12 cách gửi Email hàng loạt không bị rơi vào mục spam

Một trong những rắc rối thường gặp khi doanh nghiệp thực hiện email marketing đó chính là nguy cơ thư tiếp thị bị rơi vào hòm thư rác rất cao. Vậy làm cách nào để doanh nghiệp có thể thực hiện email marketing một cách hàng loạt mà không bị dính spam email. Cùng Bizfly​ đi tìm câu trả lời trong bài viết dưới đây.

Cách 1. Không gửi thư cho chính mình

Nhiều người khi bắt đầu một chiến dịch gửi thư hàng loạt thường gửi một Email cho chính mình nhằm xác định xem chúng có bị lỗi hay vấn đề phát sinh nào hay không. Tuy nhiên, điều này lại khiến cho chiến dịch của bạn dễ bị đánh dấu Spam hơn bao giờ hết. Do đó, tốt nhất, hãy loại bỏ Email của bạn ra khỏi danh sách data cần gửi trước khi bắt đầu một chiến dịch Email Automation hiệu quả.

Cách 2. Kiểm tra bộ lọc Spam trước khi gửi

Bạn có thể sử dụng các công cụ hỗ trợ để làm điều này. Cụ thể, nếu bạn dùng phần mềm gửi Email hàng loạt từ Bizfly, giải pháp này sẽ tích hợp sẵn chức năng cảnh báo nguy cơ Spam, chỉ ra chi tiết những lỗi có thể khiến bạn bị đánh dấu thư rác, giúp người dùng điều chỉnh nội dung sao cho phù hợp nhất.

Khắc phục hiệu quả tình trạng thư rơi vào hòm thư rác, đưa tỉ lệ Email Marketing vào hộp thư chính lên đến 95%.

Cách 3. Không gửi Email chứa một hình ảnh

Như đã nói ở trên, bộ lọc của Gmail không có khả năng đọc hình ảnh. Do đó, hãy đảm bảo bức thư của bạn ngoài hình ảnh còn có đầy đủ text thể hiện nội dung. Một bức thư hiệu quả nên có cấu trúc text- ảnh- text là tốt nhất. Và tất nhiên, nội dung text không nên chứa các từ “nhạy cảm” như: khuyến mại, miễn phí, giảm giá sốc, đăng ký ngay, ngay hôm nay… 

Cách 4. Không dùng Email cá nhân hoặc miễn phí khi gửi thư hàng loạt

Cách tốt nhất để gửi thư hàng loạt chống Spam chính là người gửi thư ngưng dùng Email miễn phí hoặc địa chỉ thư cá nhân để gửi. Ngược lại, bạn nên dùng địa chỉ mail công ty/tổ chức/ thương hiệu là tốt nhất. Điều này không chỉ tạo sự chuyên nghiệp cho thương hiệu/ doanh nghiệp của bạn mà còn giúp việc gửi thư ít có nguy cơ bị Spam hơn. 

Tuy nhiên, cần lưu ý, nếu như trước đó địa chỉ thư công ty của bạn bị nằm trong danh sách đen của bộ lọc thì rất có thể các Email Marketing khác có cùng tên miền cũng bị ảnh hưởng đấy.

Không dùng Email cá nhân hoặc miễn phí khi gửi email hàng loạt

Cách 5. Không đồng nhất nội dung với tiêu đề thư

Đây cũng là gợi ý hay ho giúp bạn tránh khỏi bộ lọc Spam của Email. Thay vì “copy paste” nội dung thư vào tiêu đề, hãy đảm bảo chúng không giống nhau. Cũng vậy, đừng viết hoa toàn bộ tiêu đề hay lạm dụng dấu chấm than quá nhiều. Trong trường hợp không chắc nên sử dụng tiêu đề nào cho hấp dẫn, bạn nên sử dụng tính năng A/B test từ BizMail để tìm ra mẫu Email hiệu quả nhất cho chiến dịch Marketing của mình.

Cách 6. Chú ý đến các liên kết trong bức thư

Các đường link trong Email sẽ được bộ lọc kiểm tra chặt chẽ. Nếu sử dụng đường link kém an toàn, bạn sẽ rất dễ bị phạt. Trong quá trình gửi email hàng loạt, bạn chỉ nên sử dụng 1-2 đường link mà thôi.  Đồng thời đường link nên được giữ nguyên, không thu ngắn bởi khi thu link rút gọn, ISP sẽ khó lọc được nội dung của liên kết và rất dễ đánh dấu Spam do nghi ngờ bạn có ý đồ xấu khi gửi thư.

Cách 7. Chỉ dùng địa chỉ gửi Email duy nhất

Nếu có ý định triển khai Email Marketing lâu dài, tốt nhất bạn nên sử dụng một Email cố định duy nhất. Điều này giúp xây dựng danh tiếng và sự chuyên nghiệp cho thương hiệu của bạn, tạo sự tin cậy, nhất quán trong tâm trí người nhận. Việc thay đổi Email quá nhiều dễ gây cảm giác hoang mang, bối rối cho người nhận, làm suy giảm mức độ tin cậy của doanh nghiệp và có thể ảnh hưởng trực tiếp đến tỉ lệ mở thư trong chiến dịch Marketing của bạn.

Cách 8. Hạn chế việc coppy từ Word, Excel hoặc Powerpoint... 

Nhiều người có thói quen soạn thư trên Word hoặc Powerpoint rồi sau đó copy paste sang Email là xong. Tuy nhiên, thực tế, điều này khiến cho mẫu thư của bạn chứa rất nhiều định dạng khác nhau khiến cho bộ lọc không kiểm soát và xác định được, từ đó dễ dàng nghi ngờ thư của bạn là Spam.

Cách tốt nhất khi bạn muốn gửi email hàng loạt đến khách hàng đó là bạn nên soạn nội dung trực tiếp trên Email. Đặc biệt, hãy cân nhắc nếu có ý định code HTML. Việc sử dụng các thẻ bị lỗi, hỏng có thể khiến chất lượng thư của bạn bị suy giảm đáng kể.

Nếu không tự code mẫu thư cho thật chuẩn, tốt nhất bạn chỉ nên soạn thư bằng text thông thường. Hoặc nếu muốn chuyên nghiệp, tiết kiệm thời gian hơn, bạn có thể tham khảo và lựa chọn các mẫu template sẵn có từ Bizfly để soạn thảo Email Marketing phù hợp nhất với đặc thù của doanh nghiệp mình.

Cách 9. Hạn chế việc chèn Video, Javascript vào Email

Thực tế, Email ngày càng tỏ ra tương thích với các loại hình media. Song, nhiều chuyên gia vẫn khuyên người dùng không nên lạm dụng việc chèn thêm Video hay Javascript vào trong bức thư. Lí do là vì các bộ lọc sẽ kiểm duyệt rất gắt gao và khả năng rơi vào hòm thư rác rất lớn.

Trong trường hợp bắt buộc cần chèn media, bạn có thể  chèn link dẫn đến các video vào text hoặc hình ảnh có trong thư.

Cách 10. Lọc bỏ những data kém chất lượng

Như đã nói ở trên, cách tốt nhất để có một chiến dịch gửi Email hàng loạt chống Spam hiệu quả chính là xây dựng một hệ thống data chất lượng, nói không với việc mua bán Email, thường xuyên lọc bỏ những data kém chất lượng (bị trùng, lỗi, lâu ngày không sử dụng, đã chết) ra khỏi danh sách người nhận. Đồng thời tập trung vào nhóm data subscribe, còn hoạt động sẽ giúp bạn tối ưu tỉ lệ mở thư và chuyển đổi cao hơn.

Cách 11. Tăng độ uy tín cho địa chỉ Email

Các bộ lọc thường sẽ để ý những địa chỉ gửi thư thiếu uy tín và nhanh chóng chuyển chúng vào hòm thư rác. Để tránh điều này, bạn có thể gia tăng mức uy tín cho Email Marketing bằng cách cập nhật đầy đủ thông tin cá nhân trong hồ sơ của người gửi như: ảnh đại diện, họ tên, sinh nhật… Đồng thời nhập mã xác minh Email của chính bạn.

Ngoài ra, với những người đăng ký nhận thư, bạn có thể yêu cầu họ thêm địa chỉ Email của mình vào danh bạ. Điều này sẽ giúp bộ lọc xác định đây là những lá thư trao đổi và hạn chế nguy cơ Spam.

Cách 12. Nội dung thư không chứa những từ ngữ nhạy cảm

Hạn chế tối đa việc dùng các từ ngữ liên quan đến ngân hàng, tài chính, tín dụng là cách tốt nhất để bạn ngăn cản thư của mình rơi vào thùng rác. Nếu cần thiết phải đề cập đến vấn đề này, hãy liên kết chúng với một hình thức an toàn khác như nhóm quyên góp từ thiện là tốt nhất.