Mail merge là gì? Hướng dẫn sử dụng mail merge trong Word, Excel, Outlook và Gmail

Mail Merge là công cụ mạnh mẽ giúp bạn gửi hàng loạt email hoặc tài liệu cá nhân hóa chỉ trong vài bước đơn giản, từ đó kết nối hiệu quả với khách hàng, đồng nghiệp hay đối tượng mục tiêu.

Trong bài viết này, Bizfly sẽ hướng dẫn chi tiết cách sử dụng Mail Merge trên các nền tảng phổ biến như Word, Excel, Outlook và Gmail. Dù bạn là nhân viên văn phòng hay marketer, đây là giải pháp tối ưu để tiết kiệm thời gian và tăng hiệu quả công việc!

Mail Merge là gì?

Mail Merge (trộn thư) là một công cụ  cho phép bạn tạo ra hàng loạt bản sao của một mẫu thư với nội dung thay đổi, như tên, giới tính, địa chỉ… Công cụ này giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức khi gửi các thông điệp cá nhân hóa cho nhiều người cùng một lúc.

Ví dụ, bạn là nhân viên được giao nhiệm vụ gửi thư nhắc nhở về cuộc họp sắp tới cho các thành viên trong công ty. Nếu thực hiện thủ công, bạn sẽ phải nhập tên của từng người vào mỗi bức thư, một công việc tốn rất nhiều thời gian. Tuy nhiên, với Mail Merge, bạn chỉ cần tạo một mẫu thư duy nhất kèm theo danh sách người nhận, công cụ sẽ tự động thay tên từng người vào các vị trí cần thiết trong thư.

Hướng dẫn cách dùng mail merge chi tiết

Cách làm mail merge trong Word

Bước 1: Thiết lập loại tài liệu 

Truy cập tab Mailings > Chọn Start Mail Merge > Chọn Step-by-step Mail Merge Wizard.

Khung công cụ trộn thư Word hiện ra bên phải màn hình (như hình bên dưới) > Chọn loại tài liệu cần tạo > Nhấn Next: Starting document

Bước 2: Lựa chọn tài liệu 

Tại Step 2: Select starting document > Chọn một trong các tùy chọn (Use the current document - Sử dụng tài liệu hiện tại; Start from a template - Sử dụng mẫu có sẵn; Start from existing document - Bắt đầu từ tài liệu đã có) > Nhấn Next: Select recipients

Bước 3: Chọn danh sách người nhận 

Nhấn Use an existing list > Chọn Browse để tìm tệp danh sách người nhận (Excel, Word, Access,..)

Sau khi chọn tệp > Nhấn Open để mở danh sách > Chọn thông tin muốn sử dụng > Nhấn OK > Chọn Next: Write your letter

Bước 4: Soạn thư và hoàn tất mail merge

Nhấn Insert Merge Field hoặc dùng các tùy chọn như Address Block, Greeting Line để thêm các trường dữ liệu như địa chỉ, tên > Nhấn Next: Preview Your Letter để xem trước.

Chọn Edit Individual Letters để hợp nhất dữ liệu vào tài liệu Word. Như vậy bạn đã hoàn tất quá trình mail merge.

Cách sử dụng mail merge trong Excel

Thao tác trộn thư trong Excel không quá khó nhưng đòi hỏi người dùng phải hiểu cơ bản về code định dạng văn bản. Hãy xem ví dụ mail merge dưới đây để hiểu rõ hơn.  

Ví dụ tạo giấy mời họp phụ huynh cho phụ huynh Lê Thị Huyền Trang từ file nguồn DanhSachLop và mẫu biểu GiayMoiHop

Bước 1: 

Chuẩn bị dữ liệu bao gồm danh sách lớp và  mẫu biểu giấy mời họp 

Sao chép dòng tiêu đề và dán lên trên cùng bảng 

Tại Tab MyExcel > Chọn Trộn sang Excel > Chọn Thêm dấu ngoặc vào dòng Tiêu đề > Nhấn Yes 

Sang mẫu biểu, dán các dòng tiêu đề (trong file danh sách) tương ứng cho từng thông tin cần điền

Bước 2: 

Nhấn chuột phải vào ô “Lê Thị Huyền Trang” > chọn MyExcel > Chọn Trộn sang Excel

Cửa sổ mới hiện lên, chọn Sheet chứa Mẫu cần trộn > chọn Xem > Nhấn Trộn dữ liệu

Tương tự nếu bạn muốn trộn nhiều người cùng một lúc thì bạn chỉ cần chọn nhiều dữ liệu hơn và làm tương tự các thao tác như bước 2 là thành công. 

Cách làm mail merge trong Outlook

Bước 1: Chuẩn bị 

Trước hết thì phần mềm Outlook của bạn đã được khai báo tài khoản để gửi thư đi. Thứ hai là Excel của bạn đã được cài Add in MyExcel. Cuối cùng là chuẩn bị các file đính kèm nằm trực tiếp trong thư mục Documents

Bước 2: Khái báo

Select 1 ô bất kỳ > Chọn MyExcel > Chọn Gửi Mail > Chọn Gửi Mail bằng Outlook > Chọn Thêm Tiêu đề thư, Nội dung thư

Lúc này chương trình sẽ thêm cho bạn các dòng tiêu đề sẵn, việc của bạn là điền những thông tin người nhận tương ứng (như hình sau)

Bước 3: Đính file đính kèm (nếu có) 

Nhấp chuột phải vào ô tương ứng với tiêu đề file đính kèm > Chọn MyExcel > Chọn Thêm File đính kèm vào Email > Chọn file đính kèm trong thư mục

Bước 4: Thực hiện mail merge

Select tất cả dải ô Nội dung thư > Nhấp chuột phải > Chọn MyExcel > Chọn Gửi bằng Outlook.

Bạn có thể tham khảo cách trộn thư trong Outlook khác tại đây 

Cách thực hiện mail merge trong Gmail 

1. Mở Gmail, chọn Compose
2. Trong trường To, nhấp vào biểu tượng (như hình dưới) 

3. Nhấp vào hộp cạch mail merge. Lúc này hộp tin nhắn sẽ chuyển sang màu tím

4. Soạn thảo tin nhắn theo mẫu bình thường. Đảm bảo sử dụng thẻ hợp nhất (ví dụ @firstname) ở vị trí bạn muốn Gmail cập nhật động, sau đó nhấn Enter để chèn. 

5. Trong trường To, nhập tên/địa chỉ email của nhận. Để thêm nhiều người nhận hãy tạo một email nhóm trong Gmail và nhập nhãn nhóm vào trường To

6. Nhấp vào Continue
7. Nếu là lần đầu tiên sử dụng tính năng trộn thư trong Gmail, một cửa sổ bật lên sẽ xuất hiện nhắc nhở bạn không gửi thư rác cho mọi người. Nhấp Got it

8. Cửa sổ khác bật lên với tùy chọn gửi email thử nghiệm. Bạn có thể nhấp Send preview để xem trước. Sau đó nhấp Send all để gửi. 

Mail Merge là công cụ vô cùng mạnh mẽ và hữu ích trong các chiến dịch marketing, quản lý khách hàng và công việc văn phòng. Việc sử dụng Mail Merge không chỉ giúp bạn tiết kiệm thời gian mà còn gia tăng hiệu quả công việc khi bạn cần gửi thư hàng loạt với nội dung cá nhân hóa. Hy vọng bài viết này của Bizfly đã cung cấp cho bạn thông tin đầy đủ và chi tiết về cách sử dụng Mail Merge trong Word, Excel, Outlook và Gmail.