7 kinh nghiệm tổ chức sự kiện thành công và hiệu quả cho doanh nghiệp

Tổ chức sự kiện là một chuỗi các hoạt động nhằm tạo sự chú ý, quan tâm của mọi người tại địa điểm và thời gian xác định nhằm truyền tải một thông điệp nào đó thông qua các hình thức như: hội thảo, hội nghị, tiệc, lễ khai trương,… tùy theo nhu cầu mà các chương trình hay event sẽ có quy mô lớn nhỏ khác nhau và cách thức tổ chức khác nhau, vì thế để tạo nên một sự kiện thành công cần sự kết hợp của nhiều yếu tố cũng như kỹ năng.

Cùng Bizfly tìm hiểu về kinh nghiệm tổ chức sự kiện cũng như những kỹ năng giúp tổ chức thành công thông qua bài biết dưới đây.

Tổ chức sự kiện thành công cần có những yếu tố nào?

Sau đây là những yếu tố quan trọng nhất khi triển khai tổ chức một sự kiện mà mọi người cần lưu ý để việc triển khai đạt kết quả tốt nhất:

Chủ đề sự kiện - Thu hút người tham gia với ý tưởng mới lạ

Theo kinh nghiệm tổ chức sự kiện lớn nhỏ khác nhau, điều đầu tiên doanh nghiệp cần xác định rõ đó là chủ đề sự kiện. Tùy vào mục đích tổ chức hay đối tượng tham gia mà đơn vị tổ chức sẽ phải phân định loại hình cũng như chủ đề chính của sự kiện đó. Sự sáng tạo, độc đáo sẽ được thể hiện thông qua  hình ảnh, tên gọi, logo hay slogan của sự kiện.

Đây được coi là các yếu tố cốt lõi tạo nên điểm nhấn nhằm thu hút người tham gia. Dựa và các yếu tố cốt lõi, đơn vị tổ chức sẽ có cơ sở để xây dựng một khung kịch bản và các hoạt động đi kèm xuyên suốt chương trình.

Kinh nghiệm tổ chức sự kiện từ các chuyên gia là phải lựa chọn chủ đề hấp dẫn

Điểm nhấn trong kịch bản tổ chức sự kiện (keymoment)

Key Moment hay còn gọi là khoảnh khắc chính, khoảnh khắc ấn tượng. Key Moment là điều mà đơn vị tổ chức cần chú trọng ngay từ khi xây dựng kịch bản vì đây chính là linh hồn của sự kiện, là khoảnh khắc được khách hàng hay khán giả nhớ nhất mỗi khi nhắc đến. Để tạo được một chương trình thành công, điểm nhấn trong kịch bản tổ chức không phải là yếu tố quan trọng nhất nhưng nó là yếu tố tạo nên một chương trình đặc sắc nhất.

Một chương trình không có điểm nhấn sẽ nhạt nhòa và nhàm chán, ảnh hưởng tới trải nghiệm của người tham gia. Ngược lại, khi có quá nhiều keymoment sẽ khiến chương trình  bị rối, các keymoment bị dung hòa và không thể hiện được chủ đề chính cũng như mục tiêu của sự kiện. Vì thế, từ những  kinh nghiệm tổ chức sự kiện các đơn vị cần lựa chọn và bố trí điểm nhấn phù hợp.

Xem thêm bài viết "Hướng dẫn cách viết kịch bản tổ chức sự kiện hay, độc đáo và hấp dẫn" để nắm bắt ngay một số cách xây dựng kịch bản tổ chức sự kiện ấn tượng, đặc biệt hơn.

Màu sắc chủ đạo, thiết kế không gian gây ấn tượng

Để tạo nên một không gian ấn tượng, mọi người cần lựa chọn màu sắc và hình ảnh chủ đạo hợp lý thể hiện được chủ đề của sự kiện. Màu sắc cần có màu chủ đạo và các màu sắc phụ, lưu ý khi chọn màu chính, phụ là các tông màu cần được phối hợp hài hòa không bị đối lập, màu sắc phụ chỉ là yếu tố để làm nổi bật tông màu chủ đạo của sự kiện. 

Không nên lạm dụng quá nhiều màu sắc sẽ khiến không gian trở nên rối, màu chủ đạo sẽ được sử dụng để thiết kế logo, hình ảnh hay và được sử dụng để lựa chọn các vật dụng trang trí. Doanh nghiệp có thể tham khảo cách chọn màu sắc thông qua kinh nghiệm tổ chức sự kiện từ những người đi trước hoặc tham khảo các bảng phối màu để lựa chọn được các tông màu phù hợp cho việc thiết kế không gian sự kiện.

Thông điệp được truyền tải qua kịch bản với nội dung hấp dẫn

Ngoài các điểm nhấn thì theo như kinh nghiệm tổ chức sự kiện được đưa từ những đơn vị tổ chức nhiều năm trong ngành đều nhận định rằng một sự kiện thành công là sự kiện có bố cục chương trình hợp lý, đầy đủ các nội dung chính - phụ chứa đựng thông điệp được thể hiện thông qua kịch bản chương trình. Kịch bản chi tiết sẽ bao gồm:

Thông điệp được truyền tải qua kịch bản với nội dung hấp dẫn

• Kịch bản tổng quát: thể hiện thời gian, địa điểm và các hoạt động chính sẽ được diễn ra, với mỗi hoạt động sẽ có timeline chi tiết cho từng nội dung cụ thể.
• Kịch bản MC: là yếu tố vô cùng quan trọng vì nó truyền tải thông điệp của cả chương trình, kịch bản MC sẽ cần được trau chuốt câu từ một cách cẩn thận, nội dung của kịch bản phải thể hiện tinh thần và cái hồn của sự kiện. Nội dung sáng tạo và hấp dẫn sẽ tạo sự thu hút và ấn tượng cho khán giả nói riêng và cà sự kiện nói chung. 
• Kịch bản âm thanh, ánh sáng: Tưởng chừng như không quan trọng, nhưng hiệu ứng sân khấu, âm thanh, hình ảnh sẽ là yếu tố trực tiếp đánh vào giác quan và cảm xúc của người xem. Vì thế, kịch bản cho đội ngũ kỹ thuật âm thanh, hình ảnh cần được phối hợp nhịp nhàng với các hoạt động diễn ra trong sự kiện. 

Bên cạnh các yếu tố nêu trên thì khi tổ chức sự kiện mọi người cũng cần lưu ý đến một số các công việc như thành phần tham gia, địa điểm, thời tiết, đội ngũ triển khai hay kế hoạch truyền thông...Chi tiết về các công việc này mọi người có thể tham khảo thêm tại đây: Tổ chức sự kiện cần những gì? 11 công việc cần làm khi tổ chức sự kiện

Kỹ năng và kinh nghiệm tổ chức sự kiện thành công, hiệu quả

Để tổ chức sự kiện thành công mọi người cần trau dồi thêm kinh nghiệm và một số kỹ năng như sau:

Danh sách các hạng mục có trong sự kiện

Điều quan trọng được nhiều đơn vị làm sự kiện chia sẻ là việc lên danh sách cho các hạng mục trong sự kiện. Các hạng mục này có thể là giấy phép tổ chức của cơ quan chức năng, địa điểm tổ chức,  bố cục trang trí, thực đơn (đối với những chương trình  tiệc, party,...), đội ngũ nhân sự, kỹ thuật, quà tặng, kế hoạch truyền thông...  

Xác định chính xác mục tiêu sự kiện

Mục tiêu của sự kiện giúp đơn vị tổ chức đi sát với mục đích đề ra, mục tiêu đó sẽ được xác định dựa trên đối tượng tham gia và mục đích đơn vị tổ chức đang hướng đến. Chia  sẻ về kinh nghiệm tổ chức sự kiện từ một đơn vị chuyên tổ chức các chương trình mở bán bất động sản thì việc xác định mục tiêu sẽ dựa trên đối tượng và tầng lớp khách hàng tham gia,cũng như mục đích sự kiện là  tìm kiếm khách hàng tiềm năng hay mục đích mở rộng thị trường.

Khi xác định được chính xác mục tiêu sẽ giúp tạo tiền đề cho việc xây dựng chủ đề và concept cho chương trình.

Xác định chính xác mục tiêu là kinh nghiệm tổ chức sự kiện thành công

Thời gian, địa điểm rõ ràng

Sau khi đã xác định được mục tiêu, chủ đề sự kiện điều tiếp theo cần thực hiện đó là xác định được địa điểm cũng như thời gian tổ chức phù hợp. Khi có địa điểm và thời gian việc lên kế hoạch tổ chức cũng như trang trí sẽ được tiến hành thuận lợi hơn. Địa điểm sẽ được lựa chọn dựa trên quy mô tổ chức, số lượng người tham gia, đối tượng tham gia.

Ví dụ một sự kiện chào bán sản phẩm về công nghệ cho các đối tượng là chủ doanh nghiệp thì địa điểm lựa chọn sẽ là các khách sạn hay trung tâm hội nghị sang trọng với đầy đủ các trang thiết bị hiện đại và tiện nghi,... và thời gian có thể là một ngày cuối tuần hoặc khung giờ mà khách mời có thể tham gia đầy đủ nhất.

Luôn có kế hoạch dự trù

Một trong số các kinh nghiệm tổ chức sự kiện ít được chia sẻ ra nhưng nó sẽ là chiếc “phao” cứu cánh cho những tình huống có thể xảy ra đó là doanh nghiệp cần có kế hoạch dự trù cho sự kiện. đơn vị tổ chức cần phải dự trù các trường hợp, tình huống bất ngờ có thể xảy ra ví dụ như các yếu tố thời tiết, các chương trình của khách mời, hay các lỗi trục trặc kỹ thuật. 

Việc xây dựng một kế hoạch dự trù sẽ giúp cho đơn vị tổ chức luôn trong thế chủ động để kịp thời điều tiết chương trình và xử lý sự cố một cách nhanh chóng. 

Kế hoạch truyền thông cho sự kiện

Không phải sự kiện nào cũng được chú trọng về mặt truyền thông, nhiều đơn vị chỉ chú trọng vào nội dung và các yếu tố chính diễn ra trong sự kiện mà quên đi việc cần phải lên kế hoạch truyền thông. Theo những kinh nghiệm tổ chức sự kiện thì việc lên kế hoạch truyền thông cần được làm song song với quá trình lên ý tưởng, nội dung, kịch bản.

Kế hoạch truyền thông cho sự kiện

Công tác truyền thông cần được triển khai  trước khi chương trình chính được diễn ra để đưa hình ảnh, thông tin và thông điệp thông qua các phương tiện truyền thông đại chúng nhằm mục đích giới thiệu, quảng bá cho đông đảo mọi người biết đến. Làm truyền thông tốt, sự kiện đó sẽ trở nên hấp dẫn và đem lại kết quả như mong đợi.

Xác định ngân sách giới hạn cho sự kiện

Một trong các kinh nghiệm tổ chức sự kiện thành công là cần biết cách lên danh sách dự trù kinh phí tất cả các hạng mục cần thiết. Điều này sẽ giúp tối ưu hóa được ngân sách, không bị vượt quá hạn mức chi phí cho phép, để làm được điều này, đơn vị tổ chức nên đi tham khảo các báo giá cho từng hạng mục tham khảo càng nhiều và càng chi tiết càng tốt. 

Xem ngay các khoản chi phí tổ chức sự kiện phổ biến mà mọi người cần biết: https://bizfly.vn/techblog/chi-phi-to-chuc-su-kien.html

Chú ý vào chi tiết nhỏ trong quá trình thực hiện

Những chi tiết nhỏ ở đây có thể là thư mời, thư cảm ơn, những món quà cho khách tham gia, danh sách khách mời tham gia hoặc đơn giản là những phụ kiện, phụ đạo bổ trợ cho sự kiện, công tác sau khi kết thúc. Từ những kinh nghiệm được rút ra việc chú ý vào những chi tiết nhỏ sẽ giúp chương trình hay event  trở nên chuyên nghiệp hơn, khách hàng sẽ có những ấn tượng tốt đẹp về chương trình cũng như đơn vị tổ chức.

Trên đây là những kinh nghiệm tổ chức sự kiện mà có lẽ sẽ cần thiết cho bất cứ ai muốn tạo nên một sự kiện thành công và ấn tượng. Ngoài việc có những kiến thức chuyên môn cần thiết, cần căn cứ vào các yếu tố như an ninh công tác hậu cần cũng như các vấn đề khác. Hy vọng với nguồn thông tin này sẽ là những kiến thức bổ ích để tạo nên một sự kiện thành công.