Mail merge là gì? Hướng dẫn cách trộn thư bằng Mail Merge

Sử dụng công cụ để gửi email hàng loạt là điều không xa lạ với các doanh nghiệp trong thời đại công nghệ, số lượng các công cụ phục vụ nhu cầu này cũng rất nhiều và Mail Merge cũng là một trong các ứng dụng nổi bật đó.

Nó có ứng dụng khá nhiều trong việc gửi thư điện tử song nếu hỏi Mail Merge là gì thì hiếm ai có thể định nghĩa được. Để trả lời câu hỏi này cùng Bizfly tìm hiểu thông tin dưới đây nhé!

Mail Merge là gì?

Mail Merge hay trộn thư là một chức năng hỗ trợ soạn thư, trộn thư hàng loạt tích hợp sẵn trong Microsoft Word. Tính năng này cho phép người dùng tạo, thiết kế nhiều email với nội dung thống nhất song khác nhau ở một vài chỗ nhất định. Với Mail Merge, bạn có thể tạo và thiết kế cùng lúc nhiều thư với nội dung cơ bản giống nhau, nhưng có thể khác nhau ở một vài thông tin.

Tính năng này được ứng dụng trong viết email gửi CV, tin nhắn cho khách hàng trong các dịp khuyến mãi, email thông báo, xác nhận thông tin đến nhân viên trong các công ty (lương, thưởng, công việc,...)

Mail Merge là gì?

Thành phần cần có trước khi gửi Mail Merge 

Như đã nói, Mail Merge cho phép người dùng soạn nhiều thư với cùng một nội dung, nhưng trong các email cũng có một vài điểm khác nhau nhất định. Bởi vậy Mail Merge cần có đủ 2 thành phần là nguồn dữ liệu và nội dung cơ bản thì mới có thể gửi đi.

Tìm hiểu chi tiết về hai thành phần này để có cái nhìn sâu hơn về Mail Merge là gì trong nội dung được cung cấp dưới đây.

Nguồn dữ liệu 

Để tạo ‘khung xương’ cho email bằng Mail Merge, bạn cần có một nguồn dữ liệu đầy đủ và đảm bảo khả năng tùy biến theo từng email.

Các dữ liệu tùy biến thường là: 

• Họ và tên người nhận
• Địa chỉ của người  nhận trên Mail Merge
• Thông tin về tên cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp…
• Chúng cần được sắp xếp, lưu trữ thành một danh sách cố định trong Word hoặc Excel. Hiểu đơn giản, bạn có thể coi chúng như một danh bạ được phân loại tỉ mỉ, rõ ràng. 

Thành phần cần có trước khi gửi Mail Merge

Nội dung cơ bản 

Bên cạnh nguồn dữ liệu, bạn còn cần một thành phần khác là nội dung cơ bản. Chúng bao gồm: 

• Họ và tên, địa chỉ của người gửi 
• Họ và tên, địa chỉ của người nhận 
• Nội dung, dữ liệu chính của email 

>> Tham khảo thêm: Mail Server công cụ tiện dụng của nhiều doanh nghiệp

Cách gửi email hàng loạt bằng Mail Merge

Trộn hay gửi email hàng loạt bằng Mail Merge chỉ có thể tiến hành trong Word, song với các thao tác hỗ trợ như sửa - trộn, bạn có thể sử dụng cả Excel nếu cần. 

Tạo Mail Merge trong Word

Để tạo Mail Merge trong Word, bạn cần tiến hành theo trình tự các bước như sau.

• Bước 1: Mở file word đã chuẩn bị sẵn nội dung -> Vào ‘Mailing’ -> Chọn ‘Start mail merge’ -> Chọn ‘Step by step mail merge wizard’
• Bước 2: Nhập chuột vào ô ‘Use the current document’ -> Chọn ‘Next select recipients’ 
• Bước 3: Tìm ô có file dữ liệu được thiết lập sẵn ở dạng Excel -> Chọn ‘Open’ -> Giao diện ‘mail merge recipients’ xuất hiện -> Chọn ‘OK’.
• Bước 4: Di chuyển chuột đến chỗ cần chèn -> Chọn ‘Next: preview your letter’.

Cách gửi email hàng loạt bằng Mail Merge trong Word

Sửa Mail Merge bằng Excel

Bên cạnh tạo email, bạn còn có thể chỉnh sửa nó dưới sự hỗ trợ của Excel. Thao tác chỉnh sửa phổ biến, thường thấy nhất là dùng text để điều chỉnh, thay đổi định dạng của các thông tin trong danh sách như họ tên, ngày, tháng và năm sinh,... 

Điểm trừ của thao tác này là yêu cầu người dùng cần biết về code định dạng phần văn bản. Lựa chọn an toàn nhất khi thực hiện thao tác này là định dạng mặc định kiểu văn bản thường cho toàn bộ ô tính có chứa công thức. Khi đó, việc chỉnh sửa Mail Merge của bạn sẽ không mang lại bất cứ ảnh hưởng gì đối với việc trộn thư.  

Trộn thư 

Trộn thư là hoạt động mà ai cũng sẽ nhắc đến khi tìm hiểu Mail Merge là gì. Sau khi đã tạo mẫu email cũng như chỉnh sửa danh sách thành công, bạn có thể bắt đầu trộn email bằng Word.

Cách gửi email hàng loạt bằng Mail Merge trộn thư

Trình tự trộn thư như sau: 

Bước 1: Vào mẫu email đã tạo trong Word -> Chọn ‘Mailings’ -> Chọn ‘Start Mail Merge’ -> Chọn ‘Step-by-Step Mail Merge Wizard’

Bước 2: Hộp thoại với 6 Step hiển thị -> Lựa chọn các tùy chỉnh phù hợp trong 6 Step, cụ thể:

• Step 1: Chọn định dạng Mail Merge: Letters (thư mời); E-mail messages (định dạng Email thông thường); Envelopes (định dạng phong thư); Lables (định dạng thư theo nhãn); Directory (định dạng email theo danh mục)
• Step 2: Chọn mẫu thư: Chọn một trong số các mẫu thư sau: Use the current document (mẫu thư đang dùng); Start from a template (mẫu thư trong Word); Start from existing document (mẫu thư đã có, đã tạo nhưng chưa mở)
• Step 3: Chọn dữ liệu có sẵn trong danh sách Excel đã tạo theo trình tự: Chọn ‘Browse’ -> Hộp thoại mới xuất hiện -> chọn file có thông tin của khách mời -> Chọn Sheet tương ứng -> Dùng dấu tích để thêm, bớt thông tin theo nhu cầu -> Chọn ‘OK’.
• Step 4: Chỉnh sửa các thông tin ở Mail Merge nếu chưa hoàn thành mẫu thư.
• Step 5: Chọn ‘Insert Mail Merge Field’ -> Chọn trường để điền tên vào các vị trí còn trống tren Mail Merge 
• Step 6: Chọn ‘Edit individual letters…’ và Mail Merge sẽ tự động trộn dữ liệu. 

Bước 3: Khi đã hài lòng, vào Finish -> Chọn Finish & Merge để gửi email hoặc in nó -> Chọn ‘Save’ để lưu tệp trộn thư.

Bước 4: Khi cần sử dụng lại mẫu văn bản trộn thư, bạn cần bật file đã lưu -> Chọn ‘Yes’

Với những gì Bizfly cung cấp, tin rằng bạn đã hiểu Mail Merge là gì và các thao tác sử dụng nó như thế nào để đạt hiệu quả nhất. Mong rằng với những nội dung này, việc trộn - gửi email hàng loạt của bạn sẽ trở nên đơn giản và nhanh chóng hơn. Một hình thức khác cũng được rất nhiều doanh nghiệp sử dụng đó là Email Marketing. Với hình thức tiếp thị qua email này, mọi người có thể tiếp cận và tương tác hiệu quả với khách hàng mà vẫn đảm bảo để lại dấu ấn mạnh mẽ trong lòng của người tiêu dùng.