu cầu SEO;
• chức năng riêng;
• tích hợp CRM, ERP hoặc API;
• nhiều cấp phê duyệt;
• yêu cầu mở rộng trong dài hạn.

Một website càng phức tạp thì việc chuẩn hóa quy trình ngay từ đầu càng giúp giảm rủi ro phải thay đổi lớn khi dự án đã bước sang giai đoạn lập trình.

Vì sao doanh nghiệp cần quy trình có đầu ra và điểm nghiệm thu rõ ràng?

Nhiều dự án website chậm tiến độ không xuất phát hoàn toàn từ việc lập trình khó.

Nguyên nhân có thể bắt đầu từ những quyết định chưa được chốt ở giai đoạn trước:

• mục tiêu website chưa thống nhất;
• phạm vi dự án liên tục thay đổi;
• sitemap chưa được duyệt;
• nội dung chưa sẵn sàng;
• yêu cầu nghiệp vụ chưa rõ;
• người duyệt giao diện thay đổi;
• hệ thống cần tích hợp chưa có tài liệu API;
• UAT phát hiện thêm yêu cầu mới.

Ví dụ, nếu doanh nghiệp thay đổi sitemap sau khi toàn bộ giao diện đã được thiết kế, đội dự án có thể phải sửa:

sitemap → user flow → wireframe → UI → content → development.

Nếu một nghiệp vụ quan trọng chỉ được phát hiện khi website đã lập trình gần xong, mức độ ảnh hưởng còn lớn hơn.

Do đó, quy trình tốt cần tạo các điểm kiểm soát giữa những giai đoạn quan trọng.

Khi đầu ra đã được xác nhận, đội dự án có cơ sở rõ ràng để triển khai giai đoạn tiếp theo.

Quy trình thiết kế website gồm những giai đoạn nào?

Một dự án website doanh nghiệp có thể được triển khai theo 10 giai đoạn chính:

Mục tiêu kinh doanh → Discovery → Kiến trúc thông tin → Content & SEO → UI UX → Development → Integration → QA & UAT → Go-live → Measurement & Optimization.

Tùy quy mô dự án, một số công việc có thể diễn ra song song. Tuy nhiên, các quyết định có quan hệ phụ thuộc vẫn cần được xác nhận theo đúng thứ tự.

Xác định mục tiêu kinh doanh và khởi động dự án

Điểm bắt đầu của dự án không nên chỉ là câu hỏi:

“Doanh nghiệp muốn website có những chức năng gì?”

Trước tiên cần làm rõ website được xây dựng để tạo ra kết quả gì cho doanh nghiệp.

Các mục tiêu có thể gồm:

• tạo lead;
• nhận yêu cầu báo giá;
• giới thiệu năng lực doanh nghiệp;
• tăng độ tin cậy thương hiệu;
• hỗ trợ bán hàng;
• tuyển dụng;
• hỗ trợ đại lý;
• cung cấp dịch vụ trực tuyến;
• phục vụ khách hàng hiện tại;
• xây dựng nền tảng cho hoạt động SEO và marketing.

Ví dụ, hai doanh nghiệp cùng yêu cầu website giới thiệu sản phẩm nhưng mục tiêu có thể hoàn toàn khác nhau.

Doanh nghiệp A muốn khách hàng điền form nhận báo giá.

Doanh nghiệp B muốn khách hàng tìm đại lý gần nhất.

Doanh nghiệp C muốn đưa lead về CRM để đội sales xử lý.

Mục tiêu khác nhau sẽ ảnh hưởng đến:

• cấu trúc website;
• CTA;
• hành trình người dùng;
• form;
• dữ liệu cần thu thập;
• chức năng;
• hệ thống tích hợp.

Đầu ra nên có ở giai đoạn này:

• mục tiêu website;
• KPI chính;
• stakeholder;
• project owner;
• phạm vi sơ bộ;
• tiêu chí thành công của dự án.

Discovery và xác định phạm vi dự án

Sau khi mục tiêu được thống nhất, đội dự án cần hiểu sâu hơn về doanh nghiệp và bối cảnh sử dụng website.

Discovery có thể bao gồm:

• mô hình kinh doanh;
• nhóm khách hàng;
• nhu cầu người dùng;
• đối thủ;
• hành trình khách hàng;
• quy trình nghiệp vụ;
• nội dung hiện tại;
• dữ liệu;
• hệ thống công nghệ đang sử dụng;
• yêu cầu tích hợp;
• các hạn chế kỹ thuật.

Doanh nghiệp có thể tham khảo thêm nghiên cứu trước khi thiết kế website để hiểu rõ những lớp thông tin cần phân tích trước khi đưa ra quyết định thiết kế.

Kết quả của Discovery cần được chuyển thành requirement cụ thể.

Ví dụ:

“Nâng cao trải nghiệm khách hàng” là một mục tiêu rộng.

Sau nghiên cứu, requirement có thể trở thành:

• khách hàng phải tìm được sản phẩm phù hợp trong tối đa ba bước;
• người dùng có thể gửi RFQ từ trang sản phẩm;
• lead được tự động chuyển về CRM;
• nhân viên sales biết lead quan tâm sản phẩm nào.

Đầu ra nên có:

• requirement;
• danh sách nghiệp vụ;
• phạm vi chức năng;
• nhóm người dùng;
• yêu cầu dữ liệu;
• yêu cầu tích hợp;
• phạm vi dự án được thống nhất.

Xây dựng kiến trúc thông tin của website

Khi mục tiêu và phạm vi đã rõ, đội dự án có thể xây dựng Information Architecture.

Kiến trúc thông tin xác định:

• website có những nhóm nội dung nào;
• các trang được tổ chức ra sao;
• navigation hoạt động thế nào;
• người dùng đi từ trang này đến trang khác bằng cách nào.

Các đầu ra phổ biến gồm:

• sitemap;
• page hierarchy;
• page type;
• navigation;
• taxonomy;
• user flow cấp cao.

Ví dụ một website doanh nghiệp sản xuất có thể cần:

Trang chủ → Sản phẩm → Nhóm sản phẩm → Chi tiết sản phẩm → Ứng dụng → Năng lực sản xuất → Dự án → Tài liệu kỹ thuật → Liên hệ báo giá

Trong khi website tập đoàn có thể cần thêm:

• công ty thành viên;
• lĩnh vực hoạt động;
• quan hệ nhà đầu tư;
• tuyển dụng;
• quản trị nhiều thương hiệu.

Sitemap cần được duyệt trước khi triển khai hàng loạt wireframe và UI, vì thay đổi cấu trúc lớn ở giai đoạn sau thường ảnh hưởng đến nhiều hạng mục.

Lập kế hoạch nội dung và SEO

Content và SEO cần được đưa vào quy trình trước khi website đã hoàn thiện giao diện.

Ở giai đoạn này, đội dự án có thể xác định:

Search intent → Page → URL → Nội dung cần có.

Một website có nền tảng SEO tốt cần cân nhắc ngay từ cấu trúc:

• URL;
• hierarchy;
• internal link;
• indexability;
• content type;
• metadata;
• canonical;
• schema;
• sitemap;
• mobile;
• tốc độ;
• khả năng crawl.

Doanh nghiệp có thể xem thêm thiết kế website chuẩn SEO để hiểu những tiêu chí kỹ thuật và cấu trúc cần được kiểm tra trong quá trình xây dựng website.

Đối với dự án redesign, giai đoạn này còn cần rà soát:

• URL đang có traffic;
• URL cần giữ;
• URL thay đổi;
• redirect;
• canonical;
• internal link;
• sitemap cũ và mới.

Việc xử lý SEO sau khi toàn bộ URL đã được thay đổi có thể tạo ra rủi ro không cần thiết.

Đầu ra có thể gồm:

• URL structure;
• content map;
• content requirement;
• SEO requirement;
• redirect map nếu redesign.

Thiết kế UI UX

Sau khi sitemap, requirement và content direction tương đối ổn định, đội dự án bắt đầu chuyển các quyết định đó thành trải nghiệm cụ thể.

Quy trình có thể bao gồm:

User Flow → Wireframe → Prototype → UI → Responsive.

Wireframe tập trung vào:

• cấu trúc;
• thứ tự thông tin;
• CTA;
• luồng thao tác.

UI tiếp tục giải quyết:

• visual hierarchy;
• màu sắc;
• typography;
• hình ảnh;
• component;
• trạng thái tương tác.

Doanh nghiệp muốn tìm hiểu sâu hơn có thể tham khảo quy trình thiết kế UI UX website.

Nếu doanh nghiệp đã có Brand Guideline, website cũng cần chuyển các quy chuẩn thương hiệu thành hệ thống giao diện số. Nội dung này được phân tích chi tiết hơn trong bài thiết kế website theo nhận diện thương hiệu.

Đầu ra của giai đoạn UI UX có thể gồm:

• user flow;
• wireframe;
• prototype;
• UI;
• responsive design;
• UI component;
• design specification.

Giao diện chính cần được xác nhận trước khi development triển khai hàng loạt.

Phát triển website

Development chuyển thiết kế và requirement đã được duyệt thành sản phẩm hoạt động thực tế.

Thông thường bao gồm:

• front-end;
• back-end;
• CMS;
• database;
• business logic;
• form;
• search;
• account;
• phân quyền;
• các chức năng đặc thù.

Ở giai đoạn này, specification càng rõ thì việc phát triển càng ít phải quay lại xác định yêu cầu nền tảng.

Ví dụ một form “Yêu cầu báo giá” cần được xác định trước:

• có những trường nào;
• trường nào bắt buộc;
• validate thế nào;
• gửi dữ liệu đi đâu;
• ai nhận thông báo;
• dữ liệu có vào CRM không;
• cần phân loại lead không;
• có lưu source/campaign không.

Nếu chỉ xác định “cần một form báo giá”, nhiều quyết định nghiệp vụ sẽ bị đẩy sang giai đoạn lập trình.

Tích hợp hệ thống

Với nhiều website doanh nghiệp, website không hoạt động độc lập.

Nó có thể cần kết nối với:

• CRM;
• ERP;
• CDP;
• hệ thống quản lý sản phẩm;
• hệ thống kho;
• payment;
• chatbot;
• email marketing;
• API bên thứ ba;
• SSO;
• hệ thống nội bộ.

Ví dụ:

Website → Form → CRM → Phân bổ Sales → Automation → Báo cáo

hoặc:

ERP → Product Data → Website → RFQ → CRM.

Giai đoạn integration cần xác định:

• hệ thống nguồn;
• hệ thống đích;
• dữ liệu trao đổi;
• API;
• authentication;
• tần suất đồng bộ;
• cách xử lý lỗi;
• quyền truy cập.

Đối với website có nghiệp vụ riêng, đây có thể là một trong những phần ảnh hưởng lớn nhất đến phạm vi và thời gian dự án.

QA và UAT

Website đã lập trình xong vẫn cần được kiểm thử trước khi đưa vào vận hành.

Có thể chia thành hai lớp chính.

QA tập trung kiểm tra chất lượng sản phẩm.

Có thể gồm:

• chức năng;
• responsive;
• trình duyệt;
• form;
• link;
• validation;
• lỗi hiển thị;
• integration;
• performance;
• technical SEO.

UAT giúp doanh nghiệp xác nhận website đáp ứng đúng nghiệp vụ đã thống nhất.

Ví dụ:

• lead có vào đúng CRM không;
• báo giá có được gửi đúng bộ phận không;
• quyền người dùng có chính xác không;
• workflow có hoạt động như yêu cầu không;
• nội dung có đúng không;
• dữ liệu đã được migrate đầy đủ chưa.

UAT nên dựa trên requirement đã được xác nhận ở đầu dự án thay vì phát sinh một bộ yêu cầu mới ở thời điểm nghiệm thu.

Đầu ra:

• danh sách lỗi;
• trạng thái xử lý;
• kết quả UAT;
• xác nhận nghiệm thu.

Go-live, bàn giao và đào tạo

Sau khi QA và UAT hoàn thành, website mới chuyển sang môi trường production.

Các công việc có thể gồm:

• cấu hình server;
• domain;
• DNS;
• SSL;
• database;
• migration;
• analytics;
• Search Console;
• sitemap;
• backup;
• tài khoản quản trị.

Domain và hosting thuộc nhóm công việc triển khai kỹ thuật trong giai đoạn này thay vì cần tách thành một bước lớn của toàn bộ dự án.

Sau go-live, doanh nghiệp cần được bàn giao những nội dung phù hợp với phạm vi dự án:

• tài khoản;
• tài liệu hướng dẫn;
• quyền truy cập;
• quy trình cập nhật;
• cách sử dụng CMS;
• quy trình hỗ trợ.

Đào tạo giúp đội vận hành có thể tự thực hiện các công việc thường xuyên mà không phụ thuộc hoàn toàn vào đội phát triển.

Đo lường và tối ưu sau triển khai

Go-live chưa phải điểm kết thúc của vòng đời website.

Khi website có dữ liệu thực tế, doanh nghiệp có thể biết:

• người dùng truy cập trang nào;
• nguồn traffic nào tạo lead;
• form nào có conversion tốt;
• trang nào có exit cao;
• nội dung nào tạo organic traffic;
• người dùng gặp vấn đề ở bước nào.

Quy trình tối ưu có thể theo chuỗi:

Data → Issue → Hypothesis → Change → Measurement.

Ví dụ:

Nếu nhiều người truy cập trang sản phẩm nhưng ít gửi RFQ, cần kiểm tra:

• CTA;
• thông tin sản phẩm;
• form;
• mức độ tin cậy;
• hành trình;
• tốc độ;
• mobile.

Website nhờ đó tiếp tục được cải thiện dựa trên dữ liệu thay vì chỉ dựa vào cảm nhận.

Mỗi giai đoạn của dự án website cần tạo ra đầu ra gì?

Một dự án sẽ dễ kiểm soát hơn khi mỗi giai đoạn có deliverable rõ ràng.

Bảng này có thể thay đổi tùy từng mô hình doanh nghiệp nhưng nguyên tắc chung là mỗi bước cần tạo ra một đầu ra có thể kiểm tra và xác nhận.

Khi nào dự án nên chuyển sang giai đoạn tiếp theo?

Một trong những cách hạn chế rework là thiết lập các “gate” giữa những giai đoạn quan trọng.

Không phải mọi dự án đều cần quy trình phê duyệt phức tạp.

Điều quan trọng là các quyết định có ảnh hưởng lớn cần được xác nhận trước khi chúng trở thành đầu vào của nhiều công việc phía sau.

Doanh nghiệp cần tham gia vào những bước nào?

Website doanh nghiệp hiếm khi có thể được triển khai hoàn toàn bởi agency mà không cần sự tham gia của khách hàng.

Đội phía doanh nghiệp thường cần đảm nhiệm:

Cung cấp thông tin

Bao gồm:

• mục tiêu;
• sản phẩm;
• khách hàng;
• nghiệp vụ;
• tài liệu thương hiệu;
• hệ thống hiện tại;
• dữ liệu;
• nội dung.

Cử Project Owner

Project Owner giúp:

• tập hợp yêu cầu;
• điều phối phòng ban;
• xác nhận phạm vi;
• tổng hợp feedback;
• duyệt đầu ra.

Nếu mỗi phòng ban gửi yêu cầu trực tiếp theo một hướng khác nhau, phạm vi dự án rất dễ mất kiểm soát.

Duyệt đúng thời điểm

Những hạng mục thường cần doanh nghiệp xác nhận gồm:

• sitemap;
• requirement;
• wireframe;
• UI;
• nội dung;
• nghiệp vụ;
• UAT.

Tham gia UAT

Đội triển khai có thể kiểm tra chức năng kỹ thuật nhưng doanh nghiệp hiểu sâu nhất các tình huống nghiệp vụ thực tế.

Vì vậy UAT cần có sự tham gia của người trực tiếp vận hành quy trình sau khi website ra mắt.

Những nguyên nhân thường khiến dự án website chậm tiến độ

Scope thay đổi liên tục

Khi một chức năng mới xuất hiện trong quá trình development, nó có thể ảnh hưởng đến:

• UI;
• database;
• API;
• test;
• timeline.

Những thay đổi lớn nên được đánh giá lại scope và impact trước khi đưa vào dự án.

Nội dung được chuẩn bị quá muộn

Nếu website được thiết kế bằng nội dung mẫu, khi thay bằng nội dung thật có thể phát sinh:

• headline quá dài;
• hình ảnh sai tỷ lệ;
• bảng quá lớn;
• layout không phù hợp;
• trang thiếu section.

Content planning cần bắt đầu sớm hơn thay vì chờ website gần hoàn thiện.

Quá nhiều người duyệt độc lập

Nhiều stakeholder là bình thường với dự án doanh nghiệp.

Vấn đề xảy ra khi không có người tổng hợp quyết định cuối cùng.

Feedback nên được gom thành một nguồn thống nhất trước khi chuyển cho đội thiết kế.

Phát hiện nghiệp vụ muộn

Một yêu cầu được phát hiện trong UAT nhưng thực chất liên quan đến architecture có thể gây ảnh hưởng lớn.

Discovery cần khai thác đủ các tình huống nghiệp vụ quan trọng trước development.

Chưa chuẩn bị hệ thống tích hợp

Một dự án website có thể hoàn thiện phần giao diện nhưng vẫn chưa thể go-live nếu:

• API chưa sẵn sàng;
• tài liệu API thiếu;
• chưa có credential;
• hệ thống ERP chưa hỗ trợ dữ liệu cần thiết.

Integration dependency cần được phát hiện sớm.

Quy trình thiết kế website mất bao lâu?

Thời gian triển khai phụ thuộc vào nhiều yếu tố hơn số lượng trang.

Các yếu tố ảnh hưởng thường gồm:

• quy mô website;
• mức độ tùy chỉnh UI;
• số loại page template;
• chức năng;
• nghiệp vụ riêng;
• integration;
• migration dữ liệu;
• yêu cầu SEO;
• số vòng duyệt;
• tốc độ cung cấp content.

Một website giới thiệu doanh nghiệp có cấu trúc đơn giản sẽ có timeline khác với website gồm:

• portal;
• hệ thống đại lý;
• tài khoản người dùng;
• workflow;
• CRM;
• ERP;
• phân quyền;
• hàng nghìn sản phẩm.

Doanh nghiệp nên yêu cầu timeline được chia theo milestone thay vì chỉ nhận một ngày hoàn thành cuối cùng.

Ví dụ:

Discovery → Sitemap → UI → Development → UAT → Go-live.

Nhờ đó, tiến độ có thể được theo dõi theo từng đầu ra cụ thể.

Checklist cần kiểm tra trước khi website go-live

Trước khi đưa website lên môi trường chính thức, doanh nghiệp có thể kiểm tra:

Nội dung

• Nội dung đã được duyệt.
• Thông tin liên hệ chính xác.
• Hình ảnh đúng.
• Không còn nội dung mẫu.
• File tài liệu tải xuống hoạt động.

Chức năng

• Form hoạt động.
• Search hoạt động.
• Login hoạt động nếu có.
• Workflow đúng nghiệp vụ.
• Email/notification đúng người nhận.

Responsive

Kiểm tra tối thiểu:

• desktop;
• tablet;
• mobile.

Integration

• CRM nhận đúng dữ liệu.
• API hoạt động.
• Payment hoạt động nếu có.
• ERP/CDP/ứng dụng liên quan đồng bộ đúng.

SEO

• URL đúng.
• Title/meta có thể quản lý.
• Canonical đúng.
• Sitemap hoạt động.
• Robots đúng.
• Redirect được cấu hình.
• Không index nhầm môi trường test.

Tracking

• Analytics hoạt động.
• Conversion event được ghi nhận.
• Form event được đo lường.
• Campaign parameter được giữ nếu cần.

Vận hành

• Có tài khoản quản trị.
• Có backup.
• Có tài liệu hướng dẫn.
• Người vận hành đã được đào tạo.

Website chỉ nên go-live khi các hạng mục quan trọng đã được nghiệm thu theo phạm vi dự án.

BizWebsite triển khai dự án website doanh nghiệp như thế nào?

BizWebsite là giải pháp thiết kế website theo yêu cầu của Bizfly, hướng tới các dự án cần xây dựng giao diện, cấu trúc và chức năng phù hợp với đặc thù doanh nghiệp.

Với website theo yêu cầu, quy trình cần bắt đầu từ việc làm rõ:

• mục tiêu kinh doanh;
• khách hàng;
• cấu trúc nội dung;
• yêu cầu UI UX;
• chức năng;
• nghiệp vụ;
• hệ thống cần kết nối;
• yêu cầu vận hành sau triển khai.

Các quyết định này giúp đội dự án xác định giải pháp phù hợp trước khi chuyển sang thiết kế và phát triển.

Đặc biệt với doanh nghiệp có:

• nhiều nhóm sản phẩm;
• nhiều phòng ban;
• nhiều loại người dùng;
• yêu cầu tích hợp;
• quy trình bán hàng riêng;
• hệ thống dữ liệu riêng;
• nhu cầu mở rộng dài hạn;

website cần được nhìn như một phần của hệ thống số doanh nghiệp thay vì một tập hợp các trang giao diện độc lập.

Với doanh nghiệp đang tìm kiếm một đơn vị thiết kế website chuyên nghiệp, quy trình triển khai cần được thể hiện rõ từ giai đoạn xác định mục tiêu, thiết kế, phát triển đến nghiệm thu và vận hành.

Doanh nghiệp có nhu cầu xây dựng website theo đặc thù thương hiệu và nghiệp vụ có thể tham khảo BizWebsite để xác định phạm vi triển khai phù hợp.

Một quy trình tốt giúp doanh nghiệp biết rõ dự án đang ở giai đoạn nào, đầu ra nào đã được hoàn thành và vấn đề nào cần được xác nhận trước khi chuyển bước. Khi các quyết định quan trọng được xử lý đúng thời điểm, website có nền tảng tốt hơn để đáp ứng đồng thời yêu cầu về thương hiệu, trải nghiệm người dùng, SEO, nghiệp vụ và khả năng phát triển sau này.