7 cách tối ưu hóa chi phí trong doanh nghiệp hiệu quả nhất hiện nay

Tối ưu hoá chi phí trong doanh nghiệp là một quá trình nỗ lực cải thiện tỷ lệ chi phí, doanh thu, tối đa hoá giá trị kinh doanh và giá trị lợi nhuận cho doanh nghiệp. Đây là một giải pháp cần thiết giúp doanh nghiệp giải toán được bài toán kinh tế và việc vận hành doanh nghiệp cũng trở nên dễ dàng hơn. Nếu mọi người đang tìm kiếm những giải pháp tối ưu hoá chi phí hiệu quả thì bài viết mà Bizfly chia sẻ dưới đây sẽ hỗ trợ quý bạn đọc.

Chi phí doanh nghiệp gồm những gì?

Để có thể tối ưu hóa chi phí trong doanh nghiệp thì đầu tiên mọi người cần nắm bắt rõ ràng các khoản chi phí cơ bản trong vận hành tổ chức là gì. Bất kỳ doanh nghiệp nào khi hoạt động kinh doanh cũng phải đối mặt với nhiều loại chi phí khác nhau, cụ thể:

Chi phí nhân sự

Các chi phí về nhân sự sẽ bao gồm các yếu tố có liên quan đến nhân sự của doanh nghiệp một cách trực tiếp, đó là:

Chi phí doanh nghiệp gồm những gì?

• Lương: Đây là loại chi phí dễ nhìn thấy nhất và là cơ sở để nhân viên có thể đánh giá hay so sánh với các doanh nghiệp khác.
• Chế độ phúc lợi: Đây là những trợ cấp mà doanh nghiệp chi ra để hỗ trợ đời sống tinh thần cho các nhân viên của doanh nghiệp.
• Bảo hiểm: Là các khoản chi phí có liên quan đến bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp,...
• Phụ cấp: Mỗi doanh nghiệp khác nhau sẽ có những phụ cấp riêng dành cho nhân viên của mình như phụ cấp ăn uống, phụ cấp xăng xe, phụ cấp độc hại,...

Ngoài ra, còn một vài loại chi phí nhân sự khác mà mọi người cần tối ưu hóa chi phí trong doanh nghiệp như chi phí khám sức khoẻ định kỳ, chi phí đào tạo nhân viên, chi phí thưởng cho nhân viên,...

Chi phí công tác

Chi phí công tác là những khoản chi phí mà doanh nghiệp chi trả cho các nhân viên đi công tác bao gồm phụ cấp ăn uống, chi phí đi lại, chi phí sử dụng điện thoại, thuê phòng nghỉ ngơi, cước hành lý nếu có tài liệu kèm theo,...

Chi phí phát sinh

Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp bắt buộc phải bỏ ra một khoản chi phí phát sinh nhất định để phục vụ cho các công việc bất kỳ ngay sau khi đã xác định được các loại chi phí trước đó. Mọi người cần lưu ý đặc biệt đến khoản chi phí này khi muốn tối ưu hóa chi phí trong doanh nghiệp.

Chi phí quản lý doanh nghiệp

Chi phí quản lý doanh nghiệp là toàn bộ các loại chi phí phát sinh trong suốt quá trình điều hành hay quản lý các hoạt động sản xuất, kinh doanh cụ thể của doanh nghiệp. Trong bài viết "Chi phí quản lý doanh nghiệp là gì và cách quản lý chi phí hiệu quả" các chuyên gia của Bizfly đã làm rõ khoản chi phí quản lý doanh nghiệp này bao gồm những loại gì cũng như cách quản lý chi phí tối ưu mà mọi người có thể tham khảo thêm.

Cách tối ưu hóa chi phí trong doanh nghiệp

Để tối ưu chi phí trong doanh nghiệp, bạn đọc có thể áp dụng các cách cơ bản sau:

Tối ưu chi phí Marketing

Doanh nghiệp chắc chắn sẽ cần đến các chiến lược marketing để tối ưu hoá lợi nhuận nhưng nếu chỉ tập trung vào các loại quảng cáo trả phí đắt tiền thì đó không phải là sự lựa chọn sáng suốt. Do đó, để tối ưu hóa chi phí trong doanh nghiệp thì mọi người cần tối ưu hoá chiến lược với chi phí marketing thấp bằng cách chủ động tìm khách hàng và cho họ thấy được sự tồn tại của doanh nghiệp.

Tối ưu chi phí Marketing là cách tối ưu hóa chi phí trong doanh nghiệp tối ưu

Sử dụng phần mềm quản lý doanh nghiệp

Những chi phí về giấy tờ cần được thay thế bằng các hoá đơn kỹ thuật số hay trình tạo tài liệu và hệ thống thanh toán hoá đơn chuyên nghiệp để tối ưu chi phí. Bằng cách sử dụng phần mềm quản lý doanh nghiệp, doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm được các chi phí cung cấp văn phòng cho nhân viên mà còn tiết kiệm không gian văn phòng cho họ.

Đàm phán giá cả hợp lý với nhà cung cấp

Nghệ thuật đàm phán có tác động đáng kể tới khả năng tối ưu hoá chi phí trong doanh nghiệp. Thực hiện đàm phán hiệu quả với nhà cung cấp, mọi người có thể dễ dàng thuyết phục họ và nhận được một mức giá phù hợp với doanh nghiệp. Và khi mối quan hệ giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp trở nên bền vững, mức giá cho chi phí cung cấp sẽ có thể được giảm xuống đáng kể.

Liên kết với các doanh nghiệp khác

Nhiều doanh nghiệp đã áp dụng thành công phương pháp liên kết các doanh nghiệp thành một mạng lưới để hỗ trợ nhau cùng phát triển. Nhất là khi là một doanh nghiệp nhỏ và gặp khó khăn khi tồn tại thì đây sẽ là một giải pháp thông minh. Sự hợp tác này có thể giúp bạn mở rộng thị trường, có thêm nhiều khách hàng tiềm năng và mang đến dịch vụ phù hợp cho khách hàng mà không tốn quá nhiều công sức hay thời gian để tìm kiếm và giao dịch.

Xây dựng hệ thống quản lý chất lượng

Xây dựng hệ thống quản lý chất lượng là việc làm cần thiết mà các doanh nghiệp cần áp dụng để tối ưu hóa chi phí trong doanh nghiệp cũng như nâng cao chất lượng của sản phẩm, quản lý chất lượng hoạt động kinh doanh và nâng cao vị thế cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường. Khi phát triển và thực hiện hệ thống quản lý chất lượng mạnh mẽ, bạn đọc sẽ nhận được một số lợi ích khác như:

Để tối ưu hóa chi phí trong doanh nghiệp mọi người cần xây dựng hệ thống quản lý chất lượng

• Nhất quán trong việc đáp ứng nhu cầu và mong muốn của khách hàng để gia tăng sự hài lòng của họ, thúc đẩy doanh số bán hàng và giảm thiểu chi phí sản xuất lại.
• Đảm bảo tất cả các yêu cầu và quy định pháp lý đều được đáp ứng khi thực hiện tiếp thị hay giới thiệu sản phẩm mới.

Tuyển dụng đúng người

Việc tối ưu hoá chi phí trong doanh nghiệp cũng đến từ cách doanh nghiệp tuyển dụng nhân sự bởi tuyển dụng là quá trình tốn kém nên việc doanh nghiệp thuê nhân viên không thành thạo hoặc không hoạt động đúng với văn hoá doanh nghiệp lại càng tốn kém hơn. Điều này cũng giúp bạn giảm khả năng sa thải nhân viên và tối ưu ngân sách.

Tận dụng nguồn nhân lực từ Outsource

Mọi người cũng có thể tận dụng các nguồn nhân lực từ outsource bởi sự linh hoạt, năng suất tốt và tiết kiệm chi phí của giải pháp này. Các nhân viên từ Outsource thường giúp doanh nghiệp có thể bỏ qua các nguồn cung cấp tiện ích, thiết bị văn phòng, thuê văn phòng cỡ lớn,...  Ngoài ra, nguồn nhân lực này cũng sẽ tập trung tốt hơn, tạo năng suất cao hơn và am hiểu công nghệ, hướng tới kết quả tốt hơn.

Tối ưu hoá chi phí trong doanh nghiệp có ảnh hưởng rất lớn tới sự thành công của doanh nghiệp cho dù điều đó có thể dẫn tới sự bất đồng hay phản đối của các nhân viên đã quen với hệ thống quản lý cũ. Tuy nhiên, là một nhà lãnh đạo, bạn đọc cần xác định được mục tiêu tồn tại lâu dài của doanh nghiệp để có các giải pháp tối ưu hoá chi phí hiệu quả.