Hướng dẫn cách tổ chức sinh nhật công ty thành công và ý nghĩa

Tổ chức sinh nhật công ty là một hoạt động đặc biệt để gắn kết toàn thể thành viên trong công ty giúp mọi người đoàn kết, thấu hiểu nhau hơn. Đó còn là dịp để các công ty quảng bá hình ảnh, khẳng định thương hiệu của mình.Vậy làm như thế nào để bữa tiệc diễn ra thành công rực rỡ? Cùng Bizfly tìm hiểu ngay sau đây.

Lợi ích của việc tổ chức sinh nhật công ty

Tiệc sinh nhật công ty sẽ có đầy đủ các nhân viên, có thể mời thêm những đối tác và các tổ chức truyền thông đến tham gia sự kiện. Điều này mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp:

Lợi ích của việc tổ chức sinh nhật công ty

• Tăng sự thấu hiểu, gắn kết các thành viên: Đây là dịp nhân viên các phòng ban, các lãnh đạo gặp mặt để trò chuyện gần gũi hơn. Từ đó tạo nên một tập thể đoàn kết cống hiến hết mình giúp doanh nghiệp ngày càng phát triển.
• Tiếp cận khách hàng tiềm năng và thắt chặt quan hệ với đối tác: Một công ty muốn tồn tại phải có khách hàng. Những lời tri ân, món quà nhỏ đầy ý nghĩa trong sự kiện tổ chức sinh nhật công ty sẽ là phương tiện để thúc đẩy quan hệ với khách hàng.
• Marketing truyền bá thương hiệu công ty: Chúng ta đều biết muốn công ty phát triển, có nhiều khách hàng cần phải quảng bá thương hiệu tới nhiều người. Những tấm ảnh giá trị xuất hiện trên mặt báo, mạng xã hội sẽ giúp người người biết tới thương hiệu của doanh nghiệp hơn.
• Khẳng định giá trị doanh nghiệp: Một công ty được thành lập nhiều năm, có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực sẽ khiến khách hàng tin tưởng và ưu tiên lựa chọn sử dụng dịch vụ, sản phẩm của công ty.

Lên kịch bản tổ chức sinh nhật công ty ý nghĩa

Để buổi tiệc diễn ra suôn sẻ, ý nghĩa chúng ta cần lên kế hoạch tổ chức sinh nhật công ty trước khi sự kiện diễn ra khoảng 3 tuần. Như vậy công ty có thời gian để sắp xếp và nếu phát sinh sự cố thì có thể điều chỉnh được. Cần thực hiện các công việc sau:

Xây dựng ý tưởng, xác định thông điệp gửi gắm qua bữa tiệc

Trước hết cần xây dựng ý tưởng tổng thể cho bữa tiệc, lựa chọn hình thức tổ chức tiệc. Có một vài gợi ý như: tổ chức tiệc sinh nhật công ty kết hợp du lịch, tổ chức như một lễ kỷ niệm, tổ chức tiệc buffet hay tổ chức giống như gala dinner,...Từ đây chúng ta xác định chủ đề chính của buổi tiệc, tùy theo văn hóa công ty và thông điệp muốn gửi gắm mà lựa chọn hình thức tổ chức tiệc cho phù hợp

Thiết kế thư mời, mẫu thông báo tổ chức sinh nhật công ty

Thư mời hoặc mẫu thông báo tiệc sinh nhật công ty nên có màu sắc đồng điệu với doanh nghiệp. Đây cũng là một phương tiện marketing hiệu quả. Khách mời là yếu tố quyết định sự thành công của bữa tiệc do đó nên thể hiện sự trân trọng, nhiệt tình với họ dù là thành viên công ty hay đối tác.

Ước tính số người tham dự

Dự kiến số lượng người tham dự giúp chúng ta ước tính được số ghế ngồi, số lượng quà tặng, quy mô địa điểm tổ chức tiệc sinh nhật công ty,... Vì vậy có thể làm phiếu cho nhân viên công ty đăng ký để tránh tình trạng thừa hoặc thiếu.

Lên kịch bản tổ chức sinh nhật công ty ý nghĩa

Tổ chức sinh nhật công ty ở đâu phù hợp?

Tùy theo ý tưởng, kinh phí công ty mà chọn địa điểm tổ chức sinh nhật sao cho hợp lý. Có một số tiêu chí để lựa chọn địa điểm như:

• Dù là tiệc ngoài trời hay trong nhà cũng phải chọn nơi có không gian đủ lớn để chứa toàn bộ thành viên tham gia. Đặc biệt cần thoáng mát, tạo sự thoải mái cho mọi người và thuận tiện cho truyền thông và báo chí làm việc.
• Chi phí thuê địa điểm hợp lý, để ngân sách chi cho các hoạt động khác.
• Vị trí thuận lợi cho việc đi lại, không cách trung tâm quá xa.
• Nhân sự nhiệt tình, chuyên nghiệp cùng với trang thiết bị chất lượng.
• Setup bàn tiệc phù hợp với chủ đề
• Mỗi bữa tiệc tổ chức sinh nhật công ty cần có chủ đề xuyên suốt, nổi bật giúp bữa tiệc sinh nhật công ty thêm độc đáo, hấp dẫn. Bên cạnh đó khâu trang trí, setup bàn tiệc phải phù hợp với chủ đề để mọi người có ấn tượng sâu sắc, đồng thời việc lên kịch bản và thực hiện cũng dễ dàng hơn.

Lên danh sách các tiết mục văn nghệ ấn tượng

Các tiết mục văn nghệ giúp tạo không khí cho bữa tiệc và để lại cảm xúc đặc biệt cho khách mời. Hơn nữa những hình ảnh, video trình chiếu lại quá trình phát triển doanh nghiệp, những cột mốc đáng nhớ sẽ tạo ấn tượng sâu sắc cho mỗi thành viên tham dự. Nếu ngân sách sử dụng để tổ chức sinh nhật công ty cho phép có thể mời các ca sĩ, nghệ sĩ trình diễn tiết mục. Tuy nhiên cần liên hệ họ trước 1 đến 2 tháng để sắp xếp lịch trình biểu diễn.

Dự trù chi phí tổ chức

Hoạch định danh sách là việc bắt buộc khi muốn tổ chức sinh nhật công ty. Có thể chia thành 4 dòng tiền như:

• Địa điểm tổ chức tiệc: Nếu tổ chức tiệc ngoài trời cần thuê địa điểm riêng biệt, còn tiệc trong nhà sẽ có chi phí bàn ghế luôn.
• Nhân sự: Bao gồm phục vụ, MC, khách mời biểu diễn, quay chụp, dựng phim, nhân sự hỗ trợ chương trình,...
• Menu món ăn: Lựa chọn thực đơn cũng ảnh hưởng khá nhiều tới chi phí. Cần chọn món ăn không quá đắt đỏ cũng không quá tiết kiệm, nên chọn những món dễ ăn, phù hợp với khẩu vị nhiều người.
• Thiết bị trong sự kiện: Bao gồm các đồ trang trí, móc móc âm thanh, ánh sáng, quà tặng cho khách mời, phần thưởng cho nhân viên xuất sắc hoặc  khi chơi trò chơi,...

>> Xem thêm: Tổ chức sự kiện là gì? Quy trình tổ chức sự kiện trọn gói

Mẫu kế hoạch tổ chức sinh nhật công ty chi tiết

Muốn có kế hoạch chi tiết tiệc sinh nhật công ty cần xác định quy mô, văn hóa công ty, định hướng tổ chức, số người tham dự,... Dưới đây là một mẫu kế hoạch tổ chức tiệc sinh nhật công ty cho mọi người tham khảo:

Mẫu kế hoạch tổ chức sinh nhật công ty chi tiết

Các ý tưởng tổ chức sinh nhật công ty sáng tạo, ấm cúng

Nếu mọi người chưa có ý tưởng cho bữa tiệc sinh nhật công ty, hãy tham khảo một vài gợi ý dưới đây:

• Tổ chức tiệc hóa trang độc đáo
• Tổ chức sự kiện theo hình thức truyền thống
• Kết hợp du lịch và teambuiding
• Tổ chức cuộc thi văn nghệ, trang phục, cắm hoa...
• Tạo một buổi dạ tiệc ánh sáng
• Tổ chức cắm trại hòa mình với thiên nhiên
• Tạo sân chơi hỏi đáp thú vị
• Bốc thăm may mắn
• Tổ chức nấu ăn trong khoảng thời gian quy định
• Ý tưởng tổ chức trò chơi tập thể cho các thành viên doanh nghiệp

>> Có thể bạn quan tâm: Top 6 ý tưởng tổ chức sự kiện theo chủ đề ấn tượng và độc đáo nhất

Trên đây là những gợi ý để tổ chức sinh nhật công ty hiệu quả rất nhiều bên đã áp dụng và thành công. Hy vọng những thông tin được các chuyên gia của Bizfly chia sẻ bên trên sẽ giúp ích cho các doanh nghiệp trong bữa tiệc sinh nhật sắp tới