DMS là gì? Tính năng, lợi ích của phần mềm Distribution Management System

Phần mềm DMS có tính năng và vai trò như thế nào nếu được vận hành trong doanh nghiệp? Làm sao để chọn phần mềm DMS chất lượng, hiệu quả cho kinh doanh? Hay hệ thống DMS sẽ phù hợp với doanh nghiệp như thế nào? Tất cả đều sẽ được Bizfly chia sẻ cụ thể trong những nội dung tiếp sau đây! 

DMS - Distribution Management System là gì?

DMS là từ viết tắt của cụm từ Distribution Management System, có nghĩa là hệ thống quản lý phân phối. Đây chính là giải pháp thông minh, chuyên biệt hỗ trợ doanh nghiệp trong việc kiểm soát hoạt động phân phối sản phẩm ra thị trường. 

DMS cho phép doanh nghiệp quản lý đồng bộ dữ liệu và cập nhật thông tin xuyên suốt chuỗi cung ứng từ công việc của đội ngũ Sale, Sell in - Sell out cho đến việc vận hành các chương trình bán hàng (khuyến mãi, trả thưởng, tích lũy,...). 

Tính năng chính của phần mềm DMS

Đúng như tên gọi, DMS sẽ tập trung chủ yếu vào việc quản lý chuỗi cung ứng tại các kênh phân phối với các tính năng nổi bật như: 

Quản lý nhân viên kinh doanh đi tuyến

• DMS sắp xếp, phân bố lịch trình di chuyển trước khi đi thị trường và linh hoạt  theo tần suất, thứ/ngày/tháng.
• Lưu trữ thông tin về lịch trình đã lập để nhân viên hoặc người quản lý dễ dàng theo dõi
• Hỗ trợ theo dõi đơn hàng cho nhân viên đi tuyến bán đúng lộ trình.
• Báo cáo đánh giá hiệu quả và hiệu suất công việc nhờ tính năng cập nhật Real Time KPIs. 

Quản lý nhà phân phối cửa hàng, điểm bán

• DMS quản lý thông tin chi tiết của nhà phân phối: thông tin doanh nghiệp, số điện thoại, địa bàn hoạt động, số lượng đơn hàng, doanh số theo tuần, tháng… 
• Hỗ trợ tốt việc quản lý Sell In - Sell Out (nhập hàng - xuất hàng) 
• Quản lý chương trình bán hàng: trả thưởng, khuyến mãi,tích lũy…
• Nhà phân phối, điểm bán có thể đặt hàng trực tiếp với nhà sản xuất qua phần mềm để tối ưu thời gian. 
• DMS hỗ trợ chăm sóc nhà phân phối nhanh chóng, kịp thời.

Quản lý - Báo cáo hoạt động Trade Marketing 

• DMS hỗ trợ quản lý hoạt động Trade Marketing theo điểm bán
• Xây dựng chính sách bán hàng: khuyến mãi, trả thưởng, tích lũy,...cho từng điểm 
• Theo dõi và báo cáo hiệu quả chương trình Trade Marketing.

Sử dụng DMS qua Mobile app tiện lợi

• Sử dụng DMS bằng điện thoại để dễ dàng kiểm tra thông tin, đặt hàng ở bất cứ đâu
• Cập nhật công việc nhanh chóng qua app 

Quản lý số lượng hàng tồn kho

• Quản lý hàng hóa tập trung dựa theo đơn vị tính, số lô,...
• Hỗ trợ nhanh việc tra cứu tình trạng tồn kho, số lượng đã đặt, chưa giao,…

Tổng hợp các báo cáo, thống kê, phân tích

• DMS sẽ báo cáo doanh thu, doanh số tổng  cho từng loại hàng,  từng cá nhân, bộ phận.
• Thống kê được số lượng đơn hàng cho từng nhà phân phối
• Thống kê danh sách khách hàng và các đơn hàng đã hoặc chưa xử lý. 

Vai trò của phần mềm DMS trong kinh doanh

Hệ thống quản lý phân phối (DMS) là công cụ thông minh giúp nhà quản lý nắm bắt được các thông tin trong quá trình quản lý chuỗi cung ứng. DMS mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, nhân viên bán hàng và nhân phân phối như: 

Lợi ích đối với nhân viên bán hàng

• Chủ động quản lý doanh số & tìm kiếm điểm bán cho nhân viên, chủ động đề xuất phương án để hoàn thành mục tiêu nếu cần.
• Thiết lập lộ trình đi tuyến chi tiết cho nhân viên 
• Giúp theo dõi doanh thu của từng nhà phân phối để hỗ trợ chăm sóc phù hợp.
• Dễ dàng tra cứu mọi thông tin trên di động về sản phẩm, chương trình khuyến mãi, tuyến bán hàng hay báo cáo lịch sử mua - bán hàng, công nợ,...
• Kiểm soát hiệu suất làm việc cá nhân từ hệ thống báo cáo.

Lợi ích đối với doanh nghiệp

• Hệ thống quản lý phân phối DMS giúp theo dõi độ phủ điểm bán tốt trên thị trường; tình trạng đơn hàng gửi về (APP DMS), doanh thu theo thời gian thực, …
• Quản lý hiệu quả của đội ngũ Sales: qua việc theo dõi KPI, % thực hiện mục tiêu doanh số, hiệu suất công việc, tình hình đi tuyến, mở điểm bán,…
• Quản lý đơn hàng, doanh số, hóa đơn, công nợ, tồn kho,… của nhà phân phối, đại lý.
• Cập nhật thông tin thị trường: từ số liệu về hàng hóa, tồn kho,...được cập nhật liên tục nhà quản lý nắm được tình trạng cung - cầu cho thị trường trong từng giai đoạn.
• Tối ưu vận hành & quản trị hệ thống: hỗ trợ doanh nghiệp thiết lập quy trình bán hàng chuyên nghiệp; tiết kiệm chi phí do kiểm soát được các chi phí liên quan đến POSM, nhân sự, Trade Marketing,.…

Lợi ích đối với nhà phân phối

• Chủ động đặt hàng trực tiếp với nhà sản xuất mà không cần qua nhân viên kinh doanh để tiết kiệm thời gian và tiện gọn hơn. 
• Khi phát sinh vấn đề cần giải quyết, nhà phân phối chỉ cần phản hồi qua app để được giải quyết nhanh chóng.
• Quản lý thông tin, danh sách, bảng giá sản phẩm cụ thể, chính xác
• Thuận tiện để quản lý tình trạng đơn hàng, các chương trình bán hàng,...

So sánh DMS với CRM, nên dùng cái nào?

Hiện nay, hệ thống DMS và CRM: quản lý quan hệ khách hàng trở thành hai công cụ khá phổ biến được ứng dụng trong quản lý chuỗi cung ứng. Vậy, nên dùng DMS hay CRM là phù hợp, bạn phải đọc kỹ những thông tin dưới đây để lựa chọn đúng: 

Về điểm giống nhau: 

• Cả DMS và CRM đều có tính năng quản lý khách hàng, để quản lý thông tin khách hàng, lịch sử chăm sóc & tương tác với khách hàng,… 
• Cả hai phần mềm  đều đáp ứng tốt việc quản lý KPI doanh số, hệ thống báo cáo, theo dõi…
• Cả DMS và CRM đều có thể quản lý và lên lộ trình đi tuyến cho nhân viên đi tuyến
• DMS và CRM đều có thể tích hợp vào hệ thống ERP gồm phần mềm quản lý bán hàng, phần mềm nhân sự, phần mềm kế toán, … cùng lúc
• Cả hai đều có ứng dụng Mobile App và hoạt động trên Cloud Base để người sử dụng có thể truy cập dễ dàng ở mọi nơi có internet. 

Về điểm khác nhau: 

Như vậy, dựa trên bảng so sánh về 2 tiêu chí tương đồng và khác biệt mà Bizfly đưa ra trên đây, bạn hãy lựa chọn phần mềm sử dụng cho phù hợp với đặc điểm doanh nghiệp của mình nhé! 

Xem thêm: Phân biệt phần mềm DMS và CRM

Hướng dẫn chọn phần mềm DMS chất lượng

Doanh nghiệp nên lựa chọn phần mềm DMS chất lượng, phù hợp theo những tiêu chí dưới đây: 

Chọn phần mềm DMS theo quy mô doanh nghiệp

Nhà quản trị phải nắm được quy mô đội ngũ nhân viên kinh doanh của mình trước khi lựa chọn DMS. Ưu tiên phần mềm dễ dàng mở rộng để phục vụ cho mục tiêu phát triển thị trường về sau. 

Chọn phần mềm DMS theo chi phí đầu tư

Như đã đề cập, DMS sẽ giúp doanh nghiệp quản lý gần như toàn diện mọi hoạt động trong quản lý chuỗi cung ứng, do đó chi phí khá tốn kém. Muốn sử dụng DMS lâu bền, doanh phải khoanh vùng mục tiêu hướng đến để tập trung nguồn đầu tư vào đó, tránh đầu tư lãng phí, tổn hại ngân sách. 

Chọn phần mềm DMS theo yêu cầu về quản lý

 Phần mềm DMS được lựa chọn để đáp ứng yêu cầu quản lý cho doanh nghiệp phải có các tính năng quan trọng như:

• Kiểm kê và quản lý kho bãi
• Tính năng đặt hàng nhanh chóng và quản lý đơn hàng chi tiết 
• Kiểm soát danh mục hàng hóa, công nợ các điểm bán lẻ
• Cập nhật chi tiết thông tin chương trình bán hàng
• Theo dõi doanh thu định kỳ theo ngày, tháng, năm, quý 
• Quản lý thời gian làm việc của đội ngũ Sale.

DMS được chọn là mô hình trên nền tảng Cloud

Phần mềm DMS đảm bảo an toàn về bảo mật, bảo trì và cài đặt dữ liệu. Nên ưu tiên DMS có mô hình phát triển trên cloud để bảo mật an toàn. Lưu ý, phần mềm phải tối ưu được quy trình và dễ dàng sử dụng cho người dùng. 

Chọn DMS có chế độ chăm sóc khách hàng tốt

DMS được chọn phải cung cấp và đảm bảo tính năng chăm sóc khách hàng tốt cho doanh nghiệp. Kịp thời phát hiện lỗi và xử lý vấn đề nhanh chóng cho doanh nghiệp. 

Doanh nghiệp nào nên dùng DMS?

Đối tượng doanh nghiệp nên ứng dụng DMS thường có đặc điểm sau đây:

• Doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sản xuất - phân phối hoặc nhà phân phối bán hàng ngoài thị trường.
• Doanh nghiệp sử dụng phương pháp thủ công để quản lý đội ngũ nhân viên bán hàng ngoài thị trường.
• Nhà sản xuất muốn điểm bán tham gia vào hệ thống quản lý phân phối và nhập hàng trực tiếp.
• Doanh nghiệp sở hữu quy trình phân phối phức tạp, cần hệ thống quản lý riêng, chuyên biệt

Vừa rồi, Bizfly đã chia sẻ cho bạn thông tin về DMS (Distribution Management System) - Hệ thống quản lý phân phối phổ biến, được ưa chuộng nhất hiện nay. Hi vọng những thông tin chúng tôi cập nhật sẽ thật sự hữu ích cho việc tìm kiếm của bạn!