Định mức tồn kho là gì? Cách xác định mức tồn kho tối ưu cho các doanh nghiệp

Định mức tồn kho là một yếu tố rất quan trọng trong hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp và cửa hàng. Tuy nhiên, để xác định mức tồn kho phù hợp nhất cho doanh nghiệp là một thử thách lớn. Trong bài viết này, Bizfly sẽ giải thích về khái niệm định mức tồn kho, tại sao nó quan trọng và cách tính toán mức tồn kho tối ưu cho doanh nghiệp.

Định mức tồn kho là gì?

Định mức tồn kho là mức độ hoặc số lượng hàng hóa, sản phẩm mà doanh nghiệp cần duy trì

Định mức tồn kho là mức tồn kho an toàn của mỗi mặt hàng. Điều này bao gồm số lượng tối thiểu hoặc tối đa của hàng tồn kho mà một doanh nghiệp cần giữ để đáp ứng nhu cầu sản xuất hoặc cung cấp hàng hóa cho khách hàng.

Định mức hàng tồn kho thường được tính dựa trên các yếu tố như tốc độ bán hàng, thời gian sản xuất và thời gian vận chuyển. Nếu doanh nghiệp không giữ đủ hàng tồn kho, họ có thể không đáp ứng được nhu cầu của khách hàng trong thời gian ngắn, dẫn đến mất mát khách hàng. Tuy nhiên, giữ quá nhiều hàng tồn kho cũng có thể dẫn đến chi phí lưu trữ cao và giảm lợi nhuận.

Do đó, việc định mức tồn kho là rất quan trọng trong quản lý kho của một doanh nghiệp và cần được tính toán kỹ lưỡng để đảm bảo hoạt động kinh doanh hiệu quả.

Lý do việc duy trì mức tồn kho là điều bắt buộc

Định mức tồn kho là một yếu tố bắt buộc và rất quan trọng trong hoạt động của các doanh nghiệp và cửa hàng hiện nay. Bizfly sẽ giải thích tại sao điều này lại quan trọng đến vậy.

Đảm bảo cung ứng

Hàng tồn kho giúp đảm bảo rằng doanh nghiệp có đủ hàng hóa để cung cấp cho khách hàng khi có nhu cầu. Nếu doanh nghiệp không duy trì mức tồn kho đủ, họ có thể bị mất khách hàng hoặc bị phạt vì không đáp ứng được nhu cầu của khách hàng.

Đảm bảo chất lượng sản phẩm

Duy trì mức tồn kho đủ giúp đảm bảo rằng sản phẩm không bị tồn đọng quá lâu trong kho, đồng thời giúp kiểm soát và đảm bảo chất lượng sản phẩm trước khi xuất xưởng.

Tối ưu hóa chi phí vận chuyển

Với mức tồn kho đủ, công ty có thể tối ưu hóa chi phí vận chuyển bằng cách đóng gói sản phẩm và vận chuyển hàng hóa theo số lượng lớn hơn, giảm chi phí vận chuyển đơn hàng.

Định mức tồn tối thiểu và tối đa là bao nhiêu?

Để định lượng mức tồn kho phù hợp nhất cho doanh nghiệp, chúng ta cần xác định cả mức tồn kho tối thiểu và mức tồn kho tối đa. Bizfly sẽ giải thích chi tiết hơn về hai mức tồn kho này trong phần dưới đây.

Mức tồn kho tối thiểu

Mức tồn kho tối thiểu là số lượng sản phẩm tối thiểu mà các doanh nghiệp cần lưu trữ để đáp ứng nhu cầu của khách hàng trong khoảng thời gian đang sản xuất sản phẩm mới. 

Mức tồn kho tối thiểu được tính toán dựa trên nhu cầu hàng hóa của khách hàng, thời gian sản xuất sản phẩm mới hoặc đặt hàng mới, thời gian vận chuyển và các yếu tố khác liên quan đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Dưới đây là công thức tính mức tồn kho tối thiểu: 

Mức tồn kho tối thiểu = Nhu cầu hàng hóa trung bình trong thời gian sản xuất hoặc đặt hàng mới * Thời gian vận chuyển hàng hóa + Độ trễ của quá trình sản xuất hoặc đặt hàng mới

Ví dụ: Giả sử một doanh nghiệp bán sản phẩm A và thời gian sản xuất sản phẩm mới là 20 ngày, trong đó thời gian vận chuyển hàng hóa là 5 ngày. Trong thời gian này, doanh nghiệp bán trung bình 10 sản phẩm mỗi ngày. Độ trễ của quá trình sản xuất hoặc đặt hàng mới là 3 ngày.

Áp dụng công thức tính mức tồn kho tối thiểu, ta có:

Mức tồn kho tối thiểu = 10 sản phẩm/ngày * 20 ngày + 5 ngày + 3 ngày = 208 sản phẩm

Điều này có nghĩa là, để đảm bảo có đủ hàng hoá để đáp ứng nhu cầu của khách hàng trong thời gian sản xuất sản phẩm mới, doanh nghiệp cần duy trì mức tồn kho tối thiểu là 208 sản phẩm. 

Mức tồn kho tối đa

Mức tồn kho tối đa là mức lượng hàng hóa tối đa mà doanh nghiệp có thể duy trì trong kho mà không gây ra tình trạng tồn kho dư thừa hoặc lãng phí tài nguyên.

Mức tồn kho tối đa được xác định dựa trên các yếu tố như nhu cầu hàng hoá của khách hàng, thời gian sản xuất hoặc đặt hàng mới, chi phí đặt hàng, chi phí lưu trữ, và các yếu tố khác liên quan đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Công tính mức tồn kho tối đa: 

Mức tồn kho tối đa = (Số lượng hàng hoá đặt hàng mỗi lần * Thành tiền của mỗi đơn hàng) / Chi phí lưu trữ hàng hoá trong kho

Ví dụ: Giả sử một doanh nghiệp bán mặt hàng A và chi phí lưu trữ hàng hoá trong kho là $1.5 cho một sản phẩm trong một tháng. Doanh nghiệp đặt 500 sản phẩm A cho mỗi lần đặt hàng, và chi phí đặt hàng là $100 cho mỗi đơn hàng.

Áp dụng công thức tính mức tồn kho tối đa, ta có:

Mức tồn kho tối đa =  (500 sản phẩm * $100) / ($1.5/sản phẩm/tháng) = 33,333 sản phẩm

Điều này có nghĩa là, doanh nghiệp có thể duy trì tối đa 33 sản phẩm A trong kho mà không gây ra tình trạng tồn kho dư thừa hoặc lãng phí tài nguyên. 

Mức tồn kho tối ưu: các yếu tố cần tính đến

Khi xác định mức tồn kho mục tiêu của doanh nghiệp, các yếu tố cần xem xét bao gồm chi phí lưu trữ và thời gian xử lý sản phẩm cần thiết. Việc tăng số lượng hàng tồn kho trong cơ sở của bạn sẽ làm tăng chi phí hậu cần. Mặt khác, mức tồn kho phù hợp sẽ cải thiện việc tổ chức các hoạt động trong kho. Họ hợp lý hóa các chuyển động của hàng hóa, đơn giản hóa quy trình cung ứng và đảm bảo khả năng tiếp cận sản phẩm tốt hơn.

Mức tồn kho tối ưu góp phần vào hoạt động hậu cần hiệu quả. Khi doanh nghiệp để hàng hoá tồn kho một cách tối ưu, doanh nghiệp có thể phát hiện ra những thiếu sót hoặc các lỗi dễ dàng hơn. Ví dụ, duy trì hàng hoá ở mức tồn kho tối ưu có thể giúp bạn tránh các lỗi luân chuyển sản phẩm và giao hàng chậm trễ.

Mức tồn kho tối ưu cho các doanh nghiệp

Mức tồn kho tối ưu có thể được xác định bằng công thức sau 

Mức tồn kho tối ưu = (TD * (TTCN / 365)) + (PDT * TTDH)

Trong đó: 

• TD là tổng số lượng hàng hóa cần phải duy trì trong kho trong một khoảng thời gian cụ thể (thường là một tuần hoặc một tháng).
• TTCN là tổng chi phí đặt hàng mới trong một khoảng thời gian cụ thể (thường là một tuần hoặc một tháng).
• PDT là chi phí lưu trữ hàng hóa trong kho mỗi đơn vị hàng hoá trong một khoảng thời gian cụ thể (thường là một tháng).
• TTDH là thời gian giữ hàng trong kho, được tính bằng số ngày trong khoảng thời gian cụ thể (thường là một tuần hoặc một tháng).

Ví dụ: Nếu một doanh nghiệp cần duy trì 1000 sản phẩm trong kho trong một tháng, chi phí đặt hàng mới là $500 mỗi tháng, chi phí lưu trữ hàng hóa là $1/1 sản phẩm/1 tháng, và thời gian giữ hàng trong kho là 30 ngày, thì công thức tính mức tồn kho tối ưu sẽ là:

Mức tồn kho tối ưu = (1000 * (500 / 30)) + (1 * 1000 * 30)= 16,667 sản phẩm

Điều này có nghĩa là, để đạt được mức tồn kho tối ưu, doanh nghiệp cần duy trì tối đa 16 sản phẩm trong kho. 

Chuyển đổi phần mềm quản lý kho trong thời đại số

BizShop - Phần mềm quản lý bán hàng cung cấp tính năng quản lý tồn kho thông minh, theo dõi quá trình xuất-nhập kho linh hoạt. 

Trong thời đại số hiện nay, việc chuyển đổi phần mềm quản lý kho là một nhu cầu cấp thiết của nhiều doanh nghiệp. Việc sử dụng phần mềm quản lý kho giúp doanh nghiệp quản lý, theo dõi và kiểm soát mức tồn kho một cách hiệu quả hơn, giảm thiểu tình trạng tồn kho dư thừa hoặc thiếu hàng hóa, tăng cường sự chính xác và đáp ứng nhu cầu của khách hàng một cách nhanh chóng.

Thấu hiểu được những bất cập trong quá trình quản lý kho hàng và phát triển kinh doanh đa nền tảng, Bizfly cung cấp giải pháp quản lý bán hàng BizShop với loạt tính năng tối ưu kinh doanh, quản lý quan hệ khách hàng và quản lý tồn kho linh hoạt.

Với công nghệ cập nhật trên thời gian thực, bạn có thể kiểm soát số lượng sản phẩm trong kho ở bất kỳ thời điểm nào. Mọi dữ liệu nhập hàng và xuất kho đều được ghi chép và lưu trữ trên một giao diện quản trị duy nhất, việc này không chỉ tăng cường tính chính xác mà còn giúp bạn đưa ra các quyết định kịp thời về quản lý tồn kho và chuỗi cung ứng.

Cập nhật thông tin chi tiết giải pháp quản lý bán hàng BizShop tại đây: https://bizfly.vn/giai-phap/giai-phap-quan-ly-ban-hang-bizshop.html

Qua bài viết trên Bizfly đã cung cấp đầy đủ thông tin về định mức tồn kho và cách tính toán mức tồn kho tối ưu để các doanh nghiệp có thể quản lý hàng hoá và số lượng tồn kho một cách hiệu quả. Hy vọng rằng bài viết này sẽ hữu ích cho các doanh nghiệp trong việc tối ưu hóa quản lý tồn kho và đạt được hiệu quả kinh doanh tốt hơn.