Tự động hóa doanh nghiệp là gì? Giá trị, hình thức và cách triển khai

Tự động hoá doanh nghiệp đang dần trở thành xu hướng chung trong thời đại công nghệ hiện nay với khả năng giảm tải áp lực, tiết kiệm chi phí vận hành và nâng cao hiệu quả làm việc cho doanh nghiệp. Để giúp bạn hiểu rõ tự động hoá doanh nghiệp là gì và các bước tự động hoá hiệu quả, Bizfly sẽ mang đến những thông tin cực kỳ hữu ích.

Tự động hóa doanh nghiệp là gì?

Tự động hoá doanh nghiệp là quá trình áp dụng các phần mềm chuẩn hóa, công nghệ hiện đại và trí tuệ nhân tạo vào việc vận hành các hoạt động của doanh nghiệp. Từ đó, người lãnh đạo có thể kiểm soát tiến trình hoàn thành công việc của nhân viên tốt hơn, gia tăng năng suất lao động, gia tăng hiệu quả trong việc sản xuất và vận hành doanh nghiệp. Bên cạnh đó, doanh nghiệp còn tiết kiệm được chi phí, nhân sự mà vẫn nhận được mức lợi nhuận gia tăng đều đặn.

Tự động hóa doanh nghiệp là quá trình áp dụng công nghệ vào các hoạt động của doanh nghiệp. 

Các hình thức tự động hóa doanh nghiệp phổ biến

Tự động hoá doanh nghiệp bao gồm những hình thức cơ bản và phổ biến như sau:

Tự động hóa quy trình kinh doanh

Các nhân viên thay vì phải thực hiện các công việc một cách thủ công thì tự động hóa quy trình kinh doanh (BPA) sẽ giúp họ hoàn thành những công việc nói trên. Bên cạnh đó, BPA cũng giúp từng cá nhân tự nhận thức được trách nhiệm của mình nhờ chức năng số hoá các nhiệm vụ trên phần mềm.

Tự động hóa đường ống bán hàng

Tự động hoá đường ống bán hàng cho phép doanh nghiệp xác định được những việc mà mình phải thực hiện để đáp ứng nhu cầu của các đối tượng khách hàng tiềm năng và đưa họ tiến tới các giai đoạn khác nhau trong suốt quá trình mua hàng. Điều này được thực hiện dựa trên những ghi chú và thông tin liên hệ có sẵn. Hình thức tự động hoá này sẽ giúp bạn chốt được nhiều đơn hơn, hoạt động bán hàng duy trì ổn định, hiệu quả tăng trưởng đảm bảo bền vững,...

Hình thức tự động hóa doanh nghiệp nổi bật như tự động hóa email, quy trình kinh doanh, bán hàng,...

Tự động hóa gửi email

Tự động hoá email là điều cần thiết đối với doanh nghiệp bởi nó giúp nâng cao chất lượng dịch vụ của doanh nghiệp mà không tốn quá nhiều thời gian và chi phí. Nhờ tự động hoá, email có nội dung phù hợp sẽ được gửi đến khách hàng tiềm năng một cách tự động.

Có thể bạn quan tâm: Số hóa doanh nghiệp là gì? Lợi ích và một số lưu ý khi số hóa công ty

Giá trị của hoạt động tự động hóa doanh nghiệp

Đối với các doanh nghiệp, hoạt động tự động hoá mang đến nhiều giá trị to lớn, cụ thể:

Giúp quản lý công việc khoa học

Tự động hoá doanh nghiệp giúp quy trình quản lý công việc được diễn ra một cách chính xác và có khoa học hơn. Từ đó, bạn có thể kiểm soát công việc của bạn và công việc của nhân viên một cách dễ dàng đồng thời nhanh chóng phát hiện những thiếu sót để tiến hành điều chỉnh.

Tiết kiệm chi phí

Ứng dụng phần mềm quản lý tự động hoá doanh nghiệp giúp bạn tiết kiệm được tối đa các chi phí đầu tư cơ sở hạ tầng. Những gì bạn cần chi trả chỉ là chi phí sử dụng phần mềm, chi phí theo nhu cầu và thời gian sử dụng phần mềm đó. 

Gia tăng năng suất làm việc

Nhờ tự động hoá doanh nghiệp, người lãnh đạo có thể giảm bớt một lượng nhân viên không cần thiết cho những việc làm không mang lại giá trị. Điều này giúp doanh nghiệp sở hữu được nhiều nhân viên chất lượng, từ đó năng suất làm việc sẽ gia tăng.

Giá trị của hoạt động tự động hóa doanh nghiệp

Duy trì mối quan hệ với khách hàng

Thay vì phải đầu tư nhiều nguồn lực và tiền bạc cho việc quản lý khách hàng cũ thì hệ thống tự động hoá doanh nghiệp sẽ giúp bạn chăm sóc toàn bộ khách hàng một cách thường xuyên và chuyên nghiệp. Từ đó, doanh nghiệp có thể duy trì mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng của mình mà vẫn tiết kiệm được nhiều chi phí.

Thúc đẩy tinh thần trong công việc

Nhiệm vụ của từng cá nhân sẽ được thể hiện rõ ràng và cụ thể khi doanh nghiệp áp dụng phương pháp tự động hóa. Điều này giúp quy trình làm việc của doanh nghiệp trở nên thống nhất, minh bạch và rõ ràng.

Bảo mật thông tin hiệu quả

So với việc thực hiện và sử dụng các tài liệu truyền thống thì tự động hoá giúp việc quản lý thông tin trở nên an toàn hơn và hạn chế được tối đa khả năng tài liệu truyền thống bị thất thoát.

Đọc thêm: Bảo mật thông tin khách hàng: Tầm quan trọng và giải pháp bảo mật tối ưu

Quy trình các bước giúp tự động hóa doanh nghiệp

Để triển khai tự động hoá doanh nghiệp, bạn có thể tìm hiểu, áp dụng và thực hiện quy trình bao gồm các bước cơ bản như sau:

Bước 1: Đơn giản hóa

Tại bước này, bạn cần nhìn nhận lại quy trình làm việc của doanh nghiệp và nhiệm vụ của bạn là làm đơn giản hoá các quy trình này trở thành những quy trình cụ thể và dễ hiểu để bất kỳ nhân viên mới nào cũng có thể áp dụng ngay khi nhìn vào quy trình.

Quy trình các bước giúp tự động hóa doanh nghiệp

Bước 2: Hệ thống hóa

Khi đã đơn giản hoá quy trình, bạn cần tiến hành hệ thống hoá quy trình và áp dụng nó vào doanh nghiệp. Đây là một công việc tốn nhiều thời gian nên bạn cần phối hợp với trưởng bộ phận và các nhân viên chuyên trách liên quan để đẩy nhanh tiến độ.

Bước 3: Tối ưu hóa

Khi áp dụng quy trình được hệ thống hoá vào doanh nghiệp, bạn cần phải thực hiện nó một cách triệt để bởi mấu chốt thành công của tự động hoá chính là sự quản lý và thực hành nghiêm túc đến từ phía lãnh đạo và các nhân viên. Trong quá trình áp dụng, bạn cần tối ưu hoá liên tục để giảm bớt thời gian, chi phí và nhân công thực hiện.

Bước 4: Nhân bản hóa

Với quy trình đầy đủ và hệ thống tự động hoá, bất kỳ nhân viên nào cũng có thể tiếp cận công việc một cách nhanh chóng. Bạn có thể nhân bản công việc hay con người chỉ với một quy trình đầy đủ và sự hướng dẫn cụ thể dựa trên sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban.

Trước sự thay đổi theo hướng công nghệ hoá của thị trường, các doanh nghiệp buộc phải thích nghi và gồng mình để tạo ra sự khác biệt và duy trì lợi thế cạnh tranh. Chính từ những nhu cầu cấp thiết này mà tự động hoá doanh nghiệp trở nên quan trọng hơn bao giờ hết trong sự phát triển bền vững của doanh nghiệp