3 cách gửi email hàng loạt hiệu quả và nhanh chóng

Gửi email hàng loạt sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian thay vì phải gửi email tới từng khách hàng và quản lý email hiệu quả. Dưới đây, Bizfly sẽ chia sẻ chi tiết 3 cách gửi email hàng loạt nhanh chóng và chính xác nhất. 

Gửi email hàng loạt là gì?

Gửi email hàng loạt là hành động gửi email đến một số lượng lớn khách hàng trong cùng một thời gian. Đây là một hoạt động tiếp thị qua mail với mục đích thu hút khách hàng tiềm năng, thúc đẩy doanh số bán hàng hoặc nuôi dưỡng khách hàng của doanh nghiệp.

Lợi ích của việc gửi email hàng loạt

Doanh nghiệp tận dụng tốt cách gửi email hàng loạt sẽ thu lại những lợi ích sau đây:

• Doanh nghiệp có thể tiết kiệm thời gian và công sức thay vì việc phải gửi và giám sát từng email riêng lẻ.
• Cho phép doanh nghiệp dễ dàng gửi thông điệp tới một lượng lớn đối tượng mục tiêu với độ bảo mật cao.
• Dễ dàng theo dõi tình trạng của tất cả các email gửi đi, giảm thiểu khả năng gửi sót email đến khách hàng.

3 cách gửi email hàng loạt cho nhiều người đơn giản nhất

Lựa chọn cách gửi mail hàng loạt sao cho phù hợp với chiến dịch email marketing của doanh nghiệp, sẽ là tiền đề để giúp đạt được mục tiêu đã đặt ra. Hãy xem các cách gửi mail số lượng lớn sau đây: 

1. Cách gửi email hàng loạt bằng Gmail

Gửi bằng danh bạ trong Gmail

Bước 1: Mở Gmail, chọn Soạn thư hiển thị ở góc trên cùng bên trái của màn hình.

Bước 2: Tại mục Đến, hãy tìm kiếm và lựa chọn nhóm email bạn muốn gửi hàng loạt. Hãy đảm bảo rằng bạn đã tạo các nhóm danh bạ trong Gmail.

Bước 3: Nhập thông tin bao gồm chủ đề và nội dung email.

Bước 4: Nhấn Gửi.

Gửi bằng Carbon Copy (Cc)

Carbon Copy hay Cc cho phép bạn tạo bản sao của email và gửi cho nhiều người cùng lúc. Điều này đồng nghĩa với việc người nhận mail sẽ thấy được danh sách tất cả những người cùng nhận được thư này. 

Do đó, nếu bạn gửi email mà không cần bảo mật thông tin hay danh tính người nhận thì có thể sử dụng tính năng này.

Bước 1: Chọn Soạn thư để tạo thư mới.

Bước 2: Bạn có thể nhấn đồng thời tổ hợp phím Ctrl+Shift+C hoặc nhấn trực tiếp vào kí hiệu Cc tại mục Đến. Sau đó tiếp tục nhập thông tin email và nhấn Gửi.

Gửi bằng Blind Carbon Copy (Bcc)

Blind Carbon Copy viết tắt là Bcc, đây là tính năng hỗ trợ gửi email cho nhiều người một lúc nhưng sẽ không hiển thị với người nhận danh sách những người cùng được nhận email này. 

Vì vậy, ngược lại với Cc, Bcc giúp bạn bảo mật thông tin, danh tính người nhận mail.

Bước 1: Chọn Soạn thư để tạo thư mới.

Bước 2: Bạn có thể nhấn đồng thời tổ hợp phím Ctrl+Shift+B hoặc nhấn trực tiếp vào biểu tượng Bcc tại mục Đến. Sau đó tiếp tục nhập thông tin email và nhấn Gửi.​​​​​

2. Gửi email hàng loạt bằng Outlook

Bước 1: Chuẩn bị file 

Trước khi tiến hành gửi email hàng loạt bằng Outlook, bạn cần chuẩn bị các file dưới đây: 

- Nội dung email được soạn thảo sẵn dưới định dạng file Word.

- Thông tin khách hàng được định dạng theo cột dọc trong file Excel, trong đó bắt buộc phải có cột địa chỉ email của người nhận.

Bước 2:  

Truy cập Microsoft Outlook, chọn mục Send/Recieve trên thanh menu, lựa chọn Work Offline, sau đó thu nhỏ cửa sổ Outlook. Lưu ý không tắt phần mềm.

Bước 3: Liên kết dữ liệu khách hàng

Truy cập Microsoft Word, vào Mailings trên thanh menu, chọn Start Mail Merge >> Email Messages. Tiếp tục chọn Select Receipients >> Use an Existing List. Tại đây, một bảng thông tin sẽ hiện ra, hãy chọn Sheet dữ liệu khách hàng trong file Excel đã chuẩn bị trước đó, nhấn OK. 

Bước 4: Cá nhân hoá nội dung

Hãy cá nhân hoá nội dung trong Word bằng cách click chuột ở vị trí thông tin, chọn Insert Merge Field ở thanh menu, chọn trường thông tin bạn cần chèn theo các cột đã tạo trong file Excel.

Bước 5: Chuẩn bị thông tin email gửi

Chọn Finish & Merge >> Send email messages. Tại đây, hộp Merge to E-mail hiện ra, bạn tiếp tục thao tác như sau:

- Tại mục To: Chọn Email 

- Subject line (tiêu đề thư): Nhập dòng tiêu đề mà bạn muốn người nhận nhìn thấy.

- Mail format: Hãy lựa chọn html nếu bạn muốn một email màu sắc, có kiểu chữ, chèn link hình ảnh,... hoặc ngược lại là plain text nếu email không có định dạng. 

- Nhấn OK.

* Lưu ý: Khi thao tác trên Word, phần mềm Outlook vẫn luôn phải mở song song để đảm bảo mail được gửi đi.

Bước 6: Kiểm tra danh sách người gửi

Quay trở lại với Outlook, truy cập vào mục Outbox ở sidebar bên trái, tại đây sẽ hiển thị các danh sách email mà bạn dự định gửi. Vào Send/Receive trên thanh menu và bỏ chọn Work Offline.

Bước 7: Thao tác gửi email hàng loạt

Nhấn Send/Receive All Folders và mail của bạn sẽ được tự động gửi đến tất cả người nhận có trong danh sách hiển thị, lúc này, mục Outbox sẽ trống. Để kiểm tra lại các mail đã gửi, bạn có thể xem trong mục Sent Items.

3. Sử dụng phần mềm BizMail gửi email marketing hàng loạt đến từ VCCorp

BizMail là phần mềm gửi email hàng loạt và gửi email automation do Bizfly thuộc VCCorp phát triển, hỗ trợ doanh nghiệp gửi hàng nghìn email cùng lúc, đồng thời tối ưu tỷ lệ inbox và giảm nguy cơ rơi spam hoặc bị drop. Với khả năng đáp ứng cả nhu cầu gửi số lượng lớn lẫn tự động hóa theo kịch bản, BizMail đang là một trong những phần mềm Email Marketing nổi bật được nhiều doanh nghiệp lựa chọn.

Để gửi hàng loạt email bằng BizMail, bạn thực hiện theo các bước sau đây.

Bước 1: Truy cập Bizmail, chọn Thư viện mẫu, tại đây bạn có thể lựa chọn Mẫu email có sẵn hoặc tự tạo mẫu bằng cách kéo thả các thành phần.

Bước 2: Vào Chiến dịch email, chọn Tạo chiến dịch mới.

Bước 3: Chọn Chiến dịch thường và đừng quên đặt trên cho chiến dịch. Ngoài ra, bạn cũng có thể chọn Chiến dịch AB để test 2 campaign.

Bước 4: Tại cửa sổ hiện ra, bạn có thể tiếp tục thao tác:

- Đặt tên tiêu đề email gửi đi

- Chọn Preview text (có thể chọn hoặc không)

- Chọn tên người gửi, email gửi và email nhận phản hồi.

- Chọn tệp khách hàng sẽ nhận email.

- Chọn mẫu email đã tạo ở bước 1 bằng cách nhấn Chọn nội dung hoặc có thể tạo nội dung bằng AI. 

- Để xem tỷ lệ email vào Inbox, Update, Spam… bạn có thể chọn Dự đoán kết quả email.

Bước 5: Chọn Gửi ngay hoặc Đặt lịch sau đó để lên lịch gửi email tự động, chọn Bắt đầu chiến dịch.

Vì sao bạn nên sử dụng BizMail để gửi email hàng loạt?

• Phần mềm có bản dùng thử miễn phí 15 ngày, giúp bạn dễ dàng trải nghiệm những tính năng và đánh giá sự phù hợp.
• Có nhiều gói sử dụng khác nhau, phù hợp với từng nhu cầu, quy mô sử dụng của doanh nghiệp.
• Đa dạng template email giúp doanh nghiệp dễ dàng sử dụng, không tốn nhiều thời gian để thiết kế.
• Đội ngũ chuyên gia gần 20 năm kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ giúp bạn đạt được hiệu quả tốt nhất trong gửi email đến khách hàng.

BizMail đã được 5600+ khách hàng ở nhiều lĩnh vực như: Tài chính, ngân hàng, bảo hiểm, bán lẻ, bất động sản... tin tưởng và sử dụng. Bạn quan tâm có thể liên hệ hotline 0964 69 12 99 hoặc để lại thông tin dưới đây để nhận tư vấn chi tiết.

Dùng thử BizMail

Một số hạn chế khi gửi email hàng loạt

Các email hàng loạt có thể bị coi là thư rác

Việc gửi email bằng tính năng Cc hay Bcc trên Gmail có thể khiến bộ lọc phân loại thư của bạn là thư rác trong trường hợp công cụ email của người nhận không được thiết kế cho email hàng loạt.

Số lượng địa chỉ người nhận có thể bị hạn chế

Không phải tất cả các dịch vụ email đều cho phép bạn gửi thư hàng loạt với số lượng lớn. Một số công cụ có giới hạn về số lượng người nhận nhằm ngăn chặn những hoạt động gian lận có thể xảy ra.

Nếu danh sách gửi email quá giới hạn, doanh nghiệp chỉ được chấp nhận gửi cho một lượng khách hàng cố định và phần còn lại để gửi sau.

Không chuyên nghiệp

Với tính năng Bcc của Gmail, thông tin của người nhận hoàn toàn được hiển thị cho tất cả những người nhận khác, điều này có thể tạo ấn tượng không tốt với khách hàng hay đối tác. Do đó, doanh nghiệp cần chú ý sử dụng tính năng này vào hoàn cảnh thích hợp.

Trên đây là bài viết cung cấp 3 cách gửi email hàng loạt đơn giản và dễ hiểu nhất, hy vọng sẽ đem lại những thông tin hữu ích cho bạn. Đừng quên theo dõi và ủng hộ những bài viết tiếp theo của Bizfly nhé!