Hướng dẫn cách gửi Email hàng loạt không bị vào spam Email

Thủy Nguyễn 16/01/2020

Một trong những rắc rối thường gặp khi doanh nghiệp gửi các email marketing đó chính là nguy cơ thư tiếp thị bị rơi vào hòm thư rác rất cao. Vậy làm cách nào để doanh nghiệp có thể gửi email hàng loạt mà không bị dính spam. Cùng Bizfly đi tìm câu trả lời trong bài viết dưới đây:

Nguyên nhân gửi Email hàng loạt bị Spam là gì?

Trước hết, bạn phải xác định rõ các nguyên nhân khiến cho việc tiếp thị qua mail bị gửi vào spam thì mới đưa ra cách giải quyết triệt để cho tình trạng này. Cụ thể, việc gửi thư tự động bị Spam chủ yếu là do các nguyên nhân sau:

Nội dung thư bị đánh dấu Spam

Hầu hết tất cả các Email Marketing trước khi gửi đến khách hàng đều phải đi qua bộ lọc Spam của nhà cung cấp. Theo đó, nếu lá thư của bạn chứa các từ ngữ bị nhận diện là Spam dưới đây thì rất có thể chúng sẽ bị rơi vào hòm thư rác nhanh chóng. Cụ thể như sau:

gửi email hàng loạt

Gửi email hàng loạt bị dính spam có thể do nội dung của bạn

  • Nội dung thư chứa các cụm từ mang thông điệp quảng cáo giật gân: “Khuyến mãi sốc 50%”, “giảm giá khủng”, “chiết khấu 70%”, “đăng ký ngay tại đây”, “cơ hội cuối cùng trong đời”, “click vào đây…”
  • Dùng quá nhiều dấu chấm than !!!!!!!!
  • Dùng nhiều text chữ in đậm hoặc in hoa thường xuyên. Tô màu chữ lòe loẹt: xanh, đỏ, vàng…
  • Tiêu đề rườm rà, bôi đậm hoặc viết in hoa cả dòng, có chứa các từ ngữ “dính” Spam nêu trên
  • Ngoài ra, với những Email chỉ sử dụng ảnh lớn, không có hoặc ít text cũng có thể bị đánh dấu Spam do bộ lọc không có chức năng đọc ảnh và mặc định người dùng đang muốn Spam Email.

Tham khảo thêm: Cách viết nội dung email marketing chuyên nghiệp, thu hút

Lịch sử nhận/gửi Email đã từng bị Spam

Có một sự thật là nếu địa chỉ thư điện tử của bạn đã từng gửi email hàng loạt bị nhận diện Spam thì khả năng cao là những chiến dịch Email Marketing của bạn sau này sẽ bị bộ lọc “để ý” nếu vẫn tiếp tục gửi bằng địa chỉ này. Cách tốt nhất là bạn nên kiểm tra kĩ địa chỉ Email trước khi quyết định gửi thư hàng loạt.

Cũng vậy, nếu như trước đó Email bạn gửi cho người nhận bị đánh dấu Spam thì những lá thư gửi tiếp theo rất có thể sẽ đi thẳng vào hòm thư rác. Nguyên do là vì bộ lọc chỉ lọc những nội dung mà khách hàng thực sự muốn đọc.

Tần suất gửi thư bất thường

Thực tế, nếu bạn gửi một Email Marketing tới quá nhiều người cùng lúc sẽ rất dễ bị bộ lọc đánh dấu Spam. Để tránh tình trạng này, bạn có thể sử dụng giải pháp gửi Email hàng loạt không giới hạn từ Bizfly. 

Ngoài ra, nếu bạn thường xuyên gửi một nội dung duy nhất nhiều lần đến nhiều người thì việc chiến dịch của bạn bị đánh dấu Spam là điều đương nhiên.

Danh sách data Email không chất lượng

Để việc gửi thư được hiệu quả, bạn phải đảm bảo những địa chỉ Email gửi đi phải chất lượng. Nghĩa là những Email này cho phép bạn gửi thư đến địa chỉ của họ (đồng ý Subscribe kênh của bạn). Ngược lại, nếu bạn thu thập data bằng cách mua bán Email thì nguy cơ gửi email hàng loạt bị vào hòm thư rác là rất cao. 

Danh sách data Email không chất lượng

Danh sách data Email không chất lượng

Ngoài ra, ngay cả khi bạn thu thập Email một cách chân chính, không Spam cũng không mua data thì danh sách Email của bạn cũng có thể chưa thật sự chất lượng do:

  • Có nhiều Email Marketing trùng, lỗi
  • Có nhiều Email thu thập từ lâu, đã không còn tồn tại hoặc ít tương tác do người nhận không nhớ đã đăng ký Subscribe kênh của bạn
  • Danh sách Email chứa nhiều địa chỉ công ty hoặc gửi cho nhiều người có cùng địa chỉ Email công ty khiến việc gửi thư bị chặn bởi tường lửa do nghi ngờ thư Spam
  • Data Email chứa những đuôi yahoo hoặc các địa chỉ tên miền hiếm gặp khác đã không còn tồn tại…

Vậy đâu là giải pháp giúp gửi Email hàng loạt chống Spam?

Không gửi thư cho chính mình

Nhiều người khi bắt đầu một chiến dịch gửi thư hàng loạt thường gửi một Email cho chính mình nhằm xác định xem chúng có bị lỗi hay vấn đề phát sinh nào hay không. Tuy nhiên, điều này lại khiến cho chiến dịch của bạn dễ bị đánh dấu Spam hơn bao giờ hết.

Do đó, tốt nhất, hãy loại bỏ Email của bạn ra khỏi danh sách data cần gửi trước khi bắt đầu một chiến dịch Email Automation hiệu quả.

Kiểm tra bộ lọc Spam trước khi gửi

Bạn có thể sử dụng các công cụ hỗ trợ để làm điều này. Cụ thể, nếu bạn dùng phần mềm gửi Email hàng loạt từ Bizfly, giải pháp này sẽ tích hợp sẵn chức năng cảnh báo nguy cơ Spam, chỉ ra chi tiết những lỗi có thể khiến bạn bị đánh dấu thư rác, giúp người dùng điều chỉnh nội dung sao cho phù hợp nhất.

Khắc phục hiệu quả tình trạng thư rơi vào hòm thư rác, đưa tỉ lệ Email Marketing vào hộp thư chính lên đến 95%.

Không gửi Email chứa một hình ảnh

Như đã nói ở trên, bộ lọc của Gmail không có khả năng đọc hình ảnh. Do đó, hãy đảm bảo bức thư của bạn ngoài hình ảnh còn có đầy đủ text thể hiện nội dung. Một bức thư hiệu quả nên có cấu trúc text- ảnh- text là tốt nhất. Và tất nhiên, nội dung text không nên chứa các từ “nhạy cảm” như: khuyến mại, miễn phí, giảm giá sốc, đăng ký ngay, ngay hôm nay… 

Không dùng Email cá nhân hoặc miễn phí khi gửi thư hàng loạt

Cách tốt nhất để gửi thư hàng loạt chống Spam chính là người gửi thư ngưng dùng Email miễn phí hoặc địa chỉ thư cá nhân để gửi. 

Ngược lại, bạn nên dùng địa chỉ mail công ty/tổ chức/ thương hiệu là tốt nhất. Điều này không chỉ tạo sự chuyên nghiệp cho thương hiệu/ doanh nghiệp của bạn mà còn giúp việc gửi thư ít có nguy cơ bị Spam hơn. 

gửi email hàng loạt

Không dùng Email cá nhân hoặc miễn phí khi gửi email hàng loạt

Tuy nhiên, cần lưu ý, nếu như trước đó địa chỉ thư công ty của bạn bị nằm trong danh sách đen của bộ lọc thì rất có thể các Email Marketing khác có cùng tên miền cũng bị ảnh hưởng đấy.

Không đồng nhất nội dung với tiêu đề thư

Đây cũng là gợi ý hay ho giúp bạn tránh khỏi bộ lọc Spam của Email. Thay vì “copy paste” nội dung thư vào tiêu đề, hãy đảm bảo chúng không giống nhau. Cũng vậy, đừng viết hoa toàn bộ tiêu đề hay lạm dụng dấu chấm than quá nhiều. 

Trong trường hợp không chắc nên sử dụng tiêu đề nào cho hấp dẫn, bạn nên sử dụng tính năng A/B test từ Bizfly Email để tìm ra mẫu Email hiệu quả nhất cho chiến dịch Marketing của mình.

Chú ý đến các liên kết trong bức thư

Các đường link trong Email sẽ được bộ lọc kiểm tra chặt chẽ. Nếu sử dụng đường link kém an toàn, bạn sẽ rất dễ bị phạt. Trong quá trình gửi email hàng loạt, bạn chỉ nên sử dụng 1-2 đường link mà thôi. 

Đồng thời đường link nên được giữ nguyên, không thu ngắn bởi khi thu link rút gọn, ISP sẽ khó lọc được nội dung của liên kết và rất dễ đánh dấu Spam do nghi ngờ bạn có ý đồ xấu khi gửi thư.

Chỉ dùng địa chỉ gửi Email duy nhất

Nếu có ý định triển khai Email Marketing lâu dài, tốt nhất bạn nên sử dụng một Email cố định duy nhất. Điều này giúp xây dựng danh tiếng và sự chuyên nghiệp cho thương hiệu của bạn, tạo sự tin cậy, nhất quán trong tâm trí người nhận. 

Việc thay đổi Email quá nhiều dễ gây cảm giác hoang mang, bối rối cho người nhận, làm suy giảm mức độ tin cậy của doanh nghiệp và có thể ảnh hưởng trực tiếp đến tỉ lệ mở thư trong chiến dịch Marketing của bạn.

Hạn chế việc coppy từ Word, Excel hoặc Powerpoint... 

Nhiều người có thói quen soạn thư trên Word hoặc Powerpoint rồi sau đó copy paste sang Email là xong. Tuy nhiên, thực tế, điều này khiến cho mẫu thư của bạn chứa rất nhiều định dạng khác nhau khiến cho bộ lọc không kiểm soát và xác định được, từ đó dễ dàng nghi ngờ thư của bạn là Spam.

Cách tốt nhất khi bạn muốn gửi email hàng loạt đến khách hàng đó là bạn nên soạn nội dung trực tiếp trên Email. Đặc biệt, hãy cân nhắc nếu có ý định code HTML. Việc sử dụng các thẻ bị lỗi, hỏng có thể khiến chất lượng thư của bạn bị suy giảm đáng kể.

Nếu không tự code mẫu thư cho thật chuẩn, tốt nhất bạn chỉ nên soạn thư bằng text thông thường. Hoặc nếu muốn chuyên nghiệp, tiết kiệm thời gian hơn, bạn có thể tham khảo và lựa chọn các mẫu template sẵn có từ Bizfly để soạn thảo Email Marketing phù hợp nhất với đặc thù của doanh nghiệp mình.

Hạn chế việc chèn Video, Javascript vào Email

Thực tế, Email ngày càng tỏ ra tương thích với các loại hình media. Song, nhiều chuyên gia vẫn khuyên người dùng không nên lạm dụng việc chèn thêm Video hay Javascript vào trong bức thư. Lí do là vì các bộ lọc sẽ kiểm duyệt rất gắt gao và khả năng rơi vào hòm thư rác rất lớn.

Trong trường hợp bắt buộc cần chèn media, bạn có thể  chèn link dẫn đến các video vào text hoặc hình ảnh có trong thư.

Lọc bỏ những data kém chất lượng

Như đã nói ở trên, cách tốt nhất để có một chiến dịch gửi Email hàng loạt chống Spam hiệu quả chính là xây dựng một hệ thống data chất lượng, nói không với việc mua bán Email, thường xuyên lọc bỏ những data kém chất lượng (bị trùng, lỗi, lâu ngày không sử dụng, đã chết) ra khỏi danh sách người nhận. Đồng thời tập trung vào nhóm data subscribe, còn hoạt động sẽ giúp bạn tối ưu tỉ lệ mở thư và chuyển đổi cao hơn.

Tăng độ uy tín cho địa chỉ Email

Các bộ lọc thường sẽ để ý những địa chỉ gửi thư thiếu uy tín và nhanh chóng chuyển chúng vào hòm thư rác. Để tránh điều này, bạn có thể gia tăng mức uy tín cho Email Marketing bằng cách cập nhật đầy đủ thông tin cá nhân trong hồ sơ của người gửi như: ảnh đại diện, họ tên, sinh nhật… Đồng thời nhập mã xác minh Email của chính bạn.

Ngoài ra, với những người đăng ký nhận thư, bạn có thể yêu cầu họ thêm địa chỉ Email của mình vào danh bạ. Điều này sẽ giúp bộ lọc xác định đây là những lá thư trao đổi và hạn chế nguy cơ Spam.

Nội dung thư không chứa những từ ngữ nhạy cảm

Hạn chế tối đa việc dùng các từ ngữ liên quan đến ngân hàng, tài chính, tín dụng là cách tốt nhất để bạn ngăn cản thư của mình rơi vào thùng rác. Nếu cần thiết phải đề cập đến vấn đề này, hãy liên kết chúng với một hình thức an toàn khác như nhóm quyên góp từ thiện là tốt nhất.

Xem thêm: Những mẫu email chào hàng ấn tượng theo từng ngành nghề

 

Chia sẻ bài viết

Nhận ngay tin tức mới nhất từ Bizffly

Nhận ngay tin tức mới nhất từ Bizffly