Số hóa doanh nghiệp là gì? Lợi ích và một số lưu ý khi số hóa công ty

Số hoá doanh nghiệp là một trong những bước đi đầu tiên mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng cần thực hiện khi bước vào thời kỳ chuyển đổi số để tồn tại mạnh mẽ và cạnh tranh với đối thủ trong thời đại công nghệ 4.0. Để hiểu rõ hơn về khái niệm số hoá doanh nghiệp và những lợi ích mà nó mang đến, bạn nên đón đọc những nội dung chi tiết mà Bizfly sẽ chia sẻ dưới đây.

Số hóa doanh nghiệp là gì?

Số hoá doanh nghiệp là phương pháp chuyển đổi các định dạng khác nhau bao gồm công tác điều hành, quản lý doanh nghiệp, hồ sơ, giấy tờ, công việc, bản in giấy, hình ảnh, âm thanh... theo cách truyền thống thành các dữ liệu trên máy tính hoặc các thiết bị lưu trữ hiện đại. Bên cạnh đó, các phòng ban cũng được thay đổi theo hình thức hiện đại là thông qua các hệ thống kết nối mạng internet thay vì họp mặt trực tiếp, phân công công việc hay nhắc nhở theo cách truyền thống.

Số hóa doanh nghiệp là gì?

Lợi ích của việc số hóa doanh nghiệp

Khi thực hiện số hoá, các doanh nghiệp sẽ nhận được những lợi ích to lớn bao gồm:

Gia tăng năng suất làm việc

Các nhân viên của doanh nghiệp khi áp dụng số hoá sẽ chỉ mất vài phút để thực hiện việc tìm kiếm tài liệu với một vài thao tác nhỏ. Điều này không chỉ giúp tiết kiệm thêm thời gian cho doanh nghiệp mà nhân viên còn có thêm thời gian học hỏi kỹ năng, xử lý thêm nhiều công việc và gia tăng năng suất làm việc hiệu quả.

Giúp tiết kiệm chi phí

Thông thường, các doanh nghiệp sẽ phải bỏ ra một khoản phí khổng lồ để in ấn các giấy tờ, chi phí khấu hao thiết bị, tiền giấy mực, tiền điện,... Tuy nhiên, các chi phí này dễ dàng được tối ưu hoá tới mức thấp nhất nhờ có số hoá.  Điều này giúp doanh nghiệp tập trung nguồn lực tài chính tốt hơn vào các mảng kinh doanh chủ yếu hay đầu tư để mang lại lợi nhuận. 

Xử lý thông tin dễ dàng, nhanh chóng

Việc số hoá giúp doanh nghiệp tìm kiếm được các dữ liệu, thông tin một cách nhanh chóng, dễ dàng và không bị giới hạn. Mọi dữ liệu được chuyển đổi đồng bộ sang định dạng kỹ thuật số hiện đại giúp việc xử lý trở nên linh động, thuận tiện và hiệu quả hơn.

Lợi ích của việc số hóa doanh nghiệp

Tăng tính bảo mật thông tin

Doanh nghiệp có thể dễ dàng giới hạn quyền truy cập vào các văn bản quan trọng và cài đặt các luồng công việc liên quan trong các trường hợp cần thiết hay đưa ra các nhóm quyền hạn như quyền truy cập, quyền chỉnh sửa, quyền bình luận,... cho từng phòng ban, từng cá nhân để nâng cao tính bảo mật cho hệ thống dữ liệu.

Là điểm hoàn hảo để chuyển đổi số

Quét hình ảnh hay lưu trữ các dữ liệu ảo đều là bước đầu quan trọng trong quá trình xây dựng chuyển đổi số. Việc thực hiện số hoá toàn bộ các thông tin, dữ liệu sẽ tạo ra chìa khoá hoàn hảo để doanh nghiệp có thể đảm bảo đạt được những thành công vượt bậc trong kế hoạch chuyển đổi số.

Đảm bảo dữ liệu không bị thất thoát

Bất kỳ loại dữ liệu nào khi được lưu trữ cũng phải đối mặt với vấn đề thất thoát cho dù điều này do con người hay thiên nhiên tạo ra. Với số hoá cùng các giải pháp khôi phục dữ liệu hiện đại, doanh nghiệp có thể dễ dàng phục hồi một phần hoặc toàn bộ dữ liệu đồng thời giảm thiểu tối đa khả năng thất thoát dữ liệu.

So sánh số hóa doanh nghiệp với chuyển đổi số

Nhiều doanh nghiệp thường có sự nhầm lẫn giữa số hoá và chuyển đổi số cho dù chúng thể hiện các chuỗi công việc khác nhau. Tuy nhiên, giữa hai thuật ngữ này tồn tại điểm chung nhất định và sự khác biệt cụ thể như sau:

So sánh số hóa doanh nghiệp với chuyển đổi số

Giống nhau

Số hoá và chuyển đổi số đều xuất hiện trong thời đại công nghệ hiện đại và đều được ứng dụng vào quy trình hoạt động của các doanh nghiệp. Lợi ích mà doanh nghiệp nhận được từ số hoá và chuyển đổi số là khả năng quản lý thời gian, tăng năng suất, tối ưu quy trình quản lý dự án và đưa ra được quyết định tối ưu.

Khác nhau 

Giữa số hoá và chuyển đổi hoá có sự khác biệt rõ rệt đó là:

• Số hoá: Đơn giản, số hoá là chuyển đổi các định dạng dữ liệu từ vật lý sang kỹ thuật số, từ cái này sang cái khác nhưng bản chất vẫn được giữ nguyên. 
• Chuyển đổi số: Chuyển đổi số thực hiện biến đổi quy trình của doanh nghiệp bằng cách ứng dụng công nghệ thông tin kỹ thuật số. Nó được xem là cấp cao hơn của số hoá.

Mọi người có thể xem thêm kiến thức về chuyển đổi số thông qua bài viết "Chuyển đổi số là gì? Những lợi ích của chuyển đổi số trong doanh nghiệp" từ đó hiểu rõ hơn về thuật ngữ này.

Một số sai lầm về việc số hóa doanh nghiệp

Là một người quản lý doanh nghiệp, bạn cần nắm rõ, loại bỏ và hạn chế mắc phải những sai lầm số hoá sau đây:

Áp dụng số hóa là thành công

Công nghệ chỉ được coi là một phần nhỏ tác động đến hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Sự thành công không đến từ công nghệ mà đến từ cách các nhà quản lý vận dụng công nghệ.

Một số sai lầm về việc số hóa doanh nghiệp

Chỉ phù hợp với doanh nghiệp lớn

Bất kỳ doanh nghiệp nào cũng cần có sự thích ứng nhanh chóng với thời đại chứ không phải chỉ những doanh nghiệp lớn. Do đó, số hoá không gò bó với chỉ riêng một đối tượng mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng có thể thực hiện số hoá. Bỏ đi những điều cũ kỹ và lạc hậu sẽ giúp hoạt động của doanh nghiệp trở nên đơn giản hơn.

Áp dụng một cách vội vã

Nếu bạn chưa hiểu rõ về xu thế công nghệ mới mà đã vội vã áp dụng nó thì kết quả mà bạn đạt được sẽ ngược lại với những gì mà bạn mong chờ. Vì vậy, trước khi áp dụng nó vào bộ máy của mình, bạn cần tìm hiểu kỹ lưỡng và áp dụng phù hợp để đạt được hiệu quả cao nhất.

Với bộ máy, quy trình, cơ chế hay hệ thống lạc hậu thì các doanh nghiệp truyền thống sẽ phải đối mặt với rất nhiều giới hạn, mất đi sự linh hoạt, sáng tạo và khả năng thích ứng nhanh. Vì thế, số hóa đang dần trở thành điều bắt buộc trong thời đại công nghệ năng động để doanh nghiệp có thể tồn tại và phát triển