Hướng dẫn cách gửi mail hàng loạt trong outlook hiệu quả

Thủy Nguyễn 29/06/2020

Hiện nay, công việc gửi mail đang là một hình thức trao đổi thông tin và dữ liệu. Bên cạnh đó hình thức gửi mail đang được rất nhiều doanh nghiệp sử dụng để quảng cáo, tiếp thị, sản phẩm và dịch vụ của mình. Do đó cần phải có phương thức để gửi email cho nhiều người nhằm nhanh chóng và tránh mất thời gian.

Bài viết dưới đây Bizfly sẽ chia sẻ đến bạn cách gửi mail hàng loạt trong outlook cho nhiều người rất đơn giản. 

Các bước chuẩn bị

Để gửi mail cho hàng loạt khách hàng, bạn cần chuẩn bị như sau: 

  • Một file word chứa nội dung gửi email
  • Một Microsoft Outlook đã cài tài khoản nhận gửi bình thường 
  • Một file excel chứa thông tin khách hàng 

cách gửi mail hàng loạt trong outlook

Các bước thực hiện Mail Merge trong Outlook

Bước 1: Soạn nội dung email và trỏ nguồn dữ liệu 

Bạn hãy mở file word đã chuẩn bị, vào tab mailings

  • Chọn Start Mail Merge
  • Chọn Email Messages
  • Chọn Select Receipients 
  • Chọn Use an Exiting List 

cách gửi mail hàng loạt trong outlook

Hãy trỏ đường dẫn đến file excel 

Chọn đường dẫn đến file thông tin khách hàng 

cách gửi mail hàng loạt trong outlook

Sau đó nhấn OK để đồng ý sheet đầu tiên trong bảng thông tin khách hàng là nơi lấy dữ liệu. 

cách gửi mail hàng loạt trong outlook

Có thể bạn quan tâm: Hướng dẫn cách gửi mail hàng loạt bằng Google Drive

Bước 2: Đưa dữ liệu khách hàng vào nội dung 

Tô chọn nội dung muốn thay đổi

Chọn Insert Merge Field -> chọn tiêu đề cột chứa nội dung 

Bước 3: Match Fields

Kiểm tra cột email được dùng cho trường Email - Address trong Microsoft Outlook.

cách gửi mail hàng loạt trong outlook

Bước 4: Kiểm tra nội dung trước khi gửi

Để kiểm tra nội dung trước khi gửi bạn hãy chọn Preview Results 

Bước 5: Hoàn thành và gửi

Chọn Finish & Merge

  • Edit individual document: để thay đổi nội dung cho những cá nhân đặc biệt 
  • Send email messages: Gửi mail hàng loạt 
  • Print Document: dùng để in hàng loạt rồi gửi bưu điện 

Thông tin Merge email

  • To: dùng để in hàng loạt rồi gửi thư bưu điện
  • Subject line: tiêu đề thư 
  • Mail format: html: gửi mail dạng này thì định dạng màu sắc, kiểu chữ, chèn link hình ảnh thoải mái. plain text: mail không có định dạng

Bấm OK để bắt đầu gửi 

cách gửi mail hàng loạt trong outlook

Kiểm tra thành quả 

Mở outlook và kiểm tra thư trong mục Sent Mail

Mail sẽ tự động gửi hết 

cách gửi mail hàng loạt trong outlook

Gửi email là một hình thức người dùng trao đổi thông tin và dữ liệu với nhau, outlook còn được coi là kênh tiếp thị quảng cáo nhằm giới thiệu sản phẩm, dịch vụ của các đơn vị doanh nghiệp rất hiệu quả. Trên đây là cách gửi mail hàng loạt trong Outlook và Mail Merge, hi vọng bài viết này sẽ trở nên thật hữu ích cho công việc của các bạn.

Chia sẻ bài viết

Nhận ngay tin tức mới nhất từ Bizffly

Nhận ngay tin tức mới nhất từ Bizffly