Chuyển đổi số là gì? Những lợi ích của chuyển đổi số trong doanh nghiệp

Chuyển đổi số đang là một trong những xu hướng phát triển chung của hầu hết các doanh nghiệp trong thời đại công nghệ 4.0 hiện nay. Đặc biệt ở Việt Nam đã có những doanh nghiệp nhỏ đang áp dụng giải pháp này nhằm thúc đẩy phát triển kinh doanh của tổ chức.

Vậy chuyển đối số là gì, những lợi ích của giải pháp này ra sao và đâu là cách thức giúp doanh nghiệp chuyển đổi thành công và hiệu quả? Cùng Bizfly tìm hiểu thêm thông tin trong bài viết dưới đây.

Chuyển đổi số là gì?

Hiện có rất nhiều cách hiểu về chuyển đổi số (Digital Transformation). Song tựu chung lại, các khái niệm này đều có điểm chung thì đây là quá trình ứng dụng các công nghệ số vào tất cả các lĩnh vực của một doanh nghiệp để thay đổi cách thức vận hành, mô hình kinh doanh và mang đến cho khách hàng những trải nghiệm dịch vụ mới. Không những vậy, chuyển đổi số còn là thay đổi văn hóa doanh nghiệp, đòi hỏi sự sáng tạo và đổi mới quy trình để tiếp cận nhanh chóng xu hướng thời đại và và thoải mái chấp nhận các thất bại.

Chuyển đổi số - Digital Transformation là gì?

Ở Việt Nam, khái niệm chuyển đổi số được hiểu là quá trình chuyển đổi trong tổ chức, cơ cấu doanh nghiệp từ mô hình truyền thống sang mô hình hiện đại nhờ việc áp dụng một số công nghệ mới như: Dữ liệu lớn (Big Data), Internet vạn vật (IoT), điện toán đám mây (Cloud), các giải pháp hỗ trợ Marketing Automation... Nhằm mục đích gia tăng hiệu quả của hoạt động kinh doanh, thúc đẩy mối quan hệ thân thiết với khách hàng, nâng cao khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường và tối ưu doanh thu hiệu quả.

Chuyển đổi số với số hóa khác nhau như thế nào?

Có khá nhiều người nhầm lẫn giữa khái niệm chuyển đổi số (Digital Transformation) và số hóa (Digitizing). Dưới đây là cách phân biệt 2 khái niệm này:

Số hóa (Digitizing)

Được hiểu là quá trình hiện đại hóa, chuyển đổi từ hệ thống thường sang hệ thống kỹ thuật, công nghệ số. Hiểu một cách đơn giản hơn: Số hóa là nhập dữ liệu từ bản cứng lên phần mềm để dễ dàng quản lý, đánh giá và theo dõi định kỳ. 

Một ví dụ dễ thấy nhất của quá trình số hóa là ngày nay các doanh nghiệp đã dần chuyển từ việc quản lý danh sách khách hàng, nhân viên bằng file cứng với rất nhiều giấy tờ sổ sách sang việc quản lý thông tin trên các file excel gọn nhẹ và khoa học hơn.

Chuyển đổi số

Dựa trên nền tảng “số hóa” sẵn có, doanh nghiệp sử dụng các dữ liệu đã được số hóa từ trước, rồi áp dụng công nghệ để phân tích, thây đổi những dữ liệu đó và tạo ra các giá trị mới hơn. Nhờ đó giúp tiếp cận khách hàng và đem lại giá trị vượt trội cho doanh nghiệp. 

Như vậy có thể thấy, chuyển đổi số là quá trình cao cấp hơn số hóa và dựa trên chính nền tảng từ số hóa.

Những lợi ích khi chuyển đổi số trong doanh nghiệp

Không phải ngẫu nhiên mà hoạt động chuyển đổi công nghệ, kỹ thuật số trong doanh nghiệp được đánh giá là một trong những xu thế mới của thế giới hiện nay. Dưới đây là những lợi ích không thể bỏ qua mà xu hướng này mang lại cho doanh nghiệp.

Chuyển đổi số giúp kết nối, thu ngắn khoảng cách của các bộ phận trong doanh nghiệp

Với những doanh nghiệp truyền thống, các phòng ban thường hoạt động riêng rẽ với nhau. Luồng xử lý công việc theo đó cũng thường chậm trễ và rắc rối do phải qua nhiều “cửa”, ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động kinh doanh, tiếp cận khách hàng và doanh số.

Ngược lại, việc ứng dụng công nghệ trong chuyển đổi số lại giúp doanh nghiệp phá bỏ bức rào ngăn cách giữa các phòng ban nhờ nền tảng kết nối số hóa đa chiều, đa chức năng giữa các bộ phận. Theo đó, giúp doanh nghiệp cải thiện hoạt động, luồng công việc diễn ra trôi chảy, trơn tru, ít bị phụ thuộc vào nguồn nhân lực do hầu hết công việc đã được tự động hóa hoặc bán tự động.

Chuyển đổi số giúp thu ngắn khoảng cách giữa các phòng ban, thúc đẩy hiệu quả quản trị doanh nghiệp và tối ưu năng suất lao động 

Thúc đẩy hiệu quả trong quản trị doanh nghiệp

Với việc áp dụng lợi ích của công nghệ trong giai đoạn chuyển đổi số, chủ doanh nghiệp/CEO hoàn toàn chủ động trong việc theo dõi các báo cáo, đánh giá hoạt động của doanh nghiệp, hiệu suất làm việc của nhân viên bất cứ lúc nào mà không cần đợi nhân viên ngồi làm báo cáo qua Email hay thống kê số liệu qua bản cứng.

Cũng vậy, mọi thông tin, số hóa về hoạt động của doanh nghiệp đều được thể hiện minh bạch, cụ thể, chi tiết bằng con số rõ ràng, xóa bỏ những vùng tối, kém minh bạch trong quản trị doanh nghiệp.
Những rủi ro về chi phí ẩn, quỹ đen cũng sẽ được hạn chế giúp doanh nghiệp quản lý và tối ưu doanh thu hiệu quả nhất.

Tối ưu năng suất làm việc của nhân viên

Tối ưu năng suất làm việc của nhân viên là điều mọi doanh nghiệp nên làm. Ứng dụng chuyển đổi số cho phép doanh nghiệp cộng hưởng và  tối ưu năng suất làm việc của nhân viên giúp tạo ra giá trị cao hơn nữa.

Bên cạnh đó, hệ thống tự động của chuyển đổi công nghệ số cũng sẽ hỗ trợ doanh nghiệp trong việc tự động thao tác những công việc tạo ra giá thấp. Thay vào đó, nhân lực quý sẽ được tập trung phát triển và tham dự vào những công việc tạo ra giá trị cao hơn.

Gia tăng chất lượng sản phẩm

Không thể phủ nhận rằng chuyển đổi số giúp doanh nghiệp hoạt động 24/7 và không ngừng sáng tạo ra những sản phẩm chất lượng cao, hạn chế lỗi nhờ dây chuyền sản xuất ứng dụng công nghệ hiện đại.

Song song với đó, nhân viên cũng có thêm thời gian để hoàn thiện, nâng cao chuyên môn và nghiên cứu cải thiện và tối ưu hơn giá trị cũng như chất lượng sản phẩm.

Về phía nhà quản lý cũng dễ dàng hơn trong việc theo dõi, đánh giá chất lượng công việc của nhân viên dựa trên chính thành quả thực tế thay vì “chấm công” như trước đây.

Nâng cao khả năng cạnh tranh cho doanh nghiệp

Có thể nhận thấy rõ rằng, hiện tại, doanh nghiệp nào ứng dụng thành công nền tảng số hóa thì việc triển khai và vận hành đạt hiệu quả cao hơn các doanh nghiệp khác là điều hiển nhiên. 

Điều này một lần nữa khẳng định vai trò của chuyển đổi số với các doanh nghiệp trong thời đại 4.0. Đồng thời, cho thấy việc ứng dụng việc áp dụng công nghệ số không chỉ nâng cao khả năng cạnh tranh cho doanh nghiệp mà còn ảnh hưởng đến khả năng sống còn của bạn. 

Chưa kể việc chuyển đổi công nghệ số còn giúp doanh nghiệp chiếm ưu thế hơn trong việc tạo dựng mối tương tác mật thiết, nhanh chóng với khách hàng, cá nhân hóa trải nghiệm người dùng và nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng nhằm thúc đẩy tiến trình mua bán và doanh thu vượt trội hơn so với các phương thức tiếp thị truyền thống.

Xu hướng chuyển đổi số hiện nay

Ứng dụng công nghệ 5G

Với sự tham gia của nhiều tên tuổi lớn trong lĩnh vực viễn thông, công nghệ ứng dụng 5G không chỉ mang đến tốc độ băng thông rộng và nhanh hơn mà mạng di động thêm phần đáng tin cậy hơn. Mạng 5G được xem là chìa khóa để chúng ta đi vào thế giới mạng lưới vạn vật kết nối Internet (loT), trong đó các bộ cảm biến là những yếu tố quan trọng để trích xuất dữ liệu từ đối tượng và môi trường. 

Blockchain

Trong làn sóng cách mạng công nghiệp 4.0, Blockchain được xem là công nghệ “chìa khóa” cho chuyển đổi số và xây dựng nền tảng công nghệ thông tin trong tương lai. Với khả năng chia sẻ thông tin dữ liệu minh bạch theo thời gian thực, tiết kiệm không gian lưu trữ và bảo mật cao,  Blockchain được sử dụng như là một hình thức tiền điện tử phổ biến, ứng dụng trong các lĩnh vực: thực phẩm, bất động sản, quản lý tài sản, bán lẻ,... Năm 2020 là bước khởi đầu mạnh mẽ cho sự phát triển của nhiều ứng dụng tiềm năng khác trên nền tảng công nghệ Blockchain.

Phân tích dữ liệu lớn (Big Data)

Trong xu thế chuyển đổi số bùng nổ mạnh mẽ hiện nay, nếu không sử dụng đầy đủ các công cụ công nghệ kỹ thuật phân tích hiện đại, nhiều dữ liệu khách hàng quý giá sẽ không được thu thập, xử lý và biến thành tài sản có giá trị giúp các doanh nghiệp duy trì lợi thế cạnh tranh. Phân tích dữ liệu lớn giúp xác định vấn đề, cơ hội và giải pháp kinh doanh của doanh nghiệp mình, cụ thể là khả năng thu thập và xử lý dữ liệu theo thời gian thực. Có thể nói, phân tích dữ liệu lớn sẽ là một trong những tiêu điểm của quá trình chuyển đổi kỹ thuật số vào năm 2020, trong bất kỳ ngành và lĩnh vực nào.

Ứng dụng trí tuệ thông minh AI và Machine Learning

AI được chứng minh là một trong những công nghệ cao có tác dụng lớn trong việc cá nhân hóa trải nghiệm của khách hàng, tự động hóa các nhiệm vụ. Machine Learning, tự động hóa tác vụ cơ bản và chatbot là những trường hợp sử dụng phổ biến nhất của AI. Trong các dịch vụ tài chính, AI sử dụng các trường hợp để phát hiện gian lận, đầu tư dịch vụ và quy trình tự động phê duyệt khoản vay xác định. Trong bán lẻ, AI được sử dụng cho các ưu đãi và khuyến mãi được cá nhân hóa.

Hệ thống bảo mật tin cậy hơn

Bảo vệ thông tin người dùng là vấn đề quan trọng số một của mọi hệ thống cơ sở dữ liệu. Để thông tin người dùng được an toàn tuyệt đối, các công ty công nghệ dần chuyển sang những hình thức bảo mật tối cao hơn bởi công nghệ hiện đại bậc nhất. Việc bảo mật thông tin trong tương lai sẽ gắn liền với độ uy tín của chính doanh nghiệp.

Doanh nghiệp làm gì để chuyển đổi số thành công?

Chuyển đổi số là một hành trình dài và bền bỉ đối với doanh nghiệp. Trong đó, hầu hết các doanh nghiệp sẽ trải qua 6 bước cơ bản như sau:

Các bước chuyển đổi số mà doanh nghiệp nào cũng trải qua

Bước 1: Xác định rõ mục tiêu của doanh nghiệp mình là gì

Đồng ý là doanh nghiệp nào cũng cần chuyển đổi số nếu muốn phát triển. Tuy nhiên trước khi bắt tay vào quá trình này, bạn phải biết rõ mục tiêu của doanh nghiệp mình là gì? Việc xác định rõ mục tiêu sẽ giúp doanh nghiệp có hướng đi phù hợp và hiệu quả hơn thay vì chăm chăm áp dụng công nghệ số vào mà không hề biết chúng thực sự mang lại giá trị gì cho mình. Thông thường, các doanh nghiệp thường hướng tới một số mục tiêu sau khi tiến hành quá trình chuyển đổi:

• Mang đến trải nghiệm tốt hơn cho khách hàng và người dùng cuối nhằm xây dựng lòng trung thành, cải thiện doanh thu
• Ứng dụng chuyển đổi số vào quy trình sản xuất, kinh doanh nhằm nâng cao năng suất, tiết kiệm chi phí, kết nối chặt chẽ với đối tác trong khâu cung ứng và sử dụng dịch vụ
• Minh bạch và đơn giản hóa quy trình quản lý, xử lý tốt các vấn đề phát sinh, kiểm soát và bảo vệ tài sản tối ưu.
• Tối ưu hóa cơ sở hạ tầng và cải thiện tốc độ kinh doanh, linh hoạt và tối ưu chi phí trong phát triển hạ tầng bền vững.
• Sử dụng ứng dụng công nghệ để cập nhật thông tin/phân tích chuyên sâu nhằm sớm nắm bắt những cơ hội mới, nâng cao khả năng cạnh tranh và giành vị thế cao hơn trước đối thủ.

Bước 2: Nghiên cứu sử dụng các công cụ hỗ trợ công nghệ cho doanh nghiệp chuyển đổi số

Để quá trình chuyển đổi công nghệ số diễn ra thành công, doanh nghiệp cần có sự tìm hiểu đúng đắn về các yếu tố công nghệ và ứng dụng chúng trong công việc nhằm tối ưu hiệu quả hoạt động.

Nhìn chung, các công cụ hỗ trợ công nghệ hiện nay khá đa dạng, bao gồm sự kết hợp giữa người và máy, kết nối vạn vật (Internet of Things) và cả an ninh mạng. 
Việc hiểu rõ, nghiên cứu và ứng dụng các tiến bộ khoa học phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng và gặt hái thành công nhanh hơn trong công cuộc chuyển đổi kỹ thuật số.

Bước 3: Lựa chọn ứng dụng các công nghệ hỗ trợ chuyển đổi số phù hợp

Tùy vào đặc thù của từng doanh nghiệp sẽ có những mục tiêu, hướng đi chuyển đổi kỹ thuật số khác nhau. Điều này có nghĩa là doanh nghiệp của bạn buộc phải căn cứ trên chính vấn đề của mình để lựa chọn và kết hợp ứng dụng các công nghệ hỗ trợ cho giai đoạn chuyển đổi phù hợp hơn. 

Bạn có thể dựa trên các mục tiêu chi tiết như cải thiện trải nghiệm khách hàng, tối ưu quy trình làm việc, thúc đẩy năng suất kinh doanh, nâng cao cơ sở hạ tầng, đơn giản hóa bộ máy quản lý hoặc bảo mật an ninh mạng... để có những lựa chọn công cụ chuyển đổi số tối ưu nhất.

Bước 4: Làm chủ vòng đời của công nghệ kỹ thuật số

Công nghệ luôn phát triển từng ngày vì vậy mà các dịch vụ kỹ thuật khoa học cũng có vòng đời nhất định. Đừng ảo tưởng rằng bạn chỉ cần lựa chọn công nghệ tốt nhất, ứng dụng nó cho doanh nghiệp mình là xong. Bởi rất có thể, chỉ ngày hôm sau, tháng sau, năm sau, giải pháp bạn dùng đã là “lỗi mốt”.

Nói ra điều này không có nghĩa là doanh nghiệp nhất nhất phải chạy theo công nghệ mới. Mà ngược lại, doanh nghiệp cần nắm rõ vòng đời của dịch vụ kỹ thuật mà mình ứng dụng để không ngừng cải thiện và nâng cấp bắt kịp xu hướng, giúp vừa tối ưu chi phí khi chuyển đổi kỹ thuật số vừa gia tăng hiệu quả cho doanh nghiệp.

Bước 5: Tích hợp các công nghệ tiên tiến trong chuyển đổi số

Ngày nay, các doanh nghiệp có xu hướng tích hợp sử dụng các công nghệ tiên tiến bao gồm các dịch vụ ảo hóa và phân tán đến từ các nhà cung cấp tốt nhất thay vì sử dụng một nền tảng nguyên khối tích hợp mọi thứ.
Bên cạnh đó, việc sử dụng một hệ sinh thái giải pháp đồng bộ cũng được nhiều doanh nghiệp tính đến nhờ  khả năng tối ưu chi phí và đấu nối dễ dàng khi chuyển đổi kỹ thuật số.

Tùy vào nhu cầu cụ thể của từng doanh nghiệp mà khách hàng sẽ lựa chọn nhóm giải pháp công nghệ khác nhau. Ví dụ, với mục đích chăm sóc và cải thiện mối quan hệ với khách hàng, doanh nghiệp có thể lựa chọn nhóm các giải pháp hỗ trợ về Email Automation, CRM, Chat,... Ngược lại, với mục đích bảo mật, mã hóa thông tin thì thiết kế Website và các giải pháp hạ tầng, bảo mật Website lại là lựa chọn của khách hàng.

Bizfly cung cấp giải pháp thiết kế website chuyên nghiệp, toàn diện Bizfly Website mang lại lợi ích to lớn cho doanh nghiệp trong hoạt động bán hàng trên nền tảng online. Đây là dịch vụ thiết kế web trọn gói, theo yêu cầu phù hợp với mọi lĩnh vực ngành nghề hiện nay.

Bên cạnh giao diện nổi bật, ấn tượng cùng hệ thống công nghệ cao giúp bảo mật thông tin tuyệt đối, Bizfly Website còn tích hợp trong một nền tảng các công cụ phục vụ doanh nghiệp chuyển đổi số với chatbot, crm hay email marketing...từ đó giúp doanh nghiệp tối đa hóa quá trình bán hàng hiệu quả.

Bước 6: Đừng quên chuyển đổi số là một hành trình dài không ngừng nghỉ

Cuối cùng, các doanh nghiệp buộc phải nhớ rằng chúng ta đang sống trong thời đại bùng nổ công nghệ thông tin. Và chuyển đổi kỹ thuật số là cả một hành trình dài và phức tạp giúp doanh nghiệp duy trì và phát triển. 

Việc nóng vội hay chậm trễ trong quá trình này đều có thể khiến doanh nghiệp phải trả giá đắt. Ngoài ra, cần cân nhắc đến quy mô, mục tiêu, khả năng tài chính, vận hành của bản thân doanh nghiệp để đưa ra lộ trình chuyển đổi kỹ thuật số an toàn, phù hợp và hiệu quả nhất.

Các doanh nghiệp áp dụng chuyển đổi số như thế nào?

Quản lý khách sạn

Khách sạn là ngành nghề phát triển cùng với du lịch, bởi vậy chuyển đổi công nghệ, kỹ thuật số là cách nhanh nhất giúp các khách sạn tiếp cận gần hơn với khách hàng của mình một cách hiệu quả nhất. Các doanh nghiệp tập trung cao vào việc thực hiện chuyển đổi kỹ thuật số, nhằm đưa khách hàng thành trung tâm của chiến lược và hoạt động. 

Chuyển đổi số cũng là cách giúp nâng cao chất lượng dịch vụ của khách sạn, tạo ưu thế cạnh tranh trong thời đại công nghệ. Họ cần đánh giá cấu trúc tổ chức để bắt kịp chuyển đổi kỹ thuật số, xác định các dữ liệu trực tuyến và xem xét vai trò của chúng trong việc tăng số lượng đặt phòng. Tiến bộ mới nhất về mặt này là sự xuất hiện của Cơ quan Du lịch Trực tuyến, dịch vụ như Expedia, Booking.com,..mang đến sự tiện lợi cho khách hàng từ việc book phòng hay săn khuyến mãi.

Doanh nghiệp tiến hành công cuộc chuyển đổi số như thế nào?

Thương mại điện tử

Trải nghiệm công nghệ, kỹ thuật số là yếu tố không thể thiếu cho các tương tác thương mại điện tử (e-commerce), nhờ vào đó, những người chơi lớn như Amazon.com, AliExpress đã thực sự có thể tác động đến hành trình mua sắm của người tiêu dùng. Tuy nhiên, hiện nay các doanh nghiệp trong quá trình chuyển đổi số lại có nhiều nhiệm vụ khó khăn hơn, đó là: tránh các vi phạm an ninh như đánh cắp số thẻ ghi nợ và thẻ tín dụng cũng như thông tin cá nhân của hàng triệu khách hàng.

Các doanh nghiệp cần áp dụng công nghệ số để cải thiện cơ sở hạ tầng của mình từ các chi tiết nhỏ như hoạt động giao dịch an toàn, nâng cao mức độ hài lòng của khách hàng cùng với sự đảm bảo về bảo mật dữ liệu khách hàng.

Ngân hàng

Ngành ngân hàng đã thực hiện việc chuyển đổi số bằng cách tìm kiếm sự tăng trưởng giữa một kỷ nguyên số mới. Các khoản đầu tư của ngân hàng tập trung rất nhiều vào công nghệ và cơ sở hạ tầng, từ ngân hàng trực tuyến (online banking) đến ATM đã làm đa dạng thêm trải nghiệm thực tế cho người dùng. Chiến lược chuyển đổi kỹ thuật số bao gồm việc đại tu tổ chức và mở rộng nền tảng số (digital platform).

Đào tạo

Sự bùng nổ về công nghệ đang mở ra một kỷ nguyên mới cho ngành đào tạo - giáo dục. Các cá nhân và tổ chức đang tìm kiếm những cách linh hoạt hơn để hỗ trợ cho sự phát triển của cá nhân, cho phép tạo ra các mô hình kinh doanh mới, phá vỡ các buổi đào tạo theo hướng truyền thống. 

• Tạo môi trường đào tạo - giáo dục linh động
• Truy cập tài liệu học tập không giới hạn
• Chuyển đổi số giúp tăng tính tương tác và trải nghiệm thực tế
• Nâng cao chất lượng đào tạo - giáo dục
• Giảm chi phí đào tạo

Chăm sóc sức khỏe

Mô hình chuyển đổi kỹ thuật số tại Việt Nam đang tạo ra các dịch vụ có ích cho người dân và tận dụng hiệu quả nguồn nhân lực nhàn rỗi của xã hội. Phần lớn các báo cáo chuyển đổi số từ chăm sóc sơ cấp (bác sĩ gia đình, chuyên gia y tế gia đình), chăm sóc thứ cấp (bệnh viện, phòng khám) hoặc cơ sở nghiên cứu y tế.

Ngành chăm sóc sức khỏe sử dụng các ứng dụng công nghệ thông tin để quản lý và truyền tải dịch vụ. Bao gồm:

• Lưu trữ và trao đổi dữ liệu lâm sàng (hồ sơ y tế - sức khỏe điện tử)
• Liên lạc giữa các chuyên gia, bác sĩ (dùng các email bảo mật để nhắn tin trực tiếp)
• Hệ thống hỗ trợ quyết định lâm sàng, đặt đơn thuốc của bác sĩ trên máy tính
• Hệ thống giới thiệu và chuyển giao bệnh nhân.

Chuyển đổi số là hành trình gian nan và đầy khó khăn với doanh nghiệp nói chung, nhất là với những doanh nghiệp vừa và nhỏ nói riêng. Tuy nhiên, sự nhạy bén, linh hoạt trong sử dụng các giải pháp công nghệ hỗ trợ công cuộc chuyển đổi trong doanh nghiệp phù hợp có thể giúp cho các tổ chức cạnh tranh và bứt tốc mạnh mẽ trong thời gian ngắn.