Cách tổ chức hội nghị triển lãm thành công

Hội nghị triển lãm không chỉ là sự kiện ra mắt sản phẩm mà còn là hoạt động marketing thu hút khách hàng tiềm năng hiệu quả cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Cùng Bizfly tìm hiểu bí quyết để có cách để tổ chức hội nghị triển lãm thành công cần làm những việc gì?  

Lập kế hoạch tổ chức triển lãm

Để tổ chức sự kiện nào cũng cần lên kế hoạch. Ban đầu người tổ chức cần tìm hiểu về mục đích tổ chức, ý tưởng tổ chức triển lãm trong nhà hay ngoài trời. Có thể  kết hợp tổ chức sự kiện triển lãm ở các khu trung tâm thương mại hoặc hội chợ. Kế hoạch cần tính toán chi tiết, hiệu quả, tránh tình trạng thiếu trước hụt sau và đảm bảo mang lại lợi nhuận.

Kế hoạch được dự trù trên cơ sở đảm bảo lợi nhuận cao nhất cho triển lãm

>> Xem thêm: Cách lập kế hoạch truyền thông sự kiện chi tiết dễ hiểu

Địa điểm tổ chức triển lãm

Địa điểm tổ chức triển lãm quyết định sự thành công của sự kiện. Để lựa chọn được địa điểm phù hợp bạn cần lên kế hoạch xem có khoảng bao nhiêu gian hàng sẽ tham gia triển lãm, số lượng khách tham quan dự kiến. Trong triển lãm có cần sân khấu hay phòng họp riêng để kết nối khách mời với doanh nghiệp tham gia triển lãm không? Khi đã có chân dung khách hàng tham dự triển lãm và đối tượng khách mời tham gia, bạn hãy liệt kê những địa điểm phù hợp quy mô và không gian sự kiện để lựa chọn.

Địa điểm tổ chức triển lãm phải đáp ứng các tiêu chí về phòng chống cháy nổ và vệ sinh môi trường

Lựa chọn địa điểm cần phải đáp ứng tiêu chí về diện tích, trang thiết bị, đảm bảo điều kiện về phòng chống cháy nổ, trật tự an toàn xã hội và vệ sinh môi trường. Những tiêu chí này là cần thiết để xin giấy phép tổ chức triển lãm. Đối với triển lãm ngoài trời, chú ý ký cam kết đảm bảo các tiêu chí trên trước khi sự kiện được diễn ra.

Xây dựng kế hoạch marketing truyền thông

Khi thiết lập kế hoạch tổ chức sự kiện marketing cho hội nghị triển lãm, bạn cần thực đối tượng khách hàng nào? Mặt hàng, lĩnh vực sản phẩm nào là đối tượng triển lãm hướng tới?

Xác định rõ lĩnh vực triển lãm hướng tới để lập kế hoạch truyền thông thu hút khách.

Kế hoạch truyền thông tổ chức sự kiện triển lãm cần xây dựng theo quy trình : trước, trong và sau khi tổ chức diễn ra. Các hoạt động marketing đều gắn liền qua ba khâu cột mốc thời gian này để quảng bá sản phẩm. Chủ đề và thông điệp quảng cáo phải xác thực với mục tiêu và đối tượng khách hàng. Từ đó lên ý tưởng thiết kế hình ảnh sản phẩm tạo dấn ấn riêng, làm mini game trò chơi độc đáo, mời kol nỏi tiếng, tầm ảnh hưởng để giới thiệu sản phẩm,...Tùy theo sản phẩm, cách lên ý tưởng truyền thông để có kế hoạch tổ chức truyền thông khác nhau.

Chi phí tổ chức triển lãm

Có rất nhiều chi phí cần phải chuẩn bị khi tổ chức triển lãm, cụ thể bao gồm các hạng mục:

• Chi phí thuê địa điểm tổ chức

• Chi phí dựng rạp, gian hàng trưng bày: bao gồm đồ trang trí, rạp dựng, phông..

• Chi phí thuê nhân sự biểu diễn: đây là chi phí thuê các tiết mục biểu diễn trong triển lãm

• Chi phí âm thanh, ánh sáng đi kèm để tiết mục đặc sắc hơn, tạo không khí hoành tráng cho triển lãm.

• Ngoài ra còn có các chi phí marketing, truyền thông sự kiện tạo sự thu hút cho khách tham dự

Tổ chức sự kiện triên lãm tạo không khí vui tươi, hoành tráng cho sự kiện

Mục đích của hội nghị triển lãm là tối đa doanh thu, mang lại lợi nhuận cao nhất từ hoạt động triển lãm. Do đó ban tổ chức cần cân nhắc các chi phí sao cho hợp lý, tiết kiệm, phù hợp với ngân sách của bản thân cũng như các đơn vị tổ chức tham gia sự kiện. Để dự trù kinh phí chính xác ban tổ chức cần liệt kê chi tiết các hạng mục sẽ thực hiện, sau đó tiến hành lấy báo giá của các đơn vị thi công trên thị trường để chọn lựa đối tác tối ưu về chất lượng và chi phí. Đừng quên dự trù một khoản kinh phí cho những rủi ro ngoài ý muốn.

Lưu ý về yếu tố hậu cần

Yếu tố hậu cần thường dễ bị bỏ qua khi bắt đầu lên kế hoạch tổ chức hội nghị triển lãm. Những điều tưởng chừng như không quan trọng này lại quyết định đến sự thành công của triển lãm, tạo điều kiện thuận lợi cho các nhãn hàng, tổ chức khi tham gia triển lãm. Cụ thể :

• Địa điểm tổ chức cần có bãi đậu xe để các bên tham gia triển lãm dễ dàng bốc dỡ hàng hóa

• Lựa chọn địa điểm tổ chức có giao thông thông thoáng, thuận tiện di chuyển cho khách tham dự

• Thời gian cho phép các gian hàng setup và tháo dỡ là bao lâu? Thời gian này càng lâu thì càng thuận tiện.

• Các đơn vị tham gia triển lãm sẽ đến lúc mấy giờ?

Đánh giá hiệu quả sau khi hội nghị kết thúc

Sau khi triển lãm kết thúc, ban tổ chức cần ngồi lại đánh giá hiệu quả của sự kiện. Sự kiện đã đạt được những gì? Những điểm nào đã làm tốt? Điểm nào cần cải thiện? Dựa vào mục tiêu của sự kiện, bạn cần xây dựng bộ tiêu chí đánh giá phù hợp nhằm rút kinh nghiệm để tổ chức những triển lãm sau tốt hơn như:

• Những kế hoạch đặt ra có được thực thi?

• Bạn có bị vượt ngân sách không?

• Bao nhiêu khách hàng tiềm năng mới đã được kết nối sau triển lãm?

• Doanh số bán hàng trực tiếp từ sự kiện? Số lượng khách truy cập website có tăng lên không?

Các dữ liệu này giúp đánh giá cụ thể mức độ thành công của sự kiện. Ngoài ra bạn cũng cần xây dựng quy trình phản hồi khách hàng,nhãn hàng và người tham dự triển lãm sau sự kiện.

Tóm lại, Bizfly đã chia sẻ 6 bí quyết để tổ chức hội nghị triển lãm thành công. Hy vọng những thông tin hữu ích trên sẽ giúp ích cho bạn trong quá trình tổ chức hội nghị triển lãm để trở nên thành công hơn và tối ưu lợi nhuận.